«Бағдарламадағы» және «сөредегі» қалдықтар сәйкес келмесе, мәселе ешқашан дерлік бағдарламада емес. Мәселе кірістің басқа күнмен ресімделгенінде, жеткізудің өзіндік құнға қосылмағанында, ал әртүрлі өлшемдегі тауардың бір карточкамен енгізілгенінде. 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана шағын компанияның қоймасы мен сатып алуын толық жабады — бірақ бірінші күннен бірнеше ереже туралы келіссеңіз ғана. Әңгіме солар туралы.
УНФ-та қойма мен сатып алу үшін не бар
«1С» фирмасының өнім сипаттамасына сәйкес, Қазақстанға арналған УНФ-та мыналар бар:
- жеткізушілер мен бәсекелестердің бағалары, жеткізушілерге тапсырыстар және олардың орындалуын бақылау, жеткізу кестелері;
- қорларға қажеттілікті есептеу, тапшылықты анықтау және толықтыру бойынша ұсыныстар;
- контрагенттен, есеп беретін тұлға арқылы, комиссияға және қайта өңдеуге қабылдау, қосымша шығыстарды есепке алу;
- бірнеше қойма, номенклатура сипаттамалары (түсі, өлшемі), партиялар, ұяшықтар бойынша есеп;
- орын ауыстыру, резервтеу, ордерлік схема, түгендеу және оның нәтижесін көрсету.
Дүкен, көтерме фирма немесе шағын өндіріс үшін бұл жеткілікті. Шегі қайда — үлкен ағынмен мекенжайлық сақтау, әр қоймашыға ТСД, ондаған қойма — оны «Өсіп келе жатқан компания үшін УНФ, УТ немесе КА» мақаласында қарастырамыз.
Номенклатура: кейін өзгерту қымбатқа түсетін шешім
Бірінші шешім — түсі немесе өлшемі бойынша ерекшеленетін тауарды қалай енгізу. Екі нұсқа бар:
| Тәсіл | Қашан сәйкес келеді | Кемшілігі |
|---|---|---|
| Әр нұсқаға бөлек карточка | Нұсқалар аз, жеткізушілер мен бағалар әртүрлі | Анықтамалық ұлғаяды, модель бойынша есептерді қолмен жинау керек |
| Бір карточка + сипаттамалар | Киім, аяқ киім, әрлеуі бар жиһаз, өлшем торы бар тауарлар | Әр құжатта сипаттаманы тәртіппен таңдау керек |
Тауардың «моделі» мен «нұсқасы» бар жерде біз көбіне сипаттамаларға кеңес береміз. Кейін қайта жасауға болады, бірақ бұл қалдықтар мен тарихты көшіру — сағаттық емес, күндік жұмыс.
Партиялар жарамдылық мерзімі немесе сериясы маңызды болса керек. Маңызды болмаса — қоспаңыз: құжаттағы әр артық деректеме қоймашының қателесуіне себеп.
Жеткізушіге тапсырыс және қажеттілікті есептеу
УНФ-та сатып алу жеткізушіге тапсырыстан басталады. Оны қолмен, сатып алушы тапсырысының негізінде немесе қажеттілікті есептеуден жасауға болады: бағдарлама қалдықтарды, резервтерді және ашық тапсырыстарды қарап, нені сатып алу керегін ұсынады.
Есептеу жұмыс істеуі үшін екі нәрсе керек:
- Резервтер адал қойылады. Менеджерлер сатып алушылардың тапсырыстарына тауарды резервтемесе, бағдарлама оны бос деп санайды және сатып алуды ұсынбайды. Резервтермен қалай жұмыс істеу керегі «УНФ-тағы сатып алушылардың тапсырыстары және төлем» мақаласында қарастырылған.
- Жеткізушілерге тапсырыстар жабылады. Жеткізуші баяғыда бас тартқан жабылмаған тапсырысты бағдарлама «жолдағы тауар» деп санайды — және тағы да сатып алуды ұсынбайды.
Жеткізушілердің бағаларын әр түсім кезінде тіркеген ыңғайлы: сонда жаңа тапсырыс кезінде өткен жолы кімде арзан болғаны көрінеді. Бәсекелестердің бағаларын бақыласаңыз, оларды да сонда енгізуге болады.
Түсім және қосымша шығыстар
Түсім жеткізушіге тапсырыстың негізінде ресімделеді — бағдарлама тапсырыс берілген позицияларды қояды, қоймашыға нақты санын түзету ғана қалады. Тауарды қызметкер қолма-қол ақшаға сатып алған (есеп беретін тұлға арқылы), тауар комиссияға немесе қайта өңдеуге қабылданған жағдайлар бөлек есепке алынады.
Өзіндік құндағы ең жиі қате — жеткізу. Оны көлік компаниясына бір сомамен төлеп, басқа шығыс ретінде өткізеді, сонда тауар бойынша маржа шын мәнінен жоғары көрінеді. УНФ-та бұл үшін қосымша шығыстарды есепке алу бар: оларды түскен тауарға бөлуге болады, сонда өзіндік құн дұрыс болады. Әсіресе импортта және жеткізу бағаның едәуір бөлігі болатын ауыр тауарда байқалады.
Есеп бағдарламасында кірісті қалай ресімдеу керегі және «кірісті кері күнмен» енгізу неге қауіпті екені туралы «Тауарды қоймаға кіріске алу» мақаласында толық жаздық — қағидаттары бірдей.
Бірнеше қойма және орын ауыстыру
УНФ-тағы қойма — кез келген сақтау орны: негізгі қойма, дүкен, сауда өкілінің көлігі, цех. Олардың арасындағы орын ауыстыру — бөлек құжат. Қоймалар қатар тұрғанда оны өткізіп жібереді де, бір айдан кейін жалпы қалдық дұрыс болса да, әр қойма бойынша қалдықтар шындыққа сәйкес келмей қалады.
