Excel хорошо работает, пока его ведёт один человек. Потом появляется второй менеджер, файл копируется, остатки расходятся, а вопрос «сколько нам должны» превращается в полдня сверки. Перейти на 1С:УНФ можно за неделю — если не пытаться перенести всё сразу и правильно подготовить данные. Ниже — план, по которому мы переводим небольшие компании.
Что переносим, а что нет
Переносим только то, без чего нельзя работать с первого дня:
- номенклатуру — товары и услуги с единицами измерения, артикулами и штрихкодами;
- контрагентов — покупателей и поставщиков с БИН/ИИН;
- цены — розничную, оптовую, закупочную;
- остатки — товаров на складах, денег в кассах и на счетах, долгов покупателей и поставщикам.
Не переносим историю продаж за прошлые годы. Её оставляем в Excel: для анализа прошлого она пригодится, а в учёте только помешает. УНФ начинает жизнь с даты ввода остатков.
День 1. Решить, как будет устроен учёт
До загрузки ответьте на несколько вопросов — от них зависит первичная настройка:
- Сколько организаций (ИП, ТОО) — и будете ли вести их в одной базе. Несколько организаций — это версия ПРОФ.
- Сколько складов и касс.
- Какие типы цен нужны.
- Плательщик ли НДС.
- Какие разделы включаем: производство, работы, розница, CRM. Лишнее лучше выключить в настройках — интерфейс станет проще.
Сама настройка займёт час-два. Пошагово её разбираем в статье «Первая настройка УНФ за один день».
День 2. Почистить таблицы
Это самый важный день. Ошибки, которые чаще всего находим в таблицах клиентов:
| Проблема | Пример | Что сделать |
|---|---|---|
| Дубли товаров | «Кабель ВВГ 3х2.5» и «Кабель ВВГ 3*2,5» | оставить одно название, второе удалить |
| Единицы измерения текстом | «шт», «штук», «шт.» | привести к одному варианту |
| Контрагенты без БИН | «ИП Ахметов» | найти БИН/ИИН — без него не выписать ЭСФ |
| Всё в одной ячейке | «Шампунь 250 мл синий» | вынести объём и цвет в отдельные колонки, если нужны характеристики |
| Пустые цены | цена есть у половины товаров | дозаполнить или загружать без цены и выставить потом |
Таблица должна стать «плоской»: одна строка — один товар, одна колонка — один признак, без объединённых ячеек и промежуточных итогов.
День 3. Загрузить справочники
В УНФ есть загрузка данных из Excel прямо в списки: номенклатура, контрагенты, цены. Программа показывает, какую колонку таблицы куда положить, и перед записью даёт посмотреть результат.
Порядок:
- Сначала группы номенклатуры и единицы измерения.
- Потом номенклатура — с артикулами и штрихкодами.
- Контрагенты — с БИН/ИИН, адресами и контактами.
- Цены — документом «Установка цен» по каждому типу цены.
Совет из практики: загрузите сначала 20–30 строк, проверьте их и только потом весь файл. Если колонки сопоставлены неверно, исправлять тысячу записей гораздо дольше.
День 4. Ввести остатки
Остатки вводятся на одну дату — обычно последний день перед началом работы в программе. В УНФ для этого есть ввод начальных остатков по разделам учёта: товары по складам, деньги в кассах и на счетах, долги покупателей и поставщикам.
Типичная ошибка — вводить остатки товаров «из Excel», не пересчитав склад. Тогда расхождения всплывут в первую же неделю, и доверие к программе пропадёт. Если склад большой, проведите хотя бы выборочный пересчёт ходовых позиций; полный порядок инвентаризации описан в статье «Инвентаризация на складе».
Долги покупателей вводите по каждому покупателю с документом-основанием — тогда в УНФ сразу будет видно, кто и сколько должен, и можно будет делать акт сверки.
День 5. Первые документы и права
Проведите вместе с сотрудниками реальные операции: заказ покупателя, расходную накладную, поступление от поставщика, приход денег в кассу. Проверьте, что остатки и долги меняются так, как ожидаете.
В этот же день настройте пользователей: менеджеру не нужен доступ к деньгам, кладовщику — к ценам закупки. Как ведётся работа с заказами в УНФ, мы разобрали в статье «Заказы покупателей и оплата в УНФ».
Дни 6–7. Параллельная работа и отказ от Excel
Два-три дня допустимо вести учёт и в УНФ, и в Excel, сверяя итоги. Дольше — вредно: сотрудники будут работать там, где привычнее. Назначьте дату, после которой таблицы закрываются только на чтение, и придерживайтесь её.
