Иесі сатуды, қойманы және ақшаны УНФ-те, бухгалтер салықтарды Бухгалтерияда жүргізеді. Құжаттар қолмен көшірілгенше, айырмашылықтар сөзсіз: жүкқұжатты бір базада түзетіп, екіншісінде ұмытады, ЭСФ екі рет жазылады. Жұмысты екі бағдарлама арасында қалай бөлу керегін және бухгалтер құжаттарды қайта термеуі үшін алмасуды қалай баптау керегін талдаймыз.
Неліктен УНФ Бухгалтерияны алмастырмайды
1С:Управление нашей фирмой для Казахстана — басқарушылық есеп бағдарламасы. Онда басқарушылық шоттар жоспары, баланс, пайда мен залал есебі, ақша қозғалысы бар. Онда КГД нысандары бойынша салықтық есептілік жоқ.
Тіпті жалақы бойынша бағдарлама сипаттамасында тура айтылған: регламенттелген жалақыны, еңбекақы қорынан салықтар мен жарналарды 1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана-да есептеу ұсынылады. УНФ-те — басқарушылық жалақы, табель және төлем ведомостері. Толығырақ — «УНФ-тегі жалақы: қашан жеткілікті» мақаласында.
Сондықтан жалпы белгіленген режимдегі ЖШС және ЖК үшін стандартты схема:
| УНФ | Бухгалтерия для Казахстана | |
|---|---|---|
| Кім жұмыс істейді | Иесі, менеджерлер, қойма, кассирлер | Бухгалтер |
| Не жүргізіледі | Тапсырыстар, сату, сатып алу, қойма, ақша, өндіріс | Салықтық және бухгалтерлік есеп, жалақы, есептілік |
| Құжаттар | Бастапқы құжаттар — осында енгізіледі | УНФ-тен алмасу арқылы келеді |
| Есептер | Иесіне арналған басқарушылық есептер | Салық нысандары, қаржылық есептілік |
Бухгалтериямен алмасу: нені баптау керек
УНФ для Казахстана 1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана-мен типтік синхрондау тетігі арқылы деректер алмасады — пысықтаусыз. Алмасуды қоспас бұрын үш нәрсе туралы келісіңіз.
1. Бағыт. Классикалық схема — құжаттар УНФ-те енгізіліп, Бухгалтерияға жүктеледі. Бухгалтер оларды Бухгалтерияда өзгертпейді, қате тапса — УНФ-те түзетіп, қайта жүктейді. Бухгалтер өзінде түзете бастаса, келесі жүктеуде оның түзетулері қайта жазылады.
2. Анықтамалықтар. Контрагенттер, номенклатура, шарттар, ақша қозғалысы баптары — бір дереккөз. Әдетте бұл УНФ. Контрагенттердің телнұсқалары — «лас» алмасудың ең жиі себебі: УНФ-те «ЖШС Альфа», Бухгалтерияда «Альфа ЖШС», алмасу үшіншісін жасайды. Бірінші алмасуға дейін анықтамалықтарды БСН бойынша тазалаңыз.
3. Қай күннен бастап. Алмасуды екі базадағы қалдықтар салыстырылған айдың немесе тоқсанның басынан қосады.
3.0 редакциясының релиздерінде алмасу жетілдірілді: мысалы, қайта жүктеу кезінде «Вид поступления» талдамасы сақталады, ақша қозғалысы баптарымен алмасу кезінде қызмет және операция түрлері толтырылады. УНФ немесе Бухгалтерия нұсқаңыз ескі болса, алдымен конфигурацияларды жаңартыңыз — үйлесімсіз нұсқалар арасындағы алмасу жиі бұзылады.
Алмасудың типтік қателері УТ үшін талдағандарға ұқсас — «УТ мен Бухгалтерия алмасуы: қателер» мақаласын қараңыз.
ЭСФ-ті қай жерде жазу керек
УНФ для Казахстана-да ЭСФ АЖ-мен интеграция бар: шот-фактураны тікелей бағдарламадан жазып, жіберуге болады. Бухгалтерияда да мұндай мүмкіндік бар. Осыдан басты тәуекел — ЭСФ екі базада да жазылады.
Ереже қарапайым: ЭСФ бір жерде жазылады. Біз әдетте былай таңдаймыз:
- УНФ-те, тиеп жөнелтулер көп болса және оларды менеджерлер ресімдесе: ЭСФ өткізуден кейін бірден кетеді, бухгалтер жүктеуді күтпейді.
