Собственник ведёт продажи, склад и деньги в УНФ, бухгалтер — налоги в Бухгалтерии. Пока документы переносятся руками, расхождения неизбежны: накладную исправили в одной базе и забыли в другой, ЭСФ выписали дважды. Разбираем, как разделить работу между двумя программами и как настроить обмен, чтобы бухгалтер не перебивал документы.
Почему УНФ не заменяет Бухгалтерию
1С:Управление нашей фирмой для Казахстана — программа управленческого учёта. В ней есть управленческий план счетов, баланс, отчёт о прибылях и убытках, движение денег. Налоговой отчётности по формам КГД в ней нет.
Даже по зарплате в описании программы прямо сказано: регламентированную зарплату, налоги и взносы с фонда оплаты труда рекомендуется считать в 1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана. В УНФ — управленческая зарплата, табель и ведомости на выплату. Подробнее — в статье «Зарплата в УНФ: когда её достаточно».
Поэтому стандартная схема для ТОО и ИП на общеустановленном режиме:
| УНФ | Бухгалтерия для Казахстана | |
|---|---|---|
| Кто работает | Собственник, менеджеры, склад, кассиры | Бухгалтер |
| Что ведётся | Заказы, продажи, закупки, склад, деньги, производство | Налоговый и бухгалтерский учёт, зарплата, отчётность |
| Документы | Первичка — вводится здесь | Приходит из УНФ обменом |
| Отчёты | Управленческие, для собственника | Налоговые формы, финансовая отчётность |
Обмен с Бухгалтерией: что настроить
УНФ для Казахстана обменивается данными с 1С:Бухгалтерией 8 для Казахстана типовым механизмом синхронизации — без доработок. Перед включением обмена договоритесь о трёх вещах.
1. Направление. Классическая схема — документы вводятся в УНФ и выгружаются в Бухгалтерию. Бухгалтер в Бухгалтерии их не правит, а если нашёл ошибку — правят в УНФ и выгружают заново. Если бухгалтер начинает исправлять у себя, при следующей выгрузке его правки перезапишутся.
2. Справочники. Контрагенты, номенклатура, договоры, статьи движения денег — один источник. Обычно это УНФ. Дубли контрагентов — самая частая причина «грязного» обмена: в УНФ «ТОО Альфа», в Бухгалтерии «Альфа ТОО», обмен создаёт третьего. Перед первым обменом почистите справочники по БИН.
3. С какой даты. Обмен включают с начала месяца или квартала, когда остатки в обеих базах сверены.
В релизах редакции 3.0 обмен дорабатывался: например, при повторной выгрузке сохраняется аналитика «Вид поступления», при обмене статьями движения денег заполняются виды деятельности и операций. Если у вас старая версия УНФ или Бухгалтерии, сначала обновите конфигурации — обмен между несовместимыми версиями ломается чаще всего.
Типовые ошибки обмена похожи на те, что мы разбирали для УТ, — см. статью «Обмен УТ и Бухгалтерии: ошибки».
Где выписывать ЭСФ
В УНФ для Казахстана есть интеграция с ИС ЭСФ: счёт-фактуру можно выписать и отправить прямо из программы. В Бухгалтерии такая возможность тоже есть. Отсюда главный риск — ЭСФ выписывают в обеих базах.
Правило простое: ЭСФ выписывается в одном месте. Мы обычно выбираем так:
- В УНФ, если отгрузок много и их оформляют менеджеры: ЭСФ уходит сразу после реализации, бухгалтер не ждёт выгрузки.
- В Бухгалтерии, если отгрузок немного, а бухгалтер хочет всё контролировать сам, включая исправленные и дополнительные ЭСФ.
Что бы вы ни выбрали, зафиксируйте это письменно и отключите выписку у тех, кому она не нужна, правами доступа. Про права — в статье «Права пользователей и работа сотрудников в УНФ».
Для работы с ИС ЭСФ нужна электронная подпись и криптопровайдер. В описании обновлений казахстанской УНФ 3.0 сказано, что криптопровайдером по умолчанию стал NCALayer, настройки криптографии вынесены в отдельную форму в общих настройках, а старая библиотека версии 1.8, не поддерживающая ГОСТ 2015, исключена. Если ЭСФ перестали отправляться после обновления — проверьте эти настройки первыми.
Общий порядок и разбор ошибок — в статье «Выписка ЭСФ из 1С», про исправленные и дополнительные счета-фактуры — в статье «Исправленные и дополнительные ЭСФ».
А если без Бухгалтерии?
Встречается вариант «УНФ + бухгалтер на аутсорсе в своей программе». Работать может, но тогда обмен идёт выгрузкой реестров, а сверка — вручную раз в месяц. Мы видели, как на такой сверке теряется по два дня. Если бухгалтер на аутсорсе работает в 1С:Бухгалтерии — лучше настроить обмен с его базой.
Для небольшого ИП на упрощённой декларации иногда хватает одной УНФ плюс ручной сдачи формы 910.00. Но это решение зависит от режима и оборотов — обсудите с бухгалтером. Про учёт ИП — в статье «Бухгалтерия для ИП».
