Компаниялар тобында шарт — тек заңгердегі қағаз емес. Бұл болашақ төлем кестесі, бюджетке түсетін жүктеме, банк алдындағы міндеттеме және кейде бұзылуы кредиттің өзінен қымбатқа түсетін ковенант. Шарттар еншілес компаниялардың папкаларында, ал лимиттер қаржы директорының Excel-інде тұрса, олардың арасында байланыс жоқ: шарт бойынша артық төленіп қойса да, ал бап бюджеті өткен айда-ақ таусылса да, төлем өтінімі өтіп кетеді.
1С:Управление холдингом бағдарламасында шарттар, кестелер мен лимиттер бір базада тұрады және бірін бірі тексереді. Онда не бар екенін және мұны қалай баптау керегін талдайық.
УХ-та қандай шарттар жүргізіледі
«Управление договорами» ішкі жүйесі үш топты қамтиды.
| Топ | Не кіреді |
|---|---|
| Коммерциялық шарттар | Жеткізілімдер, қызметтер, жалға алу; контрагенттерді тәуекел мен табыстылық бойынша талдау, есеп айырысудың типтік шарттары |
| Қаржыландыру шарттары — тарту | Кредиттер мен кредиттік желілер, алынған қарыздар, овердрафттар, факторинг |
| Қаржыландыру шарттары — орналастыру | Берілген қарыздар, депозиттер, шот бойынша төмендемейтін қалдық |
| Қамтамасыз ету | Сақтандыру шарттары, қаржылық ковенанттар, аккредитивтер, банктік кепілдіктер, кепіл және кепілгерлік |
Шарттың күйлер моделі бар — жобадан жабылғанға дейінгі толық өмірлік цикл, сондай-ақ спецификациялар мен қосымша келісімдер. Мәтіндерді үлгілер бойынша қалыптастыруға болады. Топта 1С:Документооборот жұмыс істеп тұрса, шарттарды сонда келісіп, сақтауға болады — УХ үшін мұндай интеграция қарастырылған. Жеткізушімен шарт топтың бәсекелі рәсімі қорытындысы бойынша жасалса, қажеттіліктен шартқа дейінгі бүкіл тізбекті УХ-та жүргізу ыңғайлы — бұл туралы «Компаниялар тобының орталықтандырылған сатып алулары» мақаласы.
Төлем кестелері: шартты енгізуге тұрарлық басты себеп
Ең пайдалы бөлігі — кестелер калькуляторы. Кесте шарт параметрлері бойынша есептеледі:
- коммерциялық шарт үшін — есеп айырысу шарттары бойынша: мысалы, 30 % аванс, қалғаны жеткізілімнен 15 күн өткен соң;
- қаржылық шарт үшін — мөлшерлеме, нарықтық индикатор, аннуитеттік немесе басқа өтеу схемасы бойынша.
Әрі қарай кесте өзі өмір сүреді: бастапқы құжаттарды тіркегенде ол түзетіледі, жүйе берешекті, жоспардан ауытқуды және төлемдер кестесі мен есептеулер кестесі арасындағы айырмашылықтарды көрсетеді, төлем күндерін еске салады. Топішілік қарыздар бойынша кестелер қарыз алушы мен қарыз берушіде симметриялы көрсетіледі — бұл кейін топішілік айналымдарды салыстыруды едәуір жеңілдетеді.
Жобада кестелерді қарапайым сынақпен тексереміз: қаржы директоры бір тоқсан алдағы төлем күнтізбесін ашып, онда өз кредиттерін таниды. Қарыздар бойынша төлемдердің жартысы онда болмаса — қаржыландыру шарттары кестелерсіз енгізілген, ал қазынашылық соқыр жоспарлайды.
Лимиттер: қандай болады
УХ-тағы «лимит» сөзі бірнеше түрлі тетікті білдіреді. Оларды шатастырмаған жөн.
Бюджеттік лимиттер. Кірістер мен шығыстар бюджеті, ақша қаражаты қозғалысының бюджеті және ресурстар қозғалысының бюджеті өтінімдер үшін шектеу көзі бола алады. «Жоспар» мен «Факт» қабаттарының арасында «Резерв» қабаты бар: «Резервирование бюджета» құжаты мен өтінімдер нақты төлемге дейін лимитті алып тұрады. Лимит асып кетсе, жүйе баптауға қарай өтінімді автоматты түрде қабылдамауы, негіздеме сұрауы немесе жай ғана хабарлауы мүмкін.
Холдингтің кредиттік лимиттері. Топ ашық желілер бойынша тағы қанша тарта алады — қолжетімді қаржыландыруды бағалау үшін.
Банктер мен құралдарға лимиттер. Нақты банктің есеп айырысу шоттарындағы, депозиттердегі, кепілдіктер мен аккредитивтер бойынша қалдықтарға шектеулер. Бұл тәуекелді басқару құралы: барлық өтімділікті бір банкте ұстамау.
