ERP-ді іске қосу — жобаның соңы емес, пайдаланудың басы. Алғашқы айларда пайдаланушылардың сұрақтары ең көп болады, ай жабуын тексеру керек, ал одан әрі жүйе Қазақстан заңнамасының өзгерістеріне қарай тұрақты жаңартулар алып отырады. Сүйемелдеусіз жақсы енгізілген ERP де бір-екі жылда артта қала бастайды: жаңартулар орнатылмайды, енгізу қателері жиналады, ал пысықтаулар «асығыс» жасалады. Төменде — ERP сүйемелдеуге не кіреді және форматты қалай таңдау керек.
Іске қосқаннан кейін ERP-ге не керек
Жаңартулар
Қазақстанға арналған 1С:ERP — «1С» фирмасының типтік өнімі, ал есептіліктің жаңа нысандарына, ЭСФ, СНТ және салықтарға арналған жаңартулар тұрақты шығып тұрады. Оларды алу үшін 1С:ИТС шарты керек. 12 айға 1С:ИТС Казахстан ПРОФ 169 000 ₸ тұрады.
ИТС шартының өзі жаңартуларға қолжетімділік береді, бірақ оларды орнатпайды. Базада пысықтаулар болса, жаңартуды алдымен базаның көшірмесінде тексеріп, содан кейін ғана жұмыс базасына орнату керек. Мұның неге маңызды екені — «Пысықтаулары бар 1С-ті жаңарту» мақаласында.
Ай жабуын қолдау
ERP-дегі ай жабуы — өзіндік құнды есептеу, шығындарды бөлу, қаржылық нәтиже — ең сезімтал операция. Ай ішіндегі енгізу қателері дәл осы жерде көрінеді. Сүйемелдеу жабу қателерін талдауға және оларды тудырған құжаттарды табуға көмектеседі.
Пайдаланушыларға кеңес беру
Стандартты емес операцияны қалай ресімдеу керек, есеп неге сәйкес келмейді, жаңа қызметкерге құқықтарды қалай баптау керек — мұндай сұрақтар үнемі туындайды. Кеңесшінің жылдам жауабы пайдаланушылардың жұмыс сағаттарын үнемдейді.
Пысықтау және дамыту
Іске қосқаннан кейін бизнес өзгере береді: жаңа есептер, жаңа алмасулар, ERP-дің келесі учаскелерін іске қосу. Пысықтауларды енгізу кезіндегідей тәртіппен жасаған дұрыс: бағалау, келісу, конфигурацияны өзгертудің орнына кеңейту, пысықтаулар тізіліміне жазу.
Техникалық жай-күй
ERP серверге талапшыл. Резервтік көшірмелер, оларды қалпына келтіруді бақылау, ДҚБЖ-ға қызмет көрсету және өнімділікті бақылау керек. База баяу жұмыс істей бастаса — «1С баяулайды: диагностика тексеру парағы» мақаласын қараңыз.
Сүйемелдеу форматтары
| Формат | Қалай құрылған | Кімге жарайды |
|---|---|---|
| Шарт бойынша сағаттар пакеті | Айға немесе жылға алдын ала төленген сағаттар саны, өтінімдер бойынша жұмсалады | Сұрақтар ағыны тұрақты, болжамды компанияларға |
| Сағаттық төлем | Жұмыстар нақты, өтінімдер бойынша | Сұрақтар аз және тұрақсыз болғанда |
| Сүйемелдеу және дамыту | Қолдауға арналған пакет және пысықтауларға бөлек келісілген міндеттер | Іске қосқаннан кейін ERP-дің жаңа учаскелерін іске қоса беретін болса |
| Штаттағы өз маман және сыртқы қолдау | Штаттағы маман ағымдағы сұрақтарды шешеді, күрделі міндеттер — мердігерге | Пайдаланушылары көп ірі компанияларға |
Қызметтер құрамы бар біздің сүйемелдеу тарифтеріміз — 1С сүйемелдеу бетінде. Тарифтен тыс ERP бойынша жұмыстар сағатпен есептеледі — сағатына 22 000 ₸-ден.
