Қаржы директорының 1С:Управление холдингом (УХ) енгізу туралы бірінші сұрағы — «уақыт бойынша қанша». Шынайы жауап: бағдарламаға емес, бірден қанша контурды іске қосқыңыз келетініне, топта қанша компания барына және әдістеменің дайын-дайын еместігіне байланысты. Төменде — әр жоба дерлік өтетін кезеңдер және мерзімдерді ең көп созатын факторлар.
УХ неге контурлармен енгізіледі
УХ басқарушы компанияның көптеген міндеттерін жабады: шоғырландыру және ҚЕХС, бюджеттеу, қазынашылық, шарттар мен лимиттер, инвестициялық жобалар, орталықтандырылған сатып алу мен активтер, топтың НАА-сы, регламенттелген есеп. Бәрін бір мезгілде іске қосу — бірде-бір блок толық жұмыс істемейтін, жылдарға созылатын жоба алудың сенімді жолы.
Сондықтан жобаны контурларға бөледі. Әр контур — пайдалана бастайтын аяқталған нәтиже: «шоғырландырылған басқарушылық есептілік ай сайын 10-ына дейін», «топтың барлық төлемдері өтінімдер мен төлем күнтізбесі арқылы өтеді». Бірінші контурды қалай таңдау — басты ауыртпалыққа байланысты. Сізге УХ керек пе, жоқ па, түсінуге «УХ кімге керек: белгілері» мақаласы көмектеседі.
| Басты ауыртпалық | Бірінші контур |
|---|---|
| Топ есептілігі апталап қолмен жиналады | Деректер жинау және шоғырландыру |
| Банктер мен инвесторлар үшін ҚЕХС бойынша есептілік керек | ҚЕХС және шоғырландыру |
| Ақша «шашырайды», төлемдерге бақылау жоқ | Қазынашылық, өтінімдер, лимиттер |
| Бюджет Excel-де тұрады және тоғыспайды | Бюджеттеу |
Жоба кезеңдері
1. Зерттеу
Топ құрылымын, заңды тұлғаларды, еншілес компаниялардың есеп жүйелерін, ағымдағы есептер мен регламенттерді сипаттаймыз. Есеп қайда және немен жүргізілетінін түсіну маңызды: егер еншілестерде 8.3 платформасындағы 1С болса, деректер құжатқа дейін ашып көрсетумен тікелей қосылу арқылы алынады; егер сыртқы жүйелер болса — «1С» фирмасы УХ-тың интеграциялық мүмкіндіктерін сипаттағандай, веб-сервистер немесе ADO арқылы. Нәтиже — зерттеу туралы есеп және контурлардың келісілген құрамы.
Алдын ала не жинау керегін біз ERP үшін егжей-тегжейлі талдағанбыз — тізім дерлік сәйкес келеді, «1С:ERP енгізуге дайындық» қараңыз.
2. Әдістеме
Ең бағаланбаған кезең. Мұнда қаржы қызметі кеңесшілермен бірге шешеді: қандай бюджет баптары, қандай ҚЖО, ҚЕХС бойынша қандай есеп саясаты, топішілік операциялар қалай салыстырылады, кім нені келіседі. Бағдарлама икемді — дәл сондықтан әдістемесіз оны он түрлі тәсілмен баптауға болады.
Егер топта бюджеттеу туралы бекітілген ережелер мен ҚЕХС бойынша есеп саясаты бұрыннан болса, кезең тез өтеді. Болмаса — оларды қатар жазуға тура келеді, және бұл мерзімдер жылжуының басты көзі.
3. Баптау және НАА
Ұйымдық-қаржылық құрылымды, анықтамалықтарды, бюджеттік модельдерді, ҰҚЕС-ты ҚЕХС-қа трансляциялау ережелерін, келісу маршруттарын жасаймыз. Қатар — топтың бірыңғай НАА-сы: контрагенттер, номенклатура, баптар. Бұл неге техникалық ұсақ-түйек емес екені — «Топтың НАА басқаруы» мақаласында.
4. Интеграция
Еншілес компаниялардың есеп базаларын қосамыз, деректерді жүктеуді және банктермен алмасуды баптаймыз. 1С базалары үшін бұл әдетте оңайырақ, сыртқы жүйелер үшін бағдарламалауды және олардың әкімшілерінің қатысуын талап етеді. Толығырақ — «УХ-та еншілес базалардан деректер жинау».
