Жүйесі жоқ холдингте төлемді келісу былай көрінеді: менеджер қызметтік жазба жазады, оны бастығына, содан кейін бухгалтерияға апарады, содан кейін қаржы директорының іссапардан оралуын күтеді. Жұма күні қазынашы қол қойылған өтінімдер бумасын жинап, оларды шоттардағы қалдықтармен және Excel-дегі бюджетпен салыстырады, жартысын «дүйсенбіге» қалдырады. Жеткізуші қоңырау шалады, өндіріс күтеді.
1С:Управление холдингом бұл жолды жүйеге көшіреді: өтінім, маршрут, бюджетті бақылау және төлем күнтізбесі бір-бірімен байланысты. Төменде — мұның қалай жұмыс істейтіні және баптау кезінде жиі қай жерде қателесетіні.
Төлем өтінімі — қазынашылықтың орталығы
УХ-та ақша ағынын жоспарлау үшін екі құжат бар: төлем өтінімі (шығыс) және ақша қаражатының жоспарланған түсімі. Өтінім — күні, сомасы, алушысы, шарты, бюджет бабы және қаржылық жауапкершілік орталығы (ҚЖО) көрсетілген болашақ төлемнің уәдесі.
Қалғанының бәрі өтінімнен туады:
- ол ақша қаражаты қозғалысының бюджетінде резерв алады;
- төлем күнтізбесіне түседі;
- келісіліп, төлем позициясына қосылғаннан кейін төлем тапсырмасына айналады;
- банк үзіндісінен кейін фактімен жабылады.
Сондықтан өтінім жасалған кезде-ақ толық толтырылуы керек. Бап пен ҚЖО «кейін нақтыланса», бюджетті бақылау жұмыс істемейді.
Келісу маршруттары
УХ-та маршруттар кез келген құжаттар мен анықтамалықтар үшін, соның ішінде өтінімдер үшін бапталады. Маршрут шарттары — сома, топ ұйымы, бап, ҚЖО, контрагент — кімнің және қандай ретпен келісетінін анықтайды.
Біз ақылға қонымды бастапқы нүкте деп санайтын маршрут мысалы:
| Қадам | Кім | Қашан қосылады |
|---|---|---|
| 1 | ҚЖО жетекшісі | Әрдайым |
| 2 | Қаржылық бақылаушы | Бюджеттік лимит асса немесе сома шектен жоғары болса |
| 3 | Топтың қаржы директоры | Сома екінші шектен жоғары болса немесе төлем топ ішінде болса |
| 4 | Қазынашы | Әрдайым: төлем позициясына қосу |
Біз аулақ болуға кеңес беретін нәрсе: «сенімділік үшін» жеті-он қадамдық маршруттар. Әзірлеушінің өзі қазынашылықты енгізу бойынша ұсынымдарында тым күрделі келісу маршруттарын қолданбаңыз деп жазады. Әр артық қадам — бір тәулік кідіріс, ал нақты тексеру қоспайды: бесінші қадамда енді ешкім оқымайды, жай ғана «келісу» батырмасын басады.
Келісуді не жылдамдатады
УХ-та маршрутты кез келген оңтайландырудан гөрі көбірек уақыт үнемдейтін үш тетік бар:
- Таймаут бойынша келісу. Келісуші белгіленген уақытта жауап бермесе, қадам автоматты түрде өтеді. Келісуші бақылаушы ғана болатын ақпараттық қадамдарға сәйкес келеді.
- Жауап хатпен келісу. Жетекші хат алып, бағдарламаға кірмей-ақ корпоративтік поштада жауап беру арқылы келіседі.
- Хабарламалар. Жүйе еске салғыштар мен хабарландырулар жібереді — өндіруші жазылуға болатын 70-тен астам оқиғаны атайды.
Бюджеттік лимиттерді бақылау
Өтінім жасағанда жүйе бап пен ҚЖО бойынша лимит қалдығын резервке алынған сомаларды ескере отырып тексереді. Лимит асқанда не істеу керегі баптаумен беріледі:
- өтінімді автоматты түрде қабылдамау;
- негіздеме сұрап, қосымша келісуге жіберу;
- жай ғана хабарлау.
Лимиттер түрлері және неге бірден қатаң бақылауды қоспау керегі туралы толығырақ — «УХ-та шарттар мен лимиттерді басқару» мақаласында.
