Бес-жеті компаниядан тұратын топтағы әдеттегі көрініс: әр еншілес компания өзі сатып алады, әрқайсысының дизель отынын жеткізушісі, арнайы киімге бағасы және жөндеуге «сенімді» мердігері бар. Басқарушы компания бұл туралы жылдық шығындарды жинаған кезде біледі: бір позицияны топ үш түрлі бағамен, 15–20% айырмашылықпен сатып алған. Орталықтандырылған сатып алулар бақылау үшін емес, топ жеткізушімен бір ірі сатып алушы ретінде сөйлесуі үшін керек.
1С:Управление холдингом для Казахстана жүйесінде бұл үшін жеке ішкі жүйе бар. 3.2 редакциясының құжаттамасында ол «Корпоративные закупки», ертеректегі 1.3 редакциясында «Централизованное управление закупками» деп аталады. Төменде — ол қалай құрылғаны және жобалар әдетте неден сүрінетіні.
Ішкі жүйе шын мәнінде не істей алады
Құжаттама бойынша ішкі жүйе топтың сатып алу бөлімінің бүкіл циклін жабады:
- жеткізушілерді аккредиттеу және біліктілігін анықтау;
- ұйымдар мен олардың филиалдарының қажеттіліктерін жинау;
- ақша қаражатының қозғалысы бюджеті бойынша лимиттерді бақылау;
- номенклатура аналогтарын есепке алу;
- қажеттілікті қолданыстағы шарттармен жабу;
- сатып алу рәсімдерін жоспарлау, дайындау және өткізу;
- шарттарды орындау және сатып алынғанды топ ішіндегі тұтынушыларға беру.
Шекараны түсіну маңызды. УХ — басқарушы компанияның жүйесі, ал еншілес компаниялардың қоймасы, кіріс жүкқұжаттары мен бухгалтериясы әдетте өз базаларында: Бухгалтерия, УТ немесе КА-да жүреді. Сондықтан жобаның бірінші сұрағы «қандай құжаттарды қосу керек» емес, «жеткізуші шартқа қайда қол қояды және кіріс қайда рәсімделеді». Қандай алмасуларды баптау керегі осы жауапқа байланысты.
Ұштан-ұшқа процесс: ЖОО өтінімінен жеткізушіні бағалауға дейін
1. Еншілес компаниялардың қажеттіліктері
Қажеттілікті жауапкершілік орталығы (ЖОО) «Заявка на обеспечение» құжатымен тіркейді — ұйым, ЖОО және қажет болса жоба бөлінісінде. Біз бүкіл ішкі жүйедегі ең пайдалы деп санайтын бір деталь: өтінімдегі бағаны пайдаланушы қолмен енгізбейді. Ол баптауларда таңдалған баға түрі бойынша «Установка цен номенклатуры» құжатынан немесе «Расценить» батырмасы арқылы қойылады. Бұл бастамашы өтінім бюджеттен өтуі үшін бағаны төмендетіп көрсететін мәңгілік мәселені жояды.
Ұзақ көкжиек үшін «Кросс-таблица» режимі ыңғайлы: көлемдер баптауларда берілген кезеңділікпен — ай немесе тоқсан бойынша жоспарланады. Құжаттама айды ұсынады, біз де келісеміз: тоқсандық қажеттіліктерді кейін бәрібір жеткізу кестелеріне бөлуге тура келеді.
2. Сараптама және аналогтарға ауыстыру
Бухгалтер принтерге тапсырыс береді, бюджетті оның басшысы келіседі, ал модельді нақтылап, сатып алуды IT-қызмет қадағалайды — бұл мысал құжаттаманың өзінде келтірілген. Бұл үшін функционалдық бағыттар бойынша ЖОО сарапшыларының өтінімдерге сараптамасы және позицияларды аналогтарға ауыстыру бар. Топ дәл осы жерде үнемдейді: әртүрлі модельдері бар «бухгалтерге ноутбук» деген он өтінім бір бағамен бір позицияға айналады.
3. Сатып алу бағдарламасы
Бекітілген қажеттіліктер сатып алу жоспарының жолдарына, ал жолдар «Программа закупок» құжатына жиналады. Бағдарлама жылдық және инвестициялық болады, оның нұсқалары, жобалары және жолдардың түсті белгілері бар: жаңа, өзгертілген, ағымдағы нұсқада бас тартылған. Бағдарламада валютадағы импорттық позициялар болса, олар жеке қойындыда көрсетіледі — ұсақ нәрсе, бірақ қаржы директорына валюталық тәуекелді бірден көру ыңғайлы.
