Excel оны бір адам жүргізгенде жақсы жұмыс істейді. Кейін екінші менеджер пайда болады, файл көшіріледі, қалдықтар алшақтайды, ал «бізге қанша қарыз» деген сұрақ жарты күндік салыстыруға айналады. 1С:УНФ-ке бір аптада ауысуға болады — егер бәрін бірден көшіруге тырыспай, деректерді дұрыс дайындасаңыз. Төменде — шағын компанияларды осы жоспар бойынша ауыстырамыз.
Нені көшіреміз, нені көшірмейміз
Бірінші күннен онсыз жұмыс істеуге болмайтынды ғана көшіреміз:
- номенклатура — өлшем бірліктері, артикулдары мен штрихкодтары бар тауарлар мен қызметтер;
- контрагенттер — БСН/ЖСН-і бар сатып алушылар мен жеткізушілер;
- бағалар — бөлшек, көтерме, сатып алу бағасы;
- қалдықтар — қоймалардағы тауарлар, кассалар мен шоттардағы ақша, сатып алушылардың және жеткізушілерге қарыздар.
Өткен жылдардағы сату тарихын көшірмейміз. Оны Excel-де қалдырамыз: өткенді талдауға пайдалы болады, ал есепте тек кедергі келтіреді. УНФ өмірін қалдықтарды енгізу күнінен бастайды.
1-күн. Есеп қалай құрылатынын шешу
Жүктеуге дейін бірнеше сұраққа жауап беріңіз — бастапқы баптау соларға байланысты:
- Қанша ұйым (ЖК, ЖШС) — және оларды бір базада жүргізесіз бе. Бірнеше ұйым — бұл ПРОФ нұсқасы.
- Қанша қойма мен касса.
- Қандай баға түрлері керек.
- ҚҚС төлеуші ме.
- Қандай бөлімдерді қосамыз: өндіріс, жұмыстар, бөлшек сауда, CRM. Артығын баптауларда өшірген жөн — интерфейс қарапайым болады.
Баптаудың өзі бір-екі сағат алады. Оны «УНФ-ті бір күнде алғаш баптау» мақаласында қадамдап талдаймыз.
2-күн. Кестелерді тазалау
Бұл ең маңызды күн. Клиенттердің кестелерінде жиі табатын қателер:
| Мәселе | Мысал | Не істеу керек |
|---|---|---|
| Тауарлардың қайталануы | «Кабель ВВГ 3х2.5» және «Кабель ВВГ 3*2,5» | бір атауды қалдырып, екіншісін жою |
| Өлшем бірліктері мәтінмен | «шт», «штук», «шт.» | бір нұсқаға келтіру |
| БСН-сыз контрагенттер | «ЖК Ахметов» | БСН/ЖСН табу — онсыз ЭСФ жазылмайды |
| Бәрі бір ұяшықта | «Сусабын 250 мл көк» | сипаттамалар керек болса, көлем мен түсті бөлек бағандарға шығару |
| Бос бағалар | баға тауарлардың жартысында ғана бар | толтыру немесе бағасыз жүктеп, кейін қою |
Кесте «жалпақ» болуы керек: бір жол — бір тауар, бір баған — бір белгі, біріктірілген ұяшықтарсыз және аралық қорытындыларсыз.
3-күн. Анықтамалықтарды жүктеу
УНФ-те деректерді Excel-ден тікелей тізімдерге жүктеу бар: номенклатура, контрагенттер, бағалар. Бағдарлама кестенің қай бағанын қайда салу керегін көрсетеді және жазу алдында нәтижені қарауға мүмкіндік береді.
Тәртібі:
- Алдымен номенклатура топтары мен өлшем бірліктері.
- Содан кейін номенклатура — артикулдарымен және штрихкодтарымен.
- Контрагенттер — БСН/ЖСН, мекенжайлар мен байланыстарымен.
- Бағалар — әр баға түрі бойынша «Установка цен» құжатымен.
Тәжірибеден кеңес: алдымен 20–30 жолды жүктеп, оларды тексеріңіз, тек содан кейін бүкіл файлды. Бағандар қате сәйкестендірілсе, мың жазбаны түзету әлдеқайда ұзаққа созылады.
