Шағын фирманың иесі бізге әдетте бір суретпен келеді: сатылымдар бір кестеде, қалдықтар басқасында, сатып алушылардың қарызы менеджердің есінде, ал айлық пайда бухгалтер есептілікті тапсырғаннан кейін ғана белгілі болады. 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) дәл осындай жағдайға арналған. Төменде — қазақстандық нұсқада не бар, ол кімге сәйкес келеді және компанияның одан өсіп кеткенін қандай белгілерден байқауға болады.
УНФ бір сөйлеммен
Бұл шағын бизнеске арналған басқарушылық есеп бағдарламасы: сату, сатып алу, қойма, ақша, жұмыстар мен қызметтер, қарапайым өндіріс және CRM бір базада. «1С» фирмасы оны фискалдық емес жедел есепке, бақылауға, талдауға және жоспарлауға арналған шешім ретінде сипаттайды. «Фискалдық емес» — негізгі сөз: салық есептілігі УНФ-тен тапсырылмайды, ол үшін қасына Қазақстанға арналған 1С:Бухгалтерия қойылады.
2024 жылғы 1 шілдеден бастап Қазақстанға арналған УНФ-тің жергілікті жеткізілімдері 3.0 редакциясымен жиынтықталады (1С ақпараттық хаты № 31920). Редакцияның басты идеясы — УНФ пен Қазақстанға арналған 1С:Розница-ны бірыңғай архитектура мен бағдарламалық кодқа келтіру. Сондықтан УНФ 3.0-де кассир жұмыс орны, сериялар мен жарамдылық мерзімдері бойынша есеп, «Установка цен» құжаты, «Магазин» құрылымдық бірлігі және бұрын тек Розницада болған көп нәрсе пайда болды.
Қазақстандық УНФ не істей алады
| Бөлім | Ішінде не бар |
|---|---|
| CRM және сату | лидтер, контрагенттер, оқиғалар, сату шұңқыры, сатып алушылардың тапсырыстары, жеңілдіктер мен бонустар |
| Сатып алу және қойма | жеткізушілерге тапсырыстар, кірістер, орын ауыстырулар, түгендеу, жиынтықтау, сериялар мен жарамдылық мерзімдері |
| Жұмыстар мен қызметтер | заказ-нарядтар, орындалған жұмыстар есебі |
| Өндіріс | спецификациялар, тапсырыс бойынша өндіріс, өзіндік құнды есептеу |
| Ақша | кассалар, банк шоттары, сатып алушылармен және жеткізушілермен есеп айырысу |
| Бөлшек сауда | кассир жұмыс орны, бірнеше дүкен, 1С:WebKassa онлайн-кассасын қосу |
| Бизнес талдауы | кірістер мен шығыстар, пайда, қарыздар, басшыға арналған көрсеткіштер мониторы |
| Алмасулар | ЭСФ АЖ арқылы ЭСФ, Қазақстанға арналған 1С:Бухгалтериямен алмасу, интернет-дүкендер, Excel-ден жүктеу |
Интеркампаниді бөлек атап өтеміз: тобыңыздағы басқа ұйымның есебінде тұрған тауарды сатуға болады. ЖК мен ЖШС бір қоймадан сауда жасайтын фирмалар үшін бұл жиі кездесетін қиындықты шешеді.
УНФ кімге сәйкес келеді
Біздің тәжірибеміз бойынша УНФ мына компанияларға ең жақсы келеді:
- 10–15 қызметкерге дейінгі сауда — көтерме, бөлшек, бір-екі қойма, қасында интернет-дүкен.
- Қызметтер мен сервис — жөндеу, монтаж, сервис орталықтары, онда заказ-наряд пен орындалған жұмыстар есебі керек.
- Шағын өндіріс — жиһаз, полиграфия, тамақ цехы, онда спецификациялар мен тапсырыс бойынша өндіріс жеткілікті.
- Иесі басқарушылық есепті өзі жүргізеді және ақшаны, қарыздарды, пайданы бухгалтерсіз көргісі келеді.
