Excel-дегі немесе мессенджердегі тапсырыс алғашқы шатасуға дейін ғана өмір сүреді: менеджер басқа клиентке берілген тауарды уәде етеді, бухгалтер шоттың төленгенін көрмейді, ал директор берешек туралы ол мерзімі өткенде біледі. 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана бағдарламасында тапсырыс — сатудың орталық құжаты: одан шот басылады, тауар резервке қойылады, төлем қабылданады және тиеп жөнелту ресімделеді. Менеджерлер айналып өтпей, пайдаланатындай етіп қалай баптау керегін қарастырамыз.
УНФ-тағы сатып алушы тапсырысы не істей алады
«1С» фирмасының өнім сипаттамасына сәйкес, Қазақстанға арналған УНФ-та мыналар бар:
- сатып алушылардың тапсырыстары және тапсырыс-нарядтар, тапсырыстарды жобаларға біріктіру, тиеп жөнелту кестесі;
- тапсырысты қамтамасыз ету — қоймадағы бос қалдықты резервтеу, жеткізушіге немесе өндіріске тапсырыс беру;
- қоймадан және тапсырыс бойынша сату, несиеге немесе алдын ала төлеммен тиеп жөнелту, комиссиялық сауда;
- баға түрлері, прайс-парақтар, жеңілдіктер, үстеме бағалар мен дисконт карталары, бағаны формулалар бойынша есептеу.
Нәтижесінде біз әдетте баптайтын тізбек шығады: тапсырыс → төлем шоты → төлем → резерв немесе жеткізушіге тапсырыс → шығыс жүкқұжаты → шот-фактура және ЭСФ. Әр келесі құжат алдыңғысының негізінде жасалады, сондықтан номенклатура, баға және контрагент қайта енгізілмейді.
Тапсырыс күйлері — алдымен баптау керек нәрсе
Күй тапсырыстың қай кезеңде екенін көрсетеді: «Жаңа», «Жұмыста», «Орындалды» және т.б. Олардың жиынтығы бапталады. «Не болса да» деп он күй жасамауға кеңес береміз — менеджерлер оларды ауыстыруды қояды да, тапсырыстар тізімі мағынасын жоғалтады. Көтерме немесе жобалық сату үшін жұмыс минимумы:
| Күй | Мағынасы | Кім ауыстырады |
|---|---|---|
| Жаңа | Өтінім қабылданды, құрамы мен бағасы келісілмеген | Менеджер |
| Төлемді күтуде | Шот қойылды | Менеджер |
| Жұмыста | Төлем түсті немесе қарызға тиеп жөнелту келісілді, тауар резервке қойылады | Менеджер немесе бухгалтер |
| Орындалды | Бәрі тиеп жөнелтіліп, жабылды | Бағдарлама немесе қоймашы |
| Бас тартылды | Клиент бас тартты, резерв алынды | Менеджер |
Типтік қате — бас тартылған тапсырыстарды «Жаңа» күйінде қалдыру. Олар бойынша тауар резервте тұруы мүмкін, ал қойма жоқ тапшылықты көреді. Аптасына бір рет тізімді «Жаңа» күйі және екі аптадан асқан мерзім бойынша сүзген пайдалы — бұл қоймамен дауды үнемдейтін бес минут.
Резерв және қамтамасыз ету
УНФ-тағы резерв — «бұл қалдық уәде етілген» деген белгі. Онсыз екі менеджер соңғы бір қорапты сатады. Резерв болса, екіншісі бос қалдық жоқ екенін көреді және сатып алушы тапсырысының негізінде бірден жеткізушіге тапсырыс ресімдей алады.
Қай жерде қателеседі:
- Әр «Жаңа» тапсырысқа резерв қояды. Клиент әлі растамаған, ал тауар басқаларға қолжетімсіз. Төлемнен немесе растаудан кейін резервке қойыңыз.
- Бас тартқанда резервті алмайды. Тапсырысты «Бас тартылды» күйіне ауыстыру тауарды босатуы керек — мұны баптаудан кейін сынақ тапсырысында тексеріңіз.
