Финансовые директора групп компаний редко приходят с запросом «нам нужна 1С:Управление холдингом». Приходят с симптомами: отчёт по группе собирается две недели, цифры в презентации для собственника не совпадают с бухгалтерскими, а казначей узнаёт о крупном платеже дочки из выписки. Ниже — признаки, по которым мы понимаем, что пора смотреть в сторону УХ, и признаки, что пока рано.
Коротко о самом продукте — в статье «Что такое 1С:Управление холдингом». Здесь — только о том, кому он нужен.
Семь признаков, что вам нужна УХ
1. Компании ведут учёт в разных программах
Торговая компания — в УТ, производство — в ERP, сервисная — в Бухгалтерии, а зарубежная дочка — вообще не в 1С. Свести это в одной базе нельзя, а сводить в Excel — долго и с ошибками. УХ собирает данные из разных источников в единые формы. Как это работает, разобрано в статье «Сбор данных из дочерних баз в УХ».
2. Отчётность группы собирается дольше пяти рабочих дней
Если после закрытия месяца у дочек финансовой службе нужно ещё неделю-две, чтобы получить консолидированные цифры, — управленческие решения принимаются по устаревшим данным. Это самый частый повод для проекта.
3. Внутригрупповые обороты раздувают выручку
Производство продаёт торговому дому, торговый дом — клиентам. В простой сумме оборотов выручка группы получается почти вдвое больше реальной. Если элиминацию делает один человек в Excel и только он понимает, как, — это риск.
4. Нужна отчётность по МСФО
Банк, инвестор или иностранный собственник требует консолидированную отчётность по МСФО. Трансформация в таблицах работает, пока компаний две. Дальше — подробнее в статье «Консолидация отчётности по МСФО в УХ».
5. Бюджеты дочек живут отдельно от бюджета группы
Каждая компания планирует в своём Excel, форматы разные, свести план-факт по группе можно только вручную. УХ даёт общую модель бюджетов: одни статьи, одни формы, план-факт по любой компании и по группе. См. «Бюджетирование группы компаний».
6. Деньги группы не видны в одном месте
Остатки на счетах всех компаний, крупные платежи на ближайшие недели, долговая нагрузка — если ответ на вопрос «сколько у нас денег и сколько уйдёт до конца месяца» требует обзвона бухгалтерий, пора централизовать казначейство.
7. Структура владения сложнее «одна мать — несколько дочек»
Доли меньше 100 %, перекрёстное владение, промежуточные холдинговые компании. В УХ консолидация поддерживает косвенное, перекрёстное и циклическое владение. В Excel такие расчёты быстро становятся неподдерживаемыми. Как в УХ задают периметр и считают эффективные доли, разобрано в статье «Периметр консолидации и доли владения».
Сколько признаков достаточно
Наше эмпирическое правило: один-два признака — повод сначала навести порядок в учёте дочек, три и больше — повод считать проект УХ. Особенно если среди них признаки 1, 3 и 4: их не закрыть ни одной базой, ни 1С:ERP.
Когда УХ пока не нужна
Честно говорим клиентам «рано», если:
- все компании в одной программе и их две-три. Достаточно нескольких организаций в одной базе — отчёты по группе строятся там же, а элиминацию небольшого числа операций можно делать вручную;
- группа — это фактически одно предприятие, разделённое на юрлица из налоговых соображений, и весь бизнес — производство. Тогда сильнее подходит 1С:ERP с несколькими организациями;
- учёт у дочек не наведён. УХ не исправит хаос в первичке — она его только быстрее покажет. Сначала порядок в базах дочек, потом консолидация;
- нет человека, который будет владельцем системы. УХ — инструмент финансовой службы. Без финдиректора или контролёра, который в ней живёт, проект превращается в дорогой генератор отчётов, которые никто не открывает.
Сравнение вариантов
| Ситуация | Что обычно подходит |
|---|---|
| 2–3 компании, один вид деятельности, одна программа | Несколько организаций в Бухгалтерии, УТ или КА |
| Одно крупное производство, несколько юрлиц | 1С:ERP |
| 3+ компании, разные программы, нужен план-факт и консолидация | 1С:Управление холдингом |
| Управляющая компания сама ведёт крупную операционную деятельность | Связка ERP и УХ или «1С:ERP. Управление холдингом» |
Если сомневаетесь между ERP и более простыми программами — см. «1С:ERP или Комплексная автоматизация».
С чего начать, если признаки совпали
- Нарисуйте структуру группы: юрлица, доли, кто кому что продаёт.
- Выпишите, в каких программах работает каждая компания.
- Возьмите последний отчёт для собственника и отметьте, какие цифры собираются вручную и сколько это занимает.
