Директору не нужны сотни отчётов, которые есть в Комплексной автоматизации. Ему нужны пять-семь цифр, на которые он смотрит каждую неделю, и уверенность, что эти цифры правильные. Чаще всего проблема не в том, что отчёта нет, а в том, что его никто не настроил под компанию, и директор продолжает получать сводку в Excel от финансиста. Ниже — набор, который мы собираем руководителям в КА, где каждый отчёт найти и что должно быть заполнено в базе, чтобы ему верить.
Пять вопросов директора и отчёты под них
| Вопрос | Отчёт в КА | Что должно быть в базе |
|---|---|---|
| Сколько денег и что будет с ними через месяц? | Остатки денежных средств, платёжный календарь | Выписки загружаются ежедневно, заявки на оплату и графики платежей по договорам |
| Кто нам должен и кому должны мы? | Задолженность клиентов, задолженность поставщикам, в том числе просроченная | Договоры с условиями оплаты, оплаты привязаны к заказам или договорам |
| Сколько заработали на продажах? | Валовая прибыль предприятия | Себестоимость рассчитана, закрытие месяца выполнено |
| Сколько заработала компания в целом? | Финансовый результат (управленческий), отчёт о расходах | Расходы разнесены по статьям и подразделениям |
| Что с запасами и производством? | Остатки и оборачиваемость товаров, выполнение заказов на производство | Документы склада и производства вводятся день в день |
Если в компании одна-две организации, все отчёты строятся по группе целиком и по каждой организации отдельно. Как устроен учёт нескольких юрлиц в одной базе, — в статье «Межфирменные продажи в КА».
Деньги: остатки и платёжный календарь
Самый частый отчёт директора — «сколько денег на счетах сегодня». В КА он строится по всем банковским счетам, кассам и организациям сразу. Но остаток — это прошлое. Для управления важнее платёжный календарь: какие поступления ожидаются по графикам оплаты клиентов и какие платежи запланированы по заявкам и договорам.
Чтобы календарь был полезным, а не пустым, в КА нужно вести заявки на расходование денежных средств и указывать условия оплаты в договорах. Как это настроить, мы разбираем в статье «Казначейство и платёжный календарь в КА». Ежедневную загрузку выписок проще всего обеспечить прямым обменом с банком — об этом в статье «Интеграции КА: банк, Kaspi, сайт».
Долги клиентов и поставщиков
Отчёт по задолженности клиентов показывает не только сумму, но и просрочку: кто, на сколько дней и по какому договору. Директору полезнее всего отбор «только просроченная, больше 15 дней» с группировкой по менеджерам. Тогда разговор на планёрке идёт не про «дебиторку в целом», а про конкретных людей и клиентов.
Типичная ошибка, из-за которой отчёт врёт: оплаты приходят без привязки к заказу или договору и разносятся «на первый попавшийся». В итоге у клиента одновременно висят и долг, и аванс. Проверить просто: в отчёте по расчётам с клиентами не должно быть клиентов с долгом и предоплатой по одному договору одновременно.
Валовая прибыль и финансовый результат
«Валовая прибыль предприятия» — главный отчёт для торговли: выручка, себестоимость, прибыль и рентабельность по товарам, клиентам, менеджерам, направлениям. Похожий отчёт есть в УТ, и как с ним работать, мы подробно описали в статье «Аналитика в УТ: валовая прибыль, ABC/XYZ, оборачиваемость», — в КА он устроен так же.
Отличие КА в том, что здесь есть и производство, и полный учёт расходов. Поэтому можно получить не только валовую прибыль, но и управленческий финансовый результат: выручка минус себестоимость минус расходы по статьям. Для этого расходы должны быть разнесены по статьям и подразделениям, а себестоимость — рассчитана при закрытии месяца. Если себестоимость в отчёте нулевая или скачет, сначала разберитесь с ней — см. «Себестоимость в КА: почему “летит”». Как построить управленческий учёт целиком, — в статье «Управленческий учёт и отчётность в КА».
Важный момент для директора: валовая прибыль до закрытия месяца — предварительная. Себестоимость в течение месяца считается по оценке, окончательная — после закрытия. Мы обычно договариваемся с финансистом, что «официальные» цифры за месяц директор смотрит после закрытия, а оперативные — в течение месяца с пониманием погрешности.
Запасы и производство
Для торгово-производственной компании директору нужны три вещи:
- Остатки и оборачиваемость. Сколько денег заморожено на складе и сколько дней лежит товар. Отбор по товарам с оборачиваемостью больше 90 дней — готовый список на распродажу или к разговору с закупщиками.
