В сервисной компании деньги теряются не на крупных сделках, а на мелочах: мастер поставил деталь и забыл её вписать, работу сделали, а акт не подписали, клиент заплатил наличными, но в кассу деньги пришли наполовину. 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана для таких бизнесов предлагает заказ-наряд — один документ, в котором видно, что сделано, что поставлено и что оплачено. Разберём, как он устроен и как его настроить, чтобы мастера им пользовались.
Заказ-наряд: четыре документа в одном
По описанию продукта от фирмы «1С», для небольших фирм есть упрощённая схема работы через заказ-наряд: документ объединяет функции заказа покупателя, счёта на оплату, акта выполненных работ и расходной накладной.
Что это значит на практике. Клиент привёз машину или ноутбук — менеджер открывает заказ-наряд, вписывает работы и запчасти. Из этого же документа печатается счёт. Мастер выполнил работу, поставил детали — в заказ-наряде отмечается выполнение, детали списываются со склада, работы попадают в выручку. Клиент платит — оплата привязывается к тому же документу.
Для сравнения: в «полной» схеме это заказ покупателя, счёт, акт выполненных работ, расходная накладная и платёжный документ. Если у вас один-два администратора и поток мелких заказов, полная схема — лишняя нагрузка.
Кому подходит
Заказ-наряд хорошо ложится на бизнес, где работа и материалы идут вместе:
- автосервис, шиномонтаж, кузовной ремонт;
- ремонт техники, телефонов, бытовых приборов;
- монтаж окон, кондиционеров, систем безопасности;
- мебель и изделия на заказ с установкой;
- салоны красоты, где важно списание расходных материалов.
Если вы продаёте только услуги без материалов — консалтинг, обучение, абонементы — заказ-наряд тоже работает, но достаточно и акта выполненных работ. Отраслевые сценарии мы подробнее разбираем в статье «Сервисный бизнес на УНФ: салон, СТО, ремонт».
Работы и услуги в справочнике
Работу в УНФ заводят в номенклатуру с типом «работа» или «услуга». Для работы можно указать спецификацию — какие материалы на неё обычно уходят. Например, «Замена масла» — масло 4 л и фильтр. Тогда при выборе работы в заказ-наряде материалы подставятся сами, а мастер только поправит количество.
Что стоит продумать:
- Прайс работ. Цена может быть фиксированной («Замена масла — X ₸») или от нормо-часа. Виды цен и скидки в УНФ настраиваются так же, как для товаров.
- Укрупнение. Сто мелких работ в справочнике — путаница для администратора. Лучше 20–30 типовых и одна «прочая работа» с ручной ценой.
- Штрихкоды. В документы «Акт выполненных работ» и «Заказ-наряд» можно подбирать услуги и работы сканером штрихкодов — удобно, если администратор работает по распечатанному прайсу с кодами.
Исполнители и учёт времени
Кто сделал работу — важный вопрос в любом сервисе: от этого зависит зарплата мастера и понимание, кто приносит выручку. В УНФ есть задания на работу и сдельные наряды (индивидуальные и бригадные): по ним начисляется зарплата и оценивается эффективность сотрудников.
Также в УНФ есть табель учёта рабочего времени и план-график через заказ-наряды с планированием загрузки ресурсов. Для сервиса это ответ на вопрос «когда можно записать следующего клиента».
Типичная ошибка — не указывать исполнителя «потому что мастер и так знает». Через месяц спор о премии разрешить уже нечем. Мы вводим правило: заказ-наряд без исполнителя не закрывается, а администратор раз в неделю проверяет список таких документов.
Начисления по нарядам в УНФ — управленческие. Регламентированную зарплату, налоги и взносы фирма «1С» рекомендует считать в 1С:Бухгалтерии для Казахстана. Где проходит граница, разобрано в статье «Зарплата в УНФ: когда её достаточно».
Состояния заказ-наряда
Как и у заказа покупателя, у заказ-наряда настраиваются состояния. Для сервиса рабочий набор такой:
| Состояние | Что значит |
|---|---|
| Принят | Клиент оставил заявку или технику, состав работ не согласован |
| Согласован | Клиент подтвердил смету |
| В работе | Мастер приступил |
| Ждёт запчасти | Работа остановлена, заказан товар у поставщика |
| Готов | Можно выдавать клиенту |
| Закрыт | Выдан и оплачен |
Состояние «Ждёт запчасти» полезно отдельно: по нему видно, сколько заказов стоит из-за поставщика. Заказ поставщику можно оформить на основании заказ-наряда — подробнее о закупках в статье «Склад и закупки в УНФ».
