Типичная картина: у владельца два-три ТОО и ИП, товар лежит на одном складе, а продаёт его та организация, которой удобнее по налогам или по договору с покупателем. В Excel это ещё как-то сводится, в двух разных базах Бухгалтерии — уже с трудом. Комплексная автоматизация умеет вести все организации в одной базе и сама подсказывает, когда одно юрлицо продало товар, который числится за другим. Разберём, как это устроено, что настроить и где обычно ошибаются.
Одна база — несколько организаций
В КА все организации живут в одной информационной базе. Общие для них справочники — номенклатура, контрагенты, склады, цены, сотрудники в части кадров. А всё, что касается регламентированного учёта, разделено по организациям: остатки товаров для бухгалтерии, расчёты с контрагентами, налоги, отчётность, ЭСФ и СНТ.
Что это даёт:
- Один справочник товаров. Не нужно поддерживать одинаковую номенклатуру в трёх базах и сопоставлять её при обменах.
- Общая картина для управления. Управленческие отчёты строятся по всей группе, а при желании — по каждой организации. Какие отчёты обычно нужны директору, мы собрали в статье «Отчёты КА для директора».
- Одни и те же люди. Менеджер выбирает организацию в документе, а не переключается между базами.
Лицензионно это ничего не стоит: лицензия 1С:Комплексной автоматизации не ограничивает число организаций в базе, ограничено только число одновременно работающих пользователей.
Где здесь подвох: склад общий, товар — нет
В управленческом учёте КА товар просто лежит на складе. В регламентированном — он принадлежит конкретной организации: её поступление, её себестоимость, её виртуальный склад на портале ИС ЭСФ. Если ТОО «А» купило товар, а продало ТОО «Б», то с точки зрения закона ТОО «Б» продало то, чего у него не было.
Для этого в КА есть механизм межфирменных продаж (в документации 1С он описан в разделе «Межфирменные продажи», в обиходе — «интеркампани»). Программа отслеживает такие продажи «чужого» товара и при закрытии месяца предлагает оформить передачу товаров от организации-владельца к организации-продавцу. В учёте появляется документ передачи — по сути, продажа между своими юрлицами со всеми последствиями: выручка у одной организации, поступление у другой, НДС, если обе плательщики.
Что нужно настроить
- Включить учёт нескольких организаций и межфирменные продажи в настройках программы. Без этого КА не даст выбрать в продаже товар другого юрлица.
- Завести договоры между своими организациями. Передача оформляется по договору, как с обычным контрагентом. Каждая ваша организация должна быть заведена и как контрагент.
- Определить цену передачи. Это решение не программиста, а бухгалтера и владельца: по себестоимости, с фиксированной наценкой, по отдельному виду цен. Опыт подсказывает не привязывать цену передачи к цене продажи клиенту: передача оформляется за месяц сразу, а продажи могут быть с разными скидками. Отдельный вид цен «Для передачи между организациями» — самый прозрачный вариант. Как устроены виды цен, — в статье «Ценообразование в УТ», в КА механизм тот же.
- Договориться о порядке закрытия месяца. Передачи формируются до расчёта себестоимости, иначе её придётся пересчитывать.
ЭСФ, СНТ и виртуальный склад
Передача товаров между организациями — это реализация между разными налогоплательщиками. Значит, по ней нужны электронные документы так же, как по продаже стороннему покупателю: ЭСФ, а для товаров из перечня — СНТ и движение по виртуальному складу.
Здесь кроется главная ловушка. Если передачи формируются «пакетом в конце месяца», а продажи клиентам шли весь месяц, то для товаров из перечня виртуального склада у организации-продавца на момент отгрузки нет остатка на портале. Продажу клиенту оформить в ИС ЭСФ не получится. Поэтому для «перечневых» товаров передачу оформляют сразу, до отгрузки, а не при закрытии месяца. Как устроена цепочка документов в КА, мы описали в статье «ЭСФ, СНТ и виртуальный склад в КА», а сами правила по СНТ — в статье «СНТ и виртуальный склад».