4. Сатып алу рәсімі
Лот үшін тәсіл таңдалады: жалғыз жеткізушіден сатып алу, конкурс, аукцион, баға ұсыныстарын сұрату, ұсыныстарды сұрату және басқалары. Рәсімде кезеңдер, мерзімдер және жауаптылар, төраға, мүшелер мен хатшы рөлдері бар сатып алу комиссиясы, қатысушылардың ұсыныстары және оларды салыстыру бар. Аккредиттелген жеткізушілер топтың талаптары бойынша алдын ала тексеруден өтеді, ал жеке кабинет қосылса, өздері тіркеле алады.
5. Шарт, тапсырыс, жеткізілім
Сатып алу қорытындысы бойынша жеткізу кестесі бар шарт жасалады. Орындалуы жеткізушіге тапсырыстармен, кірістермен және қайтарулармен көрсетіледі; даулар үшін «Претензия» құжаты бар. Өткізу кезінде тапсырыс жеткізу кестесінің қалдығымен салыстырылады, ал 1.3 редакциясында құжаттама жоспарлы қажеттіліктерге қатысты саны, бағасы мен сомасының асып кетуін тексеруді бөлек сипаттайды. УХ-та шарттар мен лимиттер жалпы қалай жұмыс істейтінін «УХ-та шарттар мен лимиттерді басқару» мақаласында талдадық.
6. Жеткізушілерді бағалау
Тұрақты бағалау — әр ұйым мен функционалдық бағыт үшін бапталатын критерийлер бойынша. Критерийлердің бір бөлігі деректерге сұраныстар негізіндегі есептік критерийлер, қалғанын сарапшылар қояды. Бұл — жобалар бірінші жылы дерлік жетпейтін функция, бірақ келіссөздерде дәлелді дәл осы береді.
Топтың сатып алуларын талқылау
Айқын емес баптау: көлемді растау
Жеткізу кестесі бар шартқа бір жылға қол қойылды, ал цехтың қажеттілігі үш айдан кейін өзгерді. Сатып алу менеджері кестеге қарап, соған сай тапсырыс береді — топ артық сатып алып, сақтауға ақы төлейді. УХ-та бұл үшін «Подтверждение объема закупки» бар: ЖОО тапсырысқа тек қажетті көлемдерді растайды, ал менеджер одан артық тапсырыс бере алмайды.
Қақпан мынада: растау тек тауар санаттары деңгейінде бапталады. Номенклатура санаттарға бөлінбесе, функция жай ғана жұмыс істемейді. Сондықтан номенклатураны тауар санаттарына бөлуді біз «кейін тазалаймыз» деп емес, іске қосудан бұрын жоспарға қоямыз. Номенклатура мен санаттардың байланысын тексеру үшін растауды баптау формасында жеке есеп бар.
Нені орталықтандыру, нені еншілес компанияларға қалдыру
Бәрін орталықтандыру — әр төлемді келісумен бірдей қате. Біз әдетте номенклатураны үш топқа бөлеміз:
| Топ | Мысалдар | Кім сатып алады |
|---|---|---|
| Топқа ортақ, үлкен көлемдер | отын, металл, арнайы киім, IT-техника, байланыс | Басқарушы компания, сатып алу бағдарламасы және бәсекелі рәсімдер арқылы |
| Ерекше, бірақ қымбат | жабдық, жөндеуге мердігерлік, күрделі құрылыс | Еншілес компания, міндетті рәсіммен және топ комиссиясының қатысуымен |
| Ұсақ және шұғыл | кеңсе тауарлары, бір реттік қызметтер | Еншілес компания өзі, сатып алу бағдарламасынан тыс, лимит шегінде |
Екінші және үшінші топ арасындағы шек — бағдарламашының емес, қаржы қызметінің шешімі. Оны баптау басталғанға дейін сатып алу туралы ережеге жазып қойған жөн.
Қазақстандық ерекшелік
Егер топта сатып алуларды арнайы ережелер бойынша (мысалы, квазимемлекеттік сектордың жекелеген субъектілерінің сатып алулары туралы заңнама бойынша) өткізуге міндетті компаниялар болса, олардың сатып алулары тиісті электрондық алаңдарда өткізіледі. УХ-тың нақты алаңмен интеграциясын біз «қораптан» уәде етпейміз — оның бар-жоғын жобаға қарай тексеру керек. Мұндай жағдайлардағы жұмыс схемасы: УХ қажеттіліктерді, жоспарды және орындалуын бақылауды жүргізеді, ал рәсімнің өзі алаңда өтеді, ал УХ-қа хаттамалар тіркеледі. Құжаттама бұл нұсқаға тікелей жол береді: электрондық нысандағы сатып алуда рәсімде хаттамалар мен шарттардың сканерленген көшірмелері сақталады.
Топтың коммерциялық компаниялары үшін сатып алу туралы ішкі ережеден басқа шектеу жоқ.
