Комплексная автоматизацияны енгізу пайдаланушылар жаңа базада жұмыс істей бастаған күні емес, бухгалтерия онда алғаш рет айды жауып, есептілікті қолмен түзетусіз тапсырған кезде аяқталады. Осы сәтке дейін менеджерлер бір ай бойы шот жазып жүрсе де, жоба аяқталмаған. Төменде — КА-ны біз өткізетін кезеңдер және әрқайсысында не дұрыс болмай қалуы мүмкін.
Егер КА мен ERP арасында таңдасаңыз, алдымен «1С:ERP немесе Комплексная автоматизация» мақаласын оқыңыз. Олардың кезеңдері ұқсас, бірақ ERP-де әр кезең ұзағырақ — бұл туралы «1С:ERP енгізу кезеңдері мен мерзімдері» мақаласында.
Алты кезең
| Кезең | Нәтиже | Мерзімдер реті |
|---|---|---|
| 1. Экспресс-зерттеу | Процестер тізбесі, пысықтаулар тізімі, іске қосу жоспары | 1–2 апта |
| 2. Баптау | Есеп саясаты, анықтамалықтар, құқықтар, функционалдық опциялар | 2–6 апта |
| 3. Деректерді көшіру | Бастау күніне анықтамалықтар, қалдықтар, қарыздар | 1–3 апта, баптаумен қатар |
| 4. Оқыту және пилот | Пайдаланушылар тестілік базада үздіксіз процестен өтті | 1–2 апта |
| 5. Іске қосу | КА-да жұмыс, ескі бағдарлама — тек анықтама үшін | бастау күні |
| 6. Алғашқы ай жабулары | Өзіндік құн, өткізбелер, есептілік сәйкес келеді | бастаудан кейін 1–3 ай |
Мерзімдер саудасы, қоймасы және регламенттелген есебі бар 10–30 пайдаланушылы компания үшін шамамен берілген. Өндіріс, бірнеше ұйым және интеграциялар уақыт қосады.
1. Экспресс-зерттеу
Кеңесші негізгі пайдаланушылармен әр процестен өтеді: тапсырыс қалай келеді, қалай тиеп жөнелтеді, жеткізушілерге қалай төлейді, жалақыны қалай есептеп, айды қалай жабады. Нәтижесінде — қысқа құжат: КА қандай процестерді типтік түрде жабады, қай жерде баптау, қай жерде пысықтау керек. Сонда нені бірінші, нені екінші кезеңде іске қосатынымыз да бекітіледі.
Кезең қатесі — оны «бәрі түсінікті болғандықтан» өткізіп жіберу. Сонда пысықтаулар пилотта, өзгерту қымбат болған кезде шығады.
2. Баптау
«НСИ и администрирование» бөлімінде қажетті функционалдық опциялар қосылады: қоймалардағы ордерлік сызба, клиент тапсырыстары мен жеткізушілерге тапсырыстар, өндіріс, қазынашылық, жалақы. Бәрін «қалай болса да» қосудың қажеті жоқ: әр опция құжаттарға өрістер, деректемелер және қадамдар қосады, пайдаланушылар шатасады.
Әр ұйымның есеп саясаты, салықтар, есеп шоттары (регламенттелген есепте көрсету ережелері арқылы), баға түрлері, рөлдер мен қолжетімділік профильдері бөлек бапталады.
3. Деректерді көшіру
Көшіреміз:
- анықтамалықтар: номенклатура, серіктестер мен контрагенттер, шарттар, қызметкерлер, негізгі құралдар;
- өзіндік құнымен тауарлар мен материалдар қалдықтары;
- клиенттермен және жеткізушілермен өзара есеп айырысу;
- ақша қалдықтары, жабылмаған тапсырыстар;
- бухгалтерия үшін — шоттар бойынша қалдықтар.
УТ 11 және Қазақстанға арналған Бухгалтериядан көшіру 1С құралдарымен, басқа бағдарламалардан — Excel немесе өңдеу арқылы жүреді. Типтік бағдарламалардан көшіру туралы толығырақ — «УТ және Бухгалтериядан КА-ға көшу» мақаласында.
Ең көп еңбекті номенклатураны тазалау талап етеді. Ескі базадағы «Болт М8» және «болт м8 » қайталамалары жаңа базада екі карточка мен екі қалдыққа айналады.
4. Оқыту және пилот
«Бәрін бәріне» емес, рөлдер бойынша оқытамыз: менеджерлер — тапсырыстар, бағалар және тиеп жөнелту; қойма — ордерлер мен түгендеу; қазынашы — өтінімдер мен төлем күнтізбесі; бухгалтерия — регламенттелген есеп және айды жабу. Пилот — бұл көрсетілім емес, өткен аптаның нақты құжаттарын пайдаланушылардың өздері тестілік базада өткізуі.
5. Іске қосу
Бастау күнін айдың басына, ал регламенттелген есеп үшін тоқсанның немесе жылдың басына қойған дұрыс. Екі бағдарламада қатар есеп жүргізуді екі аптадан артық ұсынбаймыз: адамдар «басты» базаны әдетпен ескі бағдарламада жүргізе бастайды, ал жаңасы толтырылмай қалады.
6. Алғашқы ай жабулары
Ең бағаланбайтын кезең. КА-да ай «Финансовый результат и контроллинг» → «Закрытие месяца» бөліміндегі көмекшімен жабылады: өзіндік құнды есептеу, шығындарды бөлу, құжаттарды регламенттелген есепте көрсету, шоттарды жабу. Алғашқы жабу баптау мен енгізу қателерін әрдайым дерлік көрсетеді: өзіндік құны жоқ тауарлар, өткен күнмен енгізілген құжаттар, шығындардың қате баптары. Неге солай және қалай ұстау керек — «КА-дағы регламенттелген есеп: айды жабу» және «КА-дағы өзіндік құн» мақалаларында.
