Когда остатки «в программе» и «на полке» расходятся, проблема почти никогда не в программе. Она в том, что приход оформили не тем днём, доставку не включили в себестоимость, а товар разного размера завели одной карточкой. 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана закрывает склад и закупки небольшой компании целиком — но только если с первого дня договориться о нескольких правилах. О них и пойдёт речь.
Что есть в УНФ для склада и закупок
По описанию продукта от фирмы «1С», в УНФ для Казахстана есть:
- цены поставщиков и конкурентов, заказы поставщикам и контроль их исполнения, графики поставок;
- расчёт потребности в запасах, выявление дефицита и предложения по пополнению;
- поступление от контрагента, через подотчётное лицо, на комиссию и в переработку, учёт дополнительных расходов;
- несколько складов, характеристики номенклатуры (цвет, размер), партии, учёт по ячейкам;
- перемещение, резервирование, ордерная схема, инвентаризация и отражение её результатов.
Для магазина, оптовой фирмы или небольшого производства этого хватает. Где потолок — адресное хранение с большим потоком, ТСД на каждого кладовщика, десятки складов, — мы разбираем в статье «УНФ, УТ или КА для растущей компании».
Номенклатура: решение, которое потом дорого менять
Первое решение — как заводить товар, который отличается цветом или размером. Варианта два:
| Подход | Когда подходит | Минус |
|---|---|---|
| Отдельная карточка на каждый вариант | Мало вариантов, разные поставщики и цены | Справочник разрастается, отчёты по модели собирать вручную |
| Одна карточка + характеристики | Одежда, обувь, мебель с отделками, товары с размерной сеткой | Нужно дисциплинированно выбирать характеристику в каждом документе |
Мы чаще советуем характеристики там, где у товара есть «модель» и «вариант». Переделать потом можно, но это перенос остатков и истории — работа на дни, а не на час.
Партии нужны, если важен срок годности или серия. Если нет — не включайте: каждый лишний реквизит в документе — повод для ошибки кладовщика.
Заказ поставщику и расчёт потребности
Закупки в УНФ начинаются с заказа поставщику. Его можно создать вручную, на основании заказа покупателя или из расчёта потребности: программа смотрит остатки, резервы и открытые заказы и предлагает, что докупить.
Чтобы расчёт работал, нужно две вещи:
- Резервы ставятся честно. Если менеджеры не резервируют товар под заказы покупателей, программа считает его свободным и не предлагает докупить. Как работать с резервами, разобрано в статье «Заказы покупателей и оплата в УНФ».
- Заказы поставщикам закрываются. Незакрытый заказ, по которому поставщик давно отказал, программа считает «товаром в пути» — и снова не предлагает закупку.
Цены поставщиков удобно регистрировать при каждом поступлении: тогда при новом заказе видно, у кого было дешевле в прошлый раз. Туда же можно заносить цены конкурентов, если вы их отслеживаете.
Поступление и дополнительные расходы
Поступление оформляется на основании заказа поставщику — программа подставит заказанные позиции, кладовщику остаётся поправить фактическое количество. Отдельно учитываются случаи, когда товар купил сотрудник за наличные (через подотчётное лицо), когда товар принят на комиссию или в переработку.
Самая частая ошибка с себестоимостью — доставка. Её оплачивают одной суммой транспортной компании, проводят как прочий расход, и маржа по товару выглядит выше, чем есть. В УНФ для этого есть учёт дополнительных расходов: их можно распределить на поступивший товар, и себестоимость станет правильной. Особенно заметно на импорте и на тяжёлом товаре, где доставка — ощутимая доля цены.
Как оформлять приход в учётной программе и чем грозит «приход задним числом», мы подробно писали в статье «Приход товара на склад» — принципы те же.
Несколько складов и перемещения
Склад в УНФ — это любое место хранения: основной склад, магазин, машина торгового представителя, цех. Перемещение между ними — отдельный документ. Его пропускают, когда склады рядом, и через месяц остатки по каждому складу перестают совпадать с реальностью, хотя общий остаток верный.
