«По бухгалтерии прибыль есть, а денег нет» — фраза, с которой к нам приходит половина собственников малого бизнеса. Бухгалтерский учёт отвечает налоговой, а не владельцу: он не показывает прибыль по направлениям, не знает о деньгах, которые заплатили наличными мимо банка, и закрывается с опозданием на месяц. 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана задумана как программа управленческого учёта. Разберём, какие цифры она даёт и что нужно сделать, чтобы им можно было верить.
Что такое управленческий учёт в УНФ
По описанию от фирмы «1С», УНФ для Казахстана позволяет вести сквозной управленческий учёт — по всем организациям компании или по каждой отдельно. В разделе финансов и анализа есть:
- управленческий план счетов, управленческий баланс, отчёт о прибылях и убытках, отчёт о движении денег;
- учёт доходов и расходов методом начисления либо параллельно методом начисления и кассовым;
- финансовые планы: прогнозный баланс, бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств;
- «Монитор руководителя»: остатки денег, дебиторка и кредиторка (в том числе просроченная), прибыли и убытки;
- аналитические отчёты с настройкой любых разрезов.
Ключевое отличие от бухгалтерии: учёт строится из тех же документов, которые вводят менеджеры, кладовщики и кассиры. Отдельно «вести управленку» не нужно — она складывается сама, если документы вводятся вовремя.
Три отчёта, которые нужны собственнику
Прибыли и убытки
Сколько заработали за период: выручка минус себестоимость минус расходы. В УНФ — по методу начисления, то есть доход признаётся при отгрузке, а не при оплате. Это честная прибыль, но она не совпадает с деньгами.
Движение денег
Сколько денег пришло и ушло, по статьям. Это кассовый взгляд: аванс от клиента здесь уже есть, хотя товар ещё не отгружен.
Управленческий баланс
Что у компании есть и кому она должна на дату: деньги, товары на складе, долги покупателей, долги поставщикам, капитал. Самый недооценённый отчёт. Именно он отвечает на вопрос «где прибыль»: в товаре на складе, в долгах клиентов или в купленном оборудовании.
| Вопрос собственника | Какой отчёт отвечает |
|---|---|
| Заработали ли мы в этом месяце? | Прибыли и убытки |
| Хватит ли денег на зарплату? | Движение денег, платёжный календарь |
| Где деньги, если прибыль есть? | Управленческий баланс |
| Какое направление прибыльнее? | Прибыли и убытки в разрезе направлений |
| Кто нам должен и сколько просрочено? | Монитор руководителя, расчёты с покупателями |
Почему цифры «не сходятся» и как это исправить
Управленческий учёт в УНФ даёт правильные цифры при трёх условиях. Мы видим нарушение одного из них почти в каждой базе, которую нас просят «починить».
1. Все деньги в программе. Наличные, которые проходят мимо кассы, Kaspi-переводы на личную карту, расходы, оплаченные собственником лично, — всё это должно быть в УНФ. Иначе баланс не сойдётся, а прибыль будет искажена. О том, как вести кассы, банк и подотчёт, — в статье «Деньги в УНФ».
2. Месяц закрывается. Себестоимость, распределение косвенных расходов и финансовый результат считаются при закрытии месяца. Без него в отчётах только «сырые» цифры. Для производства это особенно заметно — см. статью «Производство в УНФ».
3. Начальные остатки введены честно. Если при старте не ввели остатки товаров, долги клиентов и поставщиков, баланс с первого дня показывает «капитал», которого нет.
Статьи доходов и расходов: как не утонуть
Каждый расход в УНФ относится к статье. Ошибка, которую мы видим постоянно, — сто статей «на всякий случай». Через полгода в отчёте о прибылях и убытках две страницы мелочи, и собственник перестаёт его открывать.
Рабочая структура для малого бизнеса — 15–25 статей расходов:
- переменные: себестоимость, доставка, комиссия банков и маркетплейсов, сдельная оплата;
- постоянные: аренда, зарплата офиса, связь и софт, бухгалтерия;
- маркетинг: реклама, сайт;
- налоги: отдельно, чтобы видеть прибыль до и после налогов;
- финансовые: проценты по кредитам.
Если нужно детальнее — используйте разрезы (направления, подразделения), а не новые статьи.
