Шоттарда ақша жеткілікті, бірақ сәрсенбіде жалақы төлейтін ақша жоқ: дүйсенбіде қаржы директоры білмеген жеткізушіге төлеп жіберген. Төлемдер мессенджерде келісілетін компания үшін таныс жағдай. 1С:Комплексная автоматизация-дағы қазынашылық оны бір ережемен шешеді: бірде-бір төлем өтінімсіз кетпейді, ал барлық өтінімдер төлем күнтізбесінде көрінеді.
КА-дағы қазынашылық неден тұрады
КА-дағы қазынашылық 1С:Управление торговлей-дегідей құрылған: сол құжаттар мен есептер. УТ-дан көшіп жатсаңыз, көп нәрсе таныс болады — механизмдердің егжей-тегжейлі талдауы «УТ-дағы қазынашылық» мақаласында бар. Мұнда КА-да не өзгеретініне тоқталамыз.
Негізгі элементтер:
- ақша қаражаты қозғалысының баптары — түсімдер мен төлемдер жіктеуіші;
- ақша қаражатын жұмсауға өтінімдер — сомасы, күні, алушысы және бабы бар төлеу ниеті;
- өтінімдерді келісу — жауапты адам бекітеді немесе қабылдамайды;
- лимиттер — кезеңге бап бойынша соманы шектеу;
- төлем күнтізбесі — күндер бойынша түсімдер мен төлемдер жоспары;
- банк және касса — нақты төлемдер және үзінділерді жүктеу.
КА УТ-мен салыстырғанда не қосады
Ақша ағынындағы өндіріс пен жалақы
КА-да бір базада өндіріс, материалдарды сатып алу және жалақы бар. Демек, төлем күнтізбесіне тек тауар жеткізушілеріне төлемдер ғана емес, өндіріске тапсырыстар астындағы материалдар және жалақы бойынша төлемдер де түседі. Төлем күнтізбесі қолмен қосылатын «плюс 15-інде жалақы» деген жазбаларсыз толық болады.
Бірнеше ұйым
КА-ны көбіне топта екі-үш ұйым болғанда алады. Қазынашылық ақшаны әр ұйым бойынша да, топ бойынша жалпы да көруге мүмкіндік береді. Әдеттегі сұрақ — «ЖШС-да ақша жоқ, ал ЖК-да бар»: күнтізбе мұны алдын ала көрсетеді, және топішілік қарызды жоспарлауға немесе кім төлейтінін өзгертуге болады. Ұйымдар арасындағы есеп айырысуларды қалай ресімдеу керегі — «КА-дағы бірнеше ұйым және ұйымаралық сату» мақаласында.
Сол базадағы регламенттелген есеп
КА-дағы төлем құжаттары бірден өткізбелер қалыптастырады. Бухгалтерге үзіндіні басқа бағдарламада екінші рет таратудың қажеті жоқ. Бірақ АҚҚ бабындағы немесе шарттағы қате де бірден бухгалтерияға түседі — сондықтан өтінім кезеңіндегі бақылау маңыздырақ.
Қадамдап баптау
- АҚҚ баптары. Басшы ақшаға қалай қарайтынына қарай топталған 20–40 бап. Лимитпен шектегіңіз келетінге — бөлек баптар.
- Өтінімдер мен келісуді қосу: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Казначейство» → «Заявки на расходование денежных средств». Кім келіседі, шешу керек: бір қаржы директоры ма, әлде сома шегі бар бөлімше басшылары ма.
- «Төлем тек өтінім бойынша» ережесін бекіту маңызды операциялар үшін — жеткізушілерге төлем, есеп беруге беру. Бағдарлама шот немесе касса бойынша шығысты өтінімсіз де өткізуге мүмкіндік береді, сондықтан ереже регламентке, қол жеткізу құқықтарына және тұрақты тексеруге сүйенеді. Әйтпесе тәртіп бір айға ғана жетеді.
- Лимиттер — тек шынымен шектегіңіз келетін баптар бойынша. Барлығына лимит бюрократияға айналады.
- Жоспарлы түсімдер: клиенттер тапсырыстары мен келісімдердегі төлем кестелері. Оларсыз төлем күнтізбесі тек шығыстарды көрсетеді.
- Факт қолмен енгізусіз пайда болуы үшін банк-клиенттен үзінділерді жүктеу.
