Иесі бизнесті көру үшін УНФ сатып алды. Үш айдан кейін ол әлі де бухгалтерге қоңырау шалып, «бізде қанша ақша бар» деп сұрайды — себебі бағдарламадағы есептер әлдебір оғаш нәрсе көрсетеді. Мәселе ешқашан дерлік есептерде емес. Ол деректердің қалай енгізілетінінде. Төменде — 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана-ның қандай есептері иесіне шын мәнінде керек және оларға сену үшін не істеу керек.
Басшы мониторы — бастапқы нүкте
УНФ-те «Монитор руководителя» бар — басты сандары бар бір бет:
- кассалар мен шоттардағы ақша қалдықтары;
- дебиторлық және кредиторлық берешек, соның ішінде мерзімі өткен;
- пайда мен залал;
- сатып алушылар мен жеткізушілер алдындағы мерзімі өткен міндеттемелер.
Мұны күн сайын таңертең ашқан жөн. Екі минут — және өрт бар-жоғы түсінікті.
Ырғақ: не және қашан қарау керек
Біз иелерге бәрін қатарынан ашпай, ырғақ орнатуға кеңес береміз.
| Қашан | Есеп | Қандай сұраққа жауап береді |
|---|---|---|
| Күн сайын | Басшы мониторы, ақша қалдықтары | Төлемдерге ақша жете ме? Кім төлемді кешіктірді? |
| Апта сайын | Сату, тауарлар мен менеджерлер бойынша жалпы пайда | Не сатылады, кім сатады, маржа қайда? |
| Апта сайын | Төлем күнтізбесі | Алда қандай төлемдер бар, кассалық үзіліс бола ма? |
| Айына бір рет | Пайда мен залал, ақша қозғалысы | Біз таптық па және ақша қайда кетті? |
| Айына бір рет | Басқарушылық баланс | Бизнес қанша тұрады: тауар, қарыздар, ақша, міндеттемелер |
| Тоқсанына бір рет | Сату мен бюджеттердің жоспар-фактісі | Жоспардан қаншалықты ауытқыдық? |
Пайда мен ақша — әртүрлі есептер
Ең жиі сұрақ: «Есеп 3 миллион пайда көрсетеді, ал шотта ақша жоқ. Ақша қайда?»
Жауап — пайда мен ақша қозғалысы арасындағы айырмашылықта. Пайда тиеп жөнелтулер бойынша есептеледі: қарызға саттыңыз — табыс бар, ақша әлі жоқ. Қоймаға тауар сатып алдыңыз — ақша кетті, ал тауар сатылмайынша шығыс жоқ. УНФ кірістер мен шығыстарды есептеу әдісімен немесе есептеу және кассалық әдіспен қатар есепке ала алады — екеуін де қосыңыз, сонда «ақша қайда» сұрағы екі есепті салыстыру арқылы жабылады: пайда мен залал және ақша қаражатының қозғалысы.
Шотта жоқ ақша әдетте қайда «отырады»:
- дебиторлық берешекте — сатып алушылар төлемеген;
- қоймадағы тауар қалдықтарында;
- жеткізушілерге берілген аванстарда;
- иесінің алып шығуында (егер ол есепте көрсетілмесе).
Соңғы тармақ — шағын бизнестегі шатасудың жиі себебі. Иесі кассадан алған ақша бөлек бабы бар құжатпен көрсетілуі керек. Әйтпесе бағдарламадағы касса нақтымен сәйкес келмейді.
Ақша туралы толығырақ — «УНФ-тегі ақша: төлем күнтізбесі, кассалар, банк» мақаласында, басқарушылық есеп туралы — «УНФ-тегі басқарушылық есеп».
Неліктен есептерге сенуге болмайды (және оны қалай түзету керек)
Өзіндік құн есептелмеген. Ай ішінде жалпы пайда алдын ала өзіндік құн бойынша есептеледі. Нақтысы айды жапқаннан кейін шығады. Айды жаппаса, тауарлар бойынша пайда шамамен болады. Шешім: айды тұрақты жабу — деректер дұрыс енгізілсе, бұл бірнеше минут.
Баптарсыз шығыстар. Жалға алу, жалақы, жарнама — бәрі бір «Прочие расходы» бабына өткізілген. Пайда мен залал есебі бар, бірақ талдайтын ештеңе жоқ. Шешім: іске қосуға дейін 10–15 шығыс бабын енгізу, артық емес. Жүз бап бір бап сияқты пайдасыз.
Құжаттар өткен күнмен енгізіледі. Менеджер тиеп жөнелтулерді аптасына бір рет ресімдейді. Сәрсенбідегі басшы мониторы өткен жұманың суретін көрсетеді. Шешім — ереже: құжат оқиға күні. Және жабылған кезеңдер үшін деректерді өзгертуге тыйым салу күні.
Қалдықтар енгізілмеген. Сатып алушылардың қарыздары мен қоймадағы тауарды енгізбей, УНФ-те нөлден жұмыс бастады. Баланс ешқашан сәйкес келмейді. Шешім: бастапқы қалдықтарды енгізу — енгізудің бірінші міндеті. Мұны тез қалай жасау керегі — «Excel-ден УНФ-ке бір аптада» мақаласында.