- Неотгруженные заказы. Сколько заказов клиентов принято, но не отгружено, и почему: нет товара, не оплачено, не произведено.
- Выполнение производства. Сколько заказов на производство в работе, сколько просрочено.
Как сделать, чтобы директор пользовался отчётами
Сохранить настройки. Каждый отчёт в КА можно настроить — отборы, группировки, показатели — и сохранить вариант. Мы делаем для директора отдельные варианты с понятными названиями: «Деньги на сегодня», «Просроченная дебиторка», «Прибыль за месяц».
Вынести на начальную страницу. Рабочий стол директора настраивается так, чтобы при входе сразу видеть ключевые отчёты, без поиска по разделам.
Рассылка по расписанию. Отчёты можно отправлять по электронной почте по расписанию — например, каждое утро понедельника. Директору, который не любит заходить в программу, это часто удобнее всего.
Мониторинг показателей. В КА есть инструменты мониторинга целевых показателей: можно задать нужные показатели, их плановые значения и смотреть отклонения. Это удобно, когда показателей больше пяти и нужен один экран со светофором.
Доступ с телефона. Работать с КА можно через браузер, в том числе с телефона. Для коротких отчётов этого хватает.
Чего не будет в отчётах КА
Полноценного бюджетирования — БДР и БДДС с планом, фактом и согласованием — в типовой КА нет; это возможности 1С:ERP или отдельно приобретаемого модуля бюджетирования. Консолидации по МСФО тоже нет. Если такие отчёты нужны, смотрите статьи «Бюджетирование в КА» и «1С:ERP или Комплексная автоматизация».
Настройку отчётов для руководителя делаем в рамках внедрения Комплексной автоматизации или на сопровождении КА. Работы — от 22 000 ₸ в час; набор из пяти-семи отчётов обычно настраивается за несколько часов, если данные в базе ведутся аккуратно.
Типичные ошибки, из-за которых отчёты врут
Документы вводят «потом». Склад оформляет приход в конце недели, производство — в конце месяца. Отчёты директора в понедельник показывают прошлую реальность. Правило «документ в день операции» важнее любых настроек отчётов.
Себестоимость не закрывается. Месяц не закрыт, себестоимость оценочная, а директор принимает решения по валовой прибыли. Договоритесь о сроке закрытия — например, до 10-го числа.
Статьи расходов «на всякий случай». Половина расходов уходит на статью «Прочие», и финансовый результат ничего не объясняет. Список статей лучше короткий, но заполненный правильно.
Еженедельная проверка: можно ли верить цифрам
Пять минут в понедельник, до того как отчёты уйдут директору. Эту проверку обычно делает финансист или главный бухгалтер.
- Деньги. Остатки по банковским счетам в отчёте совпадают с остатками в клиент-банке на ту же дату. Если нет — не загружена выписка.
- Дебиторка. Нет клиентов, у которых одновременно долг и аванс по одному договору.
- Себестоимость. В валовой прибыли нет строк с нулевой себестоимостью и с рентабельностью, которая выглядит неправдоподобно.
- Расходы. Доля статьи «Прочие» не выросла по сравнению с прошлым месяцем.
- Склад. Нет отрицательных остатков товаров.
Если пункт не прошёл, директор получает отчёт с пометкой, что именно ещё не исправлено. Это честнее, чем молча отправить цифры, а потом объяснять расхождение на совещании.
Частые вопросы
Почему валовая прибыль в КА не совпадает с бухгалтерской прибылью?
Это разные учёты: управленческий и регламентированный. В управленческом могут быть другие цены себестоимости, другая валюта, свои статьи. Кроме того, до закрытия месяца себестоимость предварительная.
Можно ли получать отчёты КА на почту?
Да. В КА есть рассылка отчётов по расписанию: выбираете отчёт с нужными настройками, получателей и периодичность.
Нужна ли отдельная программа для отчётов директора?
В большинстве случаев нет: типовых отчётов КА хватает, если данные в базе ведутся аккуратно. Отдельные BI-системы нужны, когда данные собираются из нескольких разных программ.
Можно ли сделать директору свой отчёт, которого нет в КА?
Да, но сначала проверьте, нельзя ли получить его настройкой существующего: в половине случаев «нового отчёта» хватает другого набора группировок и отборов. Если нет — пишем отчёт в расширении, чтобы он не мешал обновлениям.
Кто должен отвечать за отчёты директора?
Один человек — обычно финансовый директор или главный бухгалтер. Он следит, чтобы данные в базе были введены вовремя, проводит еженедельную проверку и решает, когда нужно менять настройки отчёта.
