Компаниялар топтарының қаржы директорлары «бізге 1С:Управление холдингом керек» деген сұраныспен сирек келеді. Олар белгілермен келеді: топ бойынша есеп екі апта жиналады, меншік иесіне арналған презентациядағы сандар бухгалтерлік сандармен сәйкес келмейді, ал қазынашы еншілестің ірі төлемі туралы үзінді көшірмеден біледі. Төменде — УХ жағына қарайтын уақыт келгенін және әлі ерте екенін түсінетін белгілер.
Өнімнің өзі туралы қысқаша — «1С:Управление холдингом деген не» мақаласында. Мұнда — тек ол кімге керек екені туралы.
Сізге УХ керек екенін көрсететін жеті белгі
1. Компаниялар есепті әртүрлі бағдарламаларда жүргізеді
Сауда компаниясы — УТ-да, өндіріс — ERP-де, сервистік компания — Бухгалтерияда, ал шетелдік еншілес — мүлдем 1С-та емес. Мұны бір базаға біріктіру мүмкін емес, ал Excel-де біріктіру — ұзақ әрі қателермен. УХ әртүрлі көздерден деректерді бірыңғай нысандарға жинайды. Бұл қалай жұмыс істейтіні «Еншілес базалардан УХ-қа деректер жинау» мақаласында талданған.
2. Топтың есептілігі бес жұмыс күнінен ұзақ жиналады
Егер еншілестерде ай жабылғаннан кейін қаржы қызметіне шоғырландырылған сандарды алу үшін тағы бір-екі апта керек болса — басқарушылық шешімдер ескірген деректер бойынша қабылданады. Бұл жобаның ең жиі себебі.
3. Топішілік айналымдар түсімді көбейтіп көрсетеді
Өндіріс сауда үйіне сатады, сауда үйі — клиенттерге. Айналымдардың қарапайым сомасында топтың түсімі нақтыдан екі есеге жуық көп шығады. Егер элиминацияны Excel-де бір адам жасаса және оның қалай жасалатынын тек сол түсінсе — бұл тәуекел.
4. ҚЕХС бойынша есептілік керек
Банк, инвестор немесе шетелдік меншік иесі ҚЕХС бойынша шоғырландырылған есептілікті талап етеді. Кестелердегі трансформация компаниялар екеу болғанша жұмыс істейді. Әрі қарай — толығырақ «УХ-та ҚЕХС бойынша есептілікті шоғырландыру» мақаласында.
5. Еншілестердің бюджеттері топ бюджетінен бөлек өмір сүреді
Әр компания өз Excel-інде жоспарлайды, форматтар әртүрлі, топ бойынша жоспар-фактіні тек қолмен біріктіруге болады. УХ бюджеттердің ортақ моделін береді: бірдей баптар, бірдей нысандар, кез келген компания және топ бойынша жоспар-факт. «Компаниялар тобын бюджеттеу» мақаласын қараңыз.
6. Топтың ақшасы бір жерде көрінбейді
Барлық компаниялардың шоттарындағы қалдықтар, алдағы апталардағы ірі төлемдер, қарыз жүктемесі — егер «бізде қанша ақша бар және ай соңына дейін қаншасы кетеді» деген сұраққа жауап бухгалтерияларға қоңырау шалуды талап етсе, қазынашылықты орталықтандыратын уақыт келді.
7. Иелік құрылымы «бір ана — бірнеше еншілес» дегеннен күрделі
100 %-дан аз үлестер, айқас иелік, аралық холдингтік компаниялар. УХ-та шоғырландыру жанама, айқас және циклдік иелікті қолдайды. Excel-де мұндай есептеулер тез қолдау көрсетуге келмейтін болып қалады. УХ-та периметр қалай берілетіні және тиімді үлестер қалай есептелетіні «Шоғырландыру периметрі және иелік ету үлестері» мақаласында талданған.
Қанша белгі жеткілікті
Біздің эмпирикалық ереже: бір-екі белгі — алдымен еншілестердің есебін ретке келтіруге себеп, үш және одан көп — УХ жобасын есептеуге себеп. Әсіресе олардың арасында 1, 3 және 4-белгілер болса: оларды бір база да, 1С:ERP да жаппайды.
