Заказ покупателя в Excel или мессенджере живёт ровно до первой путаницы: менеджер пообещал товар, который уже отдали другому клиенту, бухгалтер не видит, оплачен ли счёт, а директор узнаёт о долге, когда он стал просроченным. В 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана заказ — центральный документ продаж: от него печатается счёт, резервируется товар, принимается оплата и оформляется отгрузка. Разберём, как это настроить так, чтобы менеджеры пользовались, а не обходили.
Что умеет заказ покупателя в УНФ
По описанию продукта от фирмы «1С», в УНФ для Казахстана есть:
- заказы покупателей и заказ-наряды, объединение заказов в проекты, график отгрузок;
- обеспечение заказа — резерв свободного остатка на складе, заказ поставщику или в производство;
- продажа со склада и под заказ, отгрузка в кредит или по предоплате, комиссионная торговля;
- виды цен, прайс-листы, скидки, наценки и дисконтные карты, расчёт цены по формулам.
Получается цепочка, которую мы обычно и настраиваем: заказ → счёт на оплату → оплата → резерв или заказ поставщику → расходная накладная → счёт-фактура и ЭСФ. Каждый следующий документ создаётся на основании предыдущего, поэтому номенклатура, цены и контрагент не вводятся заново.
Состояния заказа — первое, что стоит настроить
Состояние показывает, на каком этапе заказ: «Новый», «В работе», «Выполнен» и т.п. Их набор настраивается. Мы советуем не делать десять состояний «на всякий случай» — менеджеры перестанут их менять, и список заказов потеряет смысл. Рабочий минимум для оптовой или проектной продажи:
| Состояние | Что значит | Кто переводит |
|---|---|---|
| Новый | Заявка принята, состав и цена не согласованы | Менеджер |
| Ждёт оплаты | Счёт выставлен | Менеджер |
| В работе | Оплата получена или отгрузка в долг согласована, товар резервируется | Менеджер или бухгалтер |
| Выполнен | Всё отгружено и закрыто | Программа или кладовщик |
| Отменён | Клиент отказался, резерв снят | Менеджер |
Типичная ошибка — оставлять отменённые заказы в «Новом». Товар по ним может висеть в резерве, и склад видит дефицит, которого нет. Раз в неделю полезно отфильтровать список по состоянию «Новый» и сроку старше двух недель — это пять минут, которые экономят ссоры со складом.
Резерв и обеспечение
Резерв в УНФ — это пометка «этот остаток уже обещан». Без него два менеджера продают одну и ту же последнюю коробку. С резервом второй увидит, что свободного остатка нет, и сможет сразу оформить заказ поставщику на основании заказа покупателя.
Где ошибаются:
- Резервируют на каждый «Новый» заказ. Клиент ещё не подтвердил, а товар уже недоступен остальным. Резервируйте после оплаты или подтверждения.
- Не снимают резерв при отмене. Перевод заказа в «Отменён» должен освобождать товар — проверьте это на тестовом заказе после настройки.
- Работают с несколькими складами без указания склада в заказе. Тогда резерв встаёт не туда, и отгрузка с другого склада идёт в обход.
Если у вас есть производство, обеспечение «в производство» создаёт заказ на производство под конкретного покупателя — об этом подробнее в статье «Производство в УНФ». Закупки под заказ разобраны в материале «Склад и закупки в УНФ».
Оплата: предоплата, частичная, в долг
Оплата в УНФ привязывается к заказу: приходный кассовый ордер, поступление на счёт или оплата картой создаются на основании заказа или счёта. Тогда в списке заказов видно, сколько оплачено и сколько осталось.
Что стоит договориться заранее:
- Предоплата или отгрузка в долг — это условие договора с клиентом. Если отгружаете в долг, указывайте в договоре срок оплаты: на нём строятся отчёты по просроченной дебиторке.
- Частичная оплата. Нормальная ситуация, программа учитывает остаток долга. Но менеджер должен привязывать платёж к заказу, а не просто к контрагенту, иначе в заказе останется «не оплачено».
- Оплата через Kaspi или картой. Эквайринг в УНФ учитывается отдельно; деньги поступают на счёт позже, за вычетом комиссии банка. Как вести кассы, банк и платёжный календарь — в статье «Деньги в УНФ».
