Директор «тоқсандағы бағыттар бойынша пайданы» сұрайды, ал бухгалтер үш есепті Excel-ге жүктеп шығарып, екі күн бойы қолмен жинайды. 1С:Комплексная автоматизация-да бұдан құтылуға болады: басқарушылық есеп операциялық есеппен бір базада жүргізіледі, және есептер сол құжаттардан құрылады. Бірақ компания сандарды қандай қималарда көргісі келетінін алдын ала келіссе ғана.
КА-дағы басқарушылық есептің бухгалтерлік есептен айырмашылығы
КА-да әр құжат бірден екі есепте қозғалыстар қалыптастырады:
- басқарушылық — басқарушылық есеп валютасында, басшыға керек қималарда: қызмет бағыттары, бөлімшелер, менеджерлер, баптар;
- регламенттелген — шоттар жоспары бойынша, теңгемен, салықтық және бухгалтерлік есептілік үшін. Ол туралы — сериядағы «КА-дағы регламенттелген есеп» бөлек мақаласы.
Артықшылығы — екі база жүргізудің немесе деректерді көшірудің қажеті жоқ. Кемшілігі — бастапқы құжаттағы қате екі есепті бірден бүлдіреді.
Баптау алдында шешу керек үш сұрақ
1. Пайданы қандай қималарда көру керек
Көбіне бұл:
- қызмет бағыттары — мысалы, «Көтерме», «Бөлшек», «Өндіріс», «Сервис»;
- бөлімшелер — сату бөлімдері, филиалдар;
- номенклатуралық топтар немесе тауар санаттары.
Қызмет бағыттары — басты құрал. Оларға сату, шығыстар және, қаласаңыз, ақша байланады. Бағыттарды басында баптамасаңыз, кейін бүкіл кезеңдегі құжаттарды қайта өткізуге тура келеді.
2. Қандай шығын баптары керек
Шығын баптары шығынның қайда кететінін анықтайды: тауарлардың өзіндік құнына, өнімнің өзіндік құнына немесе нақты бағыттың қаржылық нәтижесіне. Әр бапқа бөлу нұсқасы беріледі. Ондағы қате — қате пайданың ең жиі себептерінің бірі: қойма жалдауы «барлық бағыттарға» бөлінеді, ал шын мәнінде қойма тек көтермеге жұмыс істейді.
3. Қай валютада
Басқарушылық есеп валютасы бастапқы баптау кезінде беріледі. Долларға немесе рубльге сатып алатын компанияларға кейде басқарушылық есепті сатып алу валютасында жүргізу ыңғайлырақ. Мұны іске қосуға дейін шешіңіз: жұмыс істеп тұрған базада валютаны өзгерту — бөлек жоба.
Қандай есептер директорға жауап береді
Негізгі есептер «Финансовый результат и контроллинг» бөлімінде және сату, сатып алу мен қазынашылық бөлімдерінің есептерінде жинақталған.
| Сұрақ | Қайдан іздеу керек |
|---|---|
| Қанша және неден таптық | Клиенттер, тауарлар, менеджерлер, бағыттар бойынша жалпы пайда туралы есептер |
| Бағыт бойынша таза пайда қандай | Бөлінген шығыстарды ескеретін қаржылық нәтижелер туралы есеп |
| Қанша ақша бар және қайда кетті | АҚҚ баптары бойынша ақша қаражатының қозғалысы туралы есептер |
| Бізге кім қарыз және біз кімге | Клиенттер мен жеткізушілердің берешегі туралы есептер, оның ішінде мерзімі өткен |
| Қоймаларда не жатыр және ол қанша тұрады | Қоймалардағы тауарлар ведомосы, қалдықтар мен айналымдар |
Жалпы пайда бағалау өзіндік құнымен бірден қолжетімді. Бағыттар бойынша таза пайда тек айды жапқаннан кейін дұрыс. Неге олай екені «КА-дағы өзіндік құн» мақаласында талданған.
