1С:ERP-де ЭСФ пен СНТ — ай соңындағы бухгалтерлік ресімдік емес, тауар операциясының соңғы қадамы. Мәселе мынада: ERP-де мұндай операциялар көп және оларды әртүрлі адамдар жүргізеді: менеджер өткізуді ресімдеді, логист — ұйымдар арасындағы орын ауыстыруды, өндіріс — өнім шығаруды. Бір буын болса да ЭСФ АЖ-мен байланыспаса, виртуалды қойма қалдықтары базадан алшақтайды, және бұл шұғыл тиеп жөнелту керек сәтте анықталады.
ЭСФ жазып берудің жалпы ережелерін «1С-тен ЭСФ жазып беру» мақаласында, ал СНТ кімге және қашан керек екенін «СНТ және виртуалды қойма» мақаласында сипаттадық. Мұнда — ERP-ге тән нәрселер.
ERP Бухгалтерия мен КА-дан немен ерекшеленеді
Қазақстанға арналған ERP-дегі ЭСФ АЖ-мен алмасу тетігі Комплексная автоматизациядағыдай: құжаттар операциялық құжаттар негізінде жасалады, базадан жіберіледі, мәртебелер оның өзіне қайтады. Ауқымы ерекшеленеді:
- Бір базада көп ұйым. Топ ішіндегі сатулар мен топтың заңды тұлғалары арасындағы берулер — портал үшін ЭСФ-пен және, егер тауар тізбеде болса, СНТ-мен жасалатын кәдімгі өткізулер.
- Көп қойма және ордерлік схема. Тиеп жөнелту қойма ордерлерімен, ал өткізу бөлек ресімделеді. СНТ қай құжаттан жасалатынын және оны кім жасайтынын келісу керек.
- Өндіріс. Алып берілген немесе меншікті шикізаттан өнім шығару виртуалды қоймада тұрғанды өзгертеді: шикізат кетеді, өнім келеді. Мұны «өзі болады» деп күтпей, ресімдеу керек.
- Рөлдерді бөлу. ERP-де құжаттарды ондаған адам жасайды, ал қол қойып, жіберетін — бірнешеуі ғана. Регламентсіз құжаттар тұрып қалады.
КА-да бұл қалай құрылғанын «Комплексная автоматизациядағы ЭСФ, СНТ және виртуалды қойма» мақаласында талдадық — КА-дан ERP-ге көшсеңіз, көп нәрсе таныс болады.
Құжаттар тізбегі
- Клиент тапсырысы және өткізу. Өткізуден сатып алушы, шарт, тауарлар, саны, бағалар, ҚҚС алынады — мұның бәрі ЭСФ-ке кетеді.
- СНТ. Тауар талап еткенде өткізу немесе орын ауыстыру негізінде жасалады. Порталға кетіп, алушының растауын күтеді.
- ЭСФ. Өткізу негізінде жасалады. Виртуалды қоймада есепке алынатын тауарлар бойынша ЭСФ порталдағы қалдықтарды ескере отырып жазылады.
- Кіріс құжаттар. Алынған СНТ мен ЭСФ ЭСФ АЖ-дан жүктеліп, түсімдермен салыстырылады. Расталмаған кіріс СНТ — порталда сізде әлі жоқ тауар.
2.4.4.80 релизінен бастап Қазақстанға арналған ERP ЭСФ пен СНТ сәйкестігін тексереді және контрагенттердің виртуалды қоймаларын ЭСФ АЖ-дан автоматты түрде жүктей алады — бұл сатып алушылардың карточкаларын толтыруға уақытты үнемдейді.
