Решение принято: вместо двух баз с обменом — одна Комплексная автоматизация. Дальше обычно звучит «давайте перенесём всё», и вот здесь проект может растянуться на полгода. Перенос в КА — это не копирование баз, а запуск новой базы с правильными остатками. Разберём, что переносить, что оставить и как убедиться, что цифры сошлись.
Если вы ещё взвешиваете, стоит ли объединяться, — начните со статьи «КА вместо связки УТ + Бухгалтерия + ЗУП» или «УТ и Бухгалтерия с обменом или одна база КА».
Что переносить, а что нет
| Данные | Откуда | Переносить? |
|---|---|---|
| Номенклатура, характеристики, единицы | УТ | Да, после чистки дублей |
| Партнёры, контрагенты, договоры | УТ | Да, только действующие |
| Виды цен и текущие цены | УТ | Да |
| Остатки товаров с себестоимостью | УТ (управленческая) и Бухгалтерия (бухгалтерская) | Да, с проверкой расхождений |
| Долги клиентов и поставщикам | УТ и Бухгалтерия | Да, с расшифровкой по документам |
| Незакрытые заказы клиентов и поставщикам | УТ | Да, если в КА будут заказы |
| Остатки денег | УТ и Бухгалтерия | Да |
| Основные средства и НМА | Бухгалтерия | Да, с накопленной амортизацией |
| Остатки по счетам бухгалтерского учёта | Бухгалтерия | Да, на дату старта |
| Сотрудники и кадровые данные | Бухгалтерия или ЗУП | Да, если зарплата будет в КА |
| Документы прошлых периодов | — | Нет, остаются в старых базах |
Старые базы не удаляют: их оставляют в режиме «только чтение» для справок и проверок. Это дешевле и надёжнее, чем тащить три года документов.
Шаг 1. Выбрать дату старта
Лучше всего — начало года: остатки по налогам и счетам закрыты, отчётность за прошлый период сдаётся из старой Бухгалтерии. Второй вариант — начало квартала. Начало месяца годится для оперативного учёта, если регламентированный учёт какое-то время остаётся в Бухгалтерии.
Отдельно продумайте: в каком из двух мест вы будете сдавать отчётность за последний период до старта. Мы почти всегда сдаём её из старой Бухгалтерии.
Шаг 2. Почистить справочники в старой базе
До переноса, а не после:
- объединить дубли номенклатуры и контрагентов;
- пометить на удаление то, что не двигалось два-три года;
- проверить БИН/ИИН у контрагентов — без них в КА не выпишешь ЭСФ;
- привести единицы измерения к одному виду.
Чистка — работа ключевых пользователей, а не консультанта: только менеджер знает, что «ТОО Альфа» и «Альфа ТОО» — один клиент.
Шаг 3. Перенести справочники и остатки
Для переноса из типовых УТ и Бухгалтерии для Казахстана используются инструменты 1С (правила обмена и обработки переноса данных). Какие именно подходят, зависит от релизов ваших баз: проверяем это в начале проекта. Если базы сильно доработаны или релизы старые, правила дописываются, а иногда проще выгрузить остатки в Excel и загрузить их в КА.
Типичная схема: справочники переносятся из УТ (там они полнее), а бухгалтерские остатки по счетам — из Бухгалтерии.
Шаг 4. Сверить остатки
Ключевой момент. Если в связке управленческие и бухгалтерские остатки товаров расходились, в КА нужно решить, какие цифры правильные. Не переносить расхождение «как есть»: оно превратится в ошибку себестоимости в первом же закрытии месяца.
Что сверяем после переноса:
- Остатки товаров по складам — количество и сумма, отчёт «Ведомость по товарам на складах» против старой УТ.
- Долги клиентов и поставщикам — по каждому контрагенту.
- Деньги на счетах и в кассе.
- Оборотно-сальдовую ведомость на дату старта — против старой Бухгалтерии.
Подписывают сверку главный бухгалтер и коммерческий директор. Без подписи сверка считается незаконченной.
