Сервистік компанияда ақша ірі мәмілелерде емес, ұсақ-түйекте жоғалады: шебер бөлшекті қойып, оны жазуды ұмытты, жұмыс жасалды, бірақ акт қол қойылмады, клиент қолма-қол төледі, бірақ кассаға ақшаның жартысы ғана түсті. 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана мұндай бизнестерге тапсырыс-нарядты ұсынады — не жасалғаны, не қойылғаны және не төленгені көрінетін бір құжат. Ол қалай құрылғанын және шеберлер пайдаланатындай етіп қалай баптау керегін қарастырамыз.
Тапсырыс-наряд: бір құжатта төрт құжат
«1С» фирмасының өнім сипаттамасына сәйкес, шағын фирмалар үшін тапсырыс-наряд арқылы жұмыс істеудің қарапайым сызбасы бар: құжат сатып алушы тапсырысының, төлем шотының, орындалған жұмыстар актісінің және шығыс жүкқұжатының қызметін біріктіреді.
Іс жүзінде бұл нені білдіреді. Клиент көлікті немесе ноутбукті әкелді — менеджер тапсырыс-нарядты ашып, жұмыстар мен қосалқы бөлшектерді жазады. Осы құжаттан шот басылады. Шебер жұмысты орындап, бөлшектерді қойды — тапсырыс-нарядта орындалу белгіленеді, бөлшектер қоймадан есептен шығарылады, жұмыстар түсімге енеді. Клиент төлейді — төлем сол құжатқа байланыстырылады.
Салыстыру үшін: «толық» сызбада бұл сатып алушы тапсырысы, шот, орындалған жұмыстар актісі, шығыс жүкқұжаты және төлем құжаты. Бір-екі әкімші және ұсақ тапсырыстар ағыны болса, толық сызба — артық жүктеме.
Кімге сәйкес келеді
Тапсырыс-наряд жұмыс пен материалдар бірге жүретін бизнеске жақсы келеді:
- автосервис, шиномонтаж, кузов жөндеу;
- техниканы, телефондарды, тұрмыстық құралдарды жөндеу;
- терезе, кондиционер, қауіпсіздік жүйелерін монтаждау;
- орнатумен бірге тапсырыспен жасалатын жиһаз бен бұйымдар;
- шығыс материалдарын есептен шығару маңызды сұлулық салондары.
Материалсыз тек қызмет сатсаңыз — консалтинг, оқыту, абонементтер — тапсырыс-наряд та жұмыс істейді, бірақ орындалған жұмыстар актісі де жеткілікті. Салалық сценарийлерді «УНФ-тағы сервистік бизнес: салон, СТО, жөндеу» мақаласында толығырақ қарастырамыз.
Анықтамалықтағы жұмыстар мен қызметтер
УНФ-та жұмыс номенклатураға «жұмыс» немесе «қызмет» түрімен енгізіледі. Жұмыс үшін спецификация көрсетуге болады — оған әдетте қандай материалдар кетеді. Мысалы, «Майды ауыстыру» — 4 л май және сүзгі. Сонда тапсырыс-нарядта жұмысты таңдағанда материалдар өздігінен қойылады, ал шебер тек санын түзетеді.
Нені ойластырған жөн:
- Жұмыстар прайсы. Баға тіркелген («Майды ауыстыру — X ₸») немесе нормо-сағаттан болуы мүмкін. УНФ-та баға түрлері мен жеңілдіктер тауарлар үшін қалай бапталса, солай бапталады.
- Ірілендіру. Анықтамалықтағы жүз ұсақ жұмыс — әкімші үшін шатасу. 20–30 типтік жұмыс және қолмен бағасы бар бір «басқа жұмыс» жақсырақ.
- Штрихкодтар. «Акт выполненных работ» және «Заказ-наряд» құжаттарына қызметтер мен жұмыстарды штрихкод сканерімен іріктеуге болады — әкімші кодтары бар басылған прайспен жұмыс істесе ыңғайлы.
Орындаушылар және уақыт есебі
Жұмысты кім жасады — кез келген сервисте маңызды сұрақ: шебердің жалақысы және түсімді кім әкелетінін түсіну соған байланысты. УНФ-та жұмыс тапсырмалары мен кесімді нарядтар (жеке және бригадалық) бар: олар бойынша жалақы есептеледі және қызметкерлердің тиімділігі бағаланады.
