В 1С:ERP ЭСФ и СНТ — не бухгалтерская формальность в конце месяца, а последний шаг товарной операции. Проблема в том, что в ERP таких операций много и идут они от разных людей: менеджер оформил реализацию, логист — перемещение между организациями, производство — выпуск. Если хоть одно звено не связано с ИС ЭСФ, остатки виртуального склада расходятся с базой, и это всплывает в момент, когда срочно нужно отгрузить.
Общие правила выписки ЭСФ мы описали в статье «Выписка ЭСФ из 1С», а кому и когда нужна СНТ — в статье «СНТ и виртуальный склад». Здесь — то, что специфично для ERP.
Чем ERP отличается от Бухгалтерии и КА
Механизм обмена с ИС ЭСФ в ERP для Казахстана тот же, что в Комплексной автоматизации: документы создаются на основании оперативных документов, отправляются из базы, статусы возвращаются в неё же. Отличается масштаб:
- Много организаций в одной базе. Внутригрупповые продажи и передачи между юрлицами группы — для портала это обычные реализации с ЭСФ и, если товар в перечне, с СНТ.
- Много складов и ордерная схема. Отгрузка оформляется складскими ордерами, а реализация — отдельно. Нужно договориться, от какого документа создаётся СНТ и кто это делает.
- Производство. Выпуск продукции из давальческого или собственного сырья меняет то, что числится на виртуальном складе: сырьё уходит, продукция приходит. Это надо оформлять, а не ждать, что «оно само».
- Разделение ролей. В ERP документы создают десятки людей, а подписывают и отправляют — единицы. Без регламента документы зависают.
Как то же устроено в КА, мы разобрали в статье «ЭСФ, СНТ и виртуальный склад в Комплексной автоматизации» — если вы переходите с КА на ERP, многое будет знакомо.
Цепочка документов
- Заказ клиента и реализация. Из реализации берутся покупатель, договор, товары, количество, цены, НДС — всё это уйдёт в ЭСФ.
- СНТ. Создаётся на основании реализации или перемещения, когда товар этого требует. Уходит на портал, ждёт подтверждения получателем.
- ЭСФ. Создаётся на основании реализации. Для товаров, которые учитываются на виртуальном складе, ЭСФ выписывается с учётом остатков на портале.
- Входящие документы. Полученные СНТ и ЭСФ загружаются из ИС ЭСФ и сопоставляются с поступлениями. Неподтверждённая входящая СНТ — это товар, которого у вас на портале ещё нет.
С релиза 2.4.4.80 ERP для Казахстана проверяет соответствие ЭСФ и СНТ и умеет автоматически загружать виртуальные склады контрагентов из ИС ЭСФ — это экономит время на заполнении карточек покупателей.
Что меняется релизами
Форматы электронных документов меняются несколько раз в год, и ERP догоняет их релизами. Несколько примеров, чтобы было понятно, о чём речь:
- 2.4.4.93 (ноябрь 2021) — можно вводить ЭДВС с типом «Остатки» на основании входящих ЭСФ по товарам виртуального склада, когда ЭСФ выписан без СНТ;
- 2.4.5.6 (сентябрь 2024) — в ЭСФ и СНТ добавлен реквизит «Учётный номер» в разделах E и F в связи с изменениями ИС ЭСФ по валютным операциям;
- 2.4.5.17 (декабрь 2025) — под правила выписки ЭСФ, действующие с 1 января 2026 года, добавлено подтверждение отзыва ЭСФ и оформление счетов-фактур по работам и услугам, приобретённым у нерезидента.
Вывод простой: база ERP, которая не обновлялась полгода, почти гарантированно отправляет документы в устаревшем формате. Если у вас много доработок и обновление каждый раз превращается в проект, это отдельная тема — разбираем её в статье «Обновление 1С:ERP с доработками».
