Собственник небольшой фирмы обычно приходит к нам с одной и той же картиной: продажи в одной таблице, остатки в другой, долги покупателей — в голове у менеджера, а прибыль за месяц известна только после того, как бухгалтер сдаст отчётность. 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) сделана ровно под эту ситуацию. Ниже — что в ней есть в казахстанской версии, кому она подходит и по каким признакам понятно, что компания её переросла.
Что такое УНФ одной фразой
Это программа управленческого учёта для малого бизнеса: продажи, закупки, склад, деньги, работы и услуги, простое производство и CRM в одной базе. Фирма «1С» описывает её как решение для нефискального оперативного учёта, контроля, анализа и планирования. «Нефискального» — ключевое слово: налоговую отчётность из УНФ не сдают, для этого рядом ставят 1С:Бухгалтерию для Казахстана.
С 1 июля 2024 года локальные поставки УНФ для Казахстана комплектуются редакцией 3.0 (информационное письмо 1С № 31920). Главная идея редакции — привести УНФ и 1С:Розницу для Казахстана к единой архитектуре и программному коду. Поэтому в УНФ 3.0 появились рабочее место кассира, учёт по сериям и срокам годности, документ «Установка цен», структурная единица «Магазин» и многое из того, что раньше было только в Рознице.
Что умеет казахстанская УНФ
| Раздел | Что внутри |
|---|---|
| CRM и продажи | лиды, контрагенты, события, воронка продаж, заказы покупателей, скидки и бонусы |
| Закупки и склад | заказы поставщикам, поступления, перемещения, инвентаризация, комплектация, серии и сроки годности |
| Работы и услуги | заказ-наряды, учёт выполненных работ |
| Производство | спецификации, производство под заказ, расчёт себестоимости |
| Деньги | кассы, банковские счета, расчёты с покупателями и поставщиками |
| Розница | рабочее место кассира, несколько магазинов, подключение онлайн-кассы 1С:WebKassa |
| Анализ бизнеса | доходы и расходы, прибыль, долги, монитор показателей для руководителя |
| Обмены | ЭСФ через ИС ЭСФ, обмен с 1С:Бухгалтерией для Казахстана, интернет-магазины, загрузка из Excel |
Отдельно отметим интеркампани: можно продавать товар, который числится за другой организацией вашей группы. Для фирм, где ИП и ТОО торгуют с одного склада, это закрывает частую боль.
Кому УНФ подходит
По нашему опыту, УНФ лучше всего ложится на такие компании:
- Торговля до 10–15 сотрудников — опт, розница, один-два склада, интернет-магазин рядом.
- Услуги и сервис — ремонт, монтаж, сервисные центры, где нужен заказ-наряд и учёт выполненных работ.
- Небольшое производство — мебель, полиграфия, пищевой цех, где хватает спецификаций и производства под заказ.
- Собственник сам ведёт управленку и хочет видеть деньги, долги и прибыль без бухгалтера.
Сама фирма «1С» рассчитывает программу на небольшие коллективы: по описаниям партнёров, типичный диапазон — от одного до десяти пользователей. Это не жёсткий лимит лицензии, а здравый ориентир по нагрузке и сложности процессов.
Где потолок
УНФ проста, потому что многие вещи в ней сделаны «одним способом». Пока бизнес укладывается в этот способ — всё хорошо. Признаки, что компания упирается в потолок:
- Нужна сложная логистика склада. Адресное хранение с ТСД, отбор волнами, несколько складов с разными схемами работы — это зона 1С:Управления торговлей.
- Сложное ценообразование и согласования. Многоуровневые соглашения с клиентами, согласование скидок, кредитные лимиты по группам — в УТ это проработано глубже.
- Регламентированный учёт в той же базе. УНФ не формирует налоговую отчётность. Если хочется «одну программу на всё» для среднего бизнеса, смотрят в сторону 1С:Комплексной автоматизации.
- Производство с маршрутами и нормированием. Позаказное производство в УНФ есть, но пооперационное планирование цехов — это уже КА или ERP.
- Пользователей становится много. Когда в базе одновременно работают 20–30 человек, нагрузка и требования к правам растут быстрее, чем возможности простой программы.
Мы подробно сравнили три программы в статье «УНФ, УТ или КА для растущей компании». А если вы торгуете в одном магазине и выбираете между двумя «маленькими» решениями, посмотрите «Розница или УНФ для одного магазина».