- Бірнеше қоймамен жұмыс істейді, бірақ тапсырыста қойманы көрсетпейді. Онда резерв басқа жерге түседі, ал басқа қоймадан тиеп жөнелту айналып өтеді.
Егер өндірісіңіз болса, «өндіріске» қамтамасыз ету нақты сатып алушыға өндіріске тапсырыс жасайды — бұл туралы толығырақ «УНФ-тағы өндіріс» мақаласында. Тапсырыс бойынша сатып алу «УНФ-тағы қойма және сатып алу» материалында қарастырылған.
Төлем: алдын ала, ішінара, қарызға
УНФ-та төлем тапсырысқа байланыстырылады: кіріс кассалық ордері, шотқа түсім немесе картамен төлем тапсырыстың немесе шоттың негізінде жасалады. Сонда тапсырыстар тізімінде қанша төленгені және қанша қалғаны көрінеді.
Алдын ала келісіп алу керек нәрселер:
- Алдын ала төлем немесе қарызға тиеп жөнелту — бұл клиентпен шарттың шарты. Қарызға тиеп жөнелтсеңіз, шартта төлем мерзімін көрсетіңіз: мерзімі өткен дебиторлық берешек бойынша есептер соған құрылады.
- Ішінара төлем. Қалыпты жағдай, бағдарлама берешек қалдығын есепке алады. Бірақ менеджер төлемді жай контрагентке емес, тапсырысқа байланыстыруы керек, әйтпесе тапсырыста «төленбеген» деп қалады.
- Kaspi арқылы немесе картамен төлем. УНФ-та эквайринг бөлек есепке алынады; ақша шотқа кейінірек, банк комиссиясы шегеріліп түседі. Кассаларды, банкті және төлем күнтізбесін қалай жүргізу керегі — «УНФ-тағы ақша» мақаласында.
Бағдарлама ақша қалдығын және контрагенттің берешегін жаңа құжаттардың нысанында бірден көрсетеді — мұны бірден байқамайды, бірақ менеджерге ыңғайлы: клиенттің өткен тиеп жөнелту бойынша әлі қарызы бары көрінеді.
Тиеп жөнелту және клиентке арналған құжаттар
Шығыс жүкқұжаты тапсырыстың негізінде жасалады, бағдарлама тиеп жөнелтілмеген жолдарды қояды. Ішінара тиеп жөнелтуге болады: тапсырыс соңғы позицияға дейін жұмыста қалады.
Қазақстандағы сатып алушылар үшін тиеп жөнелтуден кейін әдетте шот-фактура мен ЭСФ қажет. Қазақстанға арналған УНФ-та ЭСФ АЖ-мен жұмыс істеуге арналған шот-фактура және ЭСФ құжаттары бар. Бірақ регламенттелген есеп — салықтар, декларациялар — 1С:Бухгалтерия бағдарламасында жүргізіледі, УНФ оған құжаттарды алмасу арқылы береді. ЭСФ-ты қай жерде жазу керегін «ЭСФ және регламенттелген есеп: УНФ және Бухгалтерия» мақаласында, ал жазып берудің жалпы ережелерін «1С-тен ЭСФ» материалында қарастырамыз.
Құжаттар тізбегінің орнына тапсырыс-наряд
Егер тек тауар емес, жұмыстар мен қызметтер сатсаңыз, тапсырыс-нарядқа назар аударыңыз. «1С» сипаттамасы бойынша, шағын фирмалар үшін ол сатып алушы тапсырысының, төлем шотының, орындалған жұмыстар актісінің және шығыс жүкқұжатының қызметін біріктіреді. Төрт құжаттың орнына бір құжат — автосервис немесе шеберхана үшін бұл көбіне «менеджерлер құжат енгізгісі келмейді» деген мәселені шешеді. Толығырақ — «УНФ-тағы жұмыстар мен қызметтер: тапсырыс-нарядтар» мақаласында.