Төлемдерге рұқсат беру және тыйым салу директивалары. Таза күйінде лимит емес, бірақ қатар жұмыс істейді: нақты контрагентке немесе шарт бойынша төлемдерді бұғаттауға, шоттағы ақшаны «мұздатуға» болады.
Өндірушінің бетінде нақты шартқа арналған жеке сома лимиті туралы айтылмаған, сондықтан «шарт бойынша артық төлемеу» бақылауын біз бюджет арқылы емес, шарт бойынша төлем кестесі мен берешек арқылы құрамыз.
Қатаң немесе жұмсақ бақылау
Қаржы қызметіне қоятын бірінші сұрағымыз: лимит асқанда не болуы керек?
- Қатаң бақылау — өтінім өтпейді. Шамадан тыс шығын жол берілмейтін баптарға сәйкес келеді: өкілдік шығыстар, жарнама, консалтинг.
- Жұмсақ — өтінім белгі және негіздемемен әрі қарай кетеді, шешімді қаржы директоры қабылдайды. Төлемді тоқтату шамадан тыс шығыннан қымбатқа түсетін шикізат пен логистикаға сәйкес келеді.
- Хабарлау — әзірге тек бақыланатын баптар үшін.
Типтік қате — бірінші айдан бастап барлық жерде қатаң бақылауды қосу. Алғашқы кезеңдерде бюджеттер дерлік әрдайым дәл емес, ал бір аптадан кейін бухгалтерия жүйені «айналып өте» бастайды: өтінімдерді бөлшектейді, баптарды ауыстырады. Біз барлық баптарда жұмсақ бақылаудан бастаймыз, ал қатаңын бюджет кемінде бір-екі циклден өткенде нүктелі қосамыз. Топ бюджетінің өзі қалай құрылатыны — «Компаниялар тобын бюджеттеу» мақаласында.
Ковенанттар мен кепілдіктер
Компаниялар топтарына берілетін банк кредиттерінде жиі қаржылық ковенанттар болады: қарыздың EBITDA-ға қатынасы, ең төменгі меншікті капитал, банктің келісімінсіз жаңа қарыз алуға тыйым. УХ-та ковенанттар қамтамасыз ету шарттарының бөлігі ретінде есепке алынады, ал көрсеткіштерді есептеуге арналған деректерді сол базаның шоғырландырылған немесе басқарушылық есептілігінен алуға болады.
Банктік кепілдіктер мен аккредитивтер сомалары, мерзімдері және банктерімен бөлек есепке алынады. Жобада қазынашы панеліне алдағы 30 күнде мерзімі аяқталатын кепілдіктерді бірден шығарған пайдалы: оларды ұзарту — ұмытылатын нәрсенің классикалық мысалы.
Валюталық шарттар
Топта импорт немесе валюталық қарыздар болса, шартта бағамды қайта есептеу ережелері, соның ішінде интервалдық ескертпе және жеткізу шарттары беріледі. Қазақстан есебінде бағам айырмашылықтарын көрсету үшін біздің «1С-тағы валюталық операциялар» мақаламызды қатар оқыған пайдалы.
Баптауды неден бастау керек
- Бүкіл топ бойынша қолданыстағы қаржыландыру шарттарының тізілімін жасаңыз. Олар аз, ал ақша ағынына әсері ең жоғары.
- Оларды УХ-қа кестелерімен енгізіп, банк үзінділерімен сәйкестігін тексеріңіз.
- Ірі коммерциялық шарттарды қосыңыз — өзіңіз маңызды деп санайтын сомадан бастап.
- Бюджеттік лимиттерді жұмсақ режимде қосыңыз.
- Бір-екі жабудан кейін қажет жерде қатаң бақылауды қосыңыз.
Әр қадамда нәтиже төлем өтінімдерінде тексеріледі: өтінім шартты, кестені және лимит қалдығын өзі тартып алуы керек. Өтінім жасағанда қызметкер шартты бірнеше мың жолдан тұратын тізімнен қолмен таңдаса — шарттар анықтамалығы реттелмеген, мұны іске қосуға дейін түзеткен жөн.
Баптау жұмыстарын 1С енгізу жобасының бөлігі ретінде жүргіземіз, төлем сағат бойынша — сағатына 22 000 ₸-ден бастап.
