Самый дешёвый этап внедрения ERP — тот, что до старта. Час, потраченный на подготовку, экономит дни на проектировании и недели на переделках. Хорошая новость: большую часть подготовки компания может сделать сама, ещё до выбора подрядчика. Ниже — что собрать, как проходит обследование и что должно получиться на выходе.
Шаг 1. Сформулировать цели
Не «внедрить ERP», а что должно измениться. Хорошие цели проверяемы:
- «себестоимость каждого заказа видна до 5-го числа следующего месяца»;
- «план закупок строится из плана продаж и остатков без Excel»;
- «расхождения остатков при инвентаризации — меньше 1 %»;
- «директор видит платёжный календарь на месяц вперёд в одной программе».
Три-пять таких целей — достаточно. Они станут критериями приёмки проекта и помогут отсечь лишние доработки: если доработка не приближает ни к одной цели, её можно отложить.
Шаг 2. Собрать команду проекта
| Роль | Кто обычно | Что делает |
|---|---|---|
| Руководитель проекта | Финансовый или операционный директор | Принимает решения, отвечает за сроки и бюджет со стороны компании |
| Ключевые пользователи | Начальник склада, главный бухгалтер, экономист, руководитель продаж, технолог | Описывают процессы, проверяют настройку, обучают коллег |
| Администратор | Штатный или приходящий IT-специалист | Сервер, резервные копии, доступы |
Самая частая ошибка — назначить руководителем проекта IT-специалиста. Он отвечает за сервер, но не может решить, как считать себестоимость. Подробнее о типичных ошибках — в статье «Почему проекты внедрения 1С:ERP проваливаются».
Шаг 3. Собрать материалы
К началу обследования удобно подготовить папку:
- оргструктура и список юрлиц, складов, подразделений, цехов;
- образцы документов: заказ покупателя, счёт, накладная, ЭСФ, акт, заказ поставщику, производственное задание;
- отчёты, которыми сейчас пользуется руководство, — в том числе Excel-таблицы, которые ведутся вручную;
- спецификации и маршрутные карты на типичные изделия, если есть производство;
- список программ, которые сейчас используются, и обмены между ними: сайт, банк, маркетплейсы, WMS, касса;
- объёмы: сколько номенклатуры, контрагентов, документов в месяц, сколько пользователей будет работать одновременно.
Объёмы нужны, чтобы правильно подобрать сервер и лицензии, — как это считается, разобрано в статье «Сколько стоит внедрение 1С:ERP». Выбор между облаком и своим сервером — в статье «Облако или свой сервер для 1С:ERP».
Шаг 4. Описать процессы «как есть» — коротко
Не нужно писать регламенты на сто страниц. Для каждого процесса достаточно ответить на пять вопросов:
- С чего начинается процесс и чем заканчивается?
- Кто участвует и что делает каждый?
- Какие документы появляются на каждом шаге?
- Где сейчас возникают проблемы: ошибки, задержки, двойной ввод?
- Какой отчёт нужен по итогам?
Пример: «Заказ клиента: менеджер получает заявку → проверяет остаток в Excel → выставляет счёт в Бухгалтерии → склад собирает по распечатке → бухгалтер выписывает накладную и ЭСФ. Проблема: остатки в Excel расходятся с реальными, заказы обещаются без товара».
Как проходит обследование
Обследование ведёт консультант, обычно за две-четыре недели:
- Стартовая встреча с руководителем проекта: цели, границы, график интервью.
- Интервью с каждым ключевым пользователем по его участку — по 1–2 часа.
- Разбор материалов: документы, отчёты, текущие программы, объёмы.
- Сверка с типовой ERP: что закрывается стандартными механизмами, где нужны доработки, где придётся менять сам процесс.
- Защита результатов перед руководством.
Что получается на выходе
- Карта процессов с границами проекта: что входит, что нет.
- Очереди внедрения: что запускаем первым, что потом. Подробнее — в статье «Этапы и сроки внедрения 1С:ERP».
- Список доработок с оценкой, по каждой — зачем она нужна.
- Оценка трудоёмкости в часах по этапам и бюджет. Работы — от 22 000 ₸ в час.
- Риски: что может помешать и как это снять.
Что должно быть в ТЗ (проектном решении)
После обследования идёт проектирование, и его результат — проектное решение, по сути ТЗ. В нём должно быть:
| Раздел | Что в нём |
|---|---|
| Цели и критерии приёмки | Те самые проверяемые цели из шага 1 |
| Процессы «как будет» | Для каждого процесса — шаги, документы ERP, ответственные роли |
| Справочники и учётная политика | Как ведётся номенклатура, склады, статьи затрат, правила себестоимости |
| Роли и права | Кто что видит и что может делать |
| Отчёты | Какие отчёты нужны и из каких данных они строятся |
| Интеграции | С какими системами обмен, в какую сторону и как часто |
| Доработки | Описание каждой доработки, её обоснование и оценка |
| Перенос данных | Что переносим, из какого источника, на какую дату |
| План-график | Этапы, сроки, ответственные с обеих сторон |
Хорошее ТЗ проверяется простым вопросом: может ли по нему другой консультант настроить систему так же? Если да — документ рабочий.
Частые вопросы
Можно ли начать внедрение без обследования?
Можно установить базу и начать настройку, но тогда оценка сроков и бюджета будет догадкой, а решения придётся пересматривать по ходу. Обследование занимает две-четыре недели и окупается уже на проектировании.
Сколько стоит обследование?
Оно оплачивается по часам, как и остальные работы, — от 22 000 ₸ в час. Количество часов зависит от числа участков и интервью; оценку даём после стартового разговора.
Нужно ли писать ТЗ самим?
Нет. Ваша задача — цели, материалы и время ключевых пользователей на интервью. Проектное решение пишет консультант, а компания его проверяет и утверждает.
Что делать, если процессы в компании не устоялись?
Это частая ситуация. Тогда обследование заодно помогает договориться, как процесс должен работать, — и типовая ERP часто подсказывает удачный вариант.