Есептілікті қалай тұрақты ету керек
Басқарушылық есепте ең бастысы — есеп емес, ырғақ. Жобаларда мынадай схеманы ұсынамыз:
- күн сайын — ақша қалдықтары және төлем күнтізбесі (толығырақ — «КА-дағы қазынашылық»);
- апта сайын — сату, жалпы пайда, мерзімі өткен дебиторлық берешек;
- ай сайын, айды жапқаннан кейін — бағыттар бойынша қаржылық нәтиже, жоспар-факт.
Есептерді нұсқаларға баптап, кесте бойынша поштаға жіберуге болады, сонда директорға базаны ашудың қажеті жоқ. Әр басшы үшін қажетті іріктеулері бар өз есеп нұсқасын сақтаңыз — бұл бес минуттық жұмыс, ол түсіндіруге кететін сағаттарды үнемдейді.
Көбіне қайда қателеседі
- Құжаттардың бір бөлігінде қызмет бағыты толтырылмаған. «Бағытсыз» пайда өседі, және есеп мағынасын жоғалтады. Толтыру міндеттілігімен және айына бір рет тексерумен емделеді.
- Шығыстар басқа баппен ресімделген. Бухгалтер «Басқа шығыстарды» таңдайды, өйткені жылдамырақ. Жарты жылдан кейін шығыстардың 30 %-ы — «басқа».
- Ай жабылмаған, ал есеп меншік иесіне жіберілген. Кейін пайда өзгереді, және сандарға сенім төмендейді. Қаржылық нәтиже тек жабудан кейін жарияланатынына келісіңіз.
Жоспар-факт керек болса
Толыққанды жоспар-факт талдауы үшін жоспарлы көрсеткіштер — сату, шығыстар, ақша қозғалысы — КА-да бюджеттеуді талап етеді. Қазақстандық КА-да бұл үшін не бар екенін «КА-дағы бюджеттеу» мақаласында талдадық. Шоғырландыруы бар компаниялар тобын бюджеттеу керек болса, бұл енді 1С:ERP деңгейіндегі міндет — КА мен ERP салыстыруын қараңыз.
Сауда-өндірістік компания үшін құрылым мысалы
Әрі сауда жасайтын, әрі өндіретін клиентпен талқылауды бастайтын типтік құрылым:
| Қима | Мәндері | Не үшін |
|---|---|---|
| Қызмет бағыттары | Көтерме, Бөлшек, Өз өндірісі | Бизнестердің табыстылығын салыстыру |
| Бөлімшелер | Алматы сату бөлімі, Астана сату бөлімі, Цех, Қойма, Әкімшілік | Жауаптылар бойынша шығыстарды көру |
| Шығын баптарының топтары | Персонал, Жалдау және ұстау, Логистика, Маркетинг, Әкімшілік | Шығыстар туралы оқылатын есеп |
| Тауар санаттары | Ассортимент бойынша | Санаттар бойынша маржа |
Бөлек сұрақ — әкімшілік шығыстарын қайда жатқызу. Екі тәсіл бар: оларды бағыттарға база бойынша бөлу (түсім, жалпы пайда, қызметкерлер саны) немесе бөлмей қалдырып, бағыттың маржалық кірісін қарау. Біз көбіне екіншісін ұсынамыз: бағыт басшысы өзі әсер ететін нәрсеге жауап береді, және «бухгалтерияны маған неге ілді» деген даулар жоғалады.
Басқарушылық баланс
Пайда мен ақшадан басқа, меншік иесін әдетте компания ақшасының қайда шоғырланғаны қызықтырады: қойма, дебиторлық берешек, шоттардағы ақша, жеткізушілер мен банктерге қарыздар. Бұл деректер КА-да бар — қорлар, өзара есеп айырысулар және ақша қаражаты бойынша есептерде. Оларды бір кестеге бапталған есеппен жинауға болады. Міндетті шарт — жабылған ай, әйтпесе қорларды бағалау толық емес.
