1С:Управление нашей фирмой сатып алып, орнаттыңыз — және бірден ондаған бөлімі бар бағдарламаны аштыңыз. Бір күннен кейін алғашқы сатылымды жүргізіп, баптауды бір айдан кейін қайта жасамау үшін неден бастау керек? Төменде — клиенттерде Қазақстанға арналған УНФ-ті осы тәртіппен баптаймыз. Ол шағын фирма үшін бір жұмыс күніне есептелген.
Бастамас бұрын: сіздегі нұсқа қандай
2024 жылғы шілдеден бастап Қазақстанға арналған УНФ-тің 3.0 редакциясы жеткізіледі. 1.6 редакциясындағы ескі база болса, алдымен жаңартыңыз: «1С» фирмасы 1.6-ны қолдауды жоспарламайды, ауысу 1.6.8.7-ден төмен емес нұсқадан аралық техникалық релиздер арқылы жүреді. Кейін жаңарту үшін баптауды ескі редакцияда бастау — босқа кеткен уақыт.
Нұсқа бағдарламаның «О программе» мәзірінде көрінеді.
1-қадам. Бастапқы баптау және ұйым (30 минут)
Алғаш іске қосқанда бағдарлама бастапқы баптаудан өтуді ұсынады. Оны өткізіп жібермеңіз. Толтырыңыз:
- ұйымды: атауы, БСН/ЖСН, мекенжайы, банк шоты, басшысы;
- салық салуды: ҚҚС төлеуші ме, жоқ па — құжаттардағы бағалар мен баспа нысандары осыған байланысты;
- есеп валютасын — теңге.
Бірнеше ұйым болса (мысалы, ЖК және ЖШС), ПРОФ-та оларды бір базада жүргізуге болады. Базалық нұсқада — тек бір ұйым.
2-қадам. Қажетті бөлімдерді қосу (20 минут)
«Настройки» бөлімі — бөлімдер бойынша есеп параметрлері: сату, сатып алу, қойма, өндіріс, жұмыстар, ақша, CRM, бөлшек сауда. Жақын айда пайдаланатыныңызды ғана қосыңыз. Әр артық құсбелгі құжаттарға өрістер, ал қызметкерлерге сұрақтар қосады.
Шағын бизнеске әдетте не қосамыз:
| Бизнес түрі | Қосамыз |
|---|---|
| Көтерме сауда | сатып алушылар мен жеткізушілерге тапсырыстар, бірнеше қойма, баға түрлері |
| Дүкен | бөлшек сату, кассир жұмыс орны, штрихкодтар бойынша есеп |
| Сервис, жөндеу | заказ-нарядтар, жұмыстар мен қызметтер |
| Шеберхана, цех | өндіріс, спецификациялар |
| Сату бөлімі | CRM: лидтер, оқиғалар, шұңқыр |
Сериялар мен жарамдылық мерзімдері бойынша есепті, номенклатура сипаттамаларын, қоймадағы ұяшықтарды шынымен керек болса ғана қосыңыз. Құжаттар жүре бастағаннан кейін оларды өшіру қиынырақ.
3-қадам. Қоймалар, кассалар, шоттар (30 минут)
- Құрылымдық бірліктер — қоймалар, ал 3.0 редакциясынан бастап өз жұмыс кестесі бар «Магазин» түрі де.
- Кассалар — әр касса бөлек; бөлшек сауда болса — БКМ кассалары.
- Ұйымның банк шоттары.
Жиі көретін қате: бәріне бір «Негізгі» қойма, кейін дүкен мен қойманың қалдықтарын кері күнмен бөлуге тырысу. Физикалық сақтау орны екеу болса — бірден екі қойма ашыңыз.
4-қадам. Баға түрлері (15 минут)
Баға түрлері анықтамалығында қажеттілерін жасаңыз: сатып алу, көтерме, бөлшек. Бөлшек бағаны есептік етуге болады — мысалы, сатып алу бағасы плюс үстеме. Бағалар «Установка цен» құжатымен белгіленеді, оның тарихы бар: бағаны кім және қашан өзгерткені көрінеді.
5-қадам. Анықтамалықтар (2–3 сағат)
Номенклатура мен контрагенттерді Excel-ден жүктейміз — тізімдерде файлдан жүктеу бар. Жүктеу алдында кестелерді тазалау керек; мұны қалай жасау керегі «Excel-ден УНФ-ке бір аптада» мақаласында толық жазылған.