Төлем күнтізбесін қалай оқу керек
Төлем күнтізбесі мына сұраққа жауап береді: барлық жоспарланған түсімдер келіп, барлық бекітілген өтінімдер төленсе, кезеңнің әр күніне ақша қалдығы қандай болады. Қызыл күндер — кассалық алшақтықтар.
Олармен не істеу керек:
- шұғыл емес өтінімдерді қоры бар күндерге ауыстыру;
- төлемдері мерзімінен өткен клиенттермен байланысу — тізімді клиенттердің берешегі туралы есеп береді;
- жеткізушімен мерзімі әлі өтпей тұрып, кейінге қалдыру туралы келісу.
Тәжірибеден кеңес: күнтізбені аптасына бір рет айға емес, күн сайын таңертең екі аптаға алға қараңыз. 10 күн бұрын байқалған алшақтық бір қоңыраумен шешіледі; алдыңғы күні байқалғаны — айыппұлдармен.
Әдеттегі қателер
- Жоспарлы түсімдер толтырылмайды. Күнтізбе тек минустарды көрсетеді, және оны пайдаланбай қояды.
- Өтінімдер күн соңында қарамастан «топтап» бекітіледі. Келісу формальдылыққа айналады. Қарапайым ереже көмектеседі: келісуші өтінімде негізді — тапсырысты немесе шартты көреді.
- Айналымның 20 %-ына «Басқа» АҚҚ бабы. Ақша қозғалысы туралы есептер мағынасын жоғалтады.
- Орынбасарсыз бір келісуші. Ол демалыста болғанда төлемдер тоқтайды.
Бюджеттеудің негізі ретіндегі қазынашылық
Кейін жоспар-фактісі бар ақша қаражаты қозғалысының бюджеті керек болса, қазынашылық — бірінші қадам: АҚҚ баптары, өтінімдер және үзінділерден алынған факт ретте болады. Әрі қарай не болатыны — «КА-дағы бюджеттеу» мақаласында.
Келісу регламентінің мысалы
Біз жиі негізге алып, клиентке бейімдейтін схема:
| Төлем түрі | Өтінімді кім жасайды | Кім келіседі | Мерзім |
|---|---|---|---|
| Тауар немесе материал жеткізушісіне төлем | Жабдықтаушы, жеткізушіге тапсырыс негізінде | Қаржы директоры | Төлем күні 14:00-ге дейін |
| Жалдау, коммуналдық, байланыс | Кеңсе менеджері | Шарт жасасқанда бекітіледі | Кесте бойынша |
| Есеп беруге беру | Қызметкер немесе оның басшысы | Шекке дейін бөлімше басшысы, жоғары — қаржы директоры | Бір күн бұрын |
| Салықтар мен жарналар | Бухгалтер | Бас бухгалтер | Салық күнтізбесі бойынша |
| Клиентке қайтару | Сату менеджері | Коммерциялық директор | Клиентпен келісім бойынша |
Бөлімше басшысының келісу шегі қаржы директоры өтінімдердің саны бойынша 20–30 %-ын, бірақ сомасы бойынша шамамен 80 %-ын көретіндей етіп таңдалады.
Касса және есеп беретін сомалар
Қолма-қол ақша — қазынашылықтың жиі «қараңғы бұрышы». Касса ашық болуы үшін:
- кассадан ақша беру де қолма-қол емес төлем сияқты өтінім бойынша;
- аванстық есептер мерзімінде жабылады, ал мерзімі өткен есеп беретін сомалар есеп беретін тұлғалармен есеп айырысулар туралы есепте көрінеді;
- кассалар бірнешеу болса (кеңсе, дүкен, қойма), әрқайсысының өз кассирі және өз жауапкершілігі бар.
Валюталық төлемдер
Импорттық сатып алуда валютадағы төлемдер дәл солай — шарт валютасындағы өтінімдермен жоспарланады. Төлем күнтізбесі оларды есеп валютасында бағам бойынша көрсетеді, сондықтан бағам күрт ауытқығанда жоспарды жиірек қайта қараған жөн. Регламенттелген есеп үшін бағдарламаға жүктелетін ҚР Ұлттық Банкінің ресми бағамдары қолданылады.
Қазынашылық болмаса, неден бастау керек
Бәрін бірден қоспаңыз. Жұмыс істейтін тәртіп:
- Бірінші ай — АҚҚ баптары және үзінділерді жүктеу. Мақсат: қолмен жұмыссыз баптар бойынша ақша қозғалысының фактісі.