Сондай-ақ УНФ-та жұмыс уақытын есепке алу табелі және ресурстар жүктемесін жоспарлаумен тапсырыс-нарядтар арқылы жоспар-кесте бар. Сервис үшін бұл «келесі клиентті қашан жазуға болады» деген сұраққа жауап.
Типтік қате — «шебер онсыз да біледі» деп орындаушыны көрсетпеу. Бір айдан кейін сыйақы туралы дауды шешетін ештеңе болмайды. Біз ереже енгіземіз: орындаушысыз тапсырыс-наряд жабылмайды, ал әкімші аптасына бір рет осындай құжаттар тізімін тексереді.
УНФ-тағы нарядтар бойынша есептеулер — басқарушылық. «1С» фирмасы регламенттелген жалақыны, салықтар мен жарналарды 1С:Бухгалтерия для Казахстана бағдарламасында есептеуді ұсынады. Шекара қайда өтетіні «УНФ-тағы жалақы: қашан жеткілікті» мақаласында қарастырылған.
Тапсырыс-наряд күйлері
Сатып алушы тапсырысындағы сияқты, тапсырыс-нарядтың да күйлері бапталады. Сервис үшін жұмыс жиынтығы мынадай:
| Күй | Мағынасы |
|---|---|
| Қабылданды | Клиент өтінім немесе техника қалдырды, жұмыстар құрамы келісілмеген |
| Келісілді | Клиент сметаны растады |
| Жұмыста | Шебер кірісті |
| Бөлшекті күтуде | Жұмыс тоқтады, тауарға жеткізушіден тапсырыс берілді |
| Дайын | Клиентке беруге болады |
| Жабылды | Берілді және төленді |
«Бөлшекті күтуде» күйі бөлек пайдалы: ол бойынша жеткізушіге байланысты қанша тапсырыс тұрғаны көрінеді. Жеткізушіге тапсырысты тапсырыс-нарядтың негізінде ресімдеуге болады — сатып алу туралы толығырақ «УНФ-тағы қойма және сатып алу» мақаласында.
Төлем және касса
Сервисте төлем көбіне орнында: қолма-қол, карта, Kaspi. Барлық төлем тапсырыс-нарядқа байланыстырылады, ал тізімде төлемсіз не берілгені көрінеді. Қазақстанға арналған УНФ БКМ мемлекеттік тізіліміне енгізілген онлайн-касса — 1С:Webkassa-мен интеграцияланған, сондықтан чек бағдарламадан басылады. Касса туралы толығырақ — «Онлайн-касса және 1С» мақаласында, ал кассалар, банк және төлем күнтізбесі туралы — «УНФ-тағы ақша» материалында.
Акт пен ЭСФ керек заңды тұлға клиенттер үшін құжаттар сол тапсырыс-нарядтан қалыптасады. Салықтық есепті бухгалтер 1С:Бухгалтерия бағдарламасында жүргізсе, деректер онда алмасу арқылы беріледі — «ЭСФ және регламенттелген есеп: УНФ және Бухгалтерия» мақаласын қараңыз.
Сервис иесі не қарайды
Тапсырыс-нарядтармен бір ай жұмыстан кейін дәптерде болмаған деректер пайда болады:
- жұмыс түрлері бойынша түсім мен маржа — қандай жұмыстар шын мәнінде пайда әкеледі;
- шеберлердің өнімділігі — кім қанша және қандай сомаға жасады;
- ашық тапсырыс-нарядтар — не тоқтап қалды және неге;
- материалдар шығыны жұмыс спецификацияларымен салыстырғанда — қосалқы бөлшектер мен шығыс материалдары қайда «ағып кетеді».
Соңғы тармақ әдетте ең күтпеген нәрсе: шығыс материалдарының нормалары бар сервистерде (май, бояу, косметика) норма мен факт арасындағы айырмашылық бірінші айда-ақ көрінеді.
Қалай іске қосамыз
- Жұмыстар анықтамалығы: бағалары мен материалдар спецификациялары бар 20–30 типтік жұмыс.
- Тапсырыс-наряд күйлері және «орындаушысыз жаппау» ережесі.
- Қосалқы бөлшектер мен шығыс материалдарының қоймасы, қайта санағаннан кейінгі бастапқы қалдықтар.
- Касса және онлайн-кассаны қосу.
- Әкімші мен шеберлерді нақты тапсырыстарда оқыту.
Лицензиялар — 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана бетінде: базалық — 36 300 ₸, ПРОФ — 136 250 ₸. Баптауды 1С енгізу аясында өзімізге аламыз, жұмыстар — сағатына 22 000 ₸-ден.
