Клиент 200 бірлікке тапсырыс берді, менеджер жұмада тиеп жөнелтуге уәде етті, ал жабдықтаушы тапсырыс туралы бейсенбіде білді. Мұндай оқиғалар — 1С:Комплексная автоматизация-ның пайдасына басты дәлел: сату, сатып алу, қойма, өндіріс және ақша бір базада, және клиент тапсырысы өзі жабдықтау үшін қажеттілікке айналады. Бірақ бұл құжаттар тізбегі үзіліссіз құрылса ғана жұмыс істейді. Оны басынан аяғына дейін талдайық.
Құжаттар тізбегі
КА-дағы типтік тұтас процесс:
- Клиент тапсырысы — не, қанша, қандай бағамен, қашан тиеп жөнелту, төлем қалай болады.
- Қамтамасыз ету — тапсырыстың әр жолы үшін тауардың қайдан келетіні көрінеді: қоймадан, жеткізушіден, өндірістен.
- Жеткізушіге тапсырыс — «жаттан» емес, қажеттілік негізінде жасалады.
- Тауарлар мен қызметтердің түсуі — қоймаға кіріс, жеткізушіден ЭСФ.
- Тауарлар мен қызметтерді өткізу — клиентке тиеп жөнелту, ЭСФ жазу, қажет болса СНТ.
- Төлем — клиенттен ақша түсуі және жеткізушіге төлем, тапсырыстармен байланысты.
Әр құжат алдыңғысының негізінде жасалады. Бұл формальдылық емес: осылайша КА бұл кіріс дәл осы жеткізушіге тапсырысты, ал ол — дәл осы клиент тапсырысын жабатынын түсінеді.
Сату: нені баптау керек
Келісімдер және баға түрлері
Сату шарттарын — бағаларды, жеңілдіктерді, төлем тәртібін — клиенттермен келісімдер арқылы берген ыңғайлы: барлығына типтік және ірілерге жеке. Баға түрлері (көтерме, бөлшек, дилерлік) сатып алу бағасынан есептеледі немесе қолмен беріледі.
Біз үнемі кездестіретін қате: менеджерлер әр тапсырыста бағаны қолмен түзетеді. Жарты жылдан кейін жеңілдіктер туралы есеп мағынасыз. Шешім — бағаны қолмен өзгертуге құқықтарды шектеп, менеджерлерге түсінікті келісімдер беру.
Тапсырыстар мәртебелері
Клиент тапсырысы келісуден жабуға дейінгі мәртебелерден өтеді. Тауар қай мәртебеде резервтелетінін және тапсырыс қай сәттен бастап жабдықтау қажеттіліктеріне түсетінін баптаңыз. Тым ерте резервтеу қойманы расталмаған тапсырыстармен «қатырады»; тым кеш — жабдықтау қажеттілік туралы соңғы болып біледі.
Қарыздарды бақылау
Келісімде немесе клиент карточкасында берешектің рұқсат етілген сомасы мен мерзімі беріледі. КА мерзімі өткен клиентке тиеп жөнелтуге жол бермеуі мүмкін. Бұл ең пайдалы және ең сирек қосылатын баптаулардың бірі. Дебиторлық берешекпен жұмыс туралы толығырақ — дебиторлық берешек бойынша қызмет бетінде.
Сатып алу: нені баптау керек
Қажеттіліктерді қамтамасыз ету
КА-дағы жабдықтаушы қажеттіліктерден жұмыс істейді: клиенттер тапсырыстары, өндіріске тапсырыстар, ең аз қалдықтар. Қамтамасыз ету өңдеуі нені жетіспейтінін көрсетеді және жеткізушілерге тапсырыстар қалыптастырады. Қажеттіліктер толмаса, клиенттер тапсырыстарының мәртебелерін және қоймалар баптауларын тексеріңіз — бұл ең жиі екі себеп.
Жеткізушілер шарттары
Жеткізушілермен келісімдер бағаларды, жеткізу мерзімдерін және төлем шарттарын сақтайды. КА қашан тапсырыс беру керегін ұсынуы үшін жеткізу мерзімдері керек. Төлем шарттары төлем күнтізбесіне түседі — «КА-дағы қазынашылық» мақаласын қараңыз.
Қосымша шығыстар
Жеткізуді, кеденді және басқа шығыстарды тауарларға бөлумен бөлек құжатпен ресімдеңіз. Әйтпесе тауардың өзіндік құны төмендетіліп, ал маржа жоғарылатылып көрсетіледі. Бұл неге маңызды — «КА-дағы өзіндік құн» мақаласында.