- Определите первый результат, который нужен: консолидация, бюджет или контроль денег.
С этим материалом первая встреча с консультантом даёт конкретную оценку, а не общие слова. О бюджете проекта — в статье «Сколько стоит внедрение УХ», о продукте — в карточке 1С:Управление холдингом.
Как посчитать, сколько стоит текущий способ
Решение об УХ проще принять, если перевести «долго и неудобно» в цифры. Мы предлагаем финансовой службе простое упражнение на один месяц:
- Запишите, сколько человеко-часов уходит на сбор отчётности дочек: запросы, ожидание, пересылка, исправления.
- Отдельно — на сведение в общий файл, элиминацию и проверку.
- Отдельно — на подготовку бюджета и план-факта, если они ведутся.
- Добавьте время бухгалтеров дочек на ответы на вопросы управляющей компании.
Умножьте на двенадцать месяцев. Почти всегда сумма получается больше, чем ожидали, — и это без учёта решений, принятых по опоздавшим или ошибочным данным. Сравнивать её стоит с бюджетом проекта, который разобран в статье «Сколько стоит внедрение УХ».
Чего УХ не исправит
Ожидания стоит выровнять заранее. УХ не наведёт порядок в первичном учёте дочек и не заменит методологию: правила консолидации, учётную политику по МСФО, бюджетный регламент решает финансовая служба. И она не заставит дочки сдавать данные вовремя без управленческого решения. Программа делает процесс видимым: кто опаздывает, где не сходятся цифры, какие статьи выходят за бюджет. Дальше это вопрос управления, а не автоматизации.
Хорошая новость в том, что видимость сама по себе меняет поведение. Когда статус сдачи отчётов каждой компании виден руководству группы на одном экране, дисциплина обычно подтягивается за два-три периода.
Кто в компании должен принять решение
Проект УХ — решение финансового директора группы и собственника, а не IT-службы. Мы видели проекты, которые инициировал IT-директор «для порядка», и почти все они упирались в один вопрос: кто в финансовой службе будет владельцем методологии. Если этот человек не назначен, лучше подождать.
Хороший состав для первого разговора с интегратором: финансовый директор группы, главный бухгалтер управляющей компании и человек, который сейчас собирает отчётность вручную. Последний знает о данных дочек больше всех — где цифры приходят поздно, где их приходится исправлять, какие компании ведут учёт «по-своему». Его список проблем обычно становится основой для первого этапа проекта.
Если признаков набралось три и больше, но решение пока не принято, полезен промежуточный шаг: обследование. Оно оплачивается отдельно, даёт описание текущего процесса и оценку проекта по этапам — и остаётся у вас, даже если вы решите внедрять позже или с другим подрядчиком.
Вопросы к себе перед встречей с интегратором
Ответы на эти вопросы экономят первую встречу и показывают, насколько задача созрела:
- Сколько юрлиц в группе и в каких программах они ведут учёт сейчас?
- Какую отчётность группы собирают сегодня, кто и за сколько дней?
- Нужна ли отчётность по МСФО и для кого: собственники, банк, инвесторы?
- Есть ли единый бюджет группы или только бюджеты отдельных компаний?
- Кто будет владельцем системы со стороны группы после запуска?
- Какой результат через год вы назовёте успехом — конкретно, в днях закрытия или в составе отчётов?
Если на половину вопросов ответа нет, начинать стоит не с выбора программы, а с описания текущего процесса консолидации. Этот документ пригодится при любом решении, даже если вы останетесь на Excel.
Частые вопросы
Нужно ли переводить дочерние компании на одну учётную программу?
Не обязательно. УХ собирает данные и из разных источников, но чем больше разнородных программ, тем больше работы на настройку загрузки и сопоставление справочников. Решение принимают, сравнив стоимость перехода и стоимость поддержки обменов.
Есть ли минимальный размер группы для УХ?
Формального нет. На практике проект окупается, когда компаний от трёх-пяти и консолидация или бюджетирование отнимают у финансовой службы заметное время каждый месяц.
Можно ли внедрить только часть УХ?
Да, и мы так и рекомендуем. Чаще всего начинают со сбора отчётности и консолидации, бюджетирование и казначейство подключают следующими этапами.
Если у дочек нет 1С, УХ подойдёт?
Подойдёт. Данные можно загружать из Excel и из внешних систем. Но обмен с базами 1С настраивается проще и работает надёжнее.
Можно ли сначала обойтись Бухгалтерией КОРП?
Если задача — только учёт нескольких организаций в одной базе, да. Консолидации с элиминацией, МСФО и бюджетирования группы в Бухгалтерии нет.
