У сервисного бизнеса три постоянные боли: мастер сделал работу, а деньги за неё никто не взял; запчасть списали, а в счёт не включили; зарплату мастерам считают в тетради и каждый месяц спорят. 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана (УНФ) закрывает эти три вопроса одним документом — заказ-нарядом. Разберём, как это работает в салоне, на СТО и в мастерской.
Заказ-наряд — главный документ сервиса
В УНФ есть упрощённый способ работы для небольших фирм — заказ-наряд. Один документ объединяет:
- заказ покупателя;
- счёт на оплату;
- акт выполненных работ;
- расходную накладную на материалы и запчасти.
Клиент пришёл — администратор открыл заказ-наряд, указал работы, мастера, материалы. Клиент оплатил — оплата привязана к этому же документу. Работы закрыты — материалы списались со склада, выручка и себестоимость легли в отчёты. Четыре документа вместо одного не нужны.
Подробнее о механике — в статье «Работы и услуги в УНФ: заказ-наряды».
Как это выглядит в разных видах сервиса
| Салон красоты | СТО | Ремонтная мастерская | |
|---|---|---|---|
| Работы | Стрижка, окрашивание, маникюр | Диагностика, замена масла, ремонт подвески | Диагностика, замена деталей |
| Материалы | Краска, расходники — списываются по норме | Запчасти, масла — по факту | Детали — по факту |
| Ресурс | Мастер, кресло | Мастер, подъёмник | Мастер |
| Особенность | Повторные визиты, дисконтные карты | Автомобиль клиента, история ремонтов | Долгий срок, ожидание запчастей |
Салон. Для услуги с постоянным набором материалов (окрашивание: краска, оксид) заводите спецификацию — состав работы. Материалы списываются по норме автоматически. Расхождение нормы и факта покажет инвентаризация — раз в месяц стоит её проводить.
СТО. Запчасти списывают по факту, не по норме. Типичная ошибка — мастер берёт деталь со склада, а в заказ-наряд её не вписывают. Деталь «пропала», клиент за неё не заплатил. Правило: со склада ничего без заказ-наряда.
Мастерская. Заказ может висеть неделями в ожидании запчасти. Используйте состояния заказа («принят», «ждёт запчасть», «готов», «выдан») — тогда список открытых заказов показывает реальную картину, а не свалку.
Загрузка мастеров
В УНФ есть план-график по заказам и планирование загрузки ресурсов. Ресурс — это мастер, рабочее место, подъёмник. Видно, кто свободен в четверг с 14:00 и на какой подъёмник поставить машину.
Отдельно у каждого сотрудника есть личный календарь — туда попадают встречи и события.
Онлайн-запись клиентов с сайта, о которой пишут в обзорах российской УНФ, в описании казахстанской редакции мы не нашли. Если запись через сайт или мессенджер нужна — это отдельная интеграция, её мы оцениваем под ваш сервис.
Зарплата мастеров: сдельно и по процентам
В УНФ есть сдельные наряды — индивидуальные и бригадные — и задания на работу. По их выполнению начисляется зарплата и оценивается эффективность.
Для сервиса это значит: мастер получает процент от выполненных работ или фиксированную сумму за работу, и считает это программа, а не администратор в тетради. Спор «я сделал больше» решается отчётом.
Учтите: в УНФ — управленческая зарплата. Регламентированную зарплату, налоги и взносы с фонда оплаты труда рекомендуется считать в 1С:Бухгалтерии для Казахстана. Подробнее — в статье «Зарплата в УНФ: когда её достаточно».
Клиенты и повторные продажи
Сервис живёт повторными визитами. В УНФ есть база клиентов с контактными лицами, история звонков, писем и встреч, почтовые и SMS-рассылки, дисконтные карты.
Что из этого реально работает в сервисе:
- История клиента. На СТО — что меняли в прошлый раз и когда. В салоне — какой цвет и какой мастер.
- Напоминание о повторном визите. Замена масла через полгода, коррекция через месяц — событие в календаре администратора.
- Дисконтная карта — по номеру телефона.
Как устроить воронку и задачи — в статье «CRM в УНФ: воронка, задачи, события».
Касса и ЭСФ
Если клиенты — физлица, нужна онлайн-касса. УНФ для Казахстана работает с 1С:Webkassa. Подробнее — в статье «Розничная торговля и касса в УНФ».
Если клиенты — компании (обслуживание автопарка, сервисные договоры), нужны акты и счета-фактуры. Где их выписывать — в УНФ или в Бухгалтерии, — разбираем в статье «ЭСФ и регламентированный учёт: УНФ и Бухгалтерия».
С чего начать
- Завести справочник услуг с ценами. Не 500 позиций — для начала самые частые.
- Завести мастеров как сотрудников и как ресурсы.