Тізбектегі ЭСФ және СНТ
КА-да ЭСФ өткізулер негізінде жазылады, ал кіріс ЭСФ кірістермен салыстырылады. Тізбек құжаттары «негізінде» жасалса, ЭСФ-тегі деректер қолмен енгізусіз толтырылады. Бақыланатын тауарларға СНТ тиеп жөнелту және орын ауыстыру құжаттарынан ресімделеді. Жалпы ережелер — «1С-тен ЭСФ» және «СНТ және виртуалды қойма» мақалаларында.
Тізбек әдетте қай жерде үзіледі
- Жеткізушіге тапсырыссыз кіріс. Клиент қажеттілігі «қамтамасыз етілмеген» болып қалады, жабдықтау тауарға қайта тапсырыс береді.
- Тапсырыстар бойынша жұмыс істегенде клиент тапсырысысыз өткізу. Резерв ілініп қалады, қойма бар болғаннан аз бос тауар көрсетеді.
- Тапсырысқа немесе шартқа байланыссыз төлем. Өзара есеп айырысулар сома бойынша сәйкес келеді, бірақ тапсырыстар бойынша қарыздар туралы есептер өтірік айтады.
- Қайтару қайтару ретінде емес, жаңа кіріс ретінде ресімделген. Өзіндік құн мен клиенттің қарыздары бұрмаланады.
Айына бір рет жабылмаған тапсырыстар туралы есепті қараған пайдалы: екі-үш айдан ұзақ ілініп тұрғанның бәрі — не ұмытылған тиеп жөнелту, не байланыссыз құжат.
Қайтарулар: клиенттен және жеткізушіге
Қайтару — тізбек ең жиі үзілетін нүкте, өйткені оны «қалай болса солай» ресімдейді. КА-да бұл үшін бөлек құжаттар бар: «Возврат товаров от клиента» («Продажи» бөлімі → «Возвраты и корректировки») және «Возврат товаров поставщику». Клиенттен қайтаруды өткізу құжатын көрсетіп те, көрсетпей де ресімдеуге болады; дұрысы — көрсетіп, бастапқы сату негізінде.
Неге бұл маңызды:
- Өзіндік құн. Клиенттен қайтару құжатында «Себестоимость» бағаны бар, оны сату құжатынан анықтауға болады — сонда тауар сату кезінде тіркелген өзіндік құнмен қайтады. Клиенттен жаңа «кіріс» басқа бағамен партия жасап, маржаны бұрмалайды.
- Қарыздар. Қайтару сол шарт пен тапсырыс бойынша берешекті азайтады. Бөлек кіріс клиентке жоқ қарызды қалдырады.
- ЭСФ. Қайтару бойынша ЭСФ АЖ-да бастапқы шот-фактурамен байланысты дұрыс құжат керек. Қайтару «нөлден» ресімделсе, бастапқы ЭСФ-пен байланыс жоғалады.
Мәселені қалай байқауға болады: сату есебінде клиентте қайтарусыз түсім бар, ал қоймада сатып алушылардан түсініксіз кірістер бар. Бұл сату бөлімі қайтаруларды қалай ресімдейтінін қайта қарауға себеп.
Тізбектің жұмыс істейтінін қалай тексеруге болады
Іске қосудан кейінгі алғашқы айларда аптасына бір рет қысқа тізім бойынша өтеміз:
| Тексеру | Қай жерден қарау керек | Ауытқу нені білдіреді |
|---|---|---|
| Жеткізушіге тапсырыссыз кірістер жоқ | Бос тапсырыс бойынша іріктелген кірістер тізімі | Жабдықтау қажеттіліктерді айналып сатып алады |
| Тапсырыссыз өткізулер жоқ (тапсырыстар бойынша жұмыс істесеңіз) | Өткізулер тізімі | Резервтер ілініп қалады |
| Төлемдер шарттар мен тапсырыстарға байланған | Өзара есеп айырысулар есебі | Тапсырыстар бөлінісіндегі қарыздар сәйкес келмейді |
| Қосымша шығыстар бөлінген | Шығыстарды бөлу құжаттары | Өзіндік құн төмендетілген |
| «Қамтамасыз етуге» мәртебесінде қозғалыссыз ілінген клиент тапсырыстары жоқ | Клиенттер тапсырыстары есебі | Қажеттілік жабдықтауға жетпеген |
Барлық тармақ бойынша екі-үш апта қатарынан таза болса, тексеруді айына бір рет жасауға болады.
КА ма, әлде УТ + Бухгалтерия байланысы ма
Өндіріс болмаса, ал тек сату, сатып алу және қойма керек болса, сол процесті 1С:Управление торговлей-де Бухгалтериямен алмасу арқылы құруға болады. Бір КА базасы қашан тиімдірек екені «Алмасуы бар УТ және Бухгалтерия немесе бір КА базасы» мақаласында талданған. УТ-дағы сатып алу туралы — «УТ-дағы сатып алу».