Форматты қалай таңдау керек
- Іске қосқаннан кейінгі алғашқы 2–3 айда сұрақтар ең көп болады: қолдаудың үлкенірек көлемін қарастырыңыз.
- Бірінші тоқсандағы өтінімдер ағынын есептеңіз: кеңестерге, ай жабуына және ұсақ пысықтауларға айына шынымен қанша сағат кетеді. Пакетті осыған қарай таңдаңыз.
- Қолдау мен дамытуды бөліңіз. Ағымдағы сұрақтар — пакетке, ірі пысықтаулар — бағалауы бар жеке міндеттерге. Сонда бюджет ашық болып қалады.
- Өз тарапыңыздан жауапты тағайындаңыз: ол пайдаланушылардың сұрақтарын жинап, жұмыстарды келіседі.
Сүйемелдеуді бастар алдында не дайындау керек
Жаңа мердігердің алғашқы апталары жүйемен танысуға кетеді. Алдын ала мыналарды жинасаңыз, оларды қысқартуға болады:
- Контур сипаттамасы: ERP-дің қай учаскелері іске қосылған (қойма, өндіріс, қазынашылық, регламенттелген есеп), қанша ұйым мен пайдаланушы бар, басқа бағдарламалармен қандай алмасулар бар.
- Пысықтаулар тізілімі: конфигурацияда не өзгертілген, қандай кеңейтулер қосылған, оларды кім және не үшін жасаған.
- Қолжетімділіктер: 1С серверіне және ДҚБЖ-ға, конфигураторға, базаның сынақ көшірмесіне. Сынақ көшірмесі болмаса, оны бірінші кезекте жасаған жөн — онсыз жаңартулар мен пысықтауларды тексеретін жер жоқ.
- Мәселелер тізімі: қазір не жұмыс істемейді немесе баяу жұмыс істейді, қай есептер сәйкес келмейді. Бірінші айдың жоспары әдетте осы тізімнен басталады.
Өтінімдер ағынын қалай ұйымдастыру керек
Өтінімдер мессенджерлер мен қоңыраулар арасында жоғалмаса, сүйемелдеу жақсы жұмыс істейді. Клиенттерге ұсынатын тәртібіміз:
- Өтінімдер үшін бір арна. Пайдаланушылар «таныс бағдарламашыға» тікелей емес, жауаптыға немесе ортақ арнаға жазады. Сонда сұрақтардың саны және қай учаскелер бойынша екені көрінеді.
- Контексті бар өтінім. Қай база, қай құжат, не істеді, нені көруді күтті, қатенің скриншоты. «Есеп жұмыс істемейді» деген өтінім құжат нөмірі бар өтінімнен бірнеше есе қымбатқа түседі.
- Басымдықтар. Жұмыстың тоқтауы (құжаттар өткізілмейді, ЭСФ жазылмайды) — бірден. Есептегі қате — бір күн ішінде. Пысықтауға тілек — даму жоспарына.
- Ай бойынша сағаттар есебі. Кеңестерге, жабуға, пысықтауларға қанша кетті. Тоқсаннан кейін пакеттің дұрыс таңдалғаны осы бойынша көрінеді.
- Білім базасы. Қайталанатын сұрақтарды пайдаланушыларға арналған қысқа нұсқаулыққа айналдырамыз — уақыт өте кеңестер ағыны азаяды.