Баптау қанша уақыт алады
Біздің тәжірибеміз бойынша бағдар: есеп КА-да жүргізіліп жатса және деректер жалпы тәртіпте болса, қималарды, баптарды және есеп нұсқаларын баптау — кеңесшінің бірнеше жұмыс күні плюс қаржы директорының келісуге кететін уақыты. Қималар жұмыс басынан толтырылмаса, өткен кезеңдердегі құжаттарды түзету қосылады — оның көлемін базаны талдағаннан кейін бағалаймыз.
Басқарушылық есептілікті іске қосу алдындағы тексеру парағы
- Қызмет бағыттары директормен келісілген және КА-ға енгізілген.
- Әр құжат үшін бағыт қайдан алынатыны түсінікті: келісімнен, бөлімшеден немесе қолмен таңдалады.
- Шығын баптары түсінікті тізімге дейін қысқартылған, әрқайсысында бөлу нұсқасы бар.
- Басқарушылық есеп валютасы таңдалған.
- Айды жабатын және сандарға жауап беретін адам тағайындалған.
- Директор үшін есеп нұсқалары сақталған, жіберу бапталған.
Кем дегенде бір тармақ орындалмаса, есептер болады — бірақ оларға сенім болмайды. Тәсілді қарапайым бағдарламамен «УНФ-тағы басқарушылық есеп» мақаласы бойынша салыстыруға болады: онда бәрі қарапайым, бірақ қималар да аз.
Баптау құны
Лицензия — 1С:Комплексная автоматизация для Казахстана. Басқарушылық есеп пен есептерді баптауды сағатпен есептейміз: сағатына 22 000 ₸-ден бастап. Толығырақ — КА сүйемелдеу бетінде.
Басқарушылық есептілікті бухгалтериямен қалай салыстыруға болады
Директор пайда туралы есепті алды, бухгалтер — өз декларациясын, ал сандар сәйкес келмейді. Бұл қалыпты жағдай, бірақ айырмашылық таңғалдырмауы, түсіндірілуі керек. Біз ай сайын қысқа салыстыру жүргіземіз:
- Түсім. Басқарушылық және бухгалтерлік есептегі түсімді салыстырамыз. Айырма түсінікті себептерден құралуы керек: тану күндерінің әртүрлілігі, өз ұйымдары арасындағы ішкі орын ауыстырулар, валюталық қайта есептеулер.
- Өзіндік құн. Егер ол қатты алшақтаса — алдымен ай толық жабылғанын және жабудан кейін өткізілген құжаттар жоқ екенін тексереміз.
- Бабы жоқ шығыстар. Бабы немесе қызмет бағыты толтырылмаған шығыстарды іздейміз. Әрбір осындай құжат — директорға арналған есептегі тесік.
- Айырмашылық себептерін қысқа кестеге жазамыз. Бірнеше айдан кейін ол анықтамаға айналады: директор айырманың қайдан шыққанын өзі көреді.
Салыстыру ай сайын жасалса бір-екі сағат, жыл соңына дейін кейінге қалдырылса бірнеше күн алады.
Жиі қойылатын сұрақтар
Басқарушылық пайда неге бухгалтерлік пайдаға сәйкес келмейді?
Себебі бұл есептің әртүрлі модельдері: басқарушылық есеп шығыстарды басқаша топтауы, өз ұйымдары арасындағы ішкі айналымдарды алып тастауы, басқа валютада жүргізілуі мүмкін. Айырмашылықтың әр бөлігін түсіндіруге болса, ол қалыпты.
КА-да басқарушылық есепті бухгалтерлік есепсіз жүргізуге бола ма?
Бухгалтерия басқа бағдарламада жүргізілсе, регламенттелген есепті пайдаланбауға болады. Бірақ сонда КА-ның басты артықшылығы — барлық есептерге бір база — жоғалады.
Қанша қызмет бағытын енгізу керек?
Директор шынымен салыстырғысы келетін бизнес-бірліктер қанша болса, сонша. Әдетте 3–7. Көп болса — есепті оқымай қояды.
КА-да жоқ өз есебімді жасауға бола ма?
Иә. Көп міндеттер типтік есептердің нұсқаларын баптау арқылы шешіледі. Бұл аз болса, есеп типтік конфигурацияны өзгертпей, кеңейтуде пысықталады.