Іске қосар алдындағы чек-парақ
Лимиттерді бақылауды жұмыс режимінде қоспас бұрын қаржы қызметімен қысқа тізімнен өтеміз:
- топтың барлық қаржыландыру шарттары енгізілген, әрқайсысының кестесі бар, ал қарыз қалдығы банк анықтамаларымен сәйкес келеді;
- әр шартта топ ұйымы, бірыңғай анықтамалықтағы контрагент және валюта көрсетілген;
- топішілік қарыздар екі тараптан да енгізілген және кестелері симметриялы;
- бюджеттің әр бабы үшін бақылау режимі анықталған: қатаң, жұмсақ немесе хабарлау;
- өзгермелі мөлшерлемелерді жаңартуға және кепілдіктерді ұзартуға жауаптылар тағайындалған;
- қазынашы панеліне кредиттер бойынша жақын төлемдер, мерзімі аяқталатын кепілдіктер және лимиті таусылуға жақын баптар шығарылған.
Кемінде бір тармақ орындалмаса, бақылау жалған іске қосылулар бере бастайды — ал пайдаланушылар оған тез сенуін қояды. Кейін бір ай бойы «жүйе неге тағы төлемді өткізбейді» деп түсіндіргеннен гөрі, бір апта кешірек іске қосқан жақсы.
Құқықтарды бөлек тексеріңіз. ҚЖО жетекшісі өз бабының лимит қалдығын көруі керек, бірақ топ кредиттерінің шарттарын көруге міндетті емес. Қаржыландыру шарттарына құқықты әдетте тек қазынашылық пен қаржы директорына береміз.
Типтік қателер және оларды қалай байқауға болады
| Қате | Қалай байқалады | Не істеу керек |
|---|---|---|
| Кестесіз қаржыландыру шарттары | Төлем күнтізбесінде кредиттер бойынша төлемдер жоқ | Кестелерді енгізіп, банк анықтамаларымен салыстыру |
| Контрагенттің барлық жеткізілімдеріне «жылдарға» бір шарт | Берешек пен кестеден ауытқулар ештеңе айтпайды | Спецификациялар мен қосымша келісімдерді рәсімдеу |
| Топішілік қарыз тек бір тарапта енгізілген | Кезең соңында ТІО салыстыруда алшақтықтар | Шартты екі компанияда да енгізу |
| Бюджет резервтері алынбайды | Баптың лимитін енді төленбейтін өтінімдер «жеп қойған» | Өзектілігін жойған өтінімдер мен резервтерді үнемі жабу |
| Өзгермелі мөлшерлемелер жаңартылмайды | Кесте банктің есебінен алшақтайды | Индикатор мәндеріне жауапты адам тағайындау |
| Контрагенттер қайталанған | Контрагент бойынша тәуекелдер мен лимиттер бөлшектеніп есептеледі | Шарттарды жүктемес бұрын бірыңғай анықтамалықты ретке келтіру |
Кім не үшін жауап береді
Шарттар мен лимиттер бірнеше қызметті қамтиды, сондықтан жауапкершілікті бөлуді іске қосқанға дейін жазып қойған дұрыс. Заңгерлер — шарт мәтіндері мен күйі. Қазынашылық — қаржыландыру шарттары, кестелер, кепілдіктер, банктерге лимиттер. Қаржы-экономикалық қызмет — бюджеттер және баптар бойынша бақылау режимі. Компаниялардың бухгалтериялары — кестелер соларға қарай түзетілетін бастапқы құжаттар.
Қандай да бір тармақтың иесі болмаса, ол бірінші болып жаңартылмай қалады.
Жиі қойылатын сұрақтар
Топтың барлық шарттарын УХ-қа енгізу керек пе?
Жоқ. Міндетті түрде — қаржыландыру шарттары және ірі төлемдер мен лимиттерді бақылау жүретін коммерциялық шарттар. Ұсақ шарттар «еншілестердің» есеп базаларында қала алады.
Шарттарды 1С:Документооборот-та келісіп, кестелерді УХ-та жүргізуге бола ма?
Иә, ол үшін шарттарды басқару ішкі жүйесінің Документооборот-пен интеграциясы қарастырылған: файлдар мен келісу — сонда, қаржылық шарттар мен кестелер — УХ-та.
Нені таңдау керек: бюджет бойынша лимиттер ме, әлде шарттар бойынша ма?
Бұл әртүрлі нәрселер. Бюджеттік лимит бап пен жауапкершілік орталығын шектейді, шарт кестесі — нақты контрагент алдындағы міндеттемелерді. Іс жүзінде екеуі де керек.
Өзгермелі мөлшерлеме бойынша кестелерді қаншалықты жиі қайта есептеу керек?
Индикатор өзгергенде. УХ кестелер калькуляторы кестені шарт параметрлері бойынша қайта есептейді; мөлшерлеменің жаңа мәндерін кім енгізетін жауаптыны тағайындау маңызды.
Аяқталып қалған шарттарды не істеу керек?
Жоймай, жабық күйге ауыстыру керек: олар бойынша есеп айырысу тарихы талдау мен салыстыру үшін қажет. Сонымен бірге өтінімдерде таңдалатын қолданыстағы шарттар тізімі қысқарады.