УХ әзірге қашан керек емес
Клиенттерге «ерте» деп ашық айтамыз, егер:
- барлық компаниялар бір бағдарламада және олар екеу-үшеу болса. Бір базадағы бірнеше ұйым жеткілікті — топ бойынша есептер сол жерде құрылады, ал аз операциялардың элиминациясын қолмен жасауға болады;
- топ іс жүзінде салық себептерімен заңды тұлғаларға бөлінген бір кәсіпорын болса және бүкіл бизнес — өндіріс. Онда бірнеше ұйымы бар 1С:ERP жақсырақ сәйкес келеді;
- еншілестердегі есеп ретке келтірілмесе. УХ бастапқы құжаттардағы ретсіздікті түзетпейді — ол оны тек тезірек көрсетеді. Алдымен еншілестердің базаларында тәртіп, содан кейін шоғырландыру;
- жүйенің иесі болатын адам болмаса. УХ — қаржы қызметінің құралы. Онда жұмыс істейтін қаржы директоры немесе контролер болмаса, жоба ешкім ашпайтын есептердің қымбат генераторына айналады.
Нұсқаларды салыстыру
| Жағдай | Әдетте не сәйкес келеді |
|---|---|
| 2–3 компания, бір қызмет түрі, бір бағдарлама | Бухгалтерияда, УТ-да немесе КА-да бірнеше ұйым |
| Бір ірі өндіріс, бірнеше заңды тұлға | 1С:ERP |
| 3+ компания, әртүрлі бағдарламалар, жоспар-факт және шоғырландыру керек | 1С:Управление холдингом |
| Басқарушы компанияның өзі ірі операциялық қызмет жүргізеді | ERP мен УХ байламы немесе «1С:ERP. Управление холдингом» |
ERP мен қарапайымырақ бағдарламалар арасында күмәндансаңыз — «1С:ERP немесе Комплексная автоматизация» мақаласын қараңыз.
Белгілер сәйкес келсе, неден бастау керек
- Топтың құрылымын салыңыз: заңды тұлғалар, үлестер, кім кімге не сатады.
- Әр компания қандай бағдарламаларда жұмыс істейтінін жазып алыңыз.
- Меншік иесіне арналған соңғы есепті алып, қандай сандар қолмен жиналатынын және оған қанша уақыт кететінін белгілеңіз.
- Керек бірінші нәтижені анықтаңыз: шоғырландыру, бюджет немесе ақшаны бақылау.
Осы материалмен кеңесшімен алғашқы кездесу жалпы сөздер емес, нақты бағалау береді. Жоба бюджеті туралы — «УХ енгізу қанша тұрады» мақаласында, өнім туралы — 1С:Управление холдингом карточкасында.
Қазіргі тәсіл қанша тұратынын қалай есептеу керек
«Ұзақ әрі ыңғайсыз» дегенді сандарға аударсаңыз, УХ туралы шешім қабылдау оңайырақ. Біз қаржы қызметіне бір айға арналған қарапайым жаттығуды ұсынамыз:
- Еншілестердің есептілігін жинауға қанша адам-сағат кететінін жазыңыз: сұраулар, күту, жіберу, түзетулер.
- Бөлек — ортақ файлға біріктіруге, элиминацияға және тексеруге.
- Бөлек — бюджет пен жоспар-фактіні дайындауға, егер олар жүргізілсе.
- Еншілестер бухгалтерлерінің басқарушы компания сұрақтарына жауап беруге кететін уақытын қосыңыз.
Он екі айға көбейтіңіз. Сома әрдайым дерлік күткеннен көп шығады — және бұл кешіккен немесе қате деректер бойынша қабылданған шешімдерді есептемегенде. Оны «УХ енгізу қанша тұрады» мақаласында талданған жоба бюджетімен салыстыру керек.
УХ нені түзетпейді
Күтулерді алдын ала теңестірген жөн. УХ еншілестердің бастапқы есебін ретке келтірмейді және әдіснаманы алмастырмайды: шоғырландыру ережелерін, ҚЕХС бойынша есеп саясатын, бюджет регламентін қаржы қызметі шешеді. Және ол басқарушылық шешімсіз еншілестерді деректерді уақтылы тапсыруға мәжбүрлемейді. Бағдарлама процесті көрінетін етеді: кім кешігеді, сандар қай жерде сәйкес келмейді, қандай баптар бюджеттен шығады. Әрі қарай бұл автоматтандыру емес, басқару мәселесі.
