Шешім қабылданды: алмасуы бар екі базаның орнына — бір Комплексная автоматизация. Әрі қарай әдетте «бәрін көшірейік» деген сөз естіледі, міне, осы жерде жоба жарты жылға созылуы мүмкін. КА-ға көшу — базаларды көшірмелеу емес, дұрыс қалдықтары бар жаңа базаны іске қосу. Нені көшіру, нені қалдыру және сандардың сәйкес келгеніне қалай көз жеткізу керектігін талдаймыз.
Егер біріктіру керек пе деп әлі ойланып жүрсеңіз — «УТ + Бухгалтерия + ЗУП байламының орнына КА» немесе «Алмасуы бар УТ және Бухгалтерия немесе бір КА базасы» мақаласынан бастаңыз.
Нені көшіру керек, нені жоқ
| Деректер | Қайдан | Көшіру керек пе? |
|---|---|---|
| Номенклатура, сипаттамалар, бірліктер | УТ | Иә, қайталамаларды тазалағаннан кейін |
| Серіктестер, контрагенттер, шарттар | УТ | Иә, тек қолданыстағылары |
| Баға түрлері және ағымдағы бағалар | УТ | Иә |
| Өзіндік құнымен тауар қалдықтары | УТ (басқарушылық) және Бухгалтерия (бухгалтерлік) | Иә, айырмашылықтарды тексерумен |
| Клиенттер мен жеткізушілерге қарыздар | УТ және Бухгалтерия | Иә, құжаттар бойынша толық жазылуымен |
| Клиенттер мен жеткізушілерге жабылмаған тапсырыстар | УТ | Иә, егер КА-да тапсырыстар болса |
| Ақша қалдықтары | УТ және Бухгалтерия | Иә |
| Негізгі құралдар және МБА (НМА) | Бухгалтерия | Иә, жинақталған амортизациясымен |
| Бухгалтерлік есеп шоттары бойынша қалдықтар | Бухгалтерия | Иә, бастау күніне |
| Қызметкерлер және кадрлық деректер | Бухгалтерия немесе ЗУП | Иә, егер жалақы КА-да болса |
| Өткен кезеңдердің құжаттары | — | Жоқ, ескі базаларда қалады |
Ескі базаларды жоймайды: оларды анықтама мен тексеру үшін «тек оқу» режимінде қалдырады. Бұл үш жылдық құжаттарды сүйрегеннен арзан әрі сенімді.
1-қадам. Бастау күнін таңдау
Ең жақсысы — жылдың басы: салықтар мен шоттар бойынша қалдықтар жабылған, өткен кезеңнің есептілігі ескі Бухгалтериядан тапсырылады. Екінші нұсқа — тоқсанның басы. Регламенттелген есеп біраз уақыт Бухгалтерияда қалса, айдың басы жедел есеп үшін жарайды.
Бастауға дейінгі соңғы кезеңнің есептілігін екі орынның қайсысынан тапсыратыныңызды бөлек ойластырыңыз. Біз оны әрдайым дерлік ескі Бухгалтериядан тапсырамыз.
2-қадам. Ескі базада анықтамалықтарды тазалау
Көшіруге дейін, кейін емес:
- номенклатура мен контрагенттердің қайталамаларын біріктіру;
- екі-үш жыл бойы қозғалмағанды жоюға белгілеу;
- контрагенттердің БСН/ЖСН-ін тексеру — оларсыз КА-да ЭСФ жазып шығара алмайсыз;
- өлшем бірліктерін бір түрге келтіру.
Тазалау — кеңесшінің емес, негізгі пайдаланушылардың жұмысы: «Альфа ЖШС» мен «ЖШС Альфа» бір клиент екенін тек менеджер біледі.
3-қадам. Анықтамалықтар мен қалдықтарды көшіру
Қазақстанға арналған типтік УТ және Бухгалтериядан көшіру үшін 1С құралдары (алмасу ережелері және деректерді көшіру өңдеулері) пайдаланылады. Нақты қайсысы сәйкес келетіні базаларыңыздың релиздеріне байланысты: мұны жобаның басында тексереміз. Базалар қатты пысықталған немесе релиздер ескі болса, ережелер жазып толықтырылады, ал кейде қалдықтарды Excel-ге жүктеп шығарып, КА-ға жүктеген оңайырақ.
Әдеттегі сызба: анықтамалықтар УТ-дан (онда олар толығырақ), ал шоттар бойынша бухгалтерлік қалдықтар Бухгалтериядан көшіріледі.
4-қадам. Қалдықтарды салыстыру
Негізгі сәт. Егер байламда тауарлардың басқарушылық және бухгалтерлік қалдықтары сәйкес келмесе, КА-да қай сандар дұрыс екенін шешу керек. Айырмашылықты «сол күйінде» көшірмеңіз: ол бірінші ай жабуында-ақ өзіндік құн қатесіне айналады.
Көшіргеннен кейін не салыстырамыз:
- Қоймалар бойынша тауар қалдықтары — саны мен сомасы, «Ведомость по товарам на складах» есебі ескі УТ-мен салыстырылады.
- Клиенттер мен жеткізушілерге қарыздар — әр контрагент бойынша.
- Шоттардағы және кассадағы ақша.
- Бастау күніне айналым-сальдо ведомосі — ескі Бухгалтериямен салыстырылады.
Салыстыруға бас бухгалтер мен коммерциялық директор қол қояды. Қолсыз салыстыру аяқталмаған болып саналады.