Типичные ошибки
Организация в документе выбирается «какая первая». Менеджер не задумывается, от какого юрлица продаёт, и у ИП на упрощёнке внезапно появляется выручка, которой он не планировал. Помогает настройка организации по умолчанию для пользователя и для договоров с клиентами.
Передачи не делают месяцами. Отчёты по остаткам организаций показывают минусы, себестоимость считается некорректно, а потом приходится выписывать ЭСФ задним числом. Передачи должны быть обязательным шагом закрытия месяца, а для «перечневых» товаров — до отгрузки.
Возвраты забывают. Покупатель вернул товар продавцу, а передача от владельца осталась. Возвраты между организациями оформляются отдельным документом, и о нём нужно помнить.
Разные учётные политики не учтены. Одна организация — плательщик НДС, другая — нет; у одной ФИФО, у другой средняя. Это не ошибка, но закладывать это в схему нужно на проектировании, а не после первого закрытия месяца. Как устроено закрытие, — в статье «Регламентированный учёт в КА».
Отчёты по группе и по организациям
Управленческие отчёты КА — валовая прибыль, остатки, задолженность — по умолчанию строятся по всей группе. Межфирменные передачи в них не задваивают выручку: для управленческого учёта это внутреннее движение, и продажа считается один раз, клиенту. А регламентированные отчёты — оборотно-сальдовая ведомость, налоговые формы — строятся строго по каждой организации, и там передача видна как обычная продажа. Это нормально: два учёта отвечают на разные вопросы.
Когда КА уже мало для группы
КА хорошо справляется с несколькими организациями одного владельца, которые торгуют и производят в одной логике. Если нужны консолидированная отчётность по МСФО, бюджетирование по группе и управление десятками юрлиц с разными собственниками, — это уже задачи 1С:ERP или 1С:Управления холдингом. Где проходит граница, мы разбирали в статье «1С:ERP или Комплексная автоматизация».
Настроить учёт нескольких организаций можно на старте, в рамках внедрения Комплексной автоматизации, или позже, если база уже работает, — в рамках сопровождения КА. Работы — от 22 000 ₸ в час.
Чек-лист перед закрытием месяца в группе компаний
Мы даём бухгалтеру короткий список, который проходят до расчёта себестоимости:
- Сформированы все передачи товаров между организациями за месяц — программа сама показывает, где они нужны.
- По передачам выписаны ЭСФ, а для товаров из перечня — СНТ, и все они приняты порталом.
- Возвраты от клиентов, по которым была межфирменная передача, оформлены и обратной передачей.
- Нет отрицательных остатков по организациям: отчёт по остаткам в разрезе организаций не показывает минусов.
- Взаиморасчёты между своими организациями сходятся: долг ТОО «Б» перед ТОО «А» в одной организации равен долгу в другой.
Если какой-то пункт не выполнен, закрывать месяц рано: себестоимость и отчётность всё равно придётся пересчитывать. Пять пунктов занимают 20–30 минут, а ошибка, найденная через квартал, — несколько дней.
Ещё одно практическое замечание. Если организаций больше трёх и товар перемещается между ними постоянно, обсудите с бухгалтером и владельцем, нужна ли такая схема вообще. Иногда проще закрепить за каждой организацией свой склад и свой ассортимент — тогда межфирменных передач почти не будет, а учёт станет прозрачнее.
Частые вопросы
Сколько организаций можно вести в одной базе КА?
Программа не ограничивает число организаций. Лицензии считаются по одновременно работающим пользователям, а не по юрлицам.
Можно ли объединить в КА базы Бухгалтерии нескольких ТОО?
Да. Остатки и справочники из каждой базы загружают в КА, номенклатуру и контрагентов при этом объединяют. Удобнее всего делать переход с начала года или квартала; подробнее — в статье «Переход с УТ и Бухгалтерии на КА».
Нужна ли ЭСФ при передаче товара между своими организациями?
Да: для налогового учёта это реализация между разными налогоплательщиками, и по ней выписываются те же электронные документы, что и при продаже стороннему покупателю.
Можно ли закрыть сотрудникам одной организации доступ к данным другой?
Да, через ограничение доступа на уровне организаций в профилях групп доступа. Учтите, что это увеличивает нагрузку на базу и его стоит включать осознанно.
