Денег на счетах хватает, но в среду не на что платить зарплату: в понедельник оплатили поставщику, о котором финансовый директор не знал. Знакомая ситуация для компании, где платежи согласуются в мессенджере. Казначейство в 1С:Комплексная автоматизация решает её одним правилом: ни один платёж не уходит без заявки, а все заявки видны в платёжном календаре.
Из чего состоит казначейство в КА
Казначейство в КА устроено так же, как в 1С:Управление торговлей: те же документы и отчёты. Если вы переходите с УТ, многое будет знакомо — подробный разбор механизмов есть в статье «Казначейство в УТ». Здесь сосредоточимся на том, что меняется в КА.
Основные элементы:
- статьи движения денежных средств — классификатор поступлений и выплат;
- заявки на расходование денежных средств — намерение заплатить, с суммой, датой, получателем и статьёй;
- согласование заявок — ответственный утверждает или отклоняет;
- лимиты — ограничение суммы по статье на период;
- платёжный календарь — план поступлений и выплат по дням;
- банк и касса — фактические платежи и загрузка выписок.
Что добавляет КА по сравнению с УТ
Производство и зарплата в денежном потоке
В КА в одной базе живут производство, закупки материалов и зарплата. Значит, в платёжный календарь попадают не только оплаты поставщикам товара, но и материалы под заказы на производство, и выплаты по зарплате. Платёжный календарь становится полным, без ручных «плюс зарплата 15-го».
Несколько организаций
КА часто берут, когда в группе две-три организации. Казначейство позволяет смотреть деньги и по каждой организации, и по группе в целом. Типичный вопрос — «у ТОО денег нет, а у ИП есть»: календарь показывает это заранее, и можно спланировать внутригрупповой заём или изменить, кто платит. Как оформлять расчёты между организациями — в статье «Несколько организаций и межфирменные продажи в КА».
Регламентированный учёт в той же базе
Платёжные документы в КА сразу формируют проводки. Бухгалтеру не нужно разносить выписку второй раз в другой программе. Но и ошибка в статье ДДС или в договоре сразу попадёт в бухгалтерию — поэтому контроль на этапе заявки важнее.
Настройка по шагам
- Статьи ДДС. 20–40 статей, сгруппированных так, как руководитель смотрит на деньги. Отдельные статьи — для того, что хотите ограничивать лимитом.
- Включить заявки и согласование: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Казначейство» → «Заявки на расходование денежных средств». Решить, кто согласует: один финансовый директор или руководители подразделений с порогом суммы.
- Закрепить правило «платёж только по заявке» для операций, где это важно, — оплата поставщикам, выдача подотчёт. Программа позволяет провести расход по счёту или кассе и без заявки, поэтому правило держится на регламенте, правах доступа и регулярной проверке. Иначе дисциплина продержится месяц.
- Лимиты — только по статьям, которые действительно хотите ограничивать. Лимит на всё превращается в бюрократию.
- Плановые поступления: графики оплаты в заказах клиентов и в соглашениях. Без них платёжный календарь показывает только расходы.
- Загрузка выписок из банк-клиента, чтобы факт появлялся без ручного ввода.
Как читать платёжный календарь
Платёжный календарь отвечает на вопрос: какой будет остаток денег на каждый день периода, если все запланированные поступления придут, а все утверждённые заявки будут оплачены. Красные дни — кассовые разрывы.
Что с ними делать:
- перенести некритичные заявки на дни с запасом;
- связаться с клиентами, чьи оплаты просрочены, — список даёт отчёт по задолженности клиентов;
- договориться с поставщиком об отсрочке, пока она ещё не просрочена.
Совет из практики: смотрите календарь каждое утро на две недели вперёд, а не раз в неделю на месяц. Разрыв, замеченный за 10 дней, решается звонком; замеченный накануне — штрафами.
Типичные ошибки
- Плановые поступления не заполняются. Календарь показывает одни минусы, и им перестают пользоваться.
- Заявки утверждаются «пачкой» в конце дня, не глядя. Согласование превращается в формальность. Помогает простое правило: согласующий видит в заявке основание — заказ или договор.
- Статья ДДС «Прочее» на 20 % оборота. Отчёты о движении денег теряют смысл.
- Один согласующий без заместителя. В его отпуск платежи встают.
Казначейство как основа бюджетирования
Если позже понадобится бюджет движения денежных средств с план-фактом, казначейство — первый шаг: статьи ДДС, заявки и факт из выписок уже будут в порядке. О том, что дальше, — в статье «Бюджетирование в КА».