Жұмысқа ең аз қажеті:
- өлшем бірліктері мен бағалары бар номенклатура;
- БСН/ЖСН-і бар негізгі сатып алушылар мен жеткізушілер;
- заказ-нарядтар жүргізсеңіз немесе жалақы есептесеңіз — қызметкерлер.
6-қадам. Бастапқы қалдықтар (1 сағат)
Тауарлардың, ақшаның және қарыздардың қалдықтары бір күнге — жұмыс басталар алдындағы күнге енгізіледі. Енгізгеннен кейін тексеріңіз: тауар қалдықтары, ақша және контрагенттермен есеп айырысу бойынша есептер сіз білетінмен сәйкес келуі керек.
7-қадам. Пайдаланушылар мен құқықтар (30 минут)
ПРОФ-та әр қызметкерді бөлек пайдаланушы ретінде ашыңыз — бүкіл фирмамен бір «Администратордың» атынан жұмыс істемеңіз. Әйтпесе құжатты кім жүргізгенін немесе бағаны кім өзгерткенін түсіну мүмкін емес. Қолжетімділік профильдерін рөл бойынша таңдаңыз: менеджер, қоймашы, кассир, басшы.
8-қадам. ЭСФ және касса (30–60 минут)
Электрондық шот-фактуралар жазсаңыз, ЭСФ АЖ-мен алмасуды баптаңыз: «Настройки» бөлімінде — ЭСФ АЖ порталымен алмасу. Орнатылған криптографиялық кітапхана (NCALayer) және ұйымның ЭЦҚ кілттері керек болады. 1С-тен ЭСФ-тің жалпы логикасын «1С-тен ЭСФ» мақаласында талдадық.
Бөлшек сауда үшін онлайн-кассаны қосыңыз. УНФ-те 1С:WebKassa-мен интеграция бар; кассаны қосудың жалпы қағидалары «Онлайн-касса және 1С» мақаласында сипатталған.
9-қадам. Тексеру операциясы (15 минут)
Бір толық тізбекті жүргізіңіз: тауар кірісі → сатып алушы тапсырысы → тиеп жөнелту → төлем. Есептерді қараңыз: қалдық азайды, сатып алушының қарызы пайда болып, жабылды, ақша келді. Бәрі сәйкес келсе — жұмыс істеуге болады.
Кейінге не қалдыру керек
Бірінші күні бәрін баптаудың қажеті жоқ. Бухгалтериямен алмасу, таратылымдар, бонустық бағдарламалар, интернет-дүкен және иесіне арналған толық есептер — қызметкерлер негізгі құжаттарды игергенде, бір-екі аптадан кейін. CRM-ді де екінші кезеңде қосқан дұрыс; ол туралы — «УНФ-тегі CRM» мақаласында.
Алғашқы баптаудың бес қатесі
- Бәрін бірден қосу. Интерфейс шамадан тыс жүктеледі, қызметкерлер өздеріне керек емес өрістерде шатасады. Бөлімдерді қажеттілігіне қарай қосыңыз.
- ҚҚС-ты көрсетпеу. ҚҚС төлеуші болсаңыз, ал ұйымда бұл белгіленбесе, бірінші аптаның барлық құжаттарын қайта жүргізуге тура келеді.
- Бәріне бір қойма. Кейін дүкен мен қойманың қалдықтарын кері күнмен бөлу — ұзақ әрі қателерге толы.
- Бір пайдаланушының атынан жұмыс істеу. Құжатты кім жүргізгенін түсіну мүмкін емес, құқықтарды шектеу де мүмкін емес.
- Қалдықтарды қайта санамай енгізу. Бағдарлама өмірін қате сандардан бастайды, ал оған сенім бірінші аптада-ақ жоғалады.