Базовая или ПРОФ
УНФ для Казахстана выпускается в двух версиях:
- Базовая — для одного пользователя и одной организации, конфигурацию изменить нельзя. Обновления и консультации линии поддержки после регистрации программы бесплатны.
- ПРОФ — многопользовательская, с учётом нескольких организаций в одной базе и возможностью доработок. Поддержка и обновления ПРОФ идут по договору 1С:ИТС Казахстан; льготный период включён в поставку, дальше договор продлевается платно.
Если вы ИП без сотрудников, Базовой обычно хватает. Если в базе больше одного человека или больше одной организации — сразу берите ПРОФ, переход потом всё равно потребует доплаты. Сколько стоит запуск целиком, мы посчитали в статье «Сколько стоит запуск УНФ».
Типичная ошибка при выборе
Самая частая ошибка — ждать от УНФ бухгалтерии. Клиент покупает программу, начинает вести продажи и через месяц спрашивает, где форма 300.00. Её там нет и не будет. УНФ отвечает на вопрос «сколько мы заработали и кто нам должен», а налоговый учёт ведётся в Бухгалтерии. Документы из УНФ в Бухгалтерию передаются обменом — как это устроено, разберём в отдельной статье серии.
Вторая ошибка обратная: покупать сразу «большую» программу «на вырост». Компания из пяти человек тратит месяцы на внедрение УТ, а пользуется четвертью возможностей. УНФ запускается быстрее — первую настройку мы разбирали в статье «Первая настройка УНФ за один день».
Как УНФ живёт рядом с бухгалтером
В малом бизнесе обычно складывается такая схема. Собственник, менеджеры и кладовщик работают в УНФ: принимают заказы, отгружают, получают оплаты, смотрят остатки. Бухгалтер работает в своей базе Бухгалтерии для Казахстана — часто это приходящий бухгалтер или аутсорсинговая компания. Документы из УНФ попадают к нему обменом, и он не перебивает накладные руками.
Чтобы такая связка работала, нужно договориться о трёх вещах:
- кто заводит контрагентов и номенклатуру — обычно УНФ, а бухгалтерия получает их обменом. Если оба заводят «как удобно», через месяц будут дубли;
- с какой даты идёт обмен — не задним числом за весь год, а с начала периода, который бухгалтер ещё не закрыл;
- кто исправляет ошибки — ошибку в накладной правят в УНФ, а не в Бухгалтерии, иначе следующий обмен вернёт старые данные.
Электронные счета-фактуры при этом можно выписывать прямо из УНФ: обмен с ИС ЭСФ в казахстанской версии есть. Но если бухгалтер привык работать с ЭСФ сам, договоритесь, кто именно это делает, — два отправителя одного счёта-фактуры порождают дубли на портале.
Что проверить на демонстрации
Прежде чем покупать, попросите показать на своём примере: одну типичную продажу от заказа до оплаты, отчёт о долгах покупателей, остатки по складу и отчёт о прибыли за месяц. Если эти четыре вещи понятны вам и сотрудникам за полчаса — УНФ вам подойдёт. Если на каждый шаг нужен «костыль», скорее всего, вам ближе другая программа.
Частые вопросы
Можно ли в УНФ сдавать налоговую отчётность?
Нет. УНФ — программа управленческого учёта. Отчётность сдают из 1С:Бухгалтерии для Казахстана, а данные туда передаются обменом.
Выписываются ли из УНФ электронные счета-фактуры?
Да, в казахстанской УНФ есть обмен с ИС ЭСФ: настройка находится в разделе «Настройки», для подписи нужна криптографическая библиотека и ЭЦП.
Чем УНФ отличается от 1С:Розницы?
С редакции 3.0 у них общая архитектура, но назначение разное. Розница — для магазинов и сетей, УНФ — для всей фирмы: продажи, закупки, производство, услуги, деньги и CRM.
Что делать, если у нас старая УНФ 1.6?
Переходить на 3.0: поддержка редакции 1.6 не планируется. Обновление идёт с сохранением данных, исходная версия должна быть не ниже 1.6.8.7, для ПРОФ нужен действующий 1С:ИТС.
Хотите понять, хватит ли вам УНФ, — расскажите о компании, и мы честно скажем, где она вас ограничит. Внедрение и настройку мы делаем в рамках услуги «Внедрение 1С».
