Қазақстандағы өсіп келе жатқан компания үшін классикалық сызба — үш бағдарлама: менеджерлер мен қойма үшін Управление торговлей, бухгалтерия үшін Бухгалтерия және жалақы есептеу үшін ЗУП. Олардың арасында екі алмасу бар. Бәрі жұмыс істеп тұрғанда сызба ыңғайлы. Бірақ ерте ме, кеш пе бас бухгалтер базаларды салыстыруға есептің өзіне қарағанда көбірек уақыт жұмсай бастайды. Сонда сұрақ туады: бәрін бір Комплексная автоматизацияға жинау керек емес пе.
«УТ + Бухгалтерия немесе КА» салыстыруын біз «Алмасуы бар УТ және Бухгалтерия немесе бір КА базасы» мақаласында бөлек талдадық. Мұнда — сауда мен бухгалтерияға ЗУП қосылатын толық үштік туралы және одан нені біріктірген жөн, нені біріктірмеген жөн екені туралы.
Екі сызба қалай көрінеді
Байлам. УТ Бухгалтерияға сатуды, сатып алуды, ақша мен тауар қозғалысын береді. ЗУП Бухгалтерияға жалақының көрінісін береді: шоттар бойынша есептеулер, ұстап қалулар, салықтар мен жарналар. Әр базада өз анықтамалықтары бар, оларды бірдей ұстау керек.
Бір КА. Сату, қойма, ақша, жалақы және регламенттелген есеп — бір базада. Номенклатура, контрагенттер және қызметкерлер анықтамалығы біреу. Алмасу жоқ.
КА-мен не ұтасыз
- Базалар арасында айырмашылық жоқ. Байламдағы ең жиі шағым — «УТ-да қалдық бір, Бухгалтерияда басқа». Бір базада бұл физикалық тұрғыдан мүмкін емес: есеп бір құжаттар бойынша құрылады.
- Өзіндік құн біреу. Байламда басқарушылық өзіндік құн УТ-да, бухгалтерлік — Бухгалтерияда есептеледі, және олар сәйкес келмейді. КА-да екеуі де ай жабылғанда бір есеппен есептеледі.
- «Алмасуға» қарайтын адам керек емес. Байламда біреу күн сайын таңертең синхрондау өткенін тексеріп, қателерді талдайды. Бағдарламалардың бірі жаңартылғаннан кейін алмасу екіншісі жаңартылғанға дейін жұмысын тоқтатуы мүмкін.
- Қарапайым өндіріс және ресурстық жоспарлау. УТ-да да, Бухгалтерияда да қажетті көлемде жоқ нәрсе: спецификациялар, шығарылым, шығындарды бөлу.
- Рөлдер бойынша құқықтар. Менеджерлер өткізбелер мен жалақыны көрмейді, бухгалтер есептілікке керектің бәрін көреді.
Не жоғалтасыз
- Бағдарлама күрделірек. Жылдар бойы Бухгалтерияда жұмыс істеген бухгалтерге үйренуге тура келеді: құжаттардың басқа интерфейсі, өткізбелер бірден емес, ай жабылғанда қалыптасады. Алғашқы 2–3 жабу қиын өтеді.
- Барлығына бір жаңарту. Салықтар бойынша өзгерістері бар релиз шықса, ал сауда блогы пысықталған болса, бір кішкентай Бухгалтерияны емес, бүкіл базаны жаңартуға тура келеді. Тек кеңейтулермен пысықтаңыз — «Пысықтаулары бар 1С жаңарту» қараңыз.
- Жалақы ЗУП-қа қарағанда қарапайым. КА-дағы кірістірілген есептеу әдеттегі міндеттерді жабады, бірақ ЗУП-та күрделі еңбекақы схемалары, кестелер және кадрлық талдау үшін механизмдер көбірек.