Когда вместо двух баз нужна одна
Если обмен ломается каждую неделю, а бухгалтер половину времени тратит на сверку, возможно, бизнес перерос связку. Альтернатива — одна база с управленческим и регламентированным учётом: Комплексная автоматизация. Сравнение — в статье «УНФ, УТ или КА для растущей компании».
Сколько стоит связка
- 1С:УНФ для Казахстана: Базовая — 36 300 ₸, ПРОФ — 136 250 ₸.
- 1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана: Базовая — 25 900 ₸, ПРОФ — 97 250 ₸.
Настройка обмена, чистка справочников и проверка первого месяца — от 22 000 ₸ в час. Если Бухгалтерию тоже нужно поставить с нуля — см. автоматизацию бухгалтерского учёта.
Регламент работы двух баз: кто, что и когда
Технически обмен настраивается за день. Сложнее договориться людям. Мы оформляем короткий регламент — на одну страницу — и вешаем его рядом с бухгалтером и менеджерами.
| Что | Кто | Когда |
|---|---|---|
| Ввод продаж, закупок, оплат | Менеджеры, кассир | В день события |
| Выгрузка в Бухгалтерию | Автоматически или ответственный | Каждый день или раз в неделю |
| Проверка пришедших документов | Бухгалтер | После выгрузки |
| Исправление ошибок | Тот, кто ввёл документ, в УНФ | Сразу после замечания бухгалтера |
| Выписка ЭСФ | Один ответственный в одной базе | В срок по Налоговому кодексу |
| Закрытие месяца в УНФ | Ответственный за управленческий учёт | До установки даты запрета |
| Закрытие месяца в Бухгалтерии | Бухгалтер | После того, как все документы пришли |
Главное в регламенте — строка «исправление ошибок». Если бухгалтер правит у себя «чтобы быстрее», через месяц базы расходятся, и никто не помнит, какая цифра правильная.
Как заметить, что обмен «поехал»
Раз в месяц сверяйте три цифры в обеих базах: остаток денег на расчётном счёте, долг крупнейшего покупателя и остаток по одному-двум ходовым товарам. Если хотя бы одна не совпадает — ищите документ, который не выгрузился или был исправлен только в одной базе. Обычно это обнаруживается за полчаса, если сверка ежемесячная, и за несколько дней, если её делают раз в год перед сдачей отчётности.
Чек-лист перед первым обменом
- Конфигурации УНФ и Бухгалтерии обновлены до актуальных релизов.
- Сделаны резервные копии обеих баз.
- Контрагенты почищены от дублей по БИН/ИИН, номенклатура — от дублей по наименованию и артикулу.
- Остатки денег, товаров и взаиморасчётов на дату начала обмена сверены в обеих базах.
- Решено, в какой базе выписывается ЭСФ, лишние права отключены.
- Назначен ответственный за обмен и за разбор ошибок синхронизации.
- Первый обмен проведён на копиях баз, результат проверил бухгалтер.
Последний пункт экономит больше всего нервов. На копиях видно, сколько контрагентов создастся заново, какие документы не перенесутся и почему, — и всё это можно исправить до того, как в рабочей Бухгалтерии появятся лишние записи.
Ошибки, которые всплывают после запуска
- Документы за закрытый период. Менеджер исправил в УНФ реализацию прошлого месяца, после выгрузки в Бухгалтерии поменялся закрытый период. Помогает дата запрета изменения в обеих базах (в УНФ она задаётся в разделе «Настройки» → «Настройки пользователей и прав») и правило: правки «задним числом» — только через бухгалтера.
- Новый склад или касса только в одной базе. Документ с ними уходит с пустыми реквизитами или не уходит вовсе. Новые склады, кассы и банковские счета заводит один ответственный и сразу проверяет, как они перешли.
- Обмен молча не запускается. Если обмен автоматический, раз в неделю смотрите, когда он прошёл последний раз. Остановившийся обмен часто замечают только при сдаче отчётности.
Частые вопросы
Можно ли сдавать налоговую отчётность из УНФ для Казахстана?
Нет. УНФ — управленческая программа, налоговые формы сдаются из 1С:Бухгалтерии для Казахстана или другой бухгалтерской программы.
Можно ли выписывать ЭСФ из УНФ?
Да, в УНФ для Казахстана есть интеграция с ИС ЭСФ. Главное — выписывать ЭСФ только в одной базе, иначе появятся дубли.
Нужно ли дорабатывать обмен УНФ и Бухгалтерии?
Обычно нет: обмен типовой. Доработка нужна, если в одной из баз есть нетиповые реквизиты или документы, которые тоже должны переходить.
Бухгалтер исправил документ, а после обмена правка пропала. Почему?
Документ пришёл из УНФ, и при следующей выгрузке он перезаписался. Исправлять нужно в УНФ, источнике документа.
Можно ли подключить обмен, если обе базы уже давно работают?
Да, но сначала нужна сверка: справочники в двух базах за годы расходятся, и без чистки обмен создаст дубли. Обычно обмен включают с начала нового месяца или квартала, сверив остатки на эту дату, а старые документы не переносят.
Связку «УНФ + Бухгалтерия» мы настраиваем в рамках внедрения 1С: от лицензий до проверки первого закрытого месяца.