Правило простое: если товар физически переехал — должен быть документ. Если это неудобно, вероятно, у вас не два склада, а один, и второй стоит убрать.
Ордерная схема: нужна ли она
Ордерная схема разделяет документ движения товара (накладную) и факт приёмки или выдачи на складе (ордер). Это полезно, когда кладовщик и менеджер — разные люди и приёмка идёт позже бумаг: машина пришла вечером, а накладная от поставщика — утром.
Если склад ведёт тот же человек, что и закупки, ордерная схема добавит только лишних документов. Её можно включать не для всех складов, а только там, где она действительно нужна.
Инвентаризация
Инвентаризация в УНФ — документ, в который программа подставляет учётные остатки, кладовщик вносит фактические, а по результатам оформляются оприходование излишков и списание недостачи.
Пара практических советов:
- Не пересчитывайте весь склад сразу, если он большой. Удобнее частичная инвентаризация по группам товаров, по графику.
- Остановите движение на время пересчёта или оформите все документы до начала. Иначе отгрузка в процессе подсчёта создаст ложную недостачу.
- Разберите расхождения перед списанием. Пересорт (продали синий вместо красного) выглядит как недостача одного и излишек другого.
Подробный порядок — в статье «Инвентаризация на складе».
Что настроить в первую неделю
- Склады — столько, сколько реальных мест хранения, не больше.
- Номенклатура с решением по характеристикам и партиям.
- Начальные остатки — после пересчёта, а не из старой программы «как есть».
- Поставщики и договоры с ними, цены поставщиков.
- Пробный цикл на копии базы: заказ поставщику → поступление с доставкой → перемещение → продажа.
- Отчёт по остаткам и отчёт по потребности — проверить, что они показывают то, что ожидаете.
Начальные остатки — момент, где лучше потратить лишний день. Если загрузить в УНФ ошибки из старой системы, первая инвентаризация покажет их как недостачу, и доверие к программе будет потеряно.
Лицензии — на странице 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана. Если нужна помощь со стартом — это наша услуга внедрения 1С, работы от 22 000 ₸ в час.
Три ошибки, которые мы видим чаще всего
Продажа «в минус». Кладовщик отгрузил товар, а поступление ещё не провели — накладная от поставщика лежит на столе. Программа уходит в отрицательный остаток, а себестоимость такой продажи считается неверно. Решение простое: поступление проводится в день, когда товар физически пришёл, даже если документы поставщика придут позже — их сверяют потом.
Одна карточка на разные товары. «Саморез» без размера, «Краска» без цвета. Отчёты по остаткам формально верны, но заказать по ним нельзя. Номенклатура должна быть такой, чтобы по ней можно было найти товар на полке.
Пересчёт без документа. Кладовщик нашёл расхождение и «поправил» остаток вручную, задним числом изменив старый документ. Через месяц никто не помнит, откуда взялась разница. Любое расхождение оформляется инвентаризацией с датой и ответственным.
Все три ошибки видны в отчёте по остаткам за прошлые периоды: если вчерашний остаток сегодня другой, кто-то правил прошлое.
Частые вопросы
Можно ли в УНФ работать со сканером штрихкодов?
Да, к УНФ подключается торговое оборудование, в том числе сканеры штрихкодов, а в документах есть подбор по штрихкоду. Для работы со сканером на складе с ТСД мы рекомендуем сначала проверить нужный сценарий на демо-базе.
Как учитывать доставку от поставщика в себестоимости?
Через учёт дополнительных расходов: расход распределяется на товары поступления. Если провести доставку как прочий расход, себестоимость будет занижена, а маржа — завышена.
Нужна ли ордерная схема небольшому складу?
Обычно нет. Она полезна, когда приёмка и документы разнесены по времени или людям. Если склад и закупки ведёт один человек, она только добавит документов.
Сколько складов можно завести в УНФ?
Сколько нужно: магазины, основной склад, цех, машина торгового представителя. Но каждый склад — это обязанность оформлять перемещения, поэтому лишние склады лучше не заводить.
