Собственник малого бизнеса чаще всего задаёт программе один вопрос: «Хватит ли денег в пятницу на зарплату и аренду?» Остаток на счёте на него не отвечает — нужно видеть, кто должен заплатить на этой неделе и что нам придётся заплатить самим. В 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана для этого есть платёжный календарь, а под ним — учёт касс, банковских счетов, эквайринга и подотчёта. Разберём, как это настроить, чтобы календарю можно было верить.
Что есть в УНФ для денег
По описанию продукта от фирмы «1С», в УНФ для Казахстана:
- движение денег по кассам и банковским счетам, эквайринг, подотчётные лица;
- платёжный календарь;
- интеграция с системой «Клиент банка»;
- рабочее место «Банк и касса» — банковские и кассовые документы в одной форме;
- бюджет движения денежных средств и отчёт о движении денег.
Здесь важно понимать: всё это управленческий учёт. Регламентированный учёт денег, проводки по счетам бухгалтерского учёта и налоговая отчётность — задача 1С:Бухгалтерии. Как устроены банк и касса в ней, мы разбирали в статье «Банк и касса в Бухгалтерии», а о связке двух программ — в статье «ЭСФ и регламентированный учёт: УНФ и Бухгалтерия».
Кассы и счета: сколько заводить
В УНФ можно завести несколько касс и банковских счетов, в том числе в валюте. Правило то же, что и со складами: столько, сколько реально есть мест, где лежат деньги.
Типичный набор небольшой компании:
| Где деньги | Как завести в УНФ |
|---|---|
| Расчётный счёт в банке | Банковский счёт |
| Касса офиса | Касса |
| Касса магазина или сервиса | Отдельная касса (или кассы ККМ для розницы) |
| Деньги у водителя, курьера, менеджера | Подотчётное лицо |
| Оплаты картами и Kaspi | Эквайринг, деньги приходят на расчётный счёт с задержкой |
Самая частая ошибка — «серая» касса, которую ведут в тетради, а в программу заносят только итог за месяц. Тогда остаток в программе и в сейфе не сходится никогда, и платёжный календарь бесполезен. Если наличные есть, они должны быть в программе каждый день — пусть одним документом в конце дня.
Банк: загрузка выписки вместо ручного ввода
УНФ обменивается данными с клиент-банком: платёжные поручения выгружаются в банк, выписка загружается в программу. При загрузке программа сопоставляет платежи с контрагентами и договорами.
Что настроить:
- Реквизиты контрагентов. Если БИН/ИИН и ИИК в справочнике заполнены, программа сама находит плательщика. Если нет — каждый платёж разносится руками.
- Привязка к заказам. Оплата покупателя должна попадать на заказ или счёт, иначе в списке заказов он останется неоплаченным. Как связаны заказы и оплаты — в статье «Заказы покупателей и оплата в УНФ».
- Статьи движения денег. Каждый платёж получает статью: «Оплата от покупателей», «Аренда», «Зарплата», «Налоги». Без статей отчёт о движении денег — просто список платежей.
Формат обмена с конкретным банком мы проверяем на старте: у казахстанских банков форматы выгрузки различаются, и иногда нужна настройка.
Эквайринг и Kaspi
Оплаты картой в УНФ учитываются через эквайринг: продажа сразу считается оплаченной, а деньги поступают на счёт позже и за вычетом комиссии. Если провести оплату картой как поступление на расчётный счёт в день продажи, остаток на счёте будет завышен, а комиссия банка — потеряна в расходах.
Простое правило: в день продажи — оплата по эквайрингу, в день зачисления — сверка с выпиской и комиссия.
Подотчёт
Сотрудник взял 50 000 ₸ на закупку материалов или на командировку — это выдача подотчётному лицу. Потом он отчитывается чеками, остаток возвращает. В УНФ видно, кто сколько держит на руках.
Если подотчёт не вести, эти деньги «пропадают»: из кассы ушли, а расходов нет. Через квартал набирается сумма, которую никто не может объяснить. Отчёт по подотчётным лицам раз в неделю закрывает вопрос.