Остаток денег и долг контрагента программа показывает прямо в форме новых документов — это замечают не сразу, но менеджеру удобно: видно, что клиент ещё должен по прошлой отгрузке.
Отгрузка и документы для клиента
Расходная накладная создаётся на основании заказа, программа подставляет неотгруженные строки. Частичная отгрузка допустима: заказ остаётся в работе до последней позиции.
Для покупателей в Казахстане после отгрузки обычно нужны счёт-фактура и ЭСФ. В УНФ для Казахстана есть документы счёта-фактуры и ЭСФ для работы с ИС ЭСФ. Но регламентированный учёт — налоги, декларации — ведётся в 1С:Бухгалтерии, куда УНФ передаёт документы обменом. Как распределить, где выписывать ЭСФ, разбираем в статье «ЭСФ и регламентированный учёт: УНФ и Бухгалтерия», а общие правила выписки — в материале «ЭСФ из 1С».
Заказ-наряд вместо цепочки документов
Если вы продаёте работы и услуги, а не только товары, присмотритесь к заказ-наряду. По описанию «1С», для небольших фирм он объединяет функции заказа покупателя, счёта на оплату, акта выполненных работ и расходной накладной. Один документ вместо четырёх — для автосервиса или мастерской это часто решает вопрос «менеджеры не хотят вводить документы». Подробно — в статье «Работы и услуги в УНФ: заказ-наряды».
Контроль: какие отчёты смотреть
Документы без отчётов — лишняя работа для менеджеров. Мы обычно настраиваем руководителю три вещи:
- список заказов с отбором «В работе» и колонками «Оплачено» и «Отгружено» — видно, что зависло;
- отчёт по расчётам с покупателями с просроченной задолженностью;
- «Монитор руководителя» — остатки денег, дебиторка и кредиторка, в том числе просроченная, прибыль и убытки.
Для регулярного контроля этого достаточно. Если нужны воронка, задачи менеджеров и история контактов до заказа — это уже CRM, о ней статья «CRM в УНФ».
Как запустить заказы за неделю
Порядок, который у нас работает в небольших компаниях:
- День 1. Номенклатура, виды цен, контрагенты — загрузкой из Excel. Если номенклатура грязная, сначала чистим её в таблице, а не в программе.
- День 2. Договоры с условием оплаты, состояния заказов, склады.
- День 3. Пробные заказы на копии базы: предоплата, отгрузка в долг, частичная отгрузка, отмена. Проверяем резерв.
- День 4–5. Обучение менеджеров на их реальных заказах — по часу на человека.
- Неделя спустя. Разбор: какие заказы зависли, кто обходит систему и почему.
Если вы только выбираете программу, сначала стоит понять, подходит ли УНФ вашей компании вообще, — это разобрано в статье «УНФ: кому подходит и где её потолок». Лицензии — на странице 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана: базовая версия стоит 36 300 ₸, ПРОФ — 136 250 ₸. Настройку и обучение мы ведём в рамках внедрения 1С, работы — от 22 000 ₸ в час.
Частые вопросы
Можно ли продавать без заказа покупателя?
Да. Расходную накладную можно оформить сразу, без заказа. Это удобно для разовых продаж со склада. Но тогда не будет резерва и контроля «что обещано, но не отгружено», поэтому для оптовых клиентов мы советуем заказ.
Как увидеть, какие заказы оплачены, но не отгружены?
В списке заказов покупателей включите колонки оплаты и отгрузки и отфильтруйте по состоянию «В работе». Если колонки пустые при реальной оплате — значит, платёж привязан к контрагенту без заказа.
Нужна ли ПРОФ-версия для работы с заказами?
Функции заказов есть в обеих версиях. Разница в другом: базовая версия рассчитана на одного пользователя и не позволяет менять конфигурацию. Если с заказами работают несколько менеджеров одновременно, нужна ПРОФ.
Как выписать ЭСФ по отгрузке из УНФ?
В УНФ для Казахстана есть документ ЭСФ, но если налоговый учёт ведётся в Бухгалтерии, удобнее выписывать ЭСФ там, после обмена. Схему выбираем на старте, чтобы ЭСФ не выписали дважды.
