Собственник купил УНФ, чтобы видеть бизнес. Через три месяца он по-прежнему звонит бухгалтеру и спрашивает «сколько у нас денег» — потому что отчёты в программе показывают что-то странное. Проблема почти никогда не в отчётах. Она в том, как вносятся данные. Ниже — какие отчёты 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана действительно нужны собственнику и что сделать, чтобы им можно было верить.
Монитор руководителя — стартовая точка
В УНФ есть «Монитор руководителя» — одна страница с главными цифрами:
- остатки денег в кассах и на счетах;
- дебиторская и кредиторская задолженность, в том числе просроченная;
- прибыли и убытки;
- просроченные обязательства перед покупателями и поставщиками.
Это то, что стоит открывать каждое утро. Две минуты — и понятно, есть ли пожар.
Ритм: что смотреть и когда
Мы советуем собственникам не открывать всё подряд, а завести ритм.
| Когда | Отчёт | Вопрос, на который отвечает |
|---|---|---|
| Каждый день | Монитор руководителя, остатки денег | Хватит ли денег на платежи? Кто просрочил оплату? |
| Каждую неделю | Продажи, валовая прибыль по товарам и менеджерам | Что продаётся, кто продаёт, где маржа? |
| Каждую неделю | Платёжный календарь | Какие платежи впереди, будет ли кассовый разрыв? |
| Раз в месяц | Прибыли и убытки, движение денег | Заработали ли мы и куда ушли деньги? |
| Раз в месяц | Управленческий баланс | Сколько стоит бизнес: товар, долги, деньги, обязательства |
| Раз в квартал | План-факт продаж и бюджетов | Насколько мы отклонились от плана? |
Прибыль и деньги — это разные отчёты
Самый частый вопрос: «Отчёт показывает прибыль 3 миллиона, а денег на счёте нет. Где деньги?»
Ответ — в разнице между прибылью и движением денег. Прибыль считается по отгрузкам: продали в долг — доход уже есть, денег ещё нет. Купили товар на склад — деньги ушли, а расхода нет, пока товар не продан. УНФ умеет вести учёт доходов и расходов методом начисления или параллельно начисления и кассовым методом — включите оба, и вопрос «где деньги» закрывается сравнением двух отчётов: прибыль и убытки против движения денежных средств.
Где обычно «сидят» деньги, которых нет на счёте:
- в дебиторке — покупатели не оплатили;
- в остатках товара на складе;
- в авансах поставщикам;
- в выводе собственником (если его не отражают в учёте).
Последний пункт — частая причина путаницы в малом бизнесе. Деньги, взятые собственником из кассы, должны быть отражены документом с отдельной статьёй. Иначе касса в программе не сходится с реальной.
Подробно про деньги — в статье «Деньги в УНФ: платёжный календарь, кассы, банк», про управленческий учёт — «Управленческий учёт в УНФ».
Почему отчётам нельзя верить (и как это исправить)
Себестоимость не рассчитана. Валовая прибыль в течение месяца считается по предварительной себестоимости. Точная появляется после закрытия месяца. Если месяц не закрывают, прибыль по товарам будет приблизительной. Решение: закрывать месяц регулярно — это несколько минут, если данные введены правильно.
Расходы без статей. Аренда, зарплата, реклама — всё проведено на одну статью «Прочие расходы». Отчёт о прибылях и убытках есть, но анализировать нечего. Решение: до старта завести 10–15 статей расходов, не больше. Сотня статей так же бесполезна, как одна.
Документы вводятся задним числом. Менеджер оформляет отгрузки раз в неделю. Монитор руководителя в среду показывает картину прошлой пятницы. Решение — правило: документ в день события. И дата запрета изменения данных для закрытых периодов.
Остатки не введены. Начали работать в УНФ с нуля, не введя долги покупателей и товар на складе. Баланс никогда не сойдётся. Решение: ввод начальных остатков — первая задача внедрения. Как это сделать быстро — в статье «С Excel на УНФ за неделю».