«1С» фирмасының өзі бағдарламаны шағын ұжымдарға есептейді: серіктестердің сипаттамалары бойынша әдеттегі ауқым — бірден онға дейін пайдаланушы. Бұл лицензияның қатаң шегі емес, жүктеме мен процестердің күрделілігі бойынша саналы бағдар.
Шегі қайда
УНФ қарапайым, өйткені көп нәрсе онда «бір тәсілмен» жасалған. Бизнес осы тәсілге сыйып тұрғанда — бәрі жақсы. Компанияның шекке тірелгенінің белгілері:
- Күрделі қойма логистикасы керек. ТСД-мен мекенжайлық сақтау, толқынмен іріктеу, жұмыс схемалары әртүрлі бірнеше қойма — бұл 1С:Управление торговлей аймағы.
- Күрделі баға белгілеу мен келісулер. Клиенттермен көпдеңгейлі келісімдер, жеңілдіктерді келісу, топтар бойынша несие лимиттері — УТ-да бұл тереңірек пысықталған.
- Сол базадағы регламенттелген есеп. УНФ салық есептілігін қалыптастырмайды. Орта бизнеске «бәріне бір бағдарлама» керек болса, 1С:Комплексная автоматизация жағына қарайды.
- Маршруттар мен нормалауы бар өндіріс. УНФ-те тапсырыс бойынша өндіріс бар, бірақ цехтарды операциялар бойынша жоспарлау — бұл енді КА немесе ERP.
- Пайдаланушылар көбейеді. Базада бір мезгілде 20–30 адам жұмыс істегенде жүктеме мен құқықтарға қойылатын талаптар қарапайым бағдарламаның мүмкіндіктерінен тезірек өседі.
Үш бағдарламаны «Өсіп келе жатқан компанияға УНФ, УТ немесе КА» мақаласында толық салыстырдық. Ал бір дүкенде сауда жасап, екі «шағын» шешімнің арасынан таңдасаңыз, «Бір дүкенге Розница немесе УНФ» мақаласын қараңыз.
Базалық па, ПРОФ па
Қазақстанға арналған УНФ екі нұсқада шығарылады:
- Базалық — бір пайдаланушы мен бір ұйымға арналған, конфигурацияны өзгертуге болмайды. Бағдарламаны тіркегеннен кейін жаңартулар мен қолдау желісінің кеңестері тегін.
- ПРОФ — көп пайдаланушылы, бір базада бірнеше ұйымды есепке алады, пысықтауға болады. ПРОФ қолдауы мен жаңартулары 1С:ИТС Казахстан шарты бойынша жүреді; жеңілдікті кезең жеткізілімге кіреді, одан әрі шарт ақылы түрде ұзартылады.
Қызметкерсіз ЖК болсаңыз, әдетте Базалық жеткілікті. Базада бір адамнан көп немесе бір ұйымнан көп болса — бірден ПРОФ алыңыз, кейін ауысу бәрібір қосымша төлемді талап етеді. Іске қосудың толық құнын «УНФ-ті іске қосу қанша тұрады» мақаласында есептедік.
Таңдаудағы әдеттегі қате
Ең жиі қате — УНФ-тен бухгалтерияны күту. Клиент бағдарламаны сатып алып, сатылымдарды жүргізе бастайды да, бір айдан кейін 300.00 нысаны қайда деп сұрайды. Ол онда жоқ және болмайды. УНФ «қанша таптық және бізге кім қарыз» деген сұраққа жауап береді, ал салық есебі Бухгалтерияда жүргізіледі. Құжаттар УНФ-тен Бухгалтерияға алмасу арқылы беріледі — оның қалай құрылғанын серияның бөлек мақаласында талдаймыз.
Екінші қате керісінше: «өсуге» деп бірден «үлкен» бағдарлама сатып алу. Бес адамдық компания УТ енгізуге айлар жұмсайды, ал мүмкіндіктердің төрттен бірін ғана пайдаланады. УНФ тезірек іске қосылады — алғашқы баптауды «УНФ-ті бір күнде алғаш баптау» мақаласында талдадық.