- Бухгалтерияда, тиеп жөнелтулер аз болса, ал бухгалтер бәрін, соның ішінде түзетілген және қосымша ЭСФ-ті өзі бақылағысы келсе.
Нені таңдасаңыз да, оны жазбаша бекітіп, қажет емес адамдарға жазуды қолжетімділік құқықтарымен өшіріңіз. Құқықтар туралы — «УНФ-тегі пайдаланушылар құқықтары және қызметкерлердің жұмысы» мақаласында.
ЭСФ АЖ-мен жұмыс үшін электрондық қолтаңба және криптопровайдер керек. Қазақстандық УНФ 3.0 жаңартуларының сипаттамасында NCALayer әдепкі криптопровайдер болғаны, криптография баптаулары жалпы баптаулардағы бөлек нысанға шығарылғаны, ал ГОСТ 2015-ті қолдамайтын 1.8 нұсқалы ескі кітапхана алынып тасталғаны айтылған. Жаңартудан кейін ЭСФ жіберілмей қалса — алдымен осы баптауларды тексеріңіз.
Жалпы тәртіп пен қателерді талдау — «1С-тен ЭСФ жазу» мақаласында, түзетілген және қосымша шот-фактуралар туралы — «Түзетілген және қосымша ЭСФ» мақаласында.
Бухгалтериясыз болса ше?
«УНФ + өз бағдарламасындағы аутсорсингтегі бухгалтер» нұсқасы кездеседі. Жұмыс істей алады, бірақ онда алмасу тізілімдерді жүктеп шығару арқылы жүреді, ал салыстыру — айына бір рет қолмен. Мұндай салыстыруда екі күн жоғалатынын көрдік. Аутсорсингтегі бухгалтер 1С:Бухгалтерияда жұмыс істесе — оның базасымен алмасуды баптаған дұрыс.
Оңайлатылған декларациядағы шағын ЖК үшін кейде бір УНФ және 910.00 нысанын қолмен тапсыру жеткілікті. Бірақ бұл шешім режим мен айналымға байланысты — бухгалтермен талқылаңыз. ЖК есебі туралы — «ЖК үшін Бухгалтерия» мақаласында.
Екі базаның орнына бір база керек болғанда
Алмасу апта сайын бұзылса, ал бухгалтер уақытының жартысын салыстыруға жұмсаса, бизнес байланыстан асып кеткен болуы мүмкін. Балама — басқарушылық және регламенттелген есебі бар бір база: Комплексная автоматизация. Салыстыру — «Өсіп келе жатқан компания үшін УНФ, УТ немесе КА» мақаласында.
Байланыс қанша тұрады
- 1С:УНФ для Казахстана: Базовая — 36 300 ₸, ПРОФ — 136 250 ₸.
- 1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана: Базовая — 25 900 ₸, ПРОФ — 97 250 ₸.
Алмасуды баптау, анықтамалықтарды тазалау және бірінші айды тексеру — сағатына 22 000 ₸-ден бастап. Бухгалтерияны да нөлден орнату керек болса — бухгалтерлік есепті автоматтандыру бетін қараңыз.
Екі базаның жұмыс регламенті: кім, не және қашан
Техникалық тұрғыдан алмасу бір күнде бапталады. Адамдардың келісуі қиынырақ. Біз қысқа регламентті — бір беттік — ресімдеп, оны бухгалтер мен менеджерлердің жанына іліп қоямыз.
| Не | Кім | Қашан |
|---|---|---|
| Сату, сатып алу, төлемдерді енгізу | Менеджерлер, кассир | Оқиға күні |
| Бухгалтерияға жүктеу | Автоматты түрде немесе жауапты адам | Күн сайын немесе аптасына бір рет |
| Келген құжаттарды тексеру | Бухгалтер | Жүктеуден кейін |
| Қателерді түзету | Құжатты енгізген адам, УНФ-те | Бухгалтердің ескертуінен кейін бірден |
| ЭСФ жазу | Бір базадағы бір жауапты адам | Салық кодексі бойынша мерзімде |
| УНФ-те айды жабу | Басқарушылық есепке жауапты адам | Тыйым салу күнін орнатқанға дейін |
| Бухгалтерияда айды жабу | Бухгалтер | Барлық құжат келгеннен кейін |
Регламенттегі ең бастысы — «қателерді түзету» жолы. Бухгалтер «тезірек болу үшін» өзінде түзетсе, бір айдан кейін базалар алшақтайды, ал қай сан дұрыс екенін ешкім есіне түсірмейді.