Релиздермен не өзгереді
Электрондық құжаттар форматтары жылына бірнеше рет өзгереді, ал ERP оларды релиздермен қуып жетеді. Не туралы айтып отырғанымыз түсінікті болуы үшін бірнеше мысал:
- 2.4.4.93 (2021 жылғы қараша) — ЭСФ СНТ-сыз жазылған жағдайда, виртуалды қойма тауарлары бойынша кіріс ЭСФ негізінде «Остатки» түріндегі ЭДВС енгізуге болады;
- 2.4.5.6 (2024 жылғы қыркүйек) — валюталық операциялар бойынша ЭСФ АЖ өзгерістеріне байланысты ЭСФ пен СНТ-ның E және F бөлімдеріне «Учётный номер» деректемесі қосылды;
- 2.4.5.17 (2025 жылғы желтоқсан) — 2026 жылғы 1 қаңтардан бастап қолданылатын ЭСФ жазу ережелеріне сәйкес ЭСФ-ті кері шақыруды растау және бейрезиденттен сатып алынған жұмыстар мен қызметтер бойынша шот-фактураларды ресімдеу қосылды.
Қорытынды қарапайым: жарты жыл жаңартылмаған ERP базасы құжаттарды ескірген форматта жіберетіні сөзсіз дерлік. Пысықтаулар көп болса және әр жаңарту жобаға айналса, бұл бөлек тақырып — оны «Пысықтаулары бар 1С:ERP-ді жаңарту» мақаласында талдаймыз.
Іске қосар алдында нені баптау керек
| Қайда | Нені тексеру | Өткізіп алу неге әкеледі |
|---|---|---|
| Ұйымдар | Топтың әр ұйымы үшін ЭСФ АЖ есептік жазбалары, ЭЦҚ | Бухгалтер байқағанша бір ұйымның құжаттары кетпейді |
| Номенклатура | СЭҚ ТН коды, өлшем бірлігі, шығу тегі белгісі, қажет жерде НКТ коды | Портал бас тартады, тауар виртуалды қоймадан табылмайды |
| Контрагенттер | БСН/ЖСН, виртуалды қоймалар, негізгі қойма | СНТ сатып алушының басқа қоймасына кетеді |
| Қоймалар | База қоймалары мен ұйымның виртуалды қоймаларының сәйкестігі | Порталдағы және базадағы қалдықтарды салыстыру мүмкін емес |
| Құқықтар мен рөлдер | СНТ-ны кім жасайды, кім қол қояды, кім жібереді, кіріс құжаттарды кім қадағалайды | Құжаттар демалыстағы адамды күтеді |
Бөлек тармақ — топ ішіндегі операциялар. Олар үшін қысқа кесте құрамыз: ERP-дегі қандай қозғалыс порталдағы қандай құжатқа сәйкес келеді. Оны бухгалтерия мен логистика келіседі, және ол «мұнда СНТ керек пе» деген дау-дамайдың жартысын алып тастайды.
Виртуалды қойма қалдықтары қай жерде алшақтайды
Виртуалды қойма қалдықтары порталда жүргізіледі, ERP оларды қозғалтатын құжаттарды ғана жасайды. Алшақтықтар бірдей себептермен пайда болады:
- Кіріс СНТ немесе ЭСФ-сіз түсім. Базада тауар бар, порталда жоқ — оны виртуалды қойма бойынша ЭСФ-пен тиеп жөнелту мүмкін болмайды.
- Әртүрлі өлшем бірліктері. ERP-де — килограмм, жеткізушіде — қап. Порталдағы саны еселеп алшақтайды.
- Порталда құжатсыз өз ұйымдарыңыз арасындағы беру. Базада тауар басқа ЖШС-ке «өтті», порталда біріншісінде қалды.
- Өндіріс виртуалды қоймада көрсетілмеген. Шикізат өндіріске есептен шығарылды, өнім шығарылды, ал порталда әлі шикізат.
- Тек базадағы есептен шығару және сұрып ауыстыру.
Алдын ала қалай байқауға болады: аптасына бір рет тізбедегі тауарлар бойынша қалдықтарды салыстыру — ұйым бойынша ERP есебі мен виртуалды қойма жүктемесін. Бір жауапты адам және қарапайым салыстыру кестесі жарты жылдық алшақтықтарды талдаудан арзанға түседі.