Клиент тапсырысы мәртебелерін баптау мысалы
Көтерме-өндірістік компанияға жиі ұсынатын нұсқа:
| Мәртебе | Не болады | Кім ауыстырады |
|---|---|---|
| Келісуде | Бағалар мен мерзімдер талқыланады, резерв жоқ | Менеджер |
| Қамтамасыз етуге | Тапсырыс жабдықтау мен өндіріс қажеттіліктеріне түседі | Клиент растағаннан кейін менеджер |
| Тиеп жөнелтуге | Тауар жиналған, өткізуді ресімдеуге болады; алдын ала төлемде — төлемнен кейін | Менеджер |
| Жабық | Бәрі тиеп жөнелтілген және төленген немесе қалдық жойылған | Менеджер немесе регламенттік өңдеу |
Басты келісім — тапсырысты «Қамтамасыз етуге» тек клиент растағаннан кейін ауыстыру. Әйтпесе жабдықтау кейін жойылатын тапсырыстар астына сатып алады. Мәртебелердің нақты атаулары релизге және баптауларға байланысты — мәні әр мәртебеде түсінікті әрекет болуында.
Алдын ала төлем, кейінге қалдыру және ішінара тиеп жөнелту
Төлем шарттары келісімде немесе тапсырыста беріледі: толық алдын ала төлем, ішінара, кестесі бар кейінге қалдыру. Тапсырысты қашан тиеп жөнелтуге болатыны және төлем күнтізбесіне күтілетін түсім ретінде не түсетіні солардан байланысты.
Ішінара тиеп жөнелту — қалыпты жағдай: тауардың бір бөлігі бар, бір бөлігі жеткізуді күтеді. КА-да бұл бір тапсырыс бойынша бірнеше өткізу. Қалдық үшін жаңа тапсырыс жасамаңыз — бастапқы қажеттілікпен және клиент тарихымен байланыс жоғалады.
Қарау керек есептер
- сату және жалпы пайда бойынша — менеджерлер, клиенттер, тауарлар;
- клиенттер тапсырыстары бойынша — не тиеп жөнелтілмеген және неге;
- қамтамасыз ету бойынша — жеткізушілерден не тапсырыс берілген және қашан келеді;
- берешек бойынша — кім қарыз, қанша және қандай мерзімі өткен.
Төрт есеп коммерциялық директор сұрақтарының басым бөлігін жабады. Әр басшы үшін қажетті іріктеулері бар өз нұсқаларын сақтаңыз. КА директорға қалай жарайтыны туралы — «КА-дағы басқарушылық есеп және есептілік» мақаласында.
Тұтас процесті енгізуді неден бастау керек
Бүкіл тізбекті бірден іске қосу міндетті емес. Жұмыс тәртібі:
- Қойма және өткізулер — дұрыс қалдықтар мен тиеп жөнелтулер, бағдарламадан ЭСФ.
- Кірістер және қосымша шығыстар — дұрыс өзіндік құн.
- Клиенттер тапсырыстары және қарыздарды бақылау — сату тәртібі.
- Қамтамасыз ету және жеткізушілерге тапсырыстар — қажеттіліктер бойынша жабдықтау.
- Қазынашылықпен байланыс — төлем күнтізбесіндегі төлем кестелері.
Әр қадам өз алдына нәтиже береді, және пайдаланушылар бір күнде он жаңа құжат алмайды.
Құны
Лицензия — 1С:Комплексная автоматизация для Казахстана. Процестерді баптауды сағатпен есептейміз: сағатына 22 000 ₸-ден бастап. Енгізу қалай өтетіні — КА енгізу және баптау бетінде.
Жиі қойылатын сұрақтар
Клиенттер тапсырыстары арқылы жұмыс істеу міндетті ме?
Жоқ. Қоймадан бөлшек және ұсақ көтерме сату үшін өткізуді бірден ресімдеуге болады. Тапсырыстар тауар клиент үшін резервтелгенде, сатып алынғанда немесе өндірілгенде керек.
Борышкерлерге тиеп жөнелтуге тыйым салуға бола ма?
Иә, клиенттермен келісімдердегі берешекті бақылау арқылы. Рұқсат етілген сомалар мен мерзімдер туралы сату бөлімімен алдын ала келісу маңызды.
Жабдықтау жаңа клиент тапсырысы туралы қалай біледі?
Қажеттіліктерді қамтамасыз ету арқылы: қажетті мәртебедегі клиент тапсырысы жабдықтаушы қамтамасыз ету өңдеуінде көретін қажеттілікті қалыптастырады.
Сатып алушыдан тауарды қайтаруды қалай ресімдеуге болады?
Бастапқы өткізу негізінде клиенттен қайтару құжатымен. Сонда тауар бастапқы өзіндік құнмен қайтады, клиенттің қарызы азаяды, ал ЭСФ бойынша бастапқы шот-фактураға түзетілген немесе қосымша шот-фактура жазуға болады.