Что настроить перед запуском
| Где | Что проверить | Чем грозит пропуск |
|---|---|---|
| Организации | Учётные записи ИС ЭСФ, ЭЦП для каждой организации группы | Документы одной организации не уходят, пока не заметит бухгалтер |
| Номенклатура | Код ТН ВЭД, единица измерения, признак происхождения, код НКТ, где он нужен | Отказы портала, товар не находится на виртуальном складе |
| Контрагенты | БИН/ИИН, виртуальные склады, основной склад | СНТ уходит не на тот склад покупателя |
| Склады | Соответствие складов базы и виртуальных складов организации | Остатки на портале и в базе нельзя сверить |
| Права и роли | Кто создаёт СНТ, кто подписывает, кто отправляет, кто следит за входящими | Документы ждут человека в отпуске |
Отдельный пункт — внутригрупповые операции. Мы составляем для них короткую таблицу: какое движение в ERP какому документу на портале соответствует. Её согласуют бухгалтерия и логистика, и она снимает половину споров «а нужна ли тут СНТ».
Где расходятся остатки виртуального склада
Остатки виртуального склада ведутся на портале, ERP только формирует документы, которые их двигают. Расхождения появляются по одинаковым причинам:
- Поступление без входящей СНТ или ЭСФ. В базе товар есть, на портале нет — отгрузить его с ЭСФ по виртуальному складу не получится.
- Разные единицы измерения. В ERP — килограммы, у поставщика — мешки. Количество на портале расходится кратно.
- Передача между своими организациями без документов на портале. В базе товар «перешёл» другому ТОО, на портале остался у первого.
- Производство не отражено на виртуальном складе. Сырьё списано в производство, продукция выпущена, а на портале всё ещё сырьё.
- Списания и пересортица только в базе.
Как заметить заранее: раз в неделю сверять остатки по товарам из перечня — отчёт ERP по организации против выгрузки виртуального склада. Один ответственный и простая таблица сверки обходятся дешевле, чем разбор полугодовых расхождений.
Как мы запускаем ЭСФ и СНТ в ERP
Настройка обмена входит в проект внедрения 1С:ERP: проверяем справочники, подключаем организации к ИС ЭСФ, расписываем роли, проводим пробную отгрузку на реальном контрагенте, а первую неделю после запуска сверяем остатки вместе с бухгалтерией. Если ERP уже работает, ту же проверку делаем в рамках сопровождения.
Кто за что отвечает
Распределение ролей решает больше, чем любые настройки. Рабочая схема, к которой мы приходим чаще всего:
| Роль | Что делает |
|---|---|
| Менеджер по продажам, логист | Оформляет реализации и перемещения с правильными реквизитами |
| Ответственный за ЭСФ и СНТ (один-два человека в бухгалтерии) | Проверяет, подписывает и отправляет документы, следит за статусами |
| Кладовщик или логист | Подтверждает входящие СНТ, сообщает о расхождениях при приёмке |
| Главный бухгалтер | Раз в неделю смотрит сверку виртуального склада, решает спорные случаи |
Главное — чтобы у входящих документов был конкретный хозяин. Именно они чаще всего «висят» неделями.
Частые вопросы
Нужна ли отдельная программа для ЭСФ, если есть ERP?
Нет. Обмен с ИС ЭСФ встроен в 1С:ERP для Казахстана: документы создаются из базы и статусы возвращаются в неё. Нужны учётная запись на портале и действующие ЭЦП для каждой организации.
Нужна ли СНТ при передаче товара между организациями группы?
Для портала это обычная реализация между разными юрлицами, поэтому ЭСФ нужна, а СНТ — если товар входит в перечни, для которых она обязательна. Правила перечней меняются, поэтому их проверяем на дату операции.
Почему ЭСФ не выписывается, хотя товар на складе есть?
Скорее всего, его нет на виртуальном складе: поставщик не оформил СНТ или ЭСФ, входящая СНТ не подтверждена, или единицы измерения не совпадают. Начните со сверки остатка конкретной позиции на портале.
Как часто обновлять ERP из-за ЭСФ?
Формат меняется несколько раз в год, и каждое изменение приходит релизом. Мы рекомендуем ставить релизы по мере выхода, особенно перед 1 января, когда чаще всего вступают в силу новые правила.
Что делать, если остатки виртуального склада уже разошлись?
Не пытаться исправить всё разом. Сначала выгружаем остатки портала и базы по товарам из перечня и сравниваем по каждой позиции и организации. Затем раскладываем расхождения по причинам: не оформленные поставщиком документы, неподтверждённые входящие СНТ, разные единицы измерения, внутригрупповые передачи. Каждая причина закрывается своим способом — запросом поставщику, подтверждением, документом на портале. И только после этого вводим еженедельную сверку, чтобы ситуация не повторилась.
