Купили 1С:Управление нашей фирмой, установили — и открыли программу, в которой сразу десятки разделов. С чего начать, чтобы через день уже провести первую продажу и не переделывать настройку через месяц? Ниже — порядок, по которому мы настраиваем УНФ для Казахстана у клиентов. Он рассчитан на один рабочий день для небольшой фирмы.
Перед стартом: какая у вас версия
С июля 2024 года поставляется редакция 3.0 УНФ для Казахстана. Если у вас старая база на редакции 1.6, сначала обновитесь: фирма «1С» не планирует поддержку 1.6, переход идёт с версии не ниже 1.6.8.7 через промежуточные технические релизы. Начинать настройку в старой редакции, чтобы потом обновляться, — потерянное время.
Версия видна в меню программы «О программе».
Шаг 1. Начальная настройка и организация (30 минут)
При первом запуске программа предлагает пройти начальную настройку. Не пропускайте её. Заполните:
- организацию: наименование, БИН/ИИН, адрес, банковский счёт, руководитель;
- налогообложение: плательщик НДС или нет — от этого зависят цены в документах и печатные формы;
- валюту учёта — тенге.
Если у вас несколько организаций (например, ИП и ТОО), в ПРОФ их можно вести в одной базе. В Базовой версии — только одна организация.
Шаг 2. Включить нужные разделы (20 минут)
Раздел «Настройки» — параметры учёта по разделам: продажи, закупки, склад, производство, работы, деньги, CRM, розница. Включайте только то, чем будете пользоваться в ближайший месяц. Каждая лишняя галочка добавляет поля в документы и вопросы у сотрудников.
Что обычно включаем малому бизнесу:
| Тип бизнеса | Включаем |
|---|---|
| Оптовая торговля | заказы покупателей и поставщикам, несколько складов, типы цен |
| Магазин | розничные продажи, рабочее место кассира, учёт по штрихкодам |
| Сервис, ремонт | заказ-наряды, работы и услуги |
| Мастерская, цех | производство, спецификации |
| Отдел продаж | CRM: лиды, события, воронка |
Учёт по сериям и срокам годности, характеристики номенклатуры, ячейки на складе — включайте, только если они действительно нужны. Выключить их после того, как пошли документы, сложнее.
Шаг 3. Склады, кассы, счета (30 минут)
- Структурные единицы — склады, а с редакции 3.0 и тип «Магазин» со своим графиком работы.
- Кассы — каждая касса отдельно; если есть розница — кассы ККМ.
- Банковские счета организации.
Ошибка, которую видим часто: один склад «Основной» на всё, а потом попытка разделить остатки магазина и склада задним числом. Если физически мест хранения два — заводите два склада сразу.
Шаг 4. Типы цен (15 минут)
В справочнике типов цен создайте нужные: закупочная, оптовая, розничная. Розничную можно сделать расчётной — например, закупочная плюс наценка. Цены устанавливаются документом «Установка цен», у него есть история: видно, кто и когда изменил цену.
Шаг 5. Справочники (2–3 часа)
Номенклатуру и контрагентов загружаем из Excel — в списках есть загрузка из файла. Перед загрузкой таблицы нужно почистить; как это сделать, подробно в статье «С Excel на УНФ за неделю».
Минимум для работы:
- номенклатура с единицами измерения и ценами;
- основные покупатели и поставщики с БИН/ИИН;
- сотрудники, если будете вести заказ-наряды или считать зарплату.
Шаг 6. Начальные остатки (1 час)
Остатки товаров, денег и долгов вводятся на одну дату — день перед началом работы. Проверьте после ввода: отчёт по остаткам товаров, по деньгам и по расчётам с контрагентами должны совпадать с тем, что вы знаете.
Шаг 7. Пользователи и права (30 минут)
В ПРОФ заведите каждого сотрудника отдельным пользователем — не работайте всей фирмой под одним «Администратором». Иначе невозможно понять, кто провёл документ или изменил цену. Профили доступа выбирайте по роли: менеджер, кладовщик, кассир, руководитель.
Шаг 8. ЭСФ и касса (30–60 минут)
Если выписываете электронные счета-фактуры, настройте обмен с ИС ЭСФ: в разделе «Настройки» — обмен с порталом ИС ЭСФ. Понадобится установленная криптографическая библиотека (NCALayer) и ключи ЭЦП организации. Общую логику ЭСФ из 1С мы разбирали в статье «ЭСФ из 1С».
Для розницы подключите онлайн-кассу. В УНФ есть интеграция с 1С:WebKassa; общие принципы подключения кассы описаны в статье «Онлайн-касса и 1С».
