ERP енгізудің ең арзан кезеңі — басталғанға дейінгі кезең. Дайындыққа жұмсалған бір сағат жобалауда күндерді, қайта жасауда апталарды үнемдейді. Жақсы жаңалық: дайындықтың басым бөлігін компания мердігерді таңдағанға дейін өзі жасай алады. Төменде — не жинау керек, зерттеу қалай өтеді және нәтижесінде не шығуы керек.
1-қадам. Мақсаттарды тұжырымдау
«ERP енгізу» емес, не өзгеруі керек. Жақсы мақсаттар тексеріледі:
- «әр тапсырыстың өзіндік құны келесі айдың 5-іне дейін көрінеді»;
- «сатып алу жоспары сату жоспары мен қалдықтардан Excel-сіз құрылады»;
- «түгендеу кезіндегі қалдықтар айырмашылығы — 1 %-дан аз»;
- «директор бір айға алдағы төлем күнтізбесін бір бағдарламада көреді».
Осындай үш-бес мақсат жеткілікті. Олар жобаны қабылдау критерийлеріне айналады және артық пысықтауларды кесуге көмектеседі: пысықтау бірде-бір мақсатқа жақындатпаса, оны кейінге қалдыруға болады.
2-қадам. Жоба командасын жинау
| Рөл | Әдетте кім | Не істейді |
|---|---|---|
| Жоба жетекшісі | Қаржы немесе операциялық директор | Шешім қабылдайды, компания тарапынан мерзім мен бюджетке жауап береді |
| Негізгі пайдаланушылар | Қойма бастығы, бас бухгалтер, экономист, сату жетекшісі, технолог | Процестерді сипаттайды, баптауды тексереді, әріптестерін оқытады |
| Әкімші | Штаттағы немесе келіп жұмыс істейтін IT маманы | Сервер, резервтік көшірмелер, қолжетімділік |
Ең жиі қате — IT маманын жоба жетекшісі етіп тағайындау. Ол серверге жауап береді, бірақ өзіндік құнды қалай есептеуді шеше алмайды. Типтік қателер туралы толығырақ — «1С:ERP енгізу жобалары неге сәтсіз аяқталады» мақаласында.
3-қадам. Материалдарды жинау
Зерттеу басталғанға дейін бір папка дайындаған ыңғайлы:
- ұйымдық құрылым және заңды тұлғалар, қоймалар, бөлімшелер, цехтар тізімі;
- құжаттар үлгілері: сатып алушының тапсырысы, шот, жүкқұжат, ЭСФ, акт, жеткізушіге тапсырыс, өндірістік тапсырма;
- есептер — басшылық қазір пайдаланатын, соның ішінде қолмен жүргізілетін Excel кестелері;
- өндіріс болса, типтік бұйымдардың спецификациялары мен маршруттық карталары;
- қазір пайдаланылатын бағдарламалар тізімі және олардың арасындағы алмасулар: сайт, банк, маркетплейстер, WMS, касса;
- көлемдер: номенклатура, контрагенттер саны, айына қанша құжат, бір мезгілде қанша пайдаланушы жұмыс істейді.
Көлемдер сервер мен лицензияларды дұрыс таңдау үшін керек — бұл қалай есептелетіні «1С:ERP енгізу қанша тұрады» мақаласында талданған. Бұлт пен өз сервер арасындағы таңдау — «1С:ERP үшін бұлт па, әлде өз серверіңіз бе» мақаласында.
4-қадам. Процестерді «қазір қалай» — қысқаша сипаттау
Жүз беттік регламент жазудың қажеті жоқ. Әр процесс үшін бес сұраққа жауап беру жеткілікті:
- Процесс неден басталып, немен аяқталады?
- Кім қатысады және әрқайсысы не істейді?
- Әр қадамда қандай құжаттар пайда болады?
- Қазір мәселелер қай жерде туындайды: қателер, кідірістер, қос енгізу?
- Қорытындысы бойынша қандай есеп керек?
Мысал: «Клиент тапсырысы: менеджер өтінім алады → Excel-де қалдықты тексереді → Бухгалтерияда шот жазады → қойма басып шығарылған тізім бойынша жинайды → бухгалтер жүкқұжат пен ЭСФ жазады. Мәселе: Excel-дегі қалдықтар нақтымен сәйкес келмейді, тауарсыз тапсырыстарға уәде беріледі».