Пример регламента согласования
Схема, которую мы часто берём за основу и адаптируем под клиента:
| Тип платежа | Кто создаёт заявку | Кто согласует | Срок |
|---|---|---|---|
| Оплата поставщику товара или материалов | Снабженец, на основании заказа поставщику | Финансовый директор | До 14:00 дня оплаты |
| Аренда, коммунальные, связь | Офис-менеджер | Утверждаются при заключении договора | По графику |
| Выдача подотчёт | Сотрудник или его руководитель | Руководитель подразделения до порога, выше — финансовый директор | За день |
| Налоги и взносы | Бухгалтер | Главный бухгалтер | По налоговому календарю |
| Возврат клиенту | Менеджер по продажам | Коммерческий директор | По договорённости с клиентом |
Порог для согласования руководителем подразделения подбирается так, чтобы финансовый директор видел 20–30 % заявок по количеству, но около 80 % по сумме.
Касса и подотчёт
Наличные — частый «тёмный угол» казначейства. Чтобы касса была прозрачной:
- выдача денег из кассы — тоже по заявке, как и безналичный платёж;
- авансовые отчёты закрываются в срок, а просроченный подотчёт виден в отчёте по расчётам с подотчётными лицами;
- если касс несколько (офис, магазин, склад), у каждой свой кассир и своя ответственность.
Валютные платежи
При импортных закупках платежи в валюте планируются так же — заявками в валюте договора. Платёжный календарь показывает их в валюте отчёта по курсу, поэтому при резких колебаниях курса план стоит пересматривать чаще. Для регламентированного учёта используются официальные курсы Национального банка РК, которые загружаются в программу.
С чего начать, если казначейства не было
Не включайте всё сразу. Порядок, который работает:
- Первый месяц — статьи ДДС и загрузка выписок. Цель: факт движения денег по статьям без ручной работы.
- Второй месяц — заявки на оплату поставщикам и подотчёт, согласование финансовым директором.
- Третий месяц — плановые поступления от клиентов и платёжный календарь.
- Дальше — лимиты по выбранным статьям и правило «платёж только по заявке».
Так пользователи привыкают к новым правилам постепенно, а финансовый директор уже со второго месяца видит, что и зачем оплачивается.
Как понять, что казначейство заработало
Через месяц-два после запуска мы проверяем несколько вещей. Если хотя бы по одной ответ «нет», настройка или регламент требуют доработки.
| Что проверяем | Где смотреть | Признак проблемы |
|---|---|---|
| Платежи идут по заявкам | Списания с расчётного счёта и выдачи из кассы | Есть оплаты поставщикам без заявки-основания |
| Согласование не тормозит работу | Заявки, ожидающие согласования | Заявки висят дольше суток |
| Статьи ДДС заполнены осмысленно | Отчёт о движении денежных средств | Крупная доля оборота в «Прочем» |
| Поступления запланированы | Платёжный календарь | В календаре почти нет плюсов |
| Выписки загружаются | Банковские документы за период | Пропуски по дням, ручной ввод |
Отдельно спросите финансового директора: стал ли он узнавать о крупных оплатах до того, как они ушли. Если нет — система есть, а казначейства пока нет.
Как заметить ошибку в заявке до оплаты
Ошибка в заявке дешевле всего исправляется до согласования. Согласующему стоит проверять четыре поля: получателя и договор, статью ДДС, сумму и валюту, дату платежа. Неверный договор — самая неприятная из ошибок: оплата «садится» не на тот долг, и сверка с контрагентом потом расходится. Если заявку создают на основании заказа поставщику, большая часть полей заполняется сама, и таких ошибок заметно меньше — поэтому в регламенте выше снабженец создаёт заявку именно из заказа.
Стоимость
Казначейство входит в 1С:Комплексная автоматизация для Казахстана, отдельно ничего покупать не нужно. Настройку и обучение считаем по часам: от 22 000 ₸ в час. Подробнее — на странице сопровождения КА.
Частые вопросы
Можно ли согласовывать заявки с телефона?
Работать с КА можно через веб-клиент или мобильный клиент 1С, если база опубликована на веб-сервере. Как это сделать безопасно, решаем вместе с администратором.
Нужно ли вести казначейство, если в компании одна организация и 20 платежей в месяц?
Скорее нет. Достаточно статей ДДС и загрузки выписок. Заявки с согласованием окупаются, когда платежей много и инициаторов несколько.
Можно ли запланировать регулярные платежи — аренду, кредит?
Да, плановые платежи можно вносить заявками на будущие даты, чтобы они сразу были видны в платёжном календаре.
Что делать, если платёж ушёл без заявки?
Не удалять его задним числом. Разберитесь, почему так вышло: срочный платёж, забыли правило или у сотрудника есть права проводить платежи без заявки. Затем оформите заявку-основание, чтобы платёж был виден в отчётах, и при необходимости поправьте регламент.