- Екінші ай — жеткізушілерге төлеуге және есеп беруге өтінімдер, қаржы директорының келісуі.
- Үшінші ай — клиенттерден жоспарлы түсімдер және төлем күнтізбесі.
- Әрі қарай — таңдалған баптар бойынша лимиттер және «төлем тек өтінім бойынша» ережесі.
Осылайша пайдаланушылар жаңа ережелерге біртіндеп үйренеді, ал қаржы директоры екінші айдан бастап не және не үшін төленетінін көреді.
Қазынашылықтың жұмыс істей бастағанын қалай түсінуге болады
Іске қосқаннан кейін бір-екі айдан соң біз бірнеше нәрсені тексереміз. Кем дегенде біреуіне жауап «жоқ» болса, баптау немесе регламент пысықтауды қажет етеді.
| Не тексереміз | Қайдан қарау керек | Мәселе белгісі |
|---|---|---|
| Төлемдер өтінімдер бойынша жүреді | Есеп айырысу шотынан есептен шығару және кассадан беру | Жеткізушілерге негіз-өтінімсіз төлемдер бар |
| Келісу жұмысты тежемейді | Келісуді күтіп тұрған өтінімдер | Өтінімдер бір тәуліктен ұзақ тұрады |
| АҚҚ баптары мағыналы толтырылған | Ақша қаражатының қозғалысы туралы есеп | Айналымның үлкен үлесі «Басқада» |
| Түсімдер жоспарланған | Төлем күнтізбесі | Күнтізбеде плюстер жоқтың қасы |
| Үзінділер жүктеледі | Кезеңдегі банк құжаттары | Күндер бойынша олқылықтар, қолмен енгізу |
Қаржы директорынан бөлек сұраңыз: ол ірі төлемдер туралы олар кетпей тұрып біле бастады ма. Жоқ болса — жүйе бар, бірақ қазынашылық әзірге жоқ.
Өтінімдегі қатені төлемге дейін қалай байқауға болады
Өтінімдегі қате келісуге дейін ең арзанға түзетіледі. Келісуші төрт өрісті тексергені жөн: алушы мен шарт, АҚҚ бабы, сома мен валюта, төлем күні. Қате шарт — қателердің ең жағымсызы: төлем басқа қарызға «отырады», кейін контрагентпен салыстыру алшақтайды. Өтінім жеткізушіге тапсырыс негізінде жасалса, өрістердің көбі өзі толтырылады, мұндай қателер айтарлықтай аз — сондықтан жоғарыдағы регламентте жабдықтаушы өтінімді дәл тапсырыстан жасайды.
Құны
Қазынашылық 1С:Комплексная автоматизация для Казахстана құрамына кіреді, бөлек ештеңе сатып алудың қажеті жоқ. Баптау мен оқытуды сағатпен есептейміз: сағатына 22 000 ₸-ден бастап. Толығырақ — КА сүйемелдеу бетінде.
Жиі қойылатын сұрақтар
Өтінімдерді телефоннан келісуге бола ма?
База веб-серверде жарияланса, КА-мен веб-клиент немесе 1С мобильді клиенті арқылы жұмыс істеуге болады. Мұны қалай қауіпсіз жасау керегін әкімшімен бірге шешеміз.
Компанияда бір ұйым және айына 20 төлем болса, қазынашылық жүргізу керек пе?
Мүмкін, жоқ. АҚҚ баптары және үзінділерді жүктеу жеткілікті. Келісуі бар өтінімдер төлемдер көп және бастамашылар бірнешеу болғанда өзін ақтайды.
Тұрақты төлемдерді — жалдауды, кредитті — жоспарлауға бола ма?
Иә, жоспарлы төлемдерді төлем күнтізбесінде бірден көрінуі үшін болашақ күндерге өтінімдермен енгізуге болады.
Төлем өтінімсіз кетіп қалса, не істеу керек?
Оны кейінгі күнмен жоймаңыз. Неге солай болғанын анықтаңыз: шұғыл төлем, ережені ұмытқан немесе қызметкердің өтінімсіз төлем өткізуге құқығы бар. Содан кейін төлем есептерде көрінуі үшін негіз-өтінім ресімдеңіз және қажет болса регламентті түзетіңіз.