- Пайдаланушылар аз болса, бастапқыда лицензиялар қымбатырақ. Тек лицензияларды емес, алмасуларды қолдауға кететін сағаттарды да салыстырыңыз — есеп «КА енгізу қанша тұрады» мақаласында бар.
ЗУП: біріктіру ме, қалдыру ма
Бұл дәл үштік үшін басты сұрақ. Үш нұсқа бар.
| Нұсқа | Қашан сәйкес келеді |
|---|---|
| КА ішіндегі жалақы | Бірнеше ондаған қызметкерге дейін, жалақылар мен қарапайым сыйлықақылар, кадрларды бухгалтер жүргізеді |
| КА + алмасуы бар бөлек ЗУП | Жүздеген қызметкер, ауысымдық кестелер, кесімді еңбекақы, бөлек есеп бөлімі, көп көлемдегі ЕСУТД және кадрлық құжат айналымы |
| Қазір КА-да жалақы, кейін ЗУП | Компания өсіп келеді, бірақ есеп бөлімі әзірге жоқ |
КА мен ЗУП алмасуы УТ мен Бухгалтерия алмасуына қарағанда қарапайым: ЗУП-тан КА-ға негізінен қорытынды — жалақының есептегі көрінісі кетеді, күніне мыңдаған құжат емес. Сондықтан «КА + ЗУП» нұсқасы әбден өміршең және жиі кездеседі. Таңдау логикасы «Бухгалтериядағы жалақы немесе бөлек ЗУП» мақаласындағыдай, ал КА үшін толығырақ — «КА-дағы жалақы: кірістірілген немесе ЗУП».
Қалай шешім қабылдау керек: бес сұрақ
- Базаларды салыстыруға және алмасуды талдауға айына қанша сағат кетеді? 8–10 сағаттан көп болса, байлам қазірдің өзінде ақша тұрады.
- УТ мен Бухгалтериядағы өзіндік құн сәйкес келе ме? Жоқ болса және бұл кедергі келтірсе — КА пайдасына дәлел.
- Өндіріс немесе құрастыру бар ма? Иә болса — КА дерлік сөзсіз.
- УТ мен Бухгалтерияңыз қаншалықты пысықталған? Күшті пысықтауларды көшіруге тура келеді, және бұл көшудің басты шығын бабы.
- Бухгалтерия қайта оқуға дайын ба? Бас бухгалтердің келісімінсіз КА-ға көшу шешім қаншалықты дұрыс болса да тұрып қалады.
Алғашқы үш сұраққа жауап «көп», «жоқ», «иә» болса — көшуді есептеңіз. Алмасу іркіліссіз жұмыс істесе, өндіріс жоқ, ал бухгалтер қарсы болса — байламды қалдырып, алмасуда тәртіп орнатқан дұрыс.
Біріктіру кезіндегі әдеттегі қателер
Бүкіл тарихты көшіру. Жаңа КА базасына бастау күніне анықтамалықтарды, қалдықтарды және қарыздарды көшіреді. Тарихты анықтама үшін ескі базаларда қалдырады. Үш жылдық құжаттарды көшіру әрекеті жобаны айларға созады.
Тоқсан ортасынан бастау. КА-дағы есепті тоқсанның немесе жылдың басынан бастаған ыңғайлы — есептілікті қайта есептеу азырақ.
Процестерді өзгертумен бір мезгілде біріктіру. Алдымен КА-ға үйреншікті процестермен көшіңіз, ал резервтері бар тапсырыстарды, төлем күнтізбесін және өндірісті екінші қадаммен қосыңыз. Жобаны қалай бөлу керектігін «КА енгізу кезеңдері мен мерзімдері» мақаласында, ал көшірудің өзін — «УТ және Бухгалтериядан КА-ға көшу» мақаласында сипаттадық.