- Для услуг с постоянными материалами — спецификации.
- Завести материалы и запчасти, ввести остатки.
- Настроить состояния заказ-наряда.
- Настроить схему оплаты мастеров.
- Неделю поработать параллельно со старой системой, потом — только УНФ.
Первые шаги настройки — в статье «Первая настройка УНФ за один день».
Лицензии
Для сервиса, где работают администратор и директор, а мастера в программу не заходят, может хватить двух рабочих мест. Базовая версия УНФ (36 300 ₸) — только для одного пользователя. Для нескольких — ПРОФ (136 250 ₸) и клиентские лицензии, например на 5 рабочих мест — 155 002 ₸. Подробнее о лицензиях и ролях — в статье «Права пользователей и работа сотрудников в УНФ».
Типичные ошибки сервиса в первый месяц
Услуги заведены как товары. Тогда по ним появляются «остатки», а склад показывает отрицательное количество стрижек. Услуги и работы заводятся с соответствующим типом номенклатуры — без складского учёта.
Один заказ-наряд на весь день. Администратор, чтобы не тратить время, вписывает всех клиентов дня в один документ. Отчёты по клиентам и мастерам после этого бесполезны. Правило: один визит — один заказ-наряд.
Скидки «на словах». Мастер договорился с постоянным клиентом о скидке, а в документе цена полная. Касса не сходится, и в конце дня администратор подгоняет суммы. Скидка должна быть в документе — дисконтной картой или ручной скидкой с указанием причины.
Материалы не списываются. Спецификации не заведены, материалы списывают «раз в месяц на глаз». Себестоимость услуг в отчётах занижена, и кажется, что бизнес зарабатывает больше, чем на самом деле. Даже приблизительная спецификация лучше, чем никакой.
Предоплата без привязки. Клиент СТО внёс аванс за запчасть, а оплату провели без ссылки на заказ-наряд. Через две недели никто не помнит, чей это аванс. Оплату всегда вводят на основании заказа.
Что покажет первый месяц учёта
Из нашей практики, после первого месяца честного учёта собственник сервиса обычно узнаёт три вещи: какая услуга приносит больше всего маржи (часто не та, что даёт больше выручки), какой мастер загружен меньше остальных и сколько денег уходит на материалы на самом деле. Ради этих трёх ответов и стоит наводить порядок в учёте. Как построить такие отчёты — в статье «Отчёты УНФ для собственника».
Какие цифры смотреть владельцу каждую неделю
Когда заказ-наряды, оплаты и материалы ведутся в УНФ, у владельца сервиса появляются цифры, которые раньше приходилось считать вручную. Мы советуем начать с короткого списка и смотреть его раз в неделю, а не всё подряд.
| Что смотреть | Зачем |
|---|---|
| Выручка по мастерам | Кто приносит деньги, а кто простаивает |
| Средний чек | Растёт ли он от дополнительных услуг и материалов |
| Незакрытые заказ-наряды | Работы сделаны, а оплата или списание материалов не оформлены |
| Повторные визиты | Возвращаются ли клиенты |
| Расход материалов против нормы | Где материалы уходят сверх спецификации |
Первые две-три недели цифры будут «прыгать» — пока сотрудники привыкают оформлять всё в программе. Это нормально. Если же через месяц незакрытых заказ-нарядов по-прежнему много, проблема не в отчёте, а в процессе: кто-то закрывает работу на словах.
Частые вопросы
Подходит ли УНФ для салона красоты?
Да, если нужен учёт услуг, материалов, оплаты мастеров и клиентов. Встроенной онлайн-записи с сайта в казахстанской редакции мы не нашли — её подключают отдельно.
Можно ли в УНФ вести историю ремонтов автомобиля?
История заказ-нарядов по клиенту видна. Привязку к конкретному автомобилю (VIN, госномер) обычно делают дополнительным реквизитом или доработкой.
Как считать зарплату мастерам процентом от работ?
Через сдельные наряды и задания на работу: по ним начисляется управленческая зарплата. Налоги с зарплаты считают в Бухгалтерии.
Нужен ли мастерам доступ к программе?
Не обязательно. Часто заказ-наряды заполняет администратор, а мастера работают по распечатке. Тогда лицензии нужны только на администраторов.
Запуск УНФ для сервиса — с настройкой услуг, мастеров и оплаты — наша услуга внедрения 1С. Лицензия — 1С:УНФ для Казахстана. Работы — от 22 000 ₸ в час.
Можно ли начать без онлайн-записи и рассылок?
Да. Мы обычно запускаем сначала заказ-наряды, кассу и материалы, а запись и рассылки клиентам подключаем, когда базовый учёт уже идёт без ошибок. Так сотрудникам проще привыкнуть к программе.