Ереже қарапайым: тауар нақты көшсе — құжат болуы керек. Бұл ыңғайсыз болса, мүмкін сізде екі қойма емес, біреу, ал екіншісін алып тастаған жөн.
Ордерлік схема: ол керек пе
Ордерлік схема тауар қозғалысының құжатын (жүкқұжатты) және қоймадағы қабылдау немесе беру фактісін (ордерді) бөледі. Бұл қоймашы мен менеджер әртүрлі адамдар болғанда және қабылдау қағаздардан кейін болғанда пайдалы: көлік кешке келді, ал жеткізушінің жүкқұжаты — таңертең.
Қойманы сатып алуды жүргізетін адамның өзі жүргізсе, ордерлік схема тек артық құжаттар қосады. Оны барлық қоймаға емес, тек шынымен керек жерге қосуға болады.
Түгендеу
УНФ-тағы түгендеу — бағдарлама есептік қалдықтарды қоятын, қоймашы нақтыларын енгізетін құжат, ал нәтижесі бойынша артықтарды кіріске алу және жетіспеушілікті есептен шығару ресімделеді.
Бірнеше практикалық кеңес:
- Қойма үлкен болса, бәрін бірден қайта санамаңыз. Тауар топтары бойынша, кесте бойынша ішінара түгендеу ыңғайлырақ.
- Қайта санау уақытында қозғалысты тоқтатыңыз немесе барлық құжаттарды басталғанға дейін ресімдеңіз. Әйтпесе санау кезіндегі тиеп жөнелту жалған жетіспеушілік тудырады.
- Есептен шығарар алдында айырмашылықтарды талдаңыз. Сұрып шатасуы (қызылдың орнына көкті сатты) біреуінің жетіспеушілігі мен екіншісінің артығы сияқты көрінеді.
Толық тәртібі — «Қоймадағы түгендеу» мақаласында.
Бірінші аптада не баптау керек
- Қоймалар — нақты сақтау орындары қанша болса, сонша, артық емес.
- Сипаттамалар мен партиялар бойынша шешімі бар номенклатура.
- Бастапқы қалдықтар — ескі бағдарламадан «сол күйінде» емес, қайта санағаннан кейін.
- Жеткізушілер, олармен шарттар, жеткізушілердің бағалары.
- Базаның көшірмесінде сынақ циклі: жеткізушіге тапсырыс → жеткізуі бар түсім → орын ауыстыру → сату.
- Қалдықтар есебі мен қажеттілік есебі — күткеніңізді көрсететінін тексеру.
Бастапқы қалдықтар — артық бір күн жұмсаған жөн сәт. Ескі жүйедегі қателерді УНФ-қа жүктесеңіз, бірінші түгендеу оларды жетіспеушілік ретінде көрсетеді де, бағдарламаға деген сенім жоғалады.
Лицензиялар — 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана бетінде. Іске қосуға көмек керек болса — бұл біздің 1С енгізу қызметіміз, жұмыстар сағатына 22 000 ₸-ден.
Біз жиі көретін үш қате
«Минусқа» сату. Қоймашы тауарды тиеп жөнелтті, ал түсім әлі өткізілмеген — жеткізушінің жүкқұжаты үстелде жатыр. Бағдарлама теріс қалдыққа кетеді, ал мұндай сатудың өзіндік құны дұрыс есептелмейді. Шешімі қарапайым: жеткізушінің құжаттары кейінірек келсе де, түсім тауар нақты келген күні өткізіледі — оларды кейін салыстырады.
Әртүрлі тауарларға бір карточка. Өлшемсіз «Бұрандама», түссіз «Бояу». Қалдықтар бойынша есептер ресми түрде дұрыс, бірақ олар бойынша тапсырыс беру мүмкін емес. Номенклатура тауарды сөреден табуға болатындай болуы керек.
Құжатсыз қайта санау. Қоймашы айырмашылық тауып, ескі құжатты кері күнмен өзгертіп, қалдықты қолмен «түзетті». Бір айдан кейін айырмашылықтың қайдан шыққанын ешкім есіне түсірмейді. Кез келген айырмашылық күні мен жауаптысы көрсетілген түгендеумен ресімделеді.
Үш қатенің бәрі өткен кезеңдердегі қалдықтар есебінде көрінеді: кешегі қалдық бүгін басқа болса, біреу өткенді түзеткен.
Жиі қойылатын сұрақтар
УНФ-та штрихкод сканерімен жұмыс істеуге бола ма?
Иә, УНФ-қа сауда жабдығы, соның ішінде штрихкод сканерлері қосылады, ал құжаттарда штрихкод бойынша іріктеу бар. Қоймада ТСД-мен жұмыс істеу үшін алдымен қажетті сценарийді демо-базада тексеруге кеңес береміз.
Жеткізушіден жеткізуді өзіндік құнда қалай есепке алу керек?
Қосымша шығыстарды есепке алу арқылы: шығыс түсімдегі тауарларға бөлінеді. Жеткізуді басқа шығыс ретінде өткізсеңіз, өзіндік құн төмен, ал маржа жоғары болып шығады.
Шағын қоймаға ордерлік схема керек пе?
Әдетте жоқ. Ол қабылдау мен құжаттар уақыт немесе адамдар бойынша бөлінгенде пайдалы. Қойма мен сатып алуды бір адам жүргізсе, ол тек құжаттарды көбейтеді.
УНФ-та қанша қойма ашуға болады?
Қанша керек болса: дүкендер, негізгі қойма, цех, сауда өкілінің көлігі. Бірақ әр қойма — орын ауыстыруды ресімдеу міндеті, сондықтан артық қоймаларды ашпаған жөн.