Тағы бір құрал — төлемдерге рұқсат беру және тыйым салу директивалары. Олардың көмегімен қазынашылық белгілі бір контрагентке немесе шарт бойынша төлемдерді бұғаттайды, мысалы наразылық кезеңіне, және мұндай өтінім жай ғана өтпейді. Төлемдер топтың сатып алулары қорытындысы бойынша орталықтандырылып жасалған шарттар бойынша жүрсе, өтінімдерді осы шарттармен байланыстырған ыңғайлы — сатып алулардың өзі қалай құрылғанын «Компаниялар тобының орталықтандырылған сатып алулары» мақаласында талдадық.
Төлем позициясы және күнтізбе
Келісілген өтінім әлі төлем емес. Қазынашы өтінімдердің шұғылдығы мен басымдығын және шоттардағы қалдықтарды ескере отырып, бір күнге төлем позициясын қалыптастырады. УХ-та мыналар бар:
- өтімділік болжамы бар төлем күнтізбесі, соның ішінде түсімдердің ықтималдығын ескере отырып;
- ұйымдар, банктер және валюталар қимасында қаражат жеткіліктілігін талдау;
- көпвалюталы күнтізбедегі «егер не болса» сценарийлері;
- «Информация для казначея» панелі.
Ақша жетпесе, басымдығы төмен өтінімдер ауыстырылады, ал жүйе кассалық алшақтықты алдын ала көрсетеді. Орталықтандырылған қазынашылықтың тұтас қалай құрылғанын — «төлем фабрикасы», кэш-пулинг, топішілік қарыздар — «Холдинг қазынашылығы» мақаласынан оқыңыз. 1С:Управление торговлей-дағы бір компания үшін ұқсас міндеттер қарапайымырақ шешіледі, қараңыз: «УТ-дағы қазынашылық».
Типтік қателер
Өтінімдерді бастамашы емес, бухгалтерия жасайды. Онда маршрут формальды: бухгалтер қол қойылып қойған қағаз қызметтік жазбаны енгізеді. Мәні — өтінімді төлем қажет адамның өзі өз бабымен және негіздемесімен жасауында.
Барлық төлемдер өтінімдер арқылы өтеді. Салықтар, жалақы, банк комиссиялары — тұрақты міндетті төлемдер. Оларды толық маршрутпен жіберудің мағынасы жоқ. Біз оларды жеңілдетілген маршрутпен немесе автоматты түрде жасалатын өтінімдердің жеке түріне бөлеміз.
Өтінімнің мерзімі жоқ. Төлем күні «мүмкіндігінше тезірек» болса, қазынашы шұғылдық бойынша саралай алмайды. Қалаған күнді міндетті өріс етіңіз.
Маршрут рөлдерге емес, адамдарға байланған. Қызметкер жұмыстан кетті — өтінімдер тоқтап қалды. Маршрут қадамдары рөлдерге (ҚЖО жетекшісі, қаржылық бақылаушы) тағайындалады, ал рөлдерді орындаушылар бір жерде өзгертіледі.
Мәселені қалай байқауға болады: бір айдағы келісу уақыты бойынша есеп құрыңыз. Медиана екі жұмыс күнінен көп болса, ал уақыттың көп бөлігі бір қадамға кетсе — сол қадаммен жұмыс істеу керек.
Жобада неден бастаймыз
- Топтың әр компаниясында төлемнің қазіргі жолын сипаттаймыз — олар жиі қатты ерекшеленеді.
- АҚҚ баптары мен ҚЖО-ның бірыңғай анықтамалығы туралы келісеміз.
- Бүкіл топқа бір қарапайым маршрут баптаймыз, сома шектері — екі-үш мән.
- Бір айға бір-екі компанияда іске қосып, ескертпелер жинаймыз.
- Қалғандарына таратамыз.
Жоба кезеңдері мен мерзімдерін «УХ енгізудің мерзімдері мен кезеңдері» мақаласында сипаттадық. Жұмыстарды 1С енгізу қызметі аясында жүргіземіз — сағатына 22 000 ₸-ден бастап.
Нәтижені қалай өлшеу керек
Іске қосқаннан кейін екі-үш айдан соң «дейін» және «кейін» жағдайын бірнеше қарапайым метрика бойынша салыстырған пайдалы. Оларды УХ-тың өзінде оңай есептеуге болады:
- өтінім жасалғаннан төлемге дейінгі орташа және медианалық уақыт;
- лимит асқандықтан қабылданбаған өтінімдер үлесі — ол өссе, бюджет шынайы емес немесе оны қайта қарамайды;
- өтінімдерді айналып өткен төлемдер үлесі — мінсіз жағдайда бұл тек салықтар, жалақы және банк комиссиялары;
- ақша жетіспегендіктен қазынашы ауыстырған өтінімдер саны — төлем күнтізбесінің қаншалықты дәл екенін көрсетеді.