Шаг 5. Доработки
Посмотрите, что дорабатывалось в старых базах: печатные формы, отчёты, обработки, обмен с сайтом. Для каждой доработки ответьте на вопрос, нужна ли она в КА. Часть закрывается типовой КА: то, что в УТ дописывали ради бухгалтерии, в КА уже есть. Остальное переносим в расширения, а не в саму конфигурацию — так проще обновляться. Подробнее — «Обновление 1С с доработками».
Шаг 6. Первое закрытие месяца
Переход заканчивается, когда в КА закрыт первый месяц. Тут выясняется, правильно ли перенесена себестоимость и настроено отражение в регламентированном учёте. Порядок закрытия — в статье «Регламентированный учёт в КА: закрытие месяца».
Ошибки, которые мы видим чаще всего
- Перенос документов вместо остатков. Долго, дорого и тянет в новую базу старые ошибки.
- Переход в середине квартала без плана, где сдавать отчётность.
- Отказ от чистки справочников «потом разберёмся». Потом не разбираются.
- Сразу все новые механизмы: ордерный склад, заказы, платёжный календарь, производство. Сначала — привычные процессы в новой базе, потом новые. Как разбить на очереди — в «Этапы и сроки внедрения КА».
Что меняется для пользователей
Технический перенос — половина перехода. Вторая половина — люди, которые завтра откроют новую программу.
Менеджеры и склад почти ничего не заметят, если пришли из УТ 11: справочники, заказы, реализации и складские документы в КА выглядят так же. Если в КА включаются механизмы, которых не было в УТ (ордерный склад, согласование заказов), обучение нужно именно по ним.
Бухгалтерия меняется сильнее всех. Привычные по Бухгалтерии документы заменяются документами оперативного учёта, а проводки появляются после отражения в регламентированном учёте. Счета в документах не выбираются — они подставляются из настроек. Первые недели бухгалтеры чаще всего спрашивают «где проводки» и «почему счёт не тот». Ответы на оба вопроса — в настройках счетов учёта, о них в статье «Регламентированный учёт в КА».
Руководитель получает в одной базе и управленческие отчёты, и регламентированную отчётность. Но отчёты о прибыли становятся правдивыми только после закрытия месяца, а не в момент проведения документов. Это стоит объяснить заранее, чтобы в первый же день не прозвучало «в КА цифры неправильные».
Короткий план обучения
| Группа | Что показать | Сколько времени |
|---|---|---|
| Менеджеры | Новые механизмы КА относительно УТ, права | Одно занятие |
| Склад | Ордера, если включается ордерная схема, инвентаризация | Одно-два занятия |
| Бухгалтерия | Отражение в регламентированном учёте, счета, закрытие месяца | Несколько занятий плюс сопровождение первого закрытия |
| Руководство | Отчёты, монитор, когда цифры окончательные | Одно занятие |
Частые вопросы
Можно ли просто обновить УТ до КА?
Это разные конфигурации, поэтому переход — это перенос данных в новую базу КА, а не обновление существующей. Технические варианты зависят от релизов, их подбираем при обследовании.
Сколько длится переход?
Для одной организации без серьёзных доработок — обычно несколько недель на перенос и сверку плюс первое закрытие месяца. Общая картина сроков — в статье об этапах внедрения КА.
Что делать с ЗУП, если она у нас отдельно?
Её можно оставить и настроить обмен с КА или перенести зарплату в КА. Как выбрать — «Зарплата в КА: встроенная или ЗУП».
Сохранятся ли наши отчёты?
Типовые отчёты в КА есть свои, и часто они богаче, чем в УТ. Нетиповые переносим в расширение после проверки, что они ещё нужны.
Нужно ли переносить остатки по каждой партии товара?
Если в старой УТ себестоимость велась по партиям и это важно для бизнеса, остатки переносят с разбивкой: так себестоимость первых продаж в КА будет правильной. Если партии не нужны, переносят остаток по номенклатуре и складу с общей суммой. Решение принимается до переноса и зависит от того, как в КА будет настроен расчёт себестоимости. Подробнее о методах — в статье «Себестоимость в КА».
Услугу целиком описали на странице внедрения и настройки КА.
