Шағын бизнес иесі бағдарламаға көбіне бір сұрақ қояды: «Жұмада жалақы мен жалға ақша жете ме?» Шоттағы қалдық оған жауап бермейді — осы аптада кім төлеуі керек және өзіміз не төлейтінімізді көру керек. 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана бағдарламасында бұл үшін төлем күнтізбесі бар, ал оның астында — кассалар, банк шоттары, эквайринг және есеп беретін тұлғалар есебі. Күнтізбеге сенуге болатындай етіп қалай баптау керегін қарастырамыз.
УНФ-та ақша үшін не бар
«1С» фирмасының өнім сипаттамасына сәйкес, Қазақстанға арналған УНФ-та:
- касса мен банк шоттары бойынша ақша қозғалысы, эквайринг, есеп беретін тұлғалар;
- төлем күнтізбесі;
- «Клиент банка» жүйесімен интеграция;
- «Банк и касса» жұмыс орны — банк және касса құжаттары бір нысанда;
- ақша қаражатының қозғалысы бюджеті және ақша қозғалысы туралы есеп.
Мұнда мынаны түсіну маңызды: мұның бәрі басқарушылық есеп. Ақшаның регламенттелген есебі, бухгалтерлік есеп шоттары бойынша өткізбелер және салықтық есептілік — 1С:Бухгалтерия міндеті. Ондағы банк пен касса қалай құрылғанын «Бухгалтериядағы банк және касса» мақаласында, ал екі бағдарламаның байланысы туралы «ЭСФ және регламенттелген есеп: УНФ және Бухгалтерия» мақаласында қарастырдық.
Кассалар мен шоттар: қаншасын ашу керек
УНФ-та бірнеше касса мен банк шотын, соның ішінде валютада ашуға болады. Ереже қоймалардағыдай: ақша жатқан нақты орындар қанша болса, сонша.
Шағын компанияның типтік жиынтығы:
| Ақша қайда | УНФ-та қалай ашу керек |
|---|---|
| Банктегі есеп айырысу шоты | Банк шоты |
| Кеңсе кассасы | Касса |
| Дүкен немесе сервис кассасы | Бөлек касса (немесе бөлшек сауда үшін БКМ кассалары) |
| Жүргізушіде, курьерде, менеджерде тұрған ақша | Есеп беретін тұлға |
| Картамен және Kaspi арқылы төлемдер | Эквайринг, ақша есеп айырысу шотына кешігіп түседі |
Ең жиі қате — дәптерде жүргізіліп, бағдарламаға тек айдың қорытындысы енгізілетін «сұр» касса. Онда бағдарламадағы және сейфтегі қалдық ешқашан сәйкес келмейді, ал төлем күнтізбесі пайдасыз. Қолма-қол ақша болса, ол бағдарламада күн сайын болуы керек — күн соңында бір құжатпен болса да.
Банк: қолмен енгізудің орнына үзінді көшірмені жүктеу
УНФ клиент-банкпен деректер алмасады: төлем тапсырмалары банкке жүктеп шығарылады, үзінді көшірме бағдарламаға жүктеледі. Жүктеу кезінде бағдарлама төлемдерді контрагенттермен және шарттармен салыстырады.
Нені баптау керек:
- Контрагенттердің деректемелері. Анықтамалықта БСН/ЖСН және ЖСК толтырылса, бағдарлама төлеушіні өзі табады. Толтырылмаса — әр төлем қолмен таратылады.
- Тапсырыстарға байланыстыру. Сатып алушының төлемі тапсырысқа немесе шотқа түсуі керек, әйтпесе тапсырыстар тізімінде ол төленбеген болып қалады. Тапсырыстар мен төлемдер қалай байланысты — «УНФ-тағы сатып алушылардың тапсырыстары және төлем» мақаласында.
- Ақша қозғалысының баптары. Әр төлем бап алады: «Сатып алушылардан төлем», «Жалдау», «Жалақы», «Салықтар». Баптарсыз ақша қозғалысы туралы есеп — жай төлемдер тізімі.
Нақты банкпен алмасу форматын басында тексереміз: қазақстандық банктердің жүктеп шығару форматтары әртүрлі, кейде баптау керек.
Эквайринг және Kaspi
УНФ-та картамен төлемдер эквайринг арқылы есепке алынады: сату бірден төленген болып саналады, ал ақша шотқа кейінірек және комиссия шегеріліп түседі. Картамен төлемді сату күні есеп айырысу шотына түсім ретінде өткізсеңіз, шоттағы қалдық жоғары көрсетіледі, ал банк комиссиясы шығыстарда жоғалады.
Қарапайым ереже: сату күні — эквайринг бойынша төлем, есепке алу күні — үзінді көшірмемен салыстыру және комиссия.
Есеп беретін тұлғалар
Қызметкер материал сатып алуға немесе іссапарға 50 000 ₸ алды — бұл есеп беретін тұлғаға беру. Кейін ол чектермен есеп береді, қалдығын қайтарады. УНФ-та кімнің қолында қанша бар екені көрінеді.
Мұны жүргізбесе, бұл ақша «жоғалады»: кассадан кетті, бірақ шығыстар жоқ. Бір тоқсанда ешкім түсіндіре алмайтын сома жиналады. Есеп беретін тұлғалар бойынша есепті аптасына бір рет қарау мәселені шешеді.
Төлем күнтізбесі: неге сенуге болады
УНФ-тағы төлем күнтізбесі күтілетін түсімдер мен төлемдерді күндер бойынша және ақша қалдығының болжамын көрсетеді. Деректер құжаттардан алынады:
- түсімдер — төлем күні бар сатып алушылардың тапсырыстары мен шоттарынан;
- төлемдер — жеткізушілерге тапсырыстардан және ақшаны жұмсауға өтінімдерден;
- ағымдағы қалдық — кассалар мен банк шоттарынан.