Шаг 9. Проверочная операция (15 минут)
Проведите одну полную цепочку: поступление товара → заказ покупателя → отгрузка → оплата. Посмотрите отчёты: остаток уменьшился, долг покупателя появился и закрылся, деньги пришли. Если всё сходится — можно работать.
Что оставить на потом
Не нужно в первый день настраивать всё. Обмен с Бухгалтерией, рассылки, бонусные программы, интернет-магазин и подробные отчёты для собственника — через неделю-две, когда сотрудники освоят основные документы. CRM тоже лучше включать вторым этапом; о ней — в статье «CRM в УНФ».
Пять ошибок первой настройки
- Включить всё сразу. Интерфейс перегружен, сотрудники путаются в полях, которые им не нужны. Включайте разделы по мере необходимости.
- Не указать НДС. Если вы плательщик НДС, а в организации это не отмечено, все документы первой недели придётся перепроводить.
- Один склад на всё. Разделять потом остатки магазина и склада задним числом — долго и чревато ошибками.
- Работать под одним пользователем. Нельзя понять, кто провёл документ, и нельзя ограничить права.
- Ввести остатки без пересчёта. Программа начинает жизнь с неверных цифр, и доверие к ней пропадает в первую же неделю.
Чек-лист перед первым рабочим днём
- организация заполнена, НДС указан верно;
- включены только нужные разделы;
- склады, кассы и банковские счета созданы;
- типы цен заведены, цены установлены;
- номенклатура и контрагенты загружены и проверены выборочно;
- начальные остатки введены и совпадают с фактом;
- у каждого сотрудника свой пользователь и профиль доступа;
- ЭСФ: тестовый вход на портал из программы прошёл;
- касса: пробный чек пробит и отменён по правилам;
- проведена одна полная цепочка документов, отчёты сходятся;
- сделана резервная копия базы.
Последний пункт часто забывают. Копия «нулевой» базы после настройки экономит часы, если в первую неделю что-то пойдёт не так.
Первая неделя: что проверять каждый вечер
Настройка за день — это старт, а не финиш. Первую неделю мы просим ответственного тратить в конце дня пятнадцать минут на короткую проверку. Ошибки, найденные в тот же день, исправляются за минуты; найденные через месяц — за дни.
| Что проверить | Где смотреть | Что означает проблема |
|---|---|---|
| Отрицательные остатки | Отчёт по остаткам товаров | Продажа оформлена раньше поступления или не на тот склад |
| Непроведённые документы | Списки документов за день | Сотрудник сохранил документ, но не провёл его |
| Деньги в кассе | Остаток по кассе против наличных | Не оформлен приход или выдача |
| Долги покупателей | Отчёт по расчётам с контрагентами | Оплата не привязана к заказу или покупателю |
| Цены в новых документах | Документы продажи | Не установлены цены нужного типа |
Отдельно записывайте вопросы сотрудников. Если один и тот же вопрос звучит трижды, дело не в сотрудниках, а в настройке: лишнее поле, неудобный тип цен или раздел, который включили зря.
Через неделю сделайте ещё одну резервную копию и только после этого включайте следующий раздел из списка «на потом».
Частые вопросы
Можно ли изменить настройки после начала работы?
Многие — да: включить новый раздел, добавить склад или тип цены. Сложнее с теми, что влияют на уже проведённые документы, — учёт по сериям, характеристики, НДС. Их лучше продумать заранее.
Нужно ли сразу настраивать обмен с Бухгалтерией?
Нет. Сначала пусть учёт в УНФ устоится, потом включайте обмен — так бухгалтеру не придётся разбирать ошибки первой недели.
Хватит ли одного дня на настройку?
Для фирмы из нескольких человек с аккуратными таблицами — да. Если справочники в беспорядке, загрузка данных займёт больше времени, чем сама настройка.
Где посмотреть инструкции по УНФ?
Справка встроена в программу, а пользователям с договором 1С:ИТС доступны материалы и консультации линии поддержки.
Что делать, если остатки ушли в минус?
Почти всегда это продажа, оформленная раньше поступления, или поступление на другой склад. Найдите документ поступления по этому товару, проверьте склад и дату и исправьте ошибочный документ. Не «закрывайте» минус оприходованием излишков: остаток выровняется, но себестоимость и история товара будут неверными.
Не хочется разбираться самостоятельно — проведём настройку удалённо, вместе с вами. Наши работы — от 22 000 ₸ в час; это входит в услугу «Установка и настройка 1С». Обзор возможностей программы — в статье «УНФ: кому подходит и где её потолок».