«Дейінгі» сандарды әдетте ешкім білмейді, өйткені қағаз процесі өлшенбеген. Сондықтан жоба басында компаниядан кемінде бір апта бойы келісу уақытын қолмен жазып отыруды сұраймыз — бұл адал бастапқы нүкте береді.
Тағы бір практикалық сәт — оқыту. Топта өтінім бастамашылары жүздеген болуы мүмкін, олардың көбі бағдарламаны аптасына бір рет ашады. Олар үшін суреттері бар бір беттік нұсқаулық жасаймыз: өтінімді қалай жасау керек, бапты қайдан таңдау керек, өтінім қайтарылса не істеу керек. Ұзын нұсқаулықты ешкім оқымайды.
Төлем өтінімдері регламентінің тексеру парағы
Бағдарлама маршрутты орындайды, бірақ ережелерді адам жазуы керек. Іске қоспас бұрын регламентте мыналар бар екеніне көз жеткізіңіз:
- Өтінімдерді кім жасай алады және қандай ұйымдардың атынан.
- Төлем күніне төлем өтінімін берудің соңғы мерзімі — мысалы, алдыңғы күні белгілі бір сағатқа дейін.
- Қандай төлемдер маршруттан тыс немесе жеңілдетілген маршрутпен өтеді: салықтар, жалақы, шұғыл төлемдер — және оларды кім растайды.
- Келісуші болмаса не істеу керек: оны кім алмастырады және өтінім қанша уақыттан кейін орынбасарға өтеді.
- Өтінімге қандай құжаттар тіркеледі: шот, шарт, қызметтік жазба.
- Қабылданбаған өтініммен не болады: түзетіліп, қайта жіберіледі ме, әлде жаңасы жасала ма.
Келісушінің болмауы туралы тармақ — кідірістердің ең жиі көзі. Орынбасарсыз демалыстағы бір басшы бүкіл бөлімшенің төлемдерін тоқтатады.
Жиі қойылатын сұрақтар
Шұғыл төлемді маршруттан тыс төлеуге бола ма?
Иә, бірақ кез келген пайдаланушыға емес. Төлем өтінімінде «Вне маршрута» жалаушасы бар: ол тек таңдалған ҚЖО бойынша «Суперпользователь» құқығы бар пайдаланушыға қолжетімді, мұндай өтінім өткізілгенде келісусіз автоматты түрде бекітіледі. Сондықтан мұндай пайдаланушылар санын барынша аз ұстаңыз және қандай төлемдер шұғыл саналатынын, оларды кім растайтынын регламентте алдын ала сипаттаңыз. Әйтпесе өтінімдердің барлығы дерлік тез арада «шұғыл» болып кетеді, ал маршрут жұмыс істемей қалады.
Өтінімдерді телефоннан келісуге бола ма?
Әдетте телефонда болатын корпоративтік поштада жауап хатпен, сондай-ақ веб-клиент арқылы келісуге болады. Келісуге арналған жеке мобильді қосымшаны жобада уәде етпейміз — оны сіздің релизіңізде тексереміз.
Өтінімдерді бюджеттеусіз іске қосуға бола ма?
Иә. Өтінімдер, маршруттар және төлем күнтізбесі бюджеттік лимиттерсіз де жұмыс істейді. Көптеген топтар дәл осылай бастайды, ал бюджеттерді екінші кезеңде қосады.
Өз базаларында жұмыс істейтін еншілес компаниялардың төлемдерімен қалай болу керек?
Өтінімдер УХ-та жасалады, ал төлем құжаттары мен үзінділер банкпен «Клиент-банк» арқылы немесе компаниялардың есеп базаларымен алмасылады. Схема төлемдердің орталықтандырылғанына байланысты; қараңыз: «УХ-ты банктермен интеграциялау».
Маршрутта қанша қадам болуы керек?
Нақты шешім қабылдайтын адамдар қанша болса, сонша. Әдетте бұл үш-төрт қадам. Алтыдан көп санасаңыз — келісушілердің бір бөлігін хабарлау режиміне ауыстыруға болатын шығар.