4-күн. Қалдықтарды енгізу
Қалдықтар бір күнге енгізіледі — әдетте бағдарламада жұмыс басталар алдындағы соңғы күнге. УНФ-те бұл үшін есеп бөлімдері бойынша бастапқы қалдықтарды енгізу бар: қоймалар бойынша тауарлар, кассалар мен шоттардағы ақша, сатып алушылардың және жеткізушілерге қарыздар.
Әдеттегі қате — қойманы қайта санамай, тауар қалдықтарын «Excel-ден» енгізу. Онда алшақтықтар бірінші аптада-ақ шығады, ал бағдарламаға сенім жоғалады. Қойма үлкен болса, ең болмағанда өтімді позицияларды іріктеп қайта санаңыз; түгендеудің толық тәртібі «Қоймадағы түгендеу» мақаласында сипатталған.
Сатып алушылардың қарыздарын әр сатып алушы бойынша негіздеме құжатымен енгізіңіз — сонда УНФ-те кім қанша қарыз екені бірден көрінеді және салыстыру актісін жасауға болады.
5-күн. Алғашқы құжаттар және құқықтар
Қызметкерлермен бірге нақты операцияларды жүргізіңіз: сатып алушы тапсырысы, шығыс жүкқұжаты, жеткізушіден кіріс, кассаға ақша кірісі. Қалдықтар мен қарыздар сіз күткендей өзгеретінін тексеріңіз.
Сол күні пайдаланушыларды баптаңыз: менеджерге ақшаға қолжетімділік керек емес, қоймашыға — сатып алу бағаларына. УНФ-те тапсырыстармен жұмыс қалай жүргізілетінін «УНФ-тегі сатып алушылардың тапсырыстары және төлем» мақаласында талдадық.
6–7-күндер. Параллель жұмыс және Excel-ден бас тарту
Екі-үш күн есепті УНФ-те де, Excel-де де жүргізіп, қорытындыларды салыстыруға болады. Одан ұзақ — зиянды: қызметкерлер үйреншікті жерде жұмыс істейді. Кестелер тек оқу үшін жабылатын күнді белгілеп, оны ұстаныңыз.
Апта соңында не тексеру керек:
- УНФ-тегі қойма қалдықтары іріктелген позициялар бойынша нақты жағдаймен сәйкес келеді;
- сатып алушылардың қарыздары сіз білетінмен сәйкес келеді;
- кассадағы және шоттардағы ақша — үзінді көшірмелермен;
- иесі сатылымдар мен ақша бойынша есептерді көреді.
Бухгалтер болса
УНФ салық есептілігін тапсырмайды, мұны Қазақстанға арналған 1С:Бухгалтерия жасайды. Олардың арасындағы алмасу УНФ-тегі есеп орныққаннан кейін бапталады: алдымен құжаттар дұрыс енгізілетінін тексереміз, кейін беруді қосамыз. Бухгалтер өз базасында жұмыс істеп жатса, құжаттар УНФ-тен қай күннен бастап баратыны туралы онымен келісіңіз. Көрші бағдарламада Бухгалтериямен алмасу қалай құрылғанын және неден бұзылатынын «УТ мен Бухгалтерия алмасуы: типтік қателер» мақаласында сипаттадық — шарттар мен контрагенттерге қатысты мәселелер сол.
Ескі файлдармен не істеу керек
Ескі кестелерді жоймаңыз. Оларды атауында ауысу күні бар бір қалтаға салып, жазуға жабыңыз. Жарты жылдан кейін біреу міндетті түрде пәленше клиентке екі жыл бұрын қанша сатылғанын сұрайды — жауап сонда болады.
Өткен сатылымдарды УНФ есептерінде көргіңіз келсе, ымыра бар: құжаттарды емес, жиынтық сандарды көшіру — мысалы, өткен жылғы айлар мен клиенттер бойынша сатылымдар. Бұл қиын емес және бір бағдарламада «жылдан жылға» салыстыру береді. Шағын бизнес үшін тарихты құжаттар бойынша толық көшіру ешқашан дерлік өтелмейді.
Ауысу сәтті болғанын бір айдан кейін қалай түсінуге болады
Нәтижені бағалайтын белгілер:
- Ешкім параллель Excel жүргізбейді. Менеджер әлі «өз кестесін» ұстаса, бағдарламада оған не жетпейтінін анықтаңыз — әдетте бұл жарты сағатта баптауға болатын есеп.