Осыдан басты ереже: күнтізбе құжаттар қаншалықты адал болса, соншалықты адал. Менеджерлер тапсырыста төлем күнін қоймаса, күнтізбеде түсімдер жоқ. Жал мен жалақыны ешкім өтініммен енгізбесе, күнтізбе оларды «білмейді» — ал болжам тым оптимистік болады.
Баптау кезінде не істейміз:
- Тұрақты төлемдер — жал, жалақы, салықтар, байланыс — бір ай алға өтінімдермен енгізіледі.
- Сатып алушылармен және жеткізушілермен шарттарда төлем мерзімі — күнтізбедегі күндер автоматты түрде қойылуы үшін.
- Жұмсауға өтінімдер — басшы келіседі. Бұл сонымен қатар бақылау: өтінімсіз төлем кетпейді.
- Апта сайынғы талдау — басшы күнтізбені екі апта алға қарап, нені ауыстыру керегін шешеді.
Ақша қозғалысы бюджеті
Төлем күнтізбесі — апталар көкжиегі болса, ақша қаражатының қозғалысы бюджеті — айлар мен жыл көкжиегі. УНФ-та қаржылық жоспарлар жасауға болады: болжамды баланс, кірістер мен шығыстар бюджеті, ақша қаражатының қозғалысы бюджеті — және жоспарды фактімен салыстыруға болады.
Шағын компанияға қарапайымнан бастауға кеңес береміз: әр шарт бойынша егжей-тегжейсіз, ірі баптар бойынша тоқсанға АҚҚ бюджеті. Ақша, пайда және басқарушылық баланс қалай байланысты — «УНФ-тағы басқарушылық есеп» мақаласында.
Басшы не көреді
«Монитор руководителя»-да — ақша қалдықтары, дебиторлық және кредиторлық берешек, соның ішінде мерзімі өткені, пайда мен залал. Бұл күнді бастауға ыңғайлы экран. Қосымша — баптар бойынша ақша қозғалысы туралы есеп және төлем күнтізбесі. Есептер туралы толығырақ — «Иесіне арналған УНФ есептері» мақаласында.
Неден бастау керек
- Барлық нақты кассаларды, шоттарды және есеп беретін тұлғаларды енгізу.
- Іске қосу күніне ақшаның бастапқы қалдықтарын енгізу — үзінді көшірме және кассаны қайта санау бойынша.
- Банкпен алмасуды баптап, бірінші аптаның үзінді көшірмесін жүктеу.
- Ақша қозғалысының баптарын енгізу (10–20 бап жеткілікті).
- Тұрақты төлемдерді өтінімдермен енгізіп, күнтізбені тексеру.
Лицензиялар — 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана бетінде. Банкпен алмасу мен төлем күнтізбесін баптауды 1С енгізу аясында жасаймыз, жұмыстар — сағатына 22 000 ₸-ден.
Күнделікті салыстыру: бәрін өзгертетін он минут
Ақша есебі күрделі операциялардан емес, оны салыстыруды қоюдан бұзылады. Он минуттық күнделікті рәсімге кеңес береміз:
- Касса. Бағдарламадағы қалдық күн соңында қайта саналған қолма-қол ақшаға тең. Тең болмаса — айырмашылықты ай соңында емес, бүгін табу.
- Банк. Кешегі үзінді көшірме жүктелген, барлық төлем контрагенттер мен баптар бойынша таратылған. Танылмаған төлемдер — талданған.
- Эквайринг. Өткен күндердің есепке алынуы картамен сатумен салыстырылған, комиссия көрсетілген.
- Есеп беретін тұлғалар. Бір аптадан асқан «ілініп қалған» сомалары бар қызметкерлер жоқ.
Мұны күн сайын жасағанда, ақша бойынша айды жабу бірнеше минут алады. Айына бір рет жасағанда — бір-екі күн, ал айырмашылықтардың бір бөлігін енді түсіндіру мүмкін емес.
Қолжетімділік туралы бөлек: кассир мен менеджерлер барлық шоттардағы қалдықтарды көрмеуі және басқалардың төлемдерін түзетпеуі керек. Қызметкерлердің құқықтарын қалай шектеу керегі «УНФ-тағы пайдаланушылар құқықтары және қызметкерлердің жұмысы» мақаласында қарастырылған.
Жиі қойылатын сұрақтар
УНФ-қа қазақстандық банктің үзінді көшірмесін жүктеуге бола ма?
Иә, УНФ клиент-банкпен алмасуды қолдайды. Нақты банктің жүктеп шығару форматын баптау кезінде тексереміз: кейде алмасуды қосымша баптау керек.
Төлем күнтізбесі неге дұрыс емес болжам көрсетеді?
Көбіне онда төлемдердің бір бөлігі жоқ: жал, жалақы немесе салықтар өтінімдермен енгізілмеген, ал тапсырыстарда төлем күні көрсетілмеген. Күнтізбе тек құжаттар бойынша құрылады.
Бухгалтер кассаны Бухгалтерияда жүргізсе, УНФ-та да жүргізу керек пе?
Басшы ақшаны күн сайын көргісі келсе — иә. Бұл ретте қос енгізу керек емес: құжаттарды УНФ-тан Бухгалтерияға алмасу арқылы беруге болады.
Kaspi арқылы төлемдерді қалай есепке алу керек?
Эквайринг ретінде: сату бірден төленген болып саналады, ақша шотқа кейінірек, комиссия шегеріліп түседі. Салыстыру — үзінді көшірме бойынша.