Настройка отчётов под себя
Аналитические отчёты УНФ настраиваются: группировки, отборы, поля. Настроили — сохраните вариант с понятным названием («Продажи по менеджерам за неделю»). Через месяц вы будете открывать три-четыре своих варианта, а не стандартные отчёты с десятком параметров.
Пример полезной настройки: валовая прибыль по менеджерам с отбором по оплаченным заказам. Менеджер, который продаёт много, но в долг, сразу виден.
Планы и бюджеты
В УНФ можно вести планы продаж — в количестве и в деньгах, с анализом план-факт по подразделениям, группам и товарам. Есть финансовые планы: прогнозный баланс, бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств.
Совет: не начинайте с бюджетов. Сначала полгода честного факта, потом план. Бюджет, построенный на непроверенных данных, создаёт иллюзию контроля.
Отчёты с телефона
Собственник редко сидит за компьютером. Отчёты можно открывать с телефона, если база опубликована в интернете. Что работает с казахстанской редакцией, а что нет, — в статье «Мобильное приложение УНФ».
Отчёты для собственника и налоговая — не одно и то же
Отчёты УНФ — управленческие. Налоговую отчётность и финансовую отчётность для государства ведут в 1С:Бухгалтерии для Казахстана, с которой УНФ обменивается данными. Подробнее — в статье «ЭСФ и регламентированный учёт: УНФ и Бухгалтерия». Если нужна финансовая отчётность по МСФО и управленческая в одной системе — это уже уровень Комплексной автоматизации.
Первый месяц: как приучить себя к отчётам
Отчёты бесполезны, если их не открывают. Собственники, которые реально управляют по цифрам, обычно проходят через одну и ту же схему.
Неделя 1. Только монитор руководителя, каждое утро. Цель — привыкнуть, что цифры есть в программе, а не у бухгалтера. Если какая-то цифра выглядит странно — задайте вопрос сотруднику, который вводил документы. Именно так находятся первые ошибки ввода.
Неделя 2. Добавляем продажи за неделю: по товарам и по менеджерам. Сравните с ощущением — «хорошая неделя» или «плохая». Часто цифры расходятся с ощущением, и это первый полезный вывод.
Неделя 3. Платёжный календарь. Какие платежи поставщикам и по аренде впереди, какие оплаты от покупателей ожидаются. Если видите разрыв через две недели — у вас есть две недели, чтобы его закрыть.
Неделя 4. Закрытие месяца и отчёт о прибылях и убытках. Первый раз — вместе с тем, кто ведёт учёт: разберите каждую статью расходов. Скорее всего, найдутся расходы, проведённые не туда, — исправьте и сделайте выводы на следующий месяц.
После такого месяца ритм обычно закрепляется. Если нет — значит, отчёты показывают не то, что вам нужно, и их стоит перенастроить.
Три вопроса, на которые УНФ должна отвечать за минуту
- Сколько денег у нас сейчас и хватит ли их на платежи этой недели?
- Кто нам должен и сколько из этого просрочено?
- Сколько мы заработали в прошлом месяце и на чём?
Если на любой из них нужно больше минуты или звонок сотруднику — настройка не закончена.
Частые вопросы
Какой отчёт в УНФ показывает, сколько заработал бизнес?
Отчёт о прибылях и убытках. Для точной цифры по товарам месяц нужно закрыть — тогда рассчитается себестоимость.
Почему прибыль есть, а денег нет?
Прибыль считается по отгрузкам, деньги — по оплатам. Разница сидит в долгах покупателей, остатках товара, авансах поставщикам и выводе денег собственником. Сравните отчёт о прибылях и убытках с движением денег.
Можно ли сделать свой отчёт в УНФ?
Да. Стандартные отчёты настраиваются и сохраняются как варианты. Если нужного отчёта нет вообще, его делают доработкой — от 22 000 ₸ в час.
Что нужно, чтобы отчёты были правдивыми?
Начальные остатки, документы в день события, статьи доходов и расходов, регулярное закрытие месяца и запрет изменения закрытых периодов.
Лицензия 1С:УНФ для Казахстана: Базовая — 36 300 ₸, ПРОФ — 136 250 ₸. Настройку отчётов под ваш бизнес мы делаем в рамках внедрения 1С.