- Қалдықтар іріктеп тексергенде нақты жағдаймен сәйкес келеді. Бірлі-жарым позициялардағы алшақтықтар — қалыпты, жүйелілері — процестегі қатенің белгісі.
- Сатып алушылардың қарыздары менеджерге қоңыраусыз көрінеді. Иесі есепті ашып, кім қанша қарыз екенін көреді.
- Бухгалтер құжаттарды УНФ-тен алады, оларды қолмен қайта термейді.
- Иесі есептерді «жүктеп шығарып бер» деп сұрамай, өзі қарайды.
Қандай да бір тармақ орындалмаса, бұл кестелерге қайта оралуға себеп емес. Әдетте бұл жетіспейтін бір-екі баптау немесе команда ішінде уағдаласпаған ереже. Біз мұндай талдауды іске қосудан бір ай өткен соң жасаймыз — ол бір-екі сағат алады және сұрақтардың басым бөлігін шешеді.
Кейін шығатын жүктеу қателері
Ауысудан кейінгі мәселелердің көбі жүктеу күні емес, бір-екі апта жұмыстан кейін пайда болады. Кейін іздемеу үшін жүктегеннен кейін бірден тексеретін нәрселер:
| Қате | Қалай байқауға болады | Не істеу керек |
|---|---|---|
| Номенклатура қосарлары: «Масло 5W-30» және «масло 5w30» | Атаудың бөлігі бойынша іздеу екі-үш ұқсас позиция табады | Қалдықтарды енгізгенге дейін біріктіру |
| Өлшем бірліктері дұрыс емес | Қалдық данамен, ал сатып аласыз қораппен — сандар бірнеше есе ерекшеленеді | Қалдықтары ірі тауарлардың бірліктерін тексеру |
| Қалдықтар басқа күнге енгізілген | Алғашқы сатулар қалдықты минусқа түсіреді | Қалдықтар күні — бағдарламадағы бірінші құжатқа дейін |
| Бағалар басқа түрмен жүктелген | Сату құжаттарында сатып алу бағасы қойылады | Үш-бес тауарда баға түрлерін салыстыру |
| БСН/ЖСН жоқ контрагенттер | Сәйкестендіргіш керек құжаттар қалыптаспайды | Тұрақты жұмыс істейтіндерде толтыру |
Мұндай тексеруге кеткен бес минут кассир «бағдарлама дұрыс санамайды» деп шағымданғанда бір күндік талдауды үнемдейді.
Жиі қойылатын сұрақтар
УНФ-ке айдың ортасында ауысуға бола ма?
Болады, бірақ айдың басынан ыңғайлырақ: кезең бойынша есептер тұтас болады, ал бухгалтерге салыстыру оңай.
Кестелер дерлік жоқ, есеп дәптерде болса, не істеу керек?
Номенклатура мен контрагенттерден бастаңыз — оларды үлгі бойынша Excel-ге бір-екі күнде теруге болады. Бұл жағдайда қалдықтар әрдайым дерлік қайта санауды талап етеді.
Деректерді жүктеу үшін бағдарламашы керек пе?
Қарапайым кестелер үшін — жоқ, Excel-ден кіріктірілген жүктеу жеткілікті. Кестелер күрделі болса, тауарлар мыңдаған болса немесе сипаттамалар болса, көмек керек.
Қызметкерлерді оқытуға қанша уақыт кетеді?
Менеджер мен қоймашыға негізгі операцияларға әдетте бір адамға екі-үш сағат және қолдаумен бірінші апта жеткілікті.
Кестелердің мысалдарын жіберіңіз — оларда нені түзету керегін және жүктеу қанша уақыт алатынын айтамыз. Деректерді көшіру мен іске қосуды «1С деректерін көшіру» және «1С енгізу» қызметтері аясында жасаймыз.
Жүктегеннен кейін қалдықтардан қате табылса не істеу керек?
Тауар бойынша әлі сату болмаса, қалдықтарды енгізу құжатының өзін түзеткен оңайырақ. Жұмыс жүріп жатса, өткенді қайта жазғаннан гөрі осы позициялар бойынша «Инвентаризация запасов» құжатын жүргізіп, соның негізінде алшақтықты ағымдағы күнмен ресімдеген дұрыс — артықтарға «Оприходование запасов», кемшіліктерге «Списание запасов».