Бірінші жылдың әдеттегі қателері және оларды қалай байқауға болады
| Қате | Қалай көрінеді | Не істеу керек |
|---|---|---|
| Жаңартулар «кейінге» жиналады | База бірнеше релизге артта қалған, есептіліктің жаңа нысандарын қолмен толтыруға тура келеді | Жаңартуларды кесте бойынша, әрдайым сынақ көшірмесі арқылы орнату |
| Есепсіз тікелей конфигурациядағы пысықтаулар | Әр жаңарту салыстыруды және біріктіруді талап етеді, өзгерістің не үшін жасалғанын ешкім есіне түсірмейді | Жаңа пысықтаулар — кеңейтулермен, барлық өзгерістер — тізілімге |
| Ай жабуын қолмен жасалған операциялармен «түзейді» | Айдағы өзіндік құн секіреді, басқарушылық және регламенттелген есептер алшақтайды | Нәтижені түзетпей, қатенің дереккөз-құжатын іздеу; 1С-те ай жабуы мақаласын қараңыз |
| Жабылған кезеңдер қорғалмаған | Есептілік тапсырылғаннан бір ай өткен соң өткен кезеңнің сандары өзгереді | Деректерді өзгертуге тыйым салу күнін баптау — толығырақ «Пайдаланушы құқықтары және тыйым салу күні» мақаласында |
| Құқықтар «бәріндегідей» | Жаңа қызметкерлер толық құқық алады, өйткені солай тезірек | Рөлдерге арналған қолжетімділік топтарының профильдері, құқықтар — өтінім бойынша |
| Резервтік көшірмелер тексерілмейді | Көшірмелер жасалады, бірақ олардан базаны қалпына келтіріп көрген ешкім жоқ | Тоқсанына бір рет көшірмені сынақ серверінде өрістету |
Айлық сүйемелдеу тексеру парағы
- ERP-дің шыққан релиздері тексерілді, жаңарту сынақ көшірмесіне орнатылып, тексерілді.
- Ай жабуы қатесіз орындалды, өзіндік құн және қаржылық нәтиже бойынша есептер тексерілді.
- Жабылған кезең үшін өзгертуге тыйым салу күні орнатылды.
- Регламенттік тапсырмалар (алмасулар, бағамдарды жүктеу, ЭСФ өңдеу) жұмыс істейді, тіркеу журналында қайталанатын қателер жоқ.
- Резервтік көшірмелер жасалады, серверде орын бар.
- Жұмыстан шыққан қызметкерлердің құқықтары өшірілді, жаңаларына рөлдер бойынша берілді.
- Жаңа пысықтаулар тізілімге енгізілді, келесі айдың даму жоспары келісілді.
Жиі қойылатын сұрақтар
Сүйемелдеуіміз болса, ИТС шарты керек пе?
Иә. ИТС жаңартуларға құқық және 1С ақпараттық ресурстарына қолжетімділік береді, ал сүйемелдеу — мамандардың жұмысы: жаңартуларды орнату, кеңес беру, пысықтау. Біреуі екіншісін алмастырмайды.
ERP-ді өз күшімізбен сүйемелдеуге бола ма?
Болады, егер штатта ERP-ді жақсы білетін маман болса. Бірақ ай жабуы, пысықталған базаны жаңарту және күрделі пысықтауларды, әсіресе бірінші жылы, сыртқы мердігермен жасаған сенімдірек.
ERP-ді қаншалықты жиі жаңарту керек?
Заңнамаға байланысты жаңартуларды өзгерістер күшіне енетін мерзімге дейін орнату керек. Қалғандарын да созбаған жөн: өткізіп алған релиздер неғұрлым көп болса, жаңарту соғұрлым ұзақ әрі қымбат болады.
Сағаттар пакетіне не кіреді, ал не бөлек есептеледі?
Әдетте пакетке кеңестер, жаңартуларды орнату, ай жабуына көмек және ұсақ түзетулер кіреді. Ірі пысықтауларды және ERP-дің жаңа учаскелерін іске қосуды бөлек бағалап, жұмыс басталғанға дейін келісеміз — сонда пакетті бір міндет «жеп қоймайды».
Сүйемелдеудің нашар жұмыс істейтінін қалай түсінуге болады?
Белгілері: өтінімдер жауапсыз тұрады, база өзекті релизден артта қалады, ай жабуы әр жолы созылады, пысықтаулар бойынша құжаттама жоқ, ал жұмсалған сағаттар туралы есеп алмайсыз. Осы белгілердің кез келгені — форматты немесе мердігерді қайта қарауға себеп.
Сүйемелдеуді басқа мердігерге беруге бола ма?
Болады. Ол үшін пысықтаулар тізілімі, құжаттама және базаға қолжетімділік керек болады. Жаңа мердігерге жүйені түсінуге уақыт керек, сондықтан беруді жылды жабу кезеңіне жоспарламаған дұрыс.