5. Пилот
Контурды басқарушы компанияда және бір-екі еншілесте іске қосамыз. Нақты кезеңді жабамыз: фактіні жинаймыз, есептер құрамыз, төлемдер жүргіземіз. Пилот әрдайым дерлік қағазда басқаша көрінген нәрселерді табады.
6. Таралу
Топтың қалған компанияларын пысықталған схема бойынша қосамыз. Пилот адал өтсе, таралу тез жүреді: баптаулар үлгісі, нұсқаулықтар мен оқыту дайын.
7. Сүйемелдеу және дамыту
Бірінші контур іске қосылғаннан кейін келесісі басталады. Сонымен қатар конфигурацияны тұрақты жаңарту: Қазақстанға арналған УХ релиздері жыл бойы шығады, оларды пысықтауларды тексере отырып орнату — бөлек тұрақты жұмыс. Пысықтаулары бар жүйені қалай жаңарту керегі — «Пысықтаулары бар 1С-ті жаңарту» мақаласында.
Мерзімдер неге байланысты
Зерттеусіз сан атамаймыз — мұны жасайтын кез келген мердігер оны болжаммен айтады. Бірақ факторлар белгілі:
- компаниялар мен есеп жүйелерінің саны — әр жаңа сыртқы жүйе интеграция қосады;
- әдістеменің дайындығы — ережелер, ҚЕХС есеп саясаты, бірыңғай анықтамалықтар бар ма;
- бірінші контурдың құрамы — бір блок па, әлде бірден үшеуі ме;
- негізгі пайдаланушылардың қолжетімділігі — қаржыгерлер жылды жабумен айналысса, жоба тұрып қалады;
- меншік иесінің шешімдері — еншілес компаниялар директорлары арасындағы ҚЖО құрылымы туралы даулар айларға созылуы мүмкін.
Жоспарлаудың типтік қатесі — мерзімді тек мердігердің жұмысына салу. Топ жағында да жұмыс бар: келісулер, тестілеу, деректерді дайындау. Мерзімдерді жейтін тұзақтарға қалай түспеу керегі — «УХ енгізу қателері» мақаласында, ал салыстыру үшін ERP жобасының кезеңдері — «1С:ERP енгізудің кезеңдері мен мерзімдері» мақаласында.
Командада кім болуы керек
| Рөл | Топ тарапынан | Мердігер тарапынан |
|---|---|---|
| Жоба жетекшісі | Топтың қаржы директоры | Жоба жетекшісі |
| Әдістеме | Есептілік, ҚЕХС, бюджеттеу бөлімінің басшысы | Кеңесші-әдіскерлер |
| Негізгі пайдаланушылар | Еншілестердің қаржыгерлері мен бухгалтерлері | Контурлар бойынша кеңесшілер |
| IT | База мен сервер әкімшілері | Интеграция әзірлеушілері |
УХ тек «1С:Консалтинг» желісінің серіктестері және «1С:Центр ERP» немесе «Кандидат в 1С:Центр ERP» мәртебесі бар серіктестер арқылы таратылады — бұл «1С» фирмасының шарты. Мердігерді таңдағанда мәртебесін де, шоғырландыру жобаларындағы тәжірибесін де тексерген пайдалы: өлшемдерді «1С:ERP интеграторын қалай таңдау керек» мақаласында санап өттік, олар УХ үшін де жарайды. Дәл УХ мердігеріне қоюға тұрарлық сұрақтар «1С:Управление холдингом енгізуге серіктесті қалай таңдау керек» мақаласында жинақталған.
Бұл қанша тұрады
Құны лицензиялардан, жұмыстардан және сүйемелдеуден құралады. Лицензиялар — 1С:Управление холдингом для Казахстана карточкасында: негізгі жеткізілім 9 652 500 ₸, еншілес қоғамдар мен филиалдарға арналған лицензия 1 462 500 ₸. Жұмыстарды сағатына 22 000 ₸-ден бастап есептейміз, ал жоба бюджеті неден құралатыны — «УХ енгізу қанша тұрады» мақаласында.