ERP-де ЭСФ пен СНТ-ны қалай іске қосамыз
Алмасуды баптау 1С:ERP енгізу жобасына кіреді: анықтамалықтарды тексереміз, ұйымдарды ЭСФ АЖ-ға қосамыз, рөлдерді жазамыз, нақты контрагентке сынақ тиеп жөнелтуін жүргіземіз, ал іске қосқаннан кейінгі бірінші аптада қалдықтарды бухгалтериямен бірге салыстырамыз. ERP бұрыннан жұмыс істесе, сол тексеруді сүйемелдеу аясында жасаймыз.
Кім неге жауап береді
Рөлдерді бөлу кез келген баптаудан көбірек шешеді. Біз жиі келетін жұмыс схемасы:
| Рөл | Не істейді |
|---|---|
| Сату менеджері, логист | Өткізулер мен орын ауыстыруларды дұрыс деректемелермен ресімдейді |
| ЭСФ мен СНТ-ға жауапты (бухгалтериядағы бір-екі адам) | Құжаттарды тексеріп, қол қойып, жібереді, мәртебелерді қадағалайды |
| Қоймашы немесе логист | Кіріс СНТ-ларды растайды, қабылдау кезіндегі алшақтықтарды хабарлайды |
| Бас бухгалтер | Аптасына бір рет виртуалды қойма салыстыруын қарайды, даулы жағдайларды шешеді |
Ең бастысы — кіріс құжаттардың нақты иесі болуы. Апталап «тұрып қалатын» дәл солар.
Жиі қойылатын сұрақтар
ERP болса, ЭСФ үшін бөлек бағдарлама керек пе?
Жоқ. ЭСФ АЖ-мен алмасу Қазақстанға арналған 1С:ERP-ге кірістірілген: құжаттар базадан жасалады және мәртебелер оған қайтады. Порталда есептік жазба және әр ұйым үшін жарамды ЭЦҚ керек.
Топ ұйымдары арасында тауар бергенде СНТ керек пе?
Портал үшін бұл әртүрлі заңды тұлғалар арасындағы кәдімгі өткізу, сондықтан ЭСФ керек, ал СНТ — егер тауар ол міндетті болатын тізбелерге кірсе. Тізбелер ережелері өзгереді, сондықтан оларды операция күніне тексереміз.
Қоймада тауар бар болса да, ЭСФ неге жазылмайды?
Көбіне ол виртуалды қоймада жоқ: жеткізуші СНТ немесе ЭСФ ресімдемеген, кіріс СНТ расталмаған немесе өлшем бірліктері сәйкес келмейді. Нақты позицияның порталдағы қалдығын салыстырудан бастаңыз.
ЭСФ-ке байланысты ERP-ді қаншалықты жиі жаңарту керек?
Формат жылына бірнеше рет өзгереді, және әр өзгеріс релизбен келеді. Релиздерді шыққан сайын, әсіресе жаңа ережелер жиі күшіне енетін 1 қаңтардың алдында қоюды ұсынамыз.
Виртуалды қойма қалдықтары алшақтап кетсе, не істеу керек?
Бәрін бірден түзетуге тырыспаңыз. Алдымен тізбедегі тауарлар бойынша портал мен база қалдықтарын жүктеп шығарып, әр позиция мен ұйым бойынша салыстырамыз. Содан кейін алшақтықтарды себептері бойынша жіктейміз: жеткізуші ресімдемеген құжаттар, расталмаған кіріс СНТ-лар, әртүрлі өлшем бірліктері, топ ішіндегі берулер. Әр себеп өз тәсілімен жабылады — жеткізушіге сұрау, растау, порталдағы құжат. Тек осыдан кейін жағдай қайталанбауы үшін апта сайынғы салыстыруды енгіземіз.
