В небольшой компании часто все работают под одним логином «Администратор». Удобно, пока не исчезает заказ, не меняется цена задним числом или уволившийся менеджер не уносит базу клиентов. Ниже — как раздать права в 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана (УНФ), чтобы каждый видел своё, и сколько для этого нужно лицензий.
Сначала — лицензии
Права и лицензии связаны: каждый сотрудник, который работает в базе одновременно с другими, занимает лицензию.
| Базовая | ПРОФ | |
|---|---|---|
| Пользователей одновременно | 1 | Сколько клиентских лицензий |
| Режим работы | Файловый, локально | Файловый или клиент-серверный, удалённый доступ |
| Настройка прав | Не нужна — пользователь один | Полная |
| Цена | 36 300 ₸ | 136 250 ₸ + клиентские лицензии |
Базовая версия рассчитана на одного пользователя. Если в программе работают два и более человека одновременно — нужна ПРОФ и клиентские лицензии: на 1 рабочее место — 44 712 ₸, на 5 — 155 002 ₸, на 10 — 298 080 ₸.
Лицензия считает одновременные подключения, а не людей. Если у вас 8 сотрудников, но одновременно в базе бывает не больше пяти — хватит пяти лицензий. Посчитайте пиковую нагрузку: обычно это утро понедельника и конец месяца.
Кому что открывать
Права в УНФ настраиваются через профили групп доступа: профиль — набор разрешений (что можно видеть и делать), группа доступа — какие пользователи с этим профилем работают. Пользователь может входить в несколько групп.
Типичная схема для малого бизнеса:
| Роль | Что может | Что закрыто |
|---|---|---|
| Собственник | Всё, включая отчёты по прибыли | — |
| Менеджер по продажам | Клиенты, заказы, счета, отгрузки | Закупочные цены, деньги, зарплата |
| Кладовщик | Приход, перемещение, отгрузка, инвентаризация | Цены, деньги, клиенты |
| Кассир | Рабочее место кассира | Отчёты, справочники, цены |
| Бухгалтер | Деньги, ЭСФ, отчёты | Удаление документов прошлых периодов |
| Администратор | Пользователи, настройки | Желательно — отделить от собственника |
Совет из практики: начинайте с жёстких прав и открывайте по запросу. Если открыть всё, а потом закрывать — сотрудники воспринимают это как недоверие. Если наоборот — как нормальную настройку.
Что закрывать в первую очередь
Закупочные цены и себестоимость. Менеджер, который видит вашу наценку, рано или поздно уйдёт с этим знанием к конкуренту или начнёт давать скидки «от себя».
Удаление документов. Пометку на удаление ставить можно, удалять окончательно — только администратору. Так ошибочно удалённый документ всегда можно вернуть.
Изменение цен. Цены меняет один человек. Иначе в один день в базе три цены на один товар.
Выписку ЭСФ. ЭСФ выписывают в одном месте и один ответственный, иначе появляются дубли. Подробнее — в статье «ЭСФ и регламентированный учёт: УНФ и Бухгалтерия».
Дата запрета изменения
Прошлый месяц закрыт, отчёт собственнику отдан. Через неделю кто-то правит накладную в закрытом периоде — себестоимость пересчитывается, отчёт уже неправда.
Защита — дата запрета изменения данных. После её установки документы до этой даты изменить нельзя (или можно только определённым пользователям). Мы советуем двигать дату каждый месяц после закрытия — например, до 10-го числа следующего месяца.
Тот же механизм в Бухгалтерии мы подробно описывали в статье «Права пользователей и дата запрета изменения в 1С:Бухгалтерии» — логика в УНФ та же.
Кто изменил документ
В 1С есть журнал регистрации: в нём видно, кто и когда создал, изменил или удалил документ. Работает это только если у каждого сотрудника свой пользователь. Под общим логином журнал покажет «Администратор» — и никакого ответа.
Ещё одна причина личных логинов — отчёты по менеджерам. В УНФ ответственный в заказе подставляется из пользователя. Если все работают под одним именем, отчёт «продажи по менеджерам» бесполезен.
Увольнение сотрудника
Чек-лист на день увольнения:
- Запретить вход пользователю (не удалять — его документы и история нужны).
- Сменить пароли общих учётных записей, если они были.
- Переназначить его открытые заказы и задачи на другого сотрудника.