Зерттеу қалай өтеді
Зерттеуді кеңесші жүргізеді, әдетте екі-төрт аптада:
- Жоба жетекшісімен бастапқы кездесу: мақсаттар, шекаралар, сұхбаттар кестесі.
- Әр негізгі пайдаланушымен оның учаскесі бойынша сұхбат — 1–2 сағаттан.
- Материалдарды талдау: құжаттар, есептер, қазіргі бағдарламалар, көлемдер.
- Типтік ERP-мен салыстыру: нені стандартты механизмдер жабады, қай жерде пысықтау керек, қай жерде процестің өзін өзгертуге тура келеді.
- Нәтижелерді басшылық алдында қорғау.
Нәтижесінде не шығады
- Шекаралары бар процестер картасы: не кіреді, не кірмейді.
- Енгізу кезектері: нені бірінші, нені кейін іске қосамыз. Толығырақ — «1С:ERP енгізу кезеңдері мен мерзімдері» мақаласында.
- Бағалауы бар пысықтаулар тізімі, әрқайсысы бойынша — не үшін керек.
- Кезеңдер бойынша сағатпен еңбек сыйымдылығын бағалау және бюджет. Жұмыстар — сағатына 22 000 ₸-ден.
- Тәуекелдер: не кедергі келтіруі мүмкін және оны қалай жою керек.
ТТ-да (жобалық шешімде) не болуы керек
Зерттеуден кейін жобалау жүреді, оның нәтижесі — жобалық шешім, мәні бойынша ТТ. Онда мыналар болуы керек:
| Бөлім | Онда не бар |
|---|---|
| Мақсаттар және қабылдау критерийлері | 1-қадамдағы тексерілетін мақсаттар |
| «Қалай болады» процестері | Әр процесс үшін — қадамдар, ERP құжаттары, жауапты рөлдер |
| Анықтамалықтар және есеп саясаты | Номенклатура, қоймалар, шығын баптары қалай жүргізіледі, өзіндік құн ережелері |
| Рөлдер мен құқықтар | Кім нені көреді және не істей алады |
| Есептер | Қандай есептер керек және олар қандай деректерден құрылады |
| Интеграциялар | Қандай жүйелермен, қай бағытта және қаншалықты жиі алмасу |
| Пысықтаулар | Әр пысықтаудың сипаттамасы, негіздемесі және бағалауы |
| Деректерді көшіру | Нені, қай көзден, қай күнге көшіреміз |
| Жоспар-кесте | Кезеңдер, мерзімдер, екі тараптың жауаптылары |
Жақсы ТТ қарапайым сұрақпен тексеріледі: басқа кеңесші ол бойынша жүйені дәл солай баптай ала ма? Иә болса — құжат жұмысқа жарамды.
Жиі қойылатын сұрақтар
Енгізуді зерттеусіз бастауға бола ма?
Базаны орнатып, баптауды бастауға болады, бірақ онда мерзім мен бюджетті бағалау болжам болады, ал шешімдерді жұмыс барысында қайта қарауға тура келеді. Зерттеу екі-төрт аптаны алады және жобалау кезеңінде-ақ өзін ақтайды.
Зерттеу қанша тұрады?
Ол басқа жұмыстар сияқты сағатпен төленеді — сағатына 22 000 ₸-ден. Сағат саны учаскелер мен сұхбаттар санына байланысты; бағалауды бастапқы әңгімеден кейін береміз.
ТТ-ны өзіміз жазуымыз керек пе?
Жоқ. Сіздің міндетіңіз — мақсаттар, материалдар және негізгі пайдаланушылардың сұхбатқа уақыты. Жобалық шешімді кеңесші жазады, ал компания оны тексеріп, бекітеді.
Компаниядағы процестер әлі қалыптаспаса не істеу керек?
Бұл жиі кездесетін жағдай. Онда зерттеу процесс қалай жұмыс істеуі керегін келісуге де көмектеседі — ал типтік ERP көбіне сәтті нұсқаны ұсынады.