Қандай блоктарды қандай ретпен іске қосу керек
Біз КА-ны әрдайым дерлік екі-үш кезекпен іске қосамыз:
- Сауда, қойма, ақша — адамдардың көбі пайдаланатын және бірден көрінетін нәрсе.
- Регламенттелген есеп және жалақы — тоқсанның немесе жылдың басынан.
- Өндіріс, келісімі бар төлем күнтізбесі, интеграциялар — алғашқы екі кезең орныққанда.
Бәрін бірден іске қосу мүмкін, бірақ онда алғашқы екі айда әртүрлі блоктардың қателері бір-біріне қабаттасады, және айырмашылықтың қайдан шыққанын анықтау қиындайды.
Енгізуді не жеделдетеді
- компания тарапынан шешім қабылдау құқығы бар тағайындалған жоба жетекшісі;
- жоба кезінде аптасына кемінде бірнеше сағатқа босатылған негізгі пайдаланушылар;
- ескі бағдарламадағыдай «бұрынғыдай» көшірудің орнына типтік процестер;
- пысықтаулар бойынша шешім — бастауға дейін емес, бір ай жұмыстан кейін.
Керісінше, жобаны ең көп үш нәрсе тежейді: ағымдағы жұмыстан босатылмаған негізгі пайдаланушылар; «директормен кеңеске дейін» кейінге қалдырылатын шешімдер; және іске қосуға дейін ескі бағдарламаның барлық есептерін КА-да қайталау әрекеті. Соңғысы әсіресе қауіпті: мұндай есептердің жартысы КА-да типтік түрде бар, тек басқаша аталады. Алдымен пайдаланушыларға типтік есептерді көрсетіңіз, ал тек шынымен жетіспегенін пысықтаңыз.
Бастау күніне дейінгі чек-парақ
Іске қосуға бір апта қалғанда біз жоба жетекшісімен қысқа тізімнен өтеміз. Кем дегенде бір тармақ орындалмаса, кейін салдарын талдағаннан гөрі бастауды ауыстырған дұрыс.
- Тауарлар, ақша және қарыздар қалдықтары көшіріліп, салыстырылды, салыстыруға қол қойылды.
- Әр пайдаланушының логині бар, қолжетімділік профильдері тағайындалды, менеджер артығын көрмейтіні тексерілді.
- Клиенттерге кететін баспа нысандары (шот, жүкқұжат, акт) нақты мысалдарда тексерілді.
- ЭСФ және СНТ жаңа базадан тест ретінде жазылды, ЭСФ АЖ-ға қосылу жұмыс істейді.
- Банкпен алмасу бапталды: үзінділер жүктеледі, төлем тапсырмалары жүктеп шығарылады.
- Резервтік көшіру бапталды, көшірмеден қалпына келтіру тексерілді.
- Ескі бағдарлама «тек оқу» режиміне ауыстырылды немесе пайдаланушылардан енгізу құқықтары алынды.
- Алғашқы күндері пайдаланушылардың сұрақтарына кім жауап беретіні анықталды: кеңесші, негізгі пайдаланушы, телефон немесе чат.
Ескі бағдарлама туралы тармақ ұсақ-түйек сияқты көрінеді, бірақ іске қосуды дәл сол жиі бұзады. Шотты бұрынғыша жазуға болатын кезде, біреу міндетті түрде солай жасайды.
Бастаудан кейінгі алғашқы екі апта
Бұл уақытта кеңесші әдетте пайдаланушылардың жанында жұмыс істейді: сұрақтарға жауап береді, ұсақ баптауларды түзетеді, енгізу қателерін ай жабуына түскенге дейін ұстайды. Бұл бірдеңе дұрыс болмағанының белгісі емес, жобаның қалыпты бөлігі. Оны жоспар мен бюджетке алдын ала салыңыз.
Жиі қойылатын сұрақтар
КА енгізу қанша уақыт алады?
10–30 пайдаланушылы сауда компаниясы үшін — әдетте алғашқы тұрақты ай жабуына дейін 2–4 ай. Өндіріс пен бірнеше ұйым болса — ұзағырақ. Нақты баға — зерттеуден кейін; бюджетке не әсер ететіні «КА енгізу қанша тұрады» мақаласында талданған.
КА-да айдың ортасынан жұмыс бастауға бола ма?
Жедел есепті — болады, бірақ қалдықтарды бастау күніне енгізуге тура келеді, ал регламенттелген есепті бәрібір кезеңнің басынан бастаған ыңғайлы.
Ескі бағдарламада қатар есеп жүргізу керек пе?
Бақылау үшін бір-екі апта — рұқсат етіледі. Одан ұзақ — жоқ, бұл жүктемені екі есе арттырып, жауапкершілікті бұлдыратады.
Компаниядан кім керек?
КА-ны кеңесшісіз, өз күшімізбен енгізуге бола ма?
Тәжірибелі 1С пайдаланушысы бар шағын компания сауда мен қойманы құжаттама мен типтік баптаулар бойынша өзі баптай алады. Қиындықтар әдетте регламенттелген есепте және өзіндік құнда басталады: шоттарды баптау, шығындарды бөлу, бірінші ай жабуы. Жұмыс істейтін ымыра — жұмыстың бір бөлігін өз күшімен жасап, кеңесшіні зерттеуге, регламенттелген есепті баптауға және алғашқы жабуларға тарту. Осылай бюджет азаяды, ал ең қымбат қателер уақытында ұсталады.
Жоба жетекшісі, әр блокқа бір негізгі пайдаланушы және бас бухгалтер. Жобаны қалай жүргізетініміз — КА енгізу және баптау бетінде.