Платёжный календарь: чему можно верить
Платёжный календарь в УНФ показывает ожидаемые поступления и платежи по датам и прогноз остатка денег. Данные для него берутся из документов:
- поступления — из заказов покупателей и счетов с датой оплаты;
- платежи — из заказов поставщикам и заявок на расход денег;
- текущий остаток — из касс и банковских счетов.
Отсюда главное правило: календарь честен ровно настолько, насколько честны документы. Если менеджеры не ставят дату оплаты в заказе, поступлений в календаре нет. Если аренду и зарплату никто не заносит заявками, календарь их «не знает» — и прогноз будет оптимистичным.
Что мы делаем при настройке:
- Регулярные платежи — аренда, зарплата, налоги, связь — заводим заявками на месяц вперёд.
- Срок оплаты в договорах с покупателями и поставщиками — чтобы даты в календаре ставились автоматически.
- Заявки на расход — согласует руководитель. Это ещё и контроль: без заявки платёж не уходит.
- Еженедельный разбор — руководитель смотрит календарь на две недели вперёд и решает, что перенести.
Бюджет движения денег
Если платёжный календарь — горизонт недель, то бюджет движения денежных средств — горизонт месяцев и года. В УНФ можно составить финансовые планы: прогнозный баланс, бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, — и сравнить план с фактом.
Для небольшой компании мы советуем начинать с простого: бюджет ДДС на квартал по крупным статьям, без детализации по каждому договору. Как связаны деньги, прибыль и управленческий баланс — в статье «Управленческий учёт в УНФ».
Что увидит руководитель
В «Мониторе руководителя» — остатки денег, дебиторская и кредиторская задолженность, в том числе просроченная, прибыль и убытки. Это экран, с которого удобно начинать день. Дополнительно — отчёт о движении денег по статьям и платёжный календарь. Подробнее об отчётах — в статье «Отчёты УНФ для собственника».
С чего начать
- Завести все реальные кассы, счета и подотчётных лиц.
- Ввести начальные остатки денег на дату старта — по выписке и пересчёту кассы.
- Настроить обмен с банком и загрузить выписку за первую неделю.
- Завести статьи движения денег (10–20 штук достаточно).
- Внести регулярные платежи заявками и проверить календарь.
Лицензии — на странице 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана. Настройку обмена с банком и платёжного календаря делаем в рамках внедрения 1С, работы — от 22 000 ₸ в час.
Ежедневная сверка: десять минут, которые всё меняют
Учёт денег портится не от сложных операций, а от того, что его перестают сверять. Мы рекомендуем ежедневный ритуал на десять минут:
- Касса. Остаток в программе равен пересчитанным наличным в конце дня. Если нет — найти разницу сегодня, а не в конце месяца.
- Банк. Выписка за вчера загружена, все платежи разнесены по контрагентам и статьям. Нераспознанные платежи — разобраны.
- Эквайринг. Зачисления за прошлые дни сверены с продажами по картам, комиссия отражена.
- Подотчёт. Нет сотрудников с «зависшими» суммами старше недели.
Когда это делается каждый день, закрытие месяца по деньгам занимает минуты. Когда раз в месяц — день или два, и часть расхождений уже невозможно объяснить.
Отдельно о доступе: кассир и менеджеры не должны видеть остатки по всем счетам и править чужие платежи. Как разграничить права сотрудников, разобрано в статье «Права пользователей и работа сотрудников в УНФ».
Частые вопросы
Можно ли загружать в УНФ выписку из казахстанского банка?
Да, УНФ поддерживает обмен с клиент-банком. Формат выгрузки конкретного банка проверяем при настройке: иногда нужна донастройка обмена.
Почему платёжный календарь показывает неправильный прогноз?
Чаще всего в нём нет части платежей: аренду, зарплату или налоги не завели заявками, а в заказах не указана дата оплаты. Календарь строится только по документам.
Нужно ли вести в УНФ кассу, если бухгалтер ведёт её в Бухгалтерии?
Если руководитель хочет видеть деньги каждый день — да. Двойной ввод при этом не нужен: документы можно передавать обменом из УНФ в Бухгалтерию.
Как учитывать оплаты через Kaspi?
Как эквайринг: продажа считается оплаченной сразу, деньги на счёт поступают позже, за вычетом комиссии. Сверка — по выписке.