Оплата и касса
Оплата в сервисе чаще всего на месте: наличные, карта, Kaspi. Все платежи привязываются к заказ-наряду, и в списке видно, что выдано без оплаты. УНФ для Казахстана интегрирована с 1С:Webkassa, онлайн-кассой, включённой в государственный реестр ККМ, так что чек пробивается из программы. Подробнее о кассе — в статье «Онлайн-касса и 1С», а о кассах, банке и платёжном календаре — в материале «Деньги в УНФ».
Для юрлиц-клиентов, которым нужны акт и ЭСФ, документы формируются из того же заказ-наряда. Если налоговый учёт ведёт бухгалтер в 1С:Бухгалтерии, данные передаются туда обменом — см. статью «ЭСФ и регламентированный учёт: УНФ и Бухгалтерия».
Что смотрит владелец сервиса
После месяца работы с заказ-нарядами появляются данные, которых не было в тетради:
- выручка и маржа по видам работ — какие работы на самом деле приносят прибыль;
- выработка мастеров — кто сколько сделал и на какую сумму;
- открытые заказ-наряды — что зависло и почему;
- расход материалов против спецификаций работ — где «утекают» запчасти и расходники.
Последний пункт обычно самый неожиданный: в сервисах с нормами расходников (масло, краска, косметика) разница между нормой и фактом видна уже в первый месяц.
Как запускаем
- Справочник работ: 20–30 типовых, с ценами и спецификациями материалов.
- Состояния заказ-наряда и правило «без исполнителя не закрывать».
- Склад запчастей и расходников, начальные остатки после пересчёта.
- Касса и подключение онлайн-кассы.
- Обучение администратора и мастеров на реальных заказах.
Лицензии — на странице 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана: базовая — 36 300 ₸, ПРОФ — 136 250 ₸. Настройку берём на себя в рамках внедрения 1С, работы — от 22 000 ₸ в час.
Предварительная смета и согласование с клиентом
В сервисе клиент почти всегда хочет знать цену до начала работ. Заказ-наряд в состоянии «Принят» и есть смета: администратор вносит работы и запчасти, печатает документ и согласует с клиентом. Если по ходу ремонта выяснилось, что нужна ещё одна деталь, она добавляется в тот же заказ-наряд — и важно получить согласие клиента до того, как её поставить.
Практический совет: фиксируйте в комментарии заказ-наряда, кто и когда согласовал изменение сметы. Споры «я на это не соглашался» — одна из самых частых причин неоплаченных заказов в автосервисах и мастерских. Запись в документе с датой снимает большую часть таких разговоров.
Ещё одна мелочь, которая экономит время: типовые пакеты работ — «ТО-1», «сезонная замена шин», «чистка кондиционера». Если у работы есть спецификация, состав подставится сам, и администратору не придётся набирать его вручную каждый раз.
Типичные ошибки при запуске
- Каждая работа заведена отдельной позицией «на всякий случай». Справочник разрастается до сотен строк, мастера выбирают не то. Лучше меньше позиций и понятная группировка по видам работ.
- Материалы списывают «потом, в конце месяца». Остатки на складе перестают совпадать с полками, а себестоимость заказ-нарядов занижена. Материалы — в табличной части того же заказ-наряда, в момент работы.
- Заказ-наряд закрывают без оплаты. Долг клиента виден только в отчётах, которые никто не открывает. Договоритесь, в каком состоянии документ считается завершённым, и проверяйте список незакрытых раз в неделю.
- Исполнителя не указывают. Тогда нельзя ни посчитать выработку, ни разобраться, кто делал работу, если клиент вернулся с претензией.
Заметить эти ошибки проще всего по списку незакрытых заказ-нарядов и по сверке остатков материалов: если расхождения растут каждый месяц, процесс в программе не совпадает с реальным.
Частые вопросы
Можно ли вести в одном заказ-наряде работы нескольких мастеров?
Да. На закладке «Зарплата» заказ-наряда зарплата распределяется по исполнителям в разрезе выполненных работ, поэтому в одном документе может быть несколько мастеров. Это и нужно для расчёта выработки каждого.
Чем заказ-наряд отличается от заказа покупателя?
Заказ покупателя — начало цепочки, дальше нужны отдельные счёт, акт и накладная. Заказ-наряд выполняет их функции сам. Для сервиса с потоком мелких заказов это экономит время администратора.
Можно ли списывать материалы автоматически по работе?
Да, если у работы заведена спецификация: материалы подставятся в заказ-наряд при выборе работы. Мастер поправляет количество, если по факту ушло иначе.
Как посчитать зарплату мастеров от выработки?
Через сдельные наряды и задания на работу: начисление по расценкам за выполненные работы. Это управленческий расчёт; регламентированную зарплату и налоги считают в Бухгалтерии.
Можно ли пробить чек из УНФ?
Да, при подключённой онлайн-кассе: УНФ для Казахстана интегрирована с 1С:Webkassa. Порядок оплаты по заказ-наряду с чеком мы показываем на демо-базе до запуска.