Жақсы жаңалық — көріну өзі мінез-құлықты өзгертеді. Әр компанияның есеп тапсыру мәртебесі топ басшылығына бір экранда көрінгенде, тәртіп әдетте екі-үш кезеңде жақсарады.
Компанияда шешімді кім қабылдауы керек
УХ жобасы — IT қызметінің емес, топтың қаржы директоры мен меншік иесінің шешімі. Біз IT директоры «тәртіп үшін» бастаған жобаларды көрдік, және олардың барлығы дерлік бір сұраққа тірелді: қаржы қызметінде әдіснаманың иесі кім болады. Егер бұл адам тағайындалмаса, күте тұрған жөн.
Интеграторлармен алғашқы әңгімеге жақсы құрам: топтың қаржы директоры, басқарушы компанияның бас бухгалтері және қазір есептілікті қолмен жинайтын адам. Соңғысы еншілестердің деректері туралы бәрінен көп біледі — сандар қай жерде кеш келеді, қай жерде оларды түзетуге тура келеді, қай компаниялар есепті «өзінше» жүргізеді. Оның мәселелер тізімі әдетте жобаның бірінші кезеңінің негізіне айналады.
Егер белгілер үш және одан көп жиналса, бірақ шешім әлі қабылданбаса, аралық қадам пайдалы: зерттеу. Ол бөлек төленеді, ағымдағы процестің сипаттамасын және кезеңдер бойынша жобаны бағалауды береді — және енгізуді кейінірек немесе басқа мердігермен жүргізуді шешсеңіз де, сізде қалады.
Интегратормен кездесу алдында өзіңізге қоятын сұрақтар
Бұл сұрақтарға жауаптар алғашқы кездесуді үнемдейді және міндеттің қаншалықты піскенін көрсетеді:
- Топта қанша заңды тұлға бар және олар қазір қандай бағдарламаларда есеп жүргізеді?
- Бүгін топтың қандай есептілігін жинайды, кім және неше күнде?
- ҚЕХС бойынша есептілік керек пе және кім үшін: меншік иелері, банк, инвесторлар?
- Топтың бірыңғай бюджеті бар ма, әлде тек жекелеген компаниялардың бюджеттері ме?
- Іске қосқаннан кейін топ тарапынан жүйенің иесі кім болады?
- Бір жылдан кейін қандай нәтижені табыс деп атайсыз — нақты, жабу күндерімен немесе есептер құрамымен?
Сұрақтардың жартысына жауап болмаса, бағдарламаны таңдаудан емес, қазіргі шоғырландыру процесін сипаттаудан бастаған жөн. Бұл құжат кез келген шешімде, тіпті Excel-де қалсаңыз да, пайдалы болады.
Жиі қойылатын сұрақтар
Еншілес компанияларды бір есеп бағдарламасына көшіру керек пе?
Міндетті емес. УХ деректерді әртүрлі көздерден де жинайды, бірақ әртекті бағдарламалар неғұрлым көп болса, жүктеуді баптау мен анықтамалықтарды салыстыруға соғұрлым көп жұмыс кетеді. Шешімді көшу құнын алмасуларды қолдау құнымен салыстырып қабылдайды.
УХ үшін топтың ең аз мөлшері бар ма?
Ресми түрде жоқ. Іс жүзінде жоба компаниялар үш-бестен бастап болғанда және шоғырландыру немесе бюджеттеу қаржы қызметінің уақытын ай сайын айтарлықтай алғанда өзін ақтайды.
УХ-тың тек бір бөлігін енгізуге бола ма?
Иә, және біз дәл осылай ұсынамыз. Көбіне есептілікті жинау мен шоғырландырудан бастайды, бюджеттеу мен қазынашылықты келесі кезеңдерде қосады.
Еншілестерде 1С болмаса, УХ сәйкес келе ме?
Сәйкес келеді. Деректерді Excel-ден және сыртқы жүйелерден жүктеуге болады. Бірақ 1С базаларымен алмасу оңайырақ бапталады және сенімдірек жұмыс істейді.
Алдымен Бухгалтерия КОРП-пен шектелуге бола ма?
Егер міндет — тек бір базада бірнеше ұйымның есебі болса, иә. Бухгалтерияда элиминациясы бар шоғырландыру, ҚЕХС және топты бюджеттеу жоқ.