- Если база опубликована в интернете — проверить, что вход действительно закрыт.
Пункт 1 часто делают через неделю. Этой недели хватает, чтобы выгрузить базу клиентов.
Удалённые сотрудники
Если сотрудники работают из дома или с телефона, база публикуется в интернете. Тогда права становятся вопросом безопасности: слабый пароль у менеджера — открытая дверь в базу. Что учесть — в статье «Мобильное приложение УНФ», где мы разбираем удалённый доступ.
Сколько это занимает
Настройка прав для компании из 5–10 человек — обычно несколько часов: описать роли, создать профили, проверить под каждым пользователем, что он видит. Работа — от 22 000 ₸ в час. Если права нужны нестандартные (например, менеджер видит только своих клиентов), это может потребовать доработки.
Как проверить, что права настроены правильно
Настроить профили — половина дела. Вторая половина — проверка, и её часто пропускают. Мы делаем так:
- Заходим под каждым пользователем — не под администратором с «примерить роль», а с логином и паролем сотрудника.
- Проходим его рабочий день: менеджер создаёт заказ и счёт, кладовщик — приходную накладную, кассир — чек и возврат. Если что-то не открывается, сотрудник узнает об этом в первый же день — лучше узнать раньше.
- Пробуем запрещённое: менеджер открывает отчёт о валовой прибыли, кассир — справочник цен, кладовщик — кассу. Всё это не должно открываться.
- Проверяем отчёты и печатные формы. Частая дыра: закупочная цена закрыта в документе, но видна в каком-нибудь отчёте или выводится в печатной форме.
- Пробуем изменить документ в закрытом периоде. Программа должна отказать.
Когда менять права
Права — не разовая настройка. Пересматривайте их, когда:
- в компанию пришёл новый сотрудник или кто-то сменил должность;
- появилось новое направление — например, онлайн-продажи, и менеджерам нужен доступ к новым документам;
- после обновления программы появились новые разделы — проверьте, кому они видны;
- раз в полгода — просто посмотреть список пользователей: в нём почти всегда находятся те, кто давно не работает.
Последний пункт кажется формальностью, но именно «забытые» пользователи с паролем «123» чаще всего оказываются слабым местом, особенно если база опубликована в интернете.
Типичные ошибки при настройке прав
| Ошибка | Как заметить | Что сделать |
|---|---|---|
| Всем выдан полный профиль «на время» | В списке групп доступа почти все пользователи в группе администраторов | Разнести по ролям, полные права оставить одному-двум людям |
| Один пользователь на двоих сотрудников | В журнале регистрации один логин работает с двух компьютеров | Завести каждому свой логин; лицензии считают подключения, а не людей |
| Собственник и есть администратор | Пароль администратора знают бухгалтер и подрядчик | Отдельный пользователь для настроек, собственнику — обычная роль с полным просмотром |
| Права настроили, но не записали | Через год никто не помнит, почему у кладовщика открыта касса | Вести короткую таблицу «роль — что открыто — кто попросил» |
Таблица из последней строки занимает полстраницы, но экономит часы, когда приходит новый сотрудник или меняется подрядчик.
Частые вопросы
Нужно ли покупать лицензию на администратора?
Отдельная лицензия нужна, только если администратор работает в базе одновременно со всеми остальными. Обычно он заходит ненадолго и укладывается в общее число лицензий — посчитайте его в пиковую нагрузку.
Сколько лицензий нужно на 10 сотрудников?
Столько, сколько человек работает в базе одновременно. Если все 10 работают одновременно — ПРОФ и клиентские лицензии на 10 рабочих мест.
Можно ли в Базовой версии УНФ дать разные права разным сотрудникам?
Базовая версия однопользовательская — работать в ней одновременно несколько человек не могут, поэтому разграничение прав в ней не имеет смысла. Для команды нужна ПРОФ.
Как запретить менеджеру видеть закупочные цены?
Через профиль группы доступа: убрать у менеджера права на просмотр закупочных цен и себестоимости. Проверьте под его пользователем — цены не должны быть видны и в отчётах.
Можно ли узнать, кто удалил документ?
Да, через журнал регистрации — если у каждого сотрудника свой пользователь.
Настройку пользователей и прав мы делаем в рамках внедрения 1С или отдельно, в рамках сопровождения. С чего вообще начинать работу в программе — в статье «УНФ: кому подходит и где её потолок».
