Шағын компанияда көбінесе бәрі бір «Администратор» логинімен жұмыс істейді. Тапсырыс жоғалмайынша, баға өткен күнмен өзгермейінше немесе жұмыстан кеткен менеджер клиенттер базасын алып кетпейінше бұл ыңғайлы. Төменде — әркім өзінікін көруі үшін 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана-да (УНФ) құқықтарды қалай беру керек және бұған қанша лицензия керек.
Алдымен — лицензиялар
Құқықтар мен лицензиялар байланысты: базада басқалармен бір мезгілде жұмыс істейтін әр қызметкер лицензияны алады.
| Базовая | ПРОФ | |
|---|---|---|
| Бір мезгілдегі пайдаланушылар | 1 | Клиенттік лицензиялар саны бойынша |
| Жұмыс режимі | Файлдық, жергілікті | Файлдық немесе клиент-серверлік, қашықтан қолжетімділік |
| Құқықтарды баптау | Керек емес — пайдаланушы біреу | Толық |
| Баға | 36 300 ₸ | 136 250 ₸ + клиенттік лицензиялар |
Базовая нұсқа бір пайдаланушыға арналған. Бағдарламада екі және одан көп адам бір мезгілде жұмыс істесе — ПРОФ және клиенттік лицензиялар керек: 1 жұмыс орнына — 44 712 ₸, 5-ке — 155 002 ₸, 10-ға — 298 080 ₸.
Лицензия адамдарды емес, бір мезгілдегі қосылуларды санайды. Сізде 8 қызметкер болса, бірақ базада бір мезгілде бестен көп болмаса — бес лицензия жетеді. Ең жоғары жүктемені есептеңіз: әдетте бұл дүйсенбі таңы мен ай соңы.
Кімге не ашу керек
УНФ-те құқықтар қолжетімділік топтарының профильдері арқылы бапталады: профиль — рұқсаттар жиыны (нені көруге және істеуге болады), қолжетімділік тобы — осы профильмен қай пайдаланушылар жұмыс істейді. Пайдаланушы бірнеше топқа кіре алады.
Шағын бизнеске арналған типтік схема:
| Рөл | Не істей алады | Не жабық |
|---|---|---|
| Иесі | Бәрі, соның ішінде пайда бойынша есептер | — |
| Сату менеджері | Клиенттер, тапсырыстар, шоттар, тиеп жөнелтулер | Сатып алу бағалары, ақша, жалақы |
| Қоймашы | Кіріс, орын ауыстыру, тиеп жөнелту, түгендеу | Бағалар, ақша, клиенттер |
| Кассир | Кассир жұмыс орны | Есептер, анықтамалықтар, бағалар |
| Бухгалтер | Ақша, ЭСФ, есептер | Өткен кезеңдердің құжаттарын жою |
| Әкімші | Пайдаланушылар, баптаулар | Иесінен бөлген жөн |
Тәжірибеден кеңес: қатаң құқықтардан бастап, сұраныс бойынша ашыңыз. Бәрін ашып, кейін жапсаңыз — қызметкерлер мұны сенімсіздік ретінде қабылдайды. Керісінше болса — қалыпты баптау ретінде.
Бірінші кезекте нені жабу керек
Сатып алу бағалары мен өзіндік құн. Сіздің үстеме бағаңызды көретін менеджер ерте ме, кеш пе осы біліммен бәсекелеске кетеді немесе «өзінен» жеңілдік бере бастайды.
Құжаттарды жою. Жоюға белгі қоюға болады, түпкілікті жою — тек әкімшіге. Сонда қателесіп жойылған құжатты әрқашан қайтаруға болады.
Бағаларды өзгерту. Бағаларды бір адам өзгертеді. Әйтпесе бір күнде базада бір тауарға үш баға.
ЭСФ жазу. ЭСФ-ті бір жерде және бір жауапты адам жазады, әйтпесе телнұсқалар пайда болады. Толығырақ — «ЭСФ және регламенттелген есеп: УНФ және Бухгалтерия» мақаласында.