Бақылау: қандай есептерді қарау керек
Есептерсіз құжаттар — менеджерлер үшін артық жұмыс. Біз әдетте басшыға үш нәрсені баптаймыз:
- тапсырыстар тізімі «Жұмыста» сүзгісімен және «Төленді», «Тиеп жөнелтілді» бағандарымен — не тоқтап қалғаны көрінеді;
- сатып алушылармен есеп айырысу бойынша есеп мерзімі өткен берешекпен;
- «Монитор руководителя» — ақша қалдықтары, дебиторлық және кредиторлық берешек, соның ішінде мерзімі өткені, пайда мен залал.
Тұрақты бақылау үшін осы жеткілікті. Егер воронка, менеджерлердің міндеттері және тапсырысқа дейінгі байланыстар тарихы керек болса — бұл енді CRM, ол туралы «УНФ-тағы CRM» мақаласы.
Тапсырыстарды бір аптада қалай іске қосу керек
Шағын компанияларда бізде жұмыс істейтін тәртіп:
- 1-күн. Номенклатура, баға түрлері, контрагенттер — Excel-ден жүктеу арқылы. Номенклатура лас болса, алдымен оны бағдарламада емес, кестеде тазалаймыз.
- 2-күн. Төлем шарты бар шарттар, тапсырыс күйлері, қоймалар.
- 3-күн. Базаның көшірмесінде сынақ тапсырыстары: алдын ала төлем, қарызға тиеп жөнелту, ішінара тиеп жөнелту, бас тарту. Резервті тексереміз.
- 4–5-күн. Менеджерлерді олардың нақты тапсырыстарында оқыту — әр адамға бір сағаттан.
- Бір аптадан кейін. Талдау: қандай тапсырыстар тоқтап қалды, жүйені кім айналып өтеді және неге.
Бағдарламаны әлі таңдап жатсаңыз, алдымен УНФ компанияңызға жалпы сәйкес келе ме, соны түсінген жөн — бұл «УНФ: кімге сәйкес келеді және оның шегі қайда» мақаласында қарастырылған. Лицензиялар — 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана бетінде: базалық нұсқа 36 300 ₸, ПРОФ — 136 250 ₸ тұрады. Баптау мен оқытуды 1С енгізу аясында жүргіземіз, жұмыстар — сағатына 22 000 ₸-ден.
Жиі қойылатын сұрақтар
Сатып алушы тапсырысынсыз сатуға бола ма?
Иә. Шығыс жүкқұжатын тапсырыссыз бірден ресімдеуге болады. Бұл қоймадан бір реттік сату үшін ыңғайлы. Бірақ онда резерв және «уәде етілді, бірақ тиеп жөнелтілмеді» бақылауы болмайды, сондықтан көтерме клиенттер үшін тапсырысқа кеңес береміз.
Қандай тапсырыстар төленген, бірақ тиеп жөнелтілмегенін қалай көруге болады?
Сатып алушылардың тапсырыстары тізімінде төлем және тиеп жөнелту бағандарын қосып, «Жұмыста» күйі бойынша сүзіңіз. Нақты төлем болғанда бағандар бос болса — төлем тапсырыссыз контрагентке байланыстырылған.
Тапсырыстармен жұмыс істеу үшін ПРОФ нұсқасы керек пе?
Тапсырыс функциялары екі нұсқада да бар. Айырмашылық басқада: базалық нұсқа бір пайдаланушыға арналған және конфигурацияны өзгертуге мүмкіндік бермейді. Тапсырыстармен бір уақытта бірнеше менеджер жұмыс істесе, ПРОФ керек.
УНФ-тан тиеп жөнелту бойынша ЭСФ-ты қалай жазуға болады?
Қазақстанға арналған УНФ-та ЭСФ құжаты бар, бірақ салықтық есеп Бухгалтерияда жүргізілсе, ЭСФ-ты алмасудан кейін сонда жазған ыңғайлы. ЭСФ екі рет жазылмауы үшін сызбаны басында таңдаймыз.