Бірінші жұмыс күні алдындағы чек-лист
- ұйым толтырылған, ҚҚС дұрыс көрсетілген;
- тек қажетті бөлімдер қосылған;
- қоймалар, кассалар және банк шоттары жасалған;
- баға түрлері ашылған, бағалар белгіленген;
- номенклатура мен контрагенттер жүктеліп, іріктеп тексерілген;
- бастапқы қалдықтар енгізілген және нақты жағдаймен сәйкес;
- әр қызметкердің өз пайдаланушысы мен қолжетімділік профилі бар;
- ЭСФ: бағдарламадан порталға сынақ кірісі өтті;
- касса: сынақ чегі ережелерге сай басылып, жойылды;
- құжаттардың бір толық тізбегі жүргізілді, есептер сәйкес;
- базаның резервтік көшірмесі жасалды.
Соңғы тармақты жиі ұмытады. Баптаудан кейінгі «нөлдік» базаның көшірмесі бірінші аптада бірдеңе дұрыс болмаса, сағаттарды үнемдейді.
Бірінші апта: әр кеш сайын нені тексеру керек
Бір күндегі баптау — мәре емес, бастау. Бірінші аптада жауапты адамнан күн соңында қысқа тексеруге он бес минут бөлуді сұраймыз. Сол күні табылған қателер бірнеше минутта түзетіледі; бір айдан кейін табылғандары — бірнеше күнде.
| Нені тексеру керек | Қайдан қарау керек | Мәселе нені білдіреді |
|---|---|---|
| Теріс қалдықтар | Тауар қалдықтары бойынша есеп | Сату кірістен бұрын немесе басқа қоймаға ресімделген |
| Өткізілмеген құжаттар | Күн ішіндегі құжаттар тізімдері | Қызметкер құжатты сақтаған, бірақ өткізбеген |
| Кассадағы ақша | Касса қалдығы мен қолма-қол ақшаны салыстыру | Кіріс немесе беру ресімделмеген |
| Сатып алушылардың қарызы | Контрагенттермен есеп айырысу бойынша есеп | Төлем тапсырысқа немесе сатып алушыға байланыстырылмаған |
| Жаңа құжаттардағы бағалар | Сату құжаттары | Қажетті түрдегі бағалар белгіленбеген |
Қызметкерлердің сұрақтарын бөлек жазып отырыңыз. Бір сұрақ үш рет қайталанса, мәселе қызметкерлерде емес, баптауда: артық өріс, ыңғайсыз баға түрі немесе бекер қосылған бөлім.
Бір аптадан кейін тағы бір сақтық көшірме жасаңыз да, тек содан кейін «кейінге» тізіміндегі келесі бөлімді қосыңыз.
Жиі қойылатын сұрақтар
Жұмыс басталғаннан кейін баптауларды өзгертуге бола ма?
Көбін — иә: жаңа бөлімді қосу, қойма немесе баға түрін қосу. Бұрыннан жүргізілген құжаттарға әсер ететіндерімен қиынырақ — сериялар бойынша есеп, сипаттамалар, ҚҚС. Оларды алдын ала ойластырған жөн.
Бухгалтериямен алмасуды бірден баптау керек пе?
Жоқ. Алдымен УНФ-тегі есеп орнықсын, кейін алмасуды қосыңыз — сонда бухгалтерге бірінші аптаның қателерін талдауға тура келмейді.
Баптауға бір күн жете ме?
Ұқыпты кестелері бар бірнеше адамдық фирмаға — иә. Анықтамалықтар ретсіз болса, деректерді жүктеу баптаудың өзінен көп уақыт алады.
УНФ бойынша нұсқаулықтарды қайдан қарауға болады?
Анықтама бағдарламаға кіріктірілген, ал 1С:ИТС шарты бар пайдаланушыларға материалдар мен қолдау желісінің кеңестері қолжетімді.
Қалдықтар минусқа кетсе, не істеу керек?
Көбіне бұл кірістен бұрын ресімделген сату немесе басқа қоймаға түскен кіріс. Осы тауар бойынша кіріс құжатын тауып, қойма мен күнді тексеріп, қате құжатты түзетіңіз. Минусты артық тауарды кіріске алумен «жаппаңыз»: қалдық теңеледі, бірақ өзіндік құн мен тауар тарихы қате болады.
Өзіңіз айналысқыңыз келмесе — баптауды қашықтан, сізбен бірге жүргіземіз. Біздің жұмыстар — сағатына 22 000 ₸-ден бастап; бұл «1С орнату және баптау» қызметіне кіреді. Бағдарлама мүмкіндіктеріне шолу — «УНФ: кімге сәйкес келеді және шегі қайда» мақаласында.