Алмасудың «бұзылғанын» қалай байқауға болады
Айына бір рет екі базада үш санды салыстырыңыз: есеп айырысу шотындағы ақша қалдығы, ең ірі сатып алушының қарызы және бір-екі жүрісті тауар бойынша қалдық. Біреуі болса да сәйкес келмесе — жүктелмеген немесе тек бір базада түзетілген құжатты іздеңіз. Салыстыру ай сайын болса, бұл әдетте жарты сағатта табылады, ал есептілікті тапсыру алдында жылына бір рет жасалса — бірнеше күнде.
Бірінші алмасу алдындағы чек-парақ
- УНФ мен Бухгалтерия конфигурациялары өзекті релиздерге дейін жаңартылды.
- Екі базаның да сақтық көшірмелері жасалды.
- Контрагенттер БСН/ЖСН бойынша, номенклатура атауы мен артикулы бойынша телнұсқалардан тазартылды.
- Алмасу басталатын күнгі ақша, тауар және өзара есеп айырысу қалдықтары екі базада салыстырылды.
- ЭСФ қай базада жазылатыны шешілді, артық құқықтар өшірілді.
- Алмасуға және синхрондау қателерін талдауға жауапты адам тағайындалды.
- Бірінші алмасу базалардың көшірмелерінде жүргізіліп, нәтижесін бухгалтер тексерді.
Соңғы тармақ жүйкені ең көп үнемдейді. Көшірмелерде қанша контрагент жаңадан құрылатыны, қандай құжаттар көшпейтіні және неліктен екені көрінеді — мұның бәрін жұмыс Бухгалтериясында артық жазбалар пайда болғанға дейін түзетуге болады.
Іске қосқаннан кейін шығатын қателер
- Жабық кезеңдегі құжаттар. Менеджер УНФ-та өткен айдың өткізуін түзетті, жүктеуден кейін Бухгалтерияда жабық кезең өзгерді. Екі базада да өзгертуге тыйым салу күні (УНФ-та ол «Настройки» → «Настройки пользователей и прав» бөлімінде беріледі) және ереже көмектеседі: «өткен күнмен» түзетулер — тек бухгалтер арқылы.
- Жаңа қойма немесе касса тек бір базада. Олармен құжат бос деректемелермен кетеді немесе мүлде кетпейді. Жаңа қоймаларды, кассаларды және банк шоттарын бір жауапты адам енгізеді және олардың қалай көшкенін бірден тексереді.
- Алмасу үнсіз іске қосылмайды. Егер алмасу автоматты болса, аптасына бір рет оның соңғы рет қашан өткенін қараңыз. Тоқтап қалған алмасуды көбіне тек есептілікті тапсырғанда байқайды.
Жиі қойылатын сұрақтар
УНФ для Казахстана-дан салықтық есептілікті тапсыруға бола ма?
Жоқ. УНФ — басқарушылық бағдарлама, салық нысандары 1С:Бухгалтерия для Казахстана-дан немесе басқа бухгалтерлік бағдарламадан тапсырылады.
УНФ-тен ЭСФ жазуға бола ма?
Иә, УНФ для Казахстана-да ЭСФ АЖ-мен интеграция бар. Ең бастысы — ЭСФ-ті тек бір базада жазу, әйтпесе телнұсқалар пайда болады.
УНФ мен Бухгалтерия алмасуын пысықтау керек пе?
Әдетте жоқ: алмасу типтік. Базалардың бірінде басқа базаға да өтуі тиіс типтік емес деректемелер немесе құжаттар болса, пысықтау керек.
Бухгалтер құжатты түзетті, ал алмасудан кейін түзету жоғалды. Неліктен?
Құжат УНФ-тен келген, келесі жүктеуде ол қайта жазылды. Құжаттың дереккөзі — УНФ-те түзету керек.
Екі база да бұрыннан жұмыс істеп тұрса, алмасуды қосуға бола ма?
Иә, бірақ алдымен салыстыру керек: екі базадағы анықтамалықтар жылдар бойы алшақтайды, ал тазартусыз алмасу телнұсқаларды құрады. Әдетте алмасуды жаңа айдың немесе тоқсанның басынан, сол күнгі қалдықтарды салыстырып қосады, ал ескі құжаттарды көшірмейді.
«УНФ + Бухгалтерия» байланысын 1С енгізу аясында баптаймыз: лицензиялардан бастап бірінші жабылған айды тексеруге дейін.