Что проверить в конце недели:
- остатки по складу в УНФ совпадают с фактом по выборочным позициям;
- долги покупателей совпадают с тем, что вы знаете;
- деньги в кассе и на счетах — с выписками;
- собственник видит отчёты по продажам и деньгам.
Если есть бухгалтер
УНФ не сдаёт налоговую отчётность, это делает 1С:Бухгалтерия для Казахстана. Обмен между ними настраивается после того, как учёт в УНФ устоялся: сначала проверяем, что документы вводятся правильно, потом включаем передачу. Если бухгалтер уже работает в своей базе, договоритесь с ним о дате, с которой документы пойдут из УНФ. Как устроен обмен с Бухгалтерией в соседней программе и на чём он ломается, мы описали в статье «Обмен УТ с Бухгалтерией: типовые ошибки» — проблемы с договорами и контрагентами там те же.
Что делать со старыми файлами
Старые таблицы не удаляйте. Сложите их в одну папку с датой перехода в названии и закройте на запись. Через полгода кто-нибудь обязательно спросит, сколько продали такому-то клиенту два года назад, — ответ будет там.
Если хочется видеть прошлые продажи в отчётах УНФ, есть компромисс: перенести не документы, а сводные цифры — например, продажи по месяцам и клиентам за прошлый год. Это несложно и даёт сравнение «год к году» в одной программе. Полный перенос истории по документам для малого бизнеса почти никогда не окупается.
Как понять через месяц, что переход удался
Признаки, по которым мы оцениваем результат:
- Никто не ведёт параллельный Excel. Если менеджер всё ещё держит «свою табличку», выясните, чего ему не хватает в программе, — обычно это отчёт, который можно настроить за полчаса.
- Остатки совпадают с фактом при выборочной проверке. Расхождения в единицах позиций — нормально, системные — признак ошибки в процессе.
- Долги покупателей видны без звонка менеджеру. Собственник открывает отчёт и видит, кто и сколько должен.
- Бухгалтер получает документы из УНФ, а не перебивает их руками.
- Собственник смотрит отчёты сам, без просьбы «сделай выгрузку».
Если какой-то пункт не выполняется, это не повод откатываться к таблицам. Обычно это одна-две недостающие настройки или правило, о котором не договорились внутри команды. Мы делаем такой разбор через месяц после запуска — он занимает час-два и снимает большую часть вопросов.
Ошибки загрузки, которые всплывают позже
Большинство проблем после перехода появляются не в день загрузки, а через одну-две недели работы. Вот что мы проверяем сразу после загрузки, чтобы не искать потом:
| Ошибка | Как заметить | Что делать |
|---|---|---|
| Дубли номенклатуры: «Масло 5W-30» и «масло 5w30» | Поиск по части названия находит две-три похожие позиции | Объединить до ввода остатков |
| Не те единицы измерения | Остаток в штуках, а закупаете коробками — цифры отличаются в разы | Проверить единицы у товаров с крупными остатками |
| Остатки введены не на ту дату | Первые продажи уводят остаток в минус | Дата остатков — до первого документа в программе |
| Цены загружены не тем видом | В документах продажи подставляется закупочная цена | Сверить виды цен на трёх-пяти товарах |
| Контрагенты без БИН/ИИН | Не формируются документы, где нужен идентификатор | Дозаполнить у тех, с кем работаете регулярно |
Пять минут на такую проверку экономят день разбирательств, когда кассир пожалуется, что «программа считает неправильно».
Частые вопросы
Можно ли перейти на УНФ в середине месяца?
Можно, но удобнее с начала месяца: отчёты за период будут целыми, а бухгалтеру проще сверяться.
Что делать, если таблиц почти нет, а учёт в тетради?
Начните с номенклатуры и контрагентов — их можно набить в Excel по шаблону за день-два. Остатки в этом случае почти всегда требуют пересчёта.
Нужен ли программист, чтобы загрузить данные?
Для простых таблиц — нет, встроенной загрузки из Excel достаточно. Помощь нужна, если таблицы сложные, товаров тысячи или есть характеристики.
Сколько времени уходит на обучение сотрудников?
Менеджеру и кладовщику на основные операции обычно хватает двух-трёх часов на человека и первой недели с поддержкой.
Пришлите нам примеры таблиц — скажем, что в них нужно поправить и сколько займёт загрузка. Перенос данных и запуск мы делаем в рамках услуг «Перенос данных 1С» и «Внедрение 1С».
Что делать, если после загрузки нашли ошибку в остатках?
Если продаж по товару ещё не было, проще исправить сам документ ввода остатков. Если работа уже идёт, правильнее провести по этим позициям документ «Инвентаризация запасов» и на его основании оформить расхождение текущей датой — «Оприходование запасов» для излишков и «Списание запасов» для недостач, — чем переписывать прошлое.