Алдын ала смета және клиентпен келісу
Сервисте клиент әрдайым дерлік жұмыс басталғанға дейін бағаны білгісі келеді. «Қабылданды» күйіндегі тапсырыс-наряд — сметаның өзі: әкімші жұмыстар мен қосалқы бөлшектерді енгізеді, құжатты басып шығарып, клиентпен келіседі. Жөндеу барысында тағы бір бөлшек керек екені анықталса, ол сол тапсырыс-нарядқа қосылады — және оны қоймас бұрын клиенттің келісімін алу маңызды.
Практикалық кеңес: сметаның өзгерісін кім және қашан келіскенін тапсырыс-нарядтың түсініктемесінде тіркеңіз. «Мен бұған келіскен жоқпын» деген даулар — автосервистер мен шеберханалардағы төленбеген тапсырыстардың ең жиі себептерінің бірі. Құжаттағы күні көрсетілген жазба мұндай әңгімелердің көбін жояды.
Уақытты үнемдейтін тағы бір ұсақ-түйек: типтік жұмыс пакеттері — «ТҚ-1», «шиналарды маусымдық ауыстыру», «кондиционерді тазалау». Жұмыстың спецификациясы болса, құрамы өздігінен қойылады және әкімші оны әр жолы қолмен термейді.
Іске қосудағы типтік қателер
- Әр жұмыс «қалай болғанда да» бөлек позиция ретінде енгізілген. Анықтамалық жүздеген жолға дейін өседі, шеберлер дұрыс емесін таңдайды. Позициялар аз әрі жұмыс түрлері бойынша түсінікті топтастырылғаны жақсы.
- Материалдарды «кейін, ай соңында» есептен шығарады. Қоймадағы қалдықтар сөрелермен сәйкес келмейді, ал тапсырыс-нарядтардың өзіндік құны төмендетіліп көрсетіледі. Материалдар — сол тапсырыс-нарядтың кестелік бөлігінде, жұмыс сәтінде.
- Тапсырыс-нарядты төлемсіз жабады. Клиенттің қарызы ешкім ашпайтын есептерде ғана көрінеді. Құжат қай күйде аяқталған болып саналатынын келісіп, жабылмағандар тізімін аптасына бір рет тексеріңіз.
- Орындаушы көрсетілмейді. Онда өнімділікті де есептеу мүмкін емес, клиент наразылықпен оралса, жұмысты кім жасағанын да анықтау қиын.
Бұл қателерді жабылмаған тапсырыс-нарядтар тізімі мен материал қалдықтарын салыстыру арқылы байқау оңай: айырмашылықтар ай сайын өссе, бағдарламадағы процесс нақты процеспен сәйкес келмейді.
Жиі қойылатын сұрақтар
Бір тапсырыс-нарядта бірнеше шебердің жұмысын жүргізуге бола ма?
Иә. Тапсырыс-нарядтың «Зарплата» қойындысында жалақы орындалған жұмыстар бөлінісінде орындаушылар бойынша бөлінеді, сондықтан бір құжатта бірнеше шебер болуы мүмкін. Бұл әрқайсысының өнімділігін есептеу үшін керек.
Тапсырыс-нарядтың сатып алушы тапсырысынан айырмашылығы неде?
Сатып алушы тапсырысы — тізбектің басы, әрі қарай бөлек шот, акт және жүкқұжат керек. Тапсырыс-наряд олардың қызметін өзі атқарады. Ұсақ тапсырыстар ағыны бар сервис үшін бұл әкімшінің уақытын үнемдейді.
Материалдарды жұмыс бойынша автоматты түрде есептен шығаруға бола ма?
Иә, жұмыстың спецификациясы енгізілсе: жұмысты таңдағанда материалдар тапсырыс-нарядқа қойылады. Іс жүзінде басқаша кетсе, шебер санын түзетеді.
Шеберлердің жалақысын өнімділіктен қалай есептеуге болады?
Кесімді нарядтар мен жұмыс тапсырмалары арқылы: орындалған жұмыстар үшін бағалау бойынша есептеу. Бұл басқарушылық есеп; регламенттелген жалақы мен салықтарды Бухгалтерияда есептейді.
УНФ-тан чек басуға бола ма?
Иә, онлайн-касса қосылған болса: Қазақстанға арналған УНФ 1С:Webkassa-мен интеграцияланған. Тапсырыс-наряд бойынша чекпен төлеу тәртібін іске қосқанға дейін демо-базада көрсетеміз.