Өзгертуге тыйым салу күні
Өткен ай жабылды, есеп иесіне берілді. Бір аптадан кейін біреу жабылған кезеңдегі жүкқұжатты түзетеді — өзіндік құн қайта есептеледі, есеп енді шындық емес.
Қорғаныс — деректерді өзгертуге тыйым салу күні. Оны орнатқаннан кейін осы күнге дейінгі құжаттарды өзгертуге болмайды (немесе тек белгілі пайдаланушыларға болады). Біз күнді әр ай жабылғаннан кейін жылжытуға кеңес береміз — мысалы, келесі айдың 10-на дейін.
Бухгалтериядағы дәл осы тетікті «1С:Бухгалтериядағы пайдаланушылар құқықтары және өзгертуге тыйым салу күні» мақаласында толық сипаттадық — УНФ-тегі логика сондай.
Құжатты кім өзгертті
1С-те тіркеу журналы бар: онда құжатты кім және қашан жасағаны, өзгерткені немесе жойғаны көрінеді. Бұл әр қызметкердің өз пайдаланушысы болса ғана жұмыс істейді. Ортақ логин кезінде журнал «Администратор» деп көрсетеді — және ешқандай жауап жоқ.
Жеке логиндердің тағы бір себебі — менеджерлер бойынша есептер. УНФ-те тапсырыстағы жауапты адам пайдаланушыдан қойылады. Бәрі бір атпен жұмыс істесе, «менеджерлер бойынша сату» есебі пайдасыз.
Қызметкерді жұмыстан шығару
Жұмыстан шығару күніне арналған чек-парақ:
- Пайдаланушыға кіруге тыйым салу (жоймау — оның құжаттары мен тарихы керек).
- Ортақ есептік жазбалар болса, олардың құпиясөздерін ауыстыру.
- Оның ашық тапсырыстары мен тапсырмаларын басқа қызметкерге қайта тағайындау.
- База интернетте жарияланса — кіру шын мәнінде жабылғанын тексеру.
1-тармақты көбінесе бір аптадан кейін жасайды. Бұл апта клиенттер базасын жүктеп алуға жетеді.
Қашықтағы қызметкерлер
Қызметкерлер үйден немесе телефоннан жұмыс істесе, база интернетте жарияланады. Сонда құқықтар қауіпсіздік мәселесіне айналады: менеджердің әлсіз құпиясөзі — базаға ашық есік. Нені ескеру керегі — қашықтан қолжетімділікті талдайтын «УНФ мобильді қосымшасы» мақаласында.
Бұл қанша уақыт алады
5–10 адамнан тұратын компанияға құқықтарды баптау — әдетте бірнеше сағат: рөлдерді сипаттау, профильдерді жасау, әр пайдаланушымен не көретінін тексеру. Жұмыс — сағатына 22 000 ₸-ден бастап. Құқықтар стандартты емес болса (мысалы, менеджер тек өз клиенттерін көреді), бұл пысықтауды қажет етуі мүмкін.
Құқықтардың дұрыс бапталғанын қалай тексеру керек
Профильдерді баптау — істің жартысы. Екінші жартысы — тексеру, оны жиі өткізіп жібереді. Біз былай жасаймыз:
- Әр пайдаланушымен кіреміз — «рөлді өлшеп көру» арқылы әкімшімен емес, қызметкердің логині мен құпиясөзімен.
- Оның жұмыс күнінен өтеміз: менеджер тапсырыс пен шот жасайды, қоймашы — кіріс жүкқұжатын, кассир — чек пен қайтаруды. Бірдеңе ашылмаса, қызметкер бұл туралы бірінші күні-ақ біледі — ертерек білген жақсы.
- Тыйым салынғанды байқап көреміз: менеджер жалпы пайда есебін, кассир — бағалар анықтамалығын, қоймашы — кассаны ашады. Мұның бәрі ашылмауы керек.
- Есептер мен баспа нысандарын тексереміз. Жиі кездесетін саңылау: сатып алу бағасы құжатта жабық, бірақ қандай да бір есепте көрінеді немесе баспа нысанына шығады.