Байлам шын мәнінде қанша тұрады
Сызбаларды салыстырғанда әдетте лицензияларға қарайды. Бірақ байламның сметаға кірмейтін тұрақты шығындары бар. Оларды соңғы жарты жылдағы өз деректеріңізбен есептеңіз:
| Бап | Қайдан іздеу керек |
|---|---|
| Алмасуды күнделікті тексеру | Бухгалтер немесе әкімші синхрондау хаттамасын күніне неше минут қарайды |
| Алмасу қателерін талдау | Алмасу неше рет тоқтады және қалпына келтіруге неше сағат кетті |
| Базалар арасындағы қалдықтарды салыстыру | Тауарларды, қарыздарды, ақшаны салыстыруға айына неше сағат |
| Жаңартулар | Бір базаны жаңарту екіншісімен алмасуды неше рет бұзды |
| Қос енгізу | Екі жерде қолмен не енгізіледі: жаңа қызметкерлер, шығын баптары, шарттар |
Барлығы айына бір жұмыс күнінен асса, бұл кеңесшінің сағатына 22 000 ₸-ден бастап мөлшерлемесінде немесе бас бухгалтердің жалақысында айтарлықтай ақша.
КА-мен бұл шығындар толық жоғалмайды: күрделірек жаңартуға және алғашқы айларда айды жабуға шығындар пайда болады. Бірақ олар бір реттік немесе уақыт өте азаяды, ал байлам шығындары тұрақты қалады және құжаттар санымен бірге өседі.
Байлам қашан ұтады
Шынын айтсақ: байлам жақсырақ сәйкес келетін компаниялар бар. Мысалы, бухгалтерия айына бір рет деректерді жүктеп, есептілікті тапсыратын, аутсорсингтегі бір бухгалтері бар сауда фирмасы. Немесе УТ ерекшелікке қарай қатты пысықталған, ал бухгалтерия типтік және бөлек жаңартылатын компания. Оларды «бір база» үшін КА-ға көшіру — нәтижесіз ақша жұмсау.
Жиі қойылатын сұрақтар
КА-да регламенттелген есепсіз жұмыс істеп, есептілікті Бухгалтериядан тапсыруға бола ма?
Техникалық тұрғыдан иә, бірақ онда Сіз қайтадан алмасуы бар екі база аласыз және КА-ның басты мәнін жоғалтасыз. Біз мұны тек уақытша қадам ретінде жасаймыз.
КА-да менеджерлер әріптестерінің жалақысын көре ме?
Жоқ, егер қолжетімділік топтарының профильдері дұрыс бапталса. Жалақы құжаттары мен есептері рөлдермен жабылады.
Екі жылдан кейін ERP керек болса ше?
КА-дан 1С:ERP-ге көшу — желідегі ең қысқасы: олардың деректер құрылымы ортақ. Бұл туралы — «1С:ERP немесе Комплексная автоматизация» мақаласында.
Үш базаны КА-ға біріктіру қанша уақыт алады?
Өту кезеңінде алмасумен не істеу керек?
КА бастау күніне дейін оған тиіспеу. Жаңа база бапталып жатқанда ескі байлам әдеттегідей жұмыс істей береді: менеджерлер УТ-да, бухгалтерия Бухгалтерияда жұмыс істейді, алмасу кесте бойынша жүреді. Бастау күні алмасу өшіріледі, ал УТ мен Бухгалтерия «тек оқу» режиміне ауыстырылады. Алмасуды ертерек өшірсеңіз, бастауға дейін соңғы апталардың құжаттарын қолмен жүктеуге тура келеді, бұл артық сағаттар мен артық қателер. Кешірек өшірсеңіз — пайдаланушылар әдетпен құжаттарды ескі базаларға енгізеді.
Пысықтаулар мен ұйымдар санына байланысты. Мерзімдер мен кезеңдердің реті — КА енгізу кезеңдері туралы мақалада; нақты бағаны экспресс-зерттеуден кейін береміз. Қызмет туралы толығырақ — КА енгізу және баптау.