5-қадам. Пысықтаулар
Ескі базаларда не пысықталғанын қараңыз: баспа нысандары, есептер, өңдеулер, сайтпен алмасу. Әр пысықтау үшін оның КА-да керек пе деген сұраққа жауап беріңіз. Бір бөлігін типтік КА жабады: УТ-да бухгалтерия үшін жазылған нәрсе КА-да бар. Қалғанын конфигурацияның өзіне емес, кеңейтулерге көшіреміз — осылай жаңарту оңайырақ. Толығырақ — «Пысықтаулары бар 1С жаңарту».
6-қадам. Бірінші ай жабуы
Көшу КА-да бірінші ай жабылғанда аяқталады. Осы жерде өзіндік құн дұрыс көшірілгені және регламенттелген есепте көрсету дұрыс бапталғаны анықталады. Жабу тәртібі — «КА-дағы регламенттелген есеп: айды жабу» мақаласында.
Біз ең жиі көретін қателер
- Қалдықтардың орнына құжаттарды көшіру. Ұзақ, қымбат және жаңа базаға ескі қателерді сүйрейді.
- Есептілікті қайда тапсыру жоспарынсыз тоқсан ортасында көшу.
- Анықтамалықтарды тазалаудан бас тарту «кейін реттейміз». Кейін реттемейді.
- Барлық жаңа механизмдер бірден: ордерлік қойма, тапсырыстар, төлем күнтізбесі, өндіріс. Алдымен — жаңа базадағы үйреншікті процестер, содан кейін жаңалары. Кезектерге қалай бөлу керек — «КА енгізу кезеңдері мен мерзімдері».
Пайдаланушылар үшін не өзгереді
Техникалық көшіру — көшудің жартысы. Екінші жартысы — ертең жаңа бағдарламаны ашатын адамдар.
Менеджерлер мен қойма УТ 11-ден келсе, ештеңені дерлік байқамайды: анықтамалықтар, тапсырыстар, өткізулер және қойма құжаттары КА-да солай көрінеді. Егер КА-да УТ-да болмаған механизмдер қосылса (ордерлік қойма, тапсырыстарды келісу), оқыту дәл солар бойынша керек.
Бухгалтерия бәрінен көп өзгереді. Бухгалтериядан үйреншікті құжаттар жедел есеп құжаттарымен ауыстырылады, ал өткізбелер регламенттелген есепте көрсетілгеннен кейін пайда болады. Құжаттарда шоттар таңдалмайды — олар баптаулардан қойылады. Алғашқы апталарда бухгалтерлер көбіне «өткізбелер қайда» және «неге шот басқа» деп сұрайды. Екі сұраққа да жауап — есеп шоттарының баптауларында, олар туралы «КА-дағы регламенттелген есеп» мақаласында.
Басшы бір базада басқарушылық есептерді де, регламенттелген есептілікті де алады. Бірақ пайда туралы есептер құжаттар өткізілген сәтте емес, тек ай жабылғаннан кейін шынайы болады. Бірінші күні-ақ «КА-дағы сандар қате» деген сөз естілмеуі үшін мұны алдын ала түсіндірген жөн.
Қысқа оқыту жоспары
| Топ | Нені көрсету керек | Қанша уақыт |
|---|---|---|
| Менеджерлер | УТ-мен салыстырғанда КА-ның жаңа механизмдері, құқықтар | Бір сабақ |
| Қойма | Ордерлік сызба қосылса — ордерлер, түгендеу | Бір-екі сабақ |
| Бухгалтерия | Регламенттелген есепте көрсету, шоттар, айды жабу | Бірнеше сабақ және бірінші жабуды сүйемелдеу |
| Басшылық | Есептер, монитор, сандар қашан түпкілікті болады | Бір сабақ |
Жиі қойылатын сұрақтар
УТ-ны жай ғана КА-ға дейін жаңартуға бола ма?
Бұл әртүрлі конфигурациялар, сондықтан көшу — бар базаны жаңарту емес, деректерді жаңа КА базасына көшіру. Техникалық нұсқалар релиздерге байланысты, оларды зерттеу кезінде таңдаймыз.
Көшу қанша уақыт алады?
Елеулі пысықтауларсыз бір ұйым үшін — әдетте көшіру мен салыстыруға бірнеше апта және бірінші ай жабуы. Мерзімдердің жалпы көрінісі — КА енгізу кезеңдері туралы мақалада.
Бізде ЗУП бөлек болса, онымен не істеу керек?
Оны қалдырып, КА-мен алмасуды баптауға немесе жалақыны КА-ға көшіруге болады. Қалай таңдау керек — «КА-дағы жалақы: кірістірілген немесе ЗУП».
Біздің есептеріміз сақтала ма?
КА-да өз типтік есептері бар, және олар жиі УТ-дағыдан бай. Типтік емес есептерді әлі керек екенін тексергеннен кейін кеңейтуге көшіреміз.
Тауардың әр партиясы бойынша қалдықтарды көшіру керек пе?
Ескі УТ-да өзіндік құн партиялар бойынша жүргізілсе және бұл бизнес үшін маңызды болса, қалдықтарды бөліп көшіреді: осылай КА-дағы алғашқы сатулардың өзіндік құны дұрыс болады. Партиялар керек болмаса, қалдықты номенклатура мен қойма бойынша жалпы сомамен көшіреді. Шешім көшіруге дейін қабылданады және КА-да өзіндік құн есебі қалай бапталатынына байланысты. Әдістер туралы толығырақ — «КА-дағы өзіндік құн» мақаласында.
Қызметті толығымен КА енгізу және баптау бетінде сипаттадық.