- Жабылған кезеңдегі құжатты өзгертіп көреміз. Бағдарлама бас тартуы керек.
Құқықтарды қашан өзгерту керек
Құқықтар — бір реттік баптау емес. Оларды мына жағдайларда қайта қараңыз:
- компанияға жаңа қызметкер келді немесе біреу лауазымын ауыстырды;
- жаңа бағыт пайда болды — мысалы, онлайн-сату, және менеджерлерге жаңа құжаттарға қолжетімділік керек;
- бағдарламаны жаңартқаннан кейін жаңа бөлімдер пайда болды — олар кімге көрінетінін тексеріңіз;
- жарты жылда бір рет — жай ғана пайдаланушылар тізімін қарау: онда әрқашан дерлік әлдеқашан жұмыс істемейтіндер табылады.
Соңғы тармақ формальдылық сияқты көрінеді, бірақ дәл «ұмытылған» «123» құпиясөзді пайдаланушылар жиі әлсіз жерге айналады, әсіресе база интернетте жарияланса.
Құқықтарды баптаудағы типтік қателер
| Қате | Қалай байқауға болады | Не істеу керек |
|---|---|---|
| Барлығына толық профиль «уақытша» берілген | Қолжетімділік топтарының тізімінде пайдаланушылардың барлығы дерлік әкімшілер тобында | Рөлдерге бөлу, толық құқықты бір-екі адамға ғана қалдыру |
| Екі қызметкерге бір пайдаланушы | Тіркеу журналында бір логин екі компьютерден жұмыс істейді | Әркімге жеке логин ашу; лицензиялар адамдарды емес, қосылымдарды санайды |
| Иесі әрі әкімші | Әкімші құпиясөзін бухгалтер де, мердігер де біледі | Баптауларға бөлек пайдаланушы, иесіне — толық қарауы бар қарапайым рөл |
| Құқықтар бапталған, бірақ жазылмаған | Бір жылдан кейін қоймашыға касса неге ашық екенін ешкім есіне түсірмейді | «Рөл — не ашық — кім сұрады» деген қысқа кесте жүргізу |
Соңғы жолдағы кесте жарты бет алады, бірақ жаңа қызметкер келгенде немесе мердігер ауысқанда сағаттарды үнемдейді.
Жиі қойылатын сұрақтар
Әкімшіге лицензия сатып алу керек пе?
Бөлек лицензия әкімші базада басқалардың бәрімен бір мезгілде жұмыс істесе ғана керек. Әдетте ол базаға қысқа уақытқа кіреді және жалпы лицензия санына сыяды — оны ең жоғары жүктемеге қосып есептеңіз.
10 қызметкерге қанша лицензия керек?
Базада бір мезгілде қанша адам жұмыс істесе, сонша. 10-ы бір мезгілде жұмыс істесе — ПРОФ және 10 жұмыс орнына клиенттік лицензиялар.
УНФ-тің Базовая нұсқасында әртүрлі қызметкерлерге әртүрлі құқықтар беруге бола ма?
Базовая нұсқа бір пайдаланушыға арналған — онда бірнеше адам бір мезгілде жұмыс істей алмайды, сондықтан онда құқықтарды бөлудің мағынасы жоқ. Командаға ПРОФ керек.
Менеджерге сатып алу бағаларын көруге қалай тыйым салу керек?
Қолжетімділік тобының профилі арқылы: менеджерден сатып алу бағалары мен өзіндік құнды көру құқықтарын алып тастау. Оның пайдаланушысымен тексеріңіз — бағалар есептерде де көрінбеуі керек.
Құжатты кім жойғанын білуге бола ма?
Иә, тіркеу журналы арқылы — әр қызметкердің өз пайдаланушысы болса.
Пайдаланушылар мен құқықтарды баптауды 1С енгізу аясында немесе бөлек, сүйемелдеу аясында жасаймыз. Бағдарламада жұмысты жалпы неден бастау керегі — «УНФ: кімге лайық және оның шегі қайда» мақаласында.