Кезең аяқталғанын қалай түсінуге болады
Оның аяқталуы деп нені санау керегі түсініксіз болғанда кезеңдер созылады. Біз шығу өлшемдерін алдын ала бекітеміз:
| Кезең | Кезең аяқталды, егер |
|---|---|
| Зерттеу | Есепке қол қойылды: топ құрылымы, есеп жүйелері, контурлардың құрамы мен кезектілігі |
| Әдістеме | Бюджеттеу туралы ереже, ҚЕХС есеп саясаты, ТІО салыстыру ережелері, баптар анықтамалығы бекітілді |
| Баптау және НАА | Модель басқарушы компанияда бапталды, топ анықтамалықтары толтырылып, келісілді |
| Интеграция | Пилоттық компаниялардың деректері УХ-қа қолмен түзетусіз келеді, қорытындылар есеп базаларымен сәйкес |
| Пилот | Нақты кезең жабылды, пайдаланушылар кеңесшінің нұсқауынсыз жұмыс істейді |
| Таралу | Периметрдің барлық компаниялары қосылды, топтың алғашқы есепті пакеті тапсырылды |
Өлшем орындалмаса, кезең жабылмайды — жоспар бойынша уақыты келсе де. Бұл сол сәтте жағымсыз, бірақ келесі кезеңде есептілікті қайта жасаудан әлдеқайда арзан.
Тағы бір практикалық кеңес: әр кезеңде топ тарапынан нәтижеге қол қоятын бір адам болуы керек. Қол қоюшылар бесеу болса, кезең ешқашан аяқталмайды.
Жобаның тұрып қала бастағанының белгілері
Мерзімдердің жылжуы әрқашан дерлік алдын ала көрінеді — қайда қарау керегін білсеңіз. Төменде бақылау нүктесін күтпей, бірден әрекет ететін белгілер берілген.
| Белгі | Оның артында әдетте не тұр | Не істеу керек |
|---|---|---|
| Әдістеме бойынша жұмыс кездесулері кейінге шегеріле береді | Қаржыгерлердің уақыты жоқ: кезеңді жабу, аудит | Жоба жоспарында жабудан бос «терезелерді» бекіту |
| ЖОО құрылымы бойынша шешім үшінші ай талқыланып жатыр | Шешім қабылдайтын адам жоқ | Мәселені мерзімімен топ тарапындағы жоба жетекшісіне шығару |
| «Пысықтаулар» тізімі жабылғаннан тезірек өседі | Ескі Excel-нысандарды дәл сол күйінде қайталауға тырысады | Әр талапты контурдың мақсаттарымен салыстыру |
| Еншілес компанияның деректері қолмен түзетумен келеді | Анықтамалықтардың сәйкестіктері бапталмаған | Қорытындыны қолмен түзетпей, НАА-ға қайту |
| Пилот пайдаланушылары «әзірге Excel-де де жүргізейік» дейді | Сандарға сенбейді | Нақты алшақтықтарды тауып, оларды талдау |
Бұл белгілердің ешқайсысы кеңесшілерді қосумен шешілмейді. Барлығы дерлік топ тарапындағы басқарушылық шешіммен шешіледі — сондықтан тапсырыс беруші тарапындағы жоба жетекшісі оларды кезең соңында білмей, тұрақты мәртебеде көріп отыруы керек.
Жиі қойылатын сұрақтар
Бір контурдан бастап, қалғанын кейін қосуға бола ма?
Иә, біз осыны ұсынамыз. Лицензия біреу, контурлар баптау арқылы қосылады. Ең бастысы — келесі контурлар сол негізге түсуі үшін бірінші күннен ортақ НАА мен ұйымдық-қаржылық құрылымды салу.
Еншілес компанияларға УХ-қа көшу міндетті ме?
Жоқ. УХ еншілестердің есеп жүйелерінің үстіндегі қондырма ретінде жұмыс істей алады. Бірақ еншілестердің қаржысы да УХ-та жүргізілетін бэк-офистің корпоративтік үлгісі сценарийі де бар — таңдау міндеттерге байланысты.
Пилот қанша уақытқа созылады?
Кемінде бір толық есепті кезең, ал екеуі жақсырақ: біріншісі әрдайым табылғанды түзетуге кетеді.
Әдістеме дайын болмаса не болады?
Мерзімдер жылжиды. Ережелерді жазуға көмектесе аламыз, бірақ шешімдерді — қандай ҚЖО, қандай есеп саясаты — топ қабылдайды.
Еншілес компанияларда ERP-мен қатар УХ енгізуге бола ма?
Болады, бірақ бұл ортақ НАА-сы бар екі жоба. Оларды анықтамалықтар мен мерзімдер бойынша үйлестіру керек, әйтпесе УХ әлі іске қосылмаған ERP-ден деректер күтеді.