Несколько организаций: ТОО и ИП в одной базе
Частая ситуация в Казахстане — собственник ведёт бизнес через ТОО и одного-двух ИП. Бухгалтерия у каждого своя, а прибыль собственник хочет видеть общую.
УНФ позволяет вести учёт по нескольким организациям в одной базе и смотреть отчёты как по каждой, так и по компании в целом. Регламентированный учёт каждой организации при этом ведётся в 1С:Бухгалтерии — по описанию «1С», УНФ обменивается с ней данными. Как настроить связку, разобрано в статье «ЭСФ и регламентированный учёт: УНФ и Бухгалтерия». А как вести несколько организаций в самой Бухгалтерии — в статье «Несколько организаций в одной базе».
Бюджет: план против факта
Финансовые планы в УНФ — бюджет доходов и расходов, бюджет движения денег, прогнозный баланс. С ними управленка перестаёт быть только историей: виден план на квартал и отклонения от него.
Начинать стоит с одного бюджета — обычно доходов и расходов на квартал по крупным статьям. Сравнивать с фактом раз в месяц. Прогнозный баланс имеет смысл, когда первые два бюджета уже работают.
Где потолок управленки в УНФ
УНФ хорошо закрывает управленку компании с одним-двумя направлениями и до нескольких организаций. Ограничения начинаются, когда нужны:
- консолидация группы компаний с внутригрупповыми оборотами;
- отчётность по МСФО;
- сложное бюджетирование с согласованием по центрам ответственности.
Это уже задачи 1С:Комплексной автоматизации, ERP или 1С:Управления холдингом. Сравнение — в статье «УНФ, УТ или КА для растущей компании».
С чего начать
- Структура статей доходов и расходов — 15–25 штук.
- Все кассы, счета, подотчётные лица — в программу.
- Честные начальные остатки на дату старта.
- Закрытие первого месяца вместе с консультантом.
- Настройка «Монитора руководителя» и трёх основных отчётов.
Если вы только присматриваетесь к программе, начните со статьи «УНФ: кому подходит и где её потолок». Лицензии — на странице 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана, а настройку управленки делаем в рамках внедрения 1С, работы — от 22 000 ₸ в час.
Ритм закрытия месяца
Управленка полезна, если цифры за прошлый месяц есть в первые дни нового, а не к его концу. Ритм, который мы предлагаем небольшим компаниям:
| Когда | Что делаем | Кто |
|---|---|---|
| Ежедневно | Документы продаж, закупок, денег вводятся в день операции | Менеджеры, кладовщик, кассир |
| 1–2 число | Сверка касс и банка, подотчёт, ввод забытых расходов | Бухгалтер или администратор |
| 3 число | Закрытие месяца в УНФ | Бухгалтер или консультант |
| 4–5 число | Разбор отчётов с собственником: прибыль, деньги, баланс | Собственник, руководители |
Самое ценное здесь — четвёртая строка. Отчёты, которые никто не обсуждает, через три месяца перестают вести аккуратно. Достаточно часовой встречи раз в месяц, где собственник задаёт вопросы по цифрам, — и качество учёта растёт само. Какие отчёты выносить на такую встречу, мы разбираем в статье «Отчёты УНФ для собственника».
Частые вопросы
Чем управленческий учёт в УНФ отличается от бухгалтерского?
Бухгалтерский учёт ведётся по правилам НК и стандартов для отчётности перед государством. Управленческий — по правилам собственника: свои статьи, разрезы, метод признания доходов. УНФ ведёт управленческий, а регламентированный остаётся в 1С:Бухгалтерии.
Можно ли видеть прибыль и по начислению, и по деньгам?
Да. По описанию «1С», в УНФ доходы и расходы можно учитывать методом начисления либо параллельно методом начисления и кассовым.
Почему в управленческом балансе странный капитал?
Почти всегда — не введены или введены с ошибкой начальные остатки: товары, долги покупателей или поставщиков. Проверьте документы ввода остатков на дату старта.
Можно ли вести в УНФ несколько ТОО и ИП?
Да, учёт можно вести по каждой организации отдельно или по всем вместе. Регламентированный учёт каждой организации — в Бухгалтерии.