Есептерді өзіңізге баптау
УНФ-тің талдамалық есептері бапталады: топтаулар, іріктеулер, өрістер. Баптадыңыз ба — нұсқаны түсінікті атаумен сақтаңыз («Апта бойынша менеджерлер сатуы»). Бір айдан кейін ондаған параметрі бар стандартты есептерді емес, өзіңіздің үш-төрт нұсқаңызды ашатын боласыз.
Пайдалы баптау мысалы: төленген тапсырыстар бойынша іріктеуі бар менеджерлер бойынша жалпы пайда. Көп, бірақ қарызға сататын менеджер бірден көрінеді.
Жоспарлар мен бюджеттер
УНФ-те сату жоспарларын — заттай және ақшалай түрде, бөлімшелер, топтар мен тауарлар бойынша жоспар-факт талдауымен жүргізуге болады. Қаржылық жоспарлар бар: болжамды баланс, кірістер мен шығыстар бюджеті, ақша қаражатының қозғалысы бюджеті.
Кеңес: бюджеттерден бастамаңыз. Алдымен жарты жыл адал факт, содан кейін жоспар. Тексерілмеген деректерге құрылған бюджет бақылау елесін жасайды.
Телефоннан есептер
Иесі компьютер алдында сирек отырады. База интернетте жарияланса, есептерді телефоннан ашуға болады. Қазақстандық редакциямен не жұмыс істейді, не істемейді — «УНФ мобильді қосымшасы» мақаласында.
Иесіне арналған есептер мен салық — бір нәрсе емес
УНФ есептері — басқарушылық. Салықтық есептілік пен мемлекетке арналған қаржылық есептілікті УНФ деректер алмасатын 1С:Бухгалтерия для Казахстана-да жүргізеді. Толығырақ — «ЭСФ және регламенттелген есеп: УНФ және Бухгалтерия» мақаласында. ҚЕХС бойынша қаржылық есептілік пен басқарушылық есеп бір жүйеде керек болса — бұл енді Комплексная автоматизация деңгейі.
Бірінші ай: өзіңізді есептерге қалай үйрету керек
Есептерді ашпаса, олар пайдасыз. Шын мәнінде сандар бойынша басқаратын иелер әдетте бір схемадан өтеді.
1-апта. Тек басшы мониторы, күн сайын таңертең. Мақсат — сандар бухгалтерде емес, бағдарламада бар екеніне үйрену. Қандай да бір сан оғаш көрінсе — құжаттарды енгізген қызметкерге сұрақ қойыңыз. Енгізудің алғашқы қателері дәл осылай табылады.
2-апта. Апталық сатуды қосамыз: тауарлар және менеджерлер бойынша. Сезіммен салыстырыңыз — «жақсы апта» немесе «жаман». Көбінесе сандар сезіммен сәйкес келмейді, және бұл алғашқы пайдалы қорытынды.
3-апта. Төлем күнтізбесі. Жеткізушілерге және жалға алу бойынша алда қандай төлемдер бар, сатып алушылардан қандай төлемдер күтіледі. Екі аптадан кейін үзілісті көрсеңіз — оны жабуға екі аптаңыз бар.
4-апта. Айды жабу және пайда мен залал есебі. Бірінші рет — есепті жүргізетін адаммен бірге: әр шығыс бабын талдаңыз. Мүмкін, басқа жерге өткізілген шығыстар табылады — түзетіп, келесі айға қорытынды жасаңыз.
Осындай айдан кейін ырғақ әдетте бекиді. Бекімесе — есептер сізге керекті көрсетпейді, оларды қайта баптаған жөн.
УНФ бір минутта жауап беруге тиіс үш сұрақ
- Қазір бізде қанша ақша бар және ол осы аптаның төлемдеріне жете ме?
- Бізге кім қарыз және оның қаншасы мерзімі өткен?
- Өткен айда қанша таптық және неден?
Олардың кез келгеніне бір минуттан көп уақыт немесе қызметкерге қоңырау керек болса — баптау аяқталмаған.
Жиі қойылатын сұрақтар
УНФ-тегі қай есеп бизнес қанша тапқанын көрсетеді?
Пайда мен залал есебі. Тауарлар бойынша нақты сан үшін айды жабу керек — сонда өзіндік құн есептеледі.
Неліктен пайда бар, ал ақша жоқ?
Пайда тиеп жөнелтулер бойынша, ақша — төлемдер бойынша есептеледі. Айырмашылық сатып алушылардың қарыздарында, тауар қалдықтарында, жеткізушілерге аванстарда және иесінің ақша алып шығуында. Пайда мен залал есебін ақша қозғалысымен салыстырыңыз.
УНФ-те өз есебімді жасауға бола ма?
Иә. Стандартты есептер бапталып, нұсқалар ретінде сақталады. Қажетті есеп мүлде болмаса, оны пысықтау арқылы жасайды — сағатына 22 000 ₸-ден бастап.
Есептер шынайы болуы үшін не керек?
Бастапқы қалдықтар, оқиға күнгі құжаттар, кірістер мен шығыстар баптары, айды тұрақты жабу және жабылған кезеңдерді өзгертуге тыйым.
1С:УНФ для Казахстана лицензиясы: Базовая — 36 300 ₸, ПРОФ — 136 250 ₸. Есептерді бизнесіңізге қарай баптауды 1С енгізу аясында жасаймыз.
