«Бухгалтерия бойынша пайда бар, ал ақша жоқ» — шағын бизнес иелерінің жартысы бізге осы сөзбен келеді. Бухгалтерлік есеп иесіне емес, салық органына жауап береді: ол бағыттар бойынша пайданы көрсетпейді, банкті айналып өтіп қолма-қол төленген ақша туралы білмейді және бір ай кешігіп жабылады. 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана басқарушылық есеп бағдарламасы ретінде ойластырылған. Ол қандай сандар беретінін және оларға сену үшін не істеу керегін қарастырамыз.
УНФ-тағы басқарушылық есеп дегеніміз не
«1С» фирмасының сипаттамасына сәйкес, Қазақстанға арналған УНФ компания құрамындағы барлық ұйым бойынша немесе әр ұйым бойынша бөлек өтпелі басқарушылық есеп жүргізуге мүмкіндік береді. Қаржы және талдау бөлімінде мыналар бар:
- басқарушылық шоттар жоспары, басқарушылық баланс, пайда мен залал есебі, ақша қозғалысы туралы есеп;
- кірістер мен шығыстарды есептеу әдісімен немесе есептеу және кассалық әдіспен қатар есепке алу;
- қаржылық жоспарлар: болжамды баланс, кірістер мен шығыстар бюджеті, ақша қаражатының қозғалысы бюджеті;
- «Монитор руководителя»: ақша қалдықтары, дебиторлық және кредиторлық берешек (соның ішінде мерзімі өткені), пайда мен залал;
- кез келген бөліністерді баптауға болатын талдамалық есептер.
Бухгалтериядан басты айырмашылығы: есеп менеджерлер, қоймашылар мен кассирлер енгізетін сол құжаттардан құрылады. Басқарушылық есепті бөлек «жүргізудің» қажеті жоқ — құжаттар уақытында енгізілсе, ол өзі қалыптасады.
Иесіне керек үш есеп
Пайда мен залал
Кезеңде қанша таптық: түсім минус өзіндік құн минус шығыстар. УНФ-та — есептеу әдісі бойынша, яғни кіріс төлем кезінде емес, тиеп жөнелту кезінде танылады. Бұл адал пайда, бірақ ол ақшамен сәйкес келмейді.
Ақша қозғалысы
Баптар бойынша қанша ақша келіп, кетті. Бұл кассалық көзқарас: тауар әлі тиеп жөнелтілмесе де, клиенттен аванс мұнда бар.
Басқарушылық баланс
Белгілі бір күнге компанияда не бар және ол кімге қарыз: ақша, қоймадағы тауарлар, сатып алушылардың қарыздары, жеткізушілерге қарыздар, капитал. Ең бағаланбаған есеп. Дәл осы есеп «пайда қайда» деген сұраққа жауап береді: қоймадағы тауарда, клиенттердің қарызында немесе сатып алынған жабдықта.
| Иесінің сұрағы | Қай есеп жауап береді |
|---|---|
| Осы айда таптық па? | Пайда мен залал |
| Жалақыға ақша жете ме? | Ақша қозғалысы, төлем күнтізбесі |
| Пайда бар болса, ақша қайда? | Басқарушылық баланс |
| Қай бағыт пайдалырақ? | Бағыттар бөлінісіндегі пайда мен залал |
| Бізге кім қарыз және қаншасы мерзімі өткен? | Монитор руководителя, сатып алушылармен есеп айырысу |
Сандар неге «сәйкес келмейді» және оны қалай түзетуге болады
УНФ-тағы басқарушылық есеп үш шарт орындалғанда дұрыс сандар береді. Бізден «жөндеуді» сұрайтын әр базада дерлік олардың біреуінің бұзылғанын көреміз.
1. Барлық ақша бағдарламада. Кассаны айналып өтетін қолма-қол ақша, жеке картаға Kaspi аударымдары, иесі жеке төлеген шығыстар — мұның бәрі УНФ-та болуы керек. Әйтпесе баланс сәйкес келмейді, ал пайда бұрмаланады. Кассаларды, банкті және есеп беретін тұлғаларды қалай жүргізу керегі — «УНФ-тағы ақша» мақаласында.
2. Ай жабылады. Өзіндік құн, жанама шығыстарды бөлу және қаржылық нәтиже ай жабылғанда есептеледі. Онсыз есептерде тек «шикі» сандар болады. Өндіріс үшін бұл әсіресе байқалады — «УНФ-тағы өндіріс» мақаласын қараңыз.
3. Бастапқы қалдықтар адал енгізілген. Іске қосқанда тауарлар қалдықтары, клиенттер мен жеткізушілердің қарыздары енгізілмесе, баланс бірінші күннен жоқ «капиталды» көрсетеді.
Кірістер мен шығыстар баптары: қалай батып кетпеу керек
УНФ-тағы әр шығыс бапқа жатады. Біз үнемі көретін қате — «не болса да» деп жүз бап. Жарты жылдан кейін пайда мен залал есебінде екі бет ұсақ-түйек болады да, иесі оны ашуды қояды.
Шағын бизнес үшін жұмыс құрылымы — 15–25 шығыс бабы:
- айнымалы: өзіндік құн, жеткізу, банктер мен маркетплейстер комиссиясы, кесімді төлем;
- тұрақты: жал, кеңсе жалақысы, байланыс пен бағдарламалар, бухгалтерия;
- маркетинг: жарнама, сайт;
- салықтар: салыққа дейінгі және кейінгі пайданы көру үшін бөлек;
- қаржылық: несиелер бойынша пайыздар.
Егжей-тегжейлірек керек болса — жаңа баптарды емес, бөліністерді (бағыттар, бөлімшелер) пайдаланыңыз.