УНФ бухгалтермен қатар қалай жұмыс істейді
Шағын бизнесте әдетте мынадай схема қалыптасады. Иесі, менеджерлер мен қоймашы УНФ-те жұмыс істейді: тапсырыс қабылдайды, тиеп жөнелтеді, төлем алады, қалдықтарды қарайды. Бухгалтер Қазақстанға арналған Бухгалтерияның өз базасында жұмыс істейді — көбіне бұл келіп жұмыс істейтін бухгалтер немесе аутсорсинг компаниясы. УНФ-тегі құжаттар оған алмасу арқылы түседі, ол жүкқұжаттарды қолмен қайта термейді.
Мұндай байланыс жұмыс істеуі үшін үш нәрсе туралы уағдаласу керек:
- контрагенттер мен номенклатураны кім ашады — әдетте УНФ, ал бухгалтерия оларды алмасу арқылы алады. Екеуі де «ыңғайлы болғандай» ашса, бір айдан кейін қайталанулар пайда болады;
- алмасу қай күннен басталады — бүкіл жылға кері күнмен емес, бухгалтер әлі жаппаған кезеңнің басынан;
- қателерді кім түзетеді — жүкқұжаттағы қатені Бухгалтерияда емес, УНФ-те түзетеді, әйтпесе келесі алмасу ескі деректерді қайтарады.
Бұл ретте электрондық шот-фактураларды тікелей УНФ-тен жазуға болады: қазақстандық нұсқада ЭСФ АЖ-мен алмасу бар. Бірақ бухгалтер ЭСФ-пен өзі жұмыс істеуге үйренсе, мұны дәл кім жасайтыны туралы уағдаласыңыз — бір шот-фактураның екі жіберушісі порталда қайталанулар тудырады.
Көрсетілімде не тексеру керек
Сатып алмас бұрын өз мысалыңызда көрсетуді сұраңыз: тапсырыстан төлемге дейінгі бір әдеттегі сатылым, сатып алушылардың қарыздары туралы есеп, қойма бойынша қалдықтар және айлық пайда туралы есеп. Осы төрт нәрсе сізге және қызметкерлерге жарты сағатта түсінікті болса — УНФ сізге сәйкес келеді. Әр қадамға «айналма жол» керек болса, сізге басқа бағдарлама жақынырақ шығар.
Жиі қойылатын сұрақтар
УНФ-те салық есептілігін тапсыруға бола ма?
Жоқ. УНФ — басқарушылық есеп бағдарламасы. Есептілік Қазақстанға арналған 1С:Бухгалтериядан тапсырылады, ал деректер оған алмасу арқылы беріледі.
УНФ-тен электрондық шот-фактуралар жазыла ма?
Иә, қазақстандық УНФ-те ЭСФ АЖ-мен алмасу бар: баптау «Настройки» бөлімінде, қол қою үшін криптографиялық кітапхана және ЭЦҚ керек.
УНФ 1С:Розница-дан немен ерекшеленеді?
3.0 редакциясынан бастап олардың архитектурасы ортақ, бірақ мақсаты әртүрлі. Розница — дүкендер мен желілерге, УНФ — бүкіл фирмаға: сату, сатып алу, өндіріс, қызметтер, ақша және CRM.
Бізде ескі УНФ 1.6 болса, не істеу керек?
3.0-ге көшу керек: 1.6 редакциясын қолдау жоспарланбайды. Жаңарту деректер сақтала отырып жүреді, бастапқы нұсқа 1.6.8.7-ден төмен болмауы керек, ПРОФ үшін қолданыстағы 1С:ИТС қажет.
УНФ сізге жете ме, түсінгіңіз келсе — компания туралы айтыңыз, біз оның сізді қай жерде шектейтінін ашық айтамыз. Енгізу мен баптауды «1С енгізу» қызметі аясында жасаймыз.