Біз жиі көретін қателер
- Номенклатурадан емес, рәсімдерден бастау. Еншілес компаниялардың анықтамалықтары әртүрлі болып, бір позиция бес тәсілмен енгізілгенде, қажеттілікті шоғырландыру мүмкін емес. Алдымен бірыңғай НСИ — толығырақ «Топтың НСИ-ін басқару» мақаласында.
- Жоспарлы бағалар жоқ. Бағасыз өтінімдерді АҚҚ бюджетінің лимиті бойынша тексеру мүмкін емес. «Установка цен номенклатуры» құжатын бірінші өтінім науқанына дейін толтыру керек.
- «Көзбояушылық» үшін сатып алу бағдарламасы. Сатып алулардың 70%-ы бағдарламадан тыс жүрсе, жүйе тек ретсіздікті тіркейді. Бағдарламадан тыс сатып алулар үлесін әр тоқсан сайын қараңыз.
- Бюджетпен байланысты қостық, бірақ бюджетті бекітпедік. Бекітілген АҚҚ бюджетінсіз лимиттерді бақылау бәрін қатарынан бұғаттайды, ал пайдаланушылар оны өшіруді талап етеді. Бюджетті қалай құру керегі «Компаниялар тобын бюджеттеу» мақаласында сипатталған.
- Еншілес компаниялардың есеп базаларын ұмыттық. Еншілес компанияның есебіндегі кіріссіз УХ-тағы кіріс — бір айдан кейін бас тартатын қос енгізу.
УХ па, әлде КА мен ERP-дегі сатып алулар ма
Егер бүкіл топ бір 1С:Комплексная автоматизация немесе 1С:ERP базасында жұмыс істесе, сатып алулар онда тапсырыстан кіріске дейін ұштан-ұшқа процеспен жүргізіледі — «КА-дағы сатып алу және сату» мақаласын қараңыз. УХ компаниялар әртүрлі базаларда жұмыс істегенде, ал топқа холдинг деңгейінде бірыңғай сатып алу бағдарламасы, бәсекелі рәсімдер, комиссия және жеткізушілерді аккредиттеу қажет болғанда керек. Өнім мен жеткізілім жиынтығы — 1С:Управление холдингом карточкасында.
Қалай іске қосу керек
Біз мына тәртіппен жүруді ұсынамыз:
- Номенклатура мен тауар санаттарының бірыңғай анықтамалығы, жоспарлы бағалар.
- Айналымы ең үлкен бір-екі санат бойынша екі-үш еншілес компаниядан қамтамасыз етуге өтінімдер.
- Осы санаттар бойынша сатып алу бағдарламасы және бәсекелі рәсімдер.
- Жеткізу кестелері бар шарттар, тапсырыстар, есеп базаларымен кірістер алмасуы.
- АҚҚ бюджеті лимиттерін бақылау, көлемдерді растау, жеткізушілерді бағалау.
Алғашқы нәтижелер бірінші өтінім науқанында-ақ көрінеді: топ өзінің жиынтық қажеттілігін алғаш рет көріп, жеткізушіге нақты көлеммен бара алады.
Жиі қойылатын сұрақтар
Еншілес компаниялар 1С-та жұмыс істемесе, УХ-та сатып алуларды жүргізуге бола ма?
Қажеттіліктер, жоспар мен рәсімдер еншілес компанияның есеп жүйесіне қарамастан УХ-та жүргізіледі. Кірістермен қиынырақ: оларды файлдар арқылы алмасумен алуға немесе алмасу бапталмаса, УХ-қа енгізуге тура келеді.
Қажеттілікті ұштан-ұшқа жоспарлауды бірден қосу керек пе?
Бұл есепке алудың ең толық нұсқасы, ол лимиттер бойынша бақылауды және көлемдерді растауды береді. Бірақ ол барлық ЖОО-дан өтінім тәртібін талап етеді. Топ бұған дайын болмаса, қарапайым нұсқадан бастап, ұштан-ұшқа жоспарлауға екінші науқаннан көшеді.
Сатып алуларды кім жүргізуі керек — БК ма, әлде топтың жеке компаниясы ма?
Екі нұсқа да жұмыс істейді: лотта тапсырыс беруші, сатып алуды ұйымдастырушы және бақылаушы ұйым көрсетіледі. Таңдау жеткізушілермен шарттарға кім қол қоятынына және шығындар топ ішінде қалай бөлінетініне байланысты.
Орталықтандыру қаншалықты тез өтеледі?
Топтың сатып алуларын талдағанға дейін біз сандарды атамаймыз. Үнем бір позицияны бірнеше компания әртүрлі бағамен сатып алатын жерде пайда болады — бұл жылдағы кірістердің жүктеп шығаруынан-ақ көрінеді.