Бірнеше ұйым: бір базада ЖШС және ЖК
Қазақстанда жиі кездесетін жағдай — иесі бизнесті ЖШС және бір-екі ЖК арқылы жүргізеді. Әрқайсысының бухгалтериясы өзінікі, ал иесі пайданы жалпы көргісі келеді.
УНФ бір базада бірнеше ұйым бойынша есеп жүргізуге және есептерді әрқайсысы бойынша да, жалпы компания бойынша да қарауға мүмкіндік береді. Бұл ретте әр ұйымның регламенттелген есебі 1С:Бухгалтерия бағдарламасында жүргізіледі — «1С» сипаттамасы бойынша, УНФ онымен деректер алмасады. Байланысты қалай баптау керегі «ЭСФ және регламенттелген есеп: УНФ және Бухгалтерия» мақаласында қарастырылған. Ал Бухгалтерияның өзінде бірнеше ұйымды қалай жүргізу керегі — «Бір базада бірнеше ұйым» мақаласында.
Бюджет: жоспар мен факт
УНФ-тағы қаржылық жоспарлар — кірістер мен шығыстар бюджеті, ақша қозғалысы бюджеті, болжамды баланс. Олармен басқарушылық есеп тек тарих болудан қалады: тоқсанға жоспар және одан ауытқулар көрінеді.
Бір бюджеттен бастаған жөн — әдетте ірі баптар бойынша тоқсанға кірістер мен шығыстар. Фактімен айына бір рет салыстыру. Алғашқы екі бюджет жұмыс істегенде болжамды баланстың мағынасы бар.
УНФ-тағы басқарушылық есептің шегі қайда
УНФ бір-екі бағыты бар және бірнеше ұйымға дейінгі компанияның басқарушылық есебін жақсы жабады. Шектеулер мыналар керек болғанда басталады:
- топ ішілік айналымдары бар компаниялар тобын шоғырландыру;
- ҚЕХС бойынша есептілік;
- жауапкершілік орталықтары бойынша келісумен күрделі бюджеттеу.
Бұл енді 1С:Комплексная автоматизация, ERP немесе 1С:Управление холдингом міндеттері. Салыстыру — «Өсіп келе жатқан компания үшін УНФ, УТ немесе КА» мақаласында.
Неден бастау керек
- Кірістер мен шығыстар баптарының құрылымы — 15–25 бап.
- Барлық кассалар, шоттар, есеп беретін тұлғалар — бағдарламаға.
- Іске қосу күніне адал бастапқы қалдықтар.
- Бірінші айды кеңесшімен бірге жабу.
- «Монитор руководителя» мен үш негізгі есепті баптау.
Бағдарламаны енді ғана қарастырып жүрсеңіз, «УНФ: кімге сәйкес келеді және оның шегі қайда» мақаласынан бастаңыз. Лицензиялар — 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана бетінде, ал басқарушылық есепті баптауды 1С енгізу аясында жасаймыз, жұмыстар — сағатына 22 000 ₸-ден.
Айды жабу ырғағы
Басқарушылық есеп өткен айдың сандары жаңа айдың соңында емес, алғашқы күндерінде болса пайдалы. Шағын компанияларға ұсынатын ырғақ:
| Қашан | Не істейміз | Кім |
|---|---|---|
| Күн сайын | Сату, сатып алу, ақша құжаттары операция күні енгізіледі | Менеджерлер, қоймашы, кассир |
| 1–2-күн | Кассалар мен банкті салыстыру, есеп беретін тұлғалар, ұмытылған шығыстарды енгізу | Бухгалтер немесе әкімші |
| 3-күн | УНФ-та айды жабу | Бухгалтер немесе кеңесші |
| 4–5-күн | Есептерді иесімен талдау: пайда, ақша, баланс | Иесі, басшылар |
Мұндағы ең құндысы — төртінші жол. Ешкім талқыламайтын есептерді үш айдан кейін ұқыпты жүргізуді қояды. Айына бір рет иесі сандар бойынша сұрақ қоятын бір сағаттық кездесу жеткілікті — және есептің сапасы өздігінен өседі. Мұндай кездесуге қандай есептерді шығару керегін «Иесіне арналған УНФ есептері» мақаласында қарастырамыз.
Жиі қойылатын сұрақтар
УНФ-тағы басқарушылық есептің бухгалтерлік есептен айырмашылығы неде?
Бухгалтерлік есеп мемлекет алдындағы есептілік үшін СК және стандарттар ережелері бойынша жүргізіледі. Басқарушылық есеп — иесінің ережелері бойынша: өз баптары, бөліністері, кірісті тану әдісі. УНФ басқарушылық есепті жүргізеді, ал регламенттелген есеп 1С:Бухгалтерия бағдарламасында қалады.
Пайданы есептеу бойынша да, ақша бойынша да көруге бола ма?
Иә. «1С» сипаттамасы бойынша, УНФ-та кірістер мен шығыстарды есептеу әдісімен немесе есептеу және кассалық әдіспен қатар есепке алуға болады.
Басқарушылық баланста капитал неге оғаш?
Әрдайым дерлік — бастапқы қалдықтар енгізілмеген немесе қатемен енгізілген: тауарлар, сатып алушылардың немесе жеткізушілердің қарыздары. Іске қосу күніне қалдықтарды енгізу құжаттарын тексеріңіз.
УНФ-та бірнеше ЖШС пен ЖК жүргізуге бола ма?
Иә, есепті әр ұйым бойынша бөлек немесе барлығы бойынша бірге жүргізуге болады. Әр ұйымның регламенттелген есебі — Бухгалтерияда.
