Директорға Комплексная автоматизациядағы жүздеген есептің керегі жоқ. Оған апта сайын қарайтын бес-жеті сан және бұл сандардың дұрыс екеніне сенім керек. Көбіне мәселе есептің жоқтығында емес, оны ешкім компанияға бейімдеп баптамағанында, және директор қаржыгерден жиынтықты Excel-де ала береді. Төменде — біз КА-да басшыларға жинайтын жиынтық, әр есепті қайдан табуға болатыны және оған сену үшін базада не толтырылуы керек.
Директордың бес сұрағы және оларға есептер
| Сұрақ | КА-дағы есеп | Базада не болуы керек |
|---|---|---|
| Қанша ақша бар және бір айдан кейін не болады? | Ақша қаражатының қалдықтары, төлем күнтізбесі | Үзінділер күн сайын жүктеледі, төлемге өтінімдер және шарттар бойынша төлем кестелері |
| Бізге кім қарыз және біз кімге қарызбыз? | Клиенттердің берешегі, жеткізушілерге берешек, оның ішінде мерзімі өткен | Төлем шарттары бар шарттар, төлемдер тапсырыстарға немесе шарттарға байланған |
| Сатудан қанша таптық? | Кәсіпорынның жалпы пайдасы | Өзіндік құн есептелген, ай жабылған |
| Компания жалпы қанша тапты? | Қаржылық нәтиже (басқарушылық), шығыстар есебі | Шығыстар баптар мен бөлімшелер бойынша бөлінген |
| Қорлар мен өндіріс қандай күйде? | Тауарлардың қалдықтары мен айналымдылығы, өндіріске тапсырыстардың орындалуы | Қойма мен өндіріс құжаттары күнінде енгізіледі |
Компанияда бір-екі ұйым болса, барлық есеп бүкіл топ бойынша және әр ұйым бойынша бөлек құрылады. Бір базада бірнеше заңды тұлғаның есебі қалай құрылғаны — «КА-дағы фирмааралық сату» мақаласында.
Ақша: қалдықтар және төлем күнтізбесі
Директордың ең жиі есебі — «бүгін шоттарда қанша ақша бар». КА-да ол барлық банк шоттары, кассалар және ұйымдар бойынша бірден құрылады. Бірақ қалдық — бұл өткен. Басқару үшін төлем күнтізбесі маңыздырақ: клиенттердің төлем кестелері бойынша қандай түсімдер күтілетіні және өтінімдер мен шарттар бойынша қандай төлемдер жоспарланғаны.
Күнтізбе бос емес, пайдалы болуы үшін КА-да ақша қаражатын жұмсауға өтінімдерді жүргізіп, шарттарда төлем шарттарын көрсету керек. Мұны қалай баптау керектігін «КА-дағы қазынашылық және төлем күнтізбесі» мақаласында талдаймыз. Үзінділерді күн сайын жүктеуді банкпен тікелей алмасу арқылы қамтамасыз еткен оңай — бұл туралы «КА интеграциялары: банк, Kaspi, сайт» мақаласында.
Клиенттер мен жеткізушілердің берешегі
Клиенттердің берешегі бойынша есеп тек соманы ғана емес, мерзімнің өтуін де көрсетеді: кім, қанша күнге және қай шарт бойынша. Директорға менеджерлер бойынша топтастырумен «тек мерзімі өткен, 15 күннен астам» іріктеуі ең пайдалы. Сонда жоспарлау жиналысында әңгіме «жалпы дебиторлық берешек» туралы емес, нақты адамдар мен клиенттер туралы болады.
Есептің өтірік айтуына себеп болатын әдеттегі қате: төлемдер тапсырысқа немесе шартқа байланусыз келіп, «бірінші кезіккенге» бөлінеді. Нәтижесінде клиентте бір мезгілде берешек те, аванс та ілініп тұрады. Тексеру оңай: клиенттермен есеп айырысу есебінде бір шарт бойынша бір мезгілде берешегі де, алдын ала төлемі де бар клиенттер болмауы керек.
Жалпы пайда және қаржылық нәтиже
«Кәсіпорынның жалпы пайдасы» — сауда үшін басты есеп: тауарлар, клиенттер, менеджерлер, бағыттар бойынша түсім, өзіндік құн, пайда және рентабельділік. Ұқсас есеп УТ-да бар, онымен қалай жұмыс істеу керектігін «УТ-дағы талдау: жалпы пайда, ABC/XYZ, айналымдылық» мақаласында толық сипаттадық, — КА-да ол дәл солай құрылған.
КА-ның айырмашылығы — мұнда өндіріс те, шығыстардың толық есебі де бар. Сондықтан тек жалпы пайданы ғана емес, басқарушылық қаржылық нәтижені де алуға болады: түсім минус өзіндік құн минус баптар бойынша шығыстар. Ол үшін шығыстар баптар мен бөлімшелерге бөлінуі, ал өзіндік құн айды жабу кезінде есептелуі керек. Есептегі өзіндік құн нөлдік болса немесе секірсе, алдымен онымен айналысыңыз — қараңыз: «КА-дағы өзіндік құн: неге “ұшады”». Басқарушылық есепті тұтастай қалай құру керектігі — «КА-дағы басқарушылық есеп және есептілік» мақаласында.
Директор үшін маңызды сәт: айды жабуға дейінгі жалпы пайда — алдын ала. Ай ішінде өзіндік құн бағалау бойынша, ал түпкілікті — жабудан кейін есептеледі. Біз әдетте қаржыгермен директор ай бойынша «ресми» сандарды жабудан кейін, ал жедел сандарды ай ішінде қателікті түсіне отырып қарайтынына келісеміз.
Қорлар және өндіріс
Сауда-өндірістік компания үшін директорға үш нәрсе керек:
- Қалдықтар мен айналымдылық. Қоймада қанша ақша мұздатылған және тауар қанша күн жатыр. Айналымдылығы 90 күннен асатын тауарлар бойынша іріктеу — сатып жіберуге немесе сатып алушылармен сөйлесуге дайын тізім.
- Тиеп жөнелтілмеген тапсырыстар. Клиенттердің қанша тапсырысы қабылданған, бірақ тиеп жөнелтілмеген және неге: тауар жоқ, төленбеген, өндірілмеген.
- Өндірістің орындалуы. Өндіріске қанша тапсырыс жұмыста, қаншасының мерзімі өткен.
Директор есептерді пайдалануы үшін не істеу керек
Баптауларды сақтау. КА-дағы әр есепті баптап — іріктеулер, топтастырулар, көрсеткіштер — нұсқасын сақтауға болады. Біз директорға түсінікті атаулары бар бөлек нұсқалар жасаймыз: «Бүгінгі ақша», «Мерзімі өткен дебиторлық берешек», «Айдағы пайда».
Бастапқы бетке шығару. Директордың жұмыс үстелі кіргенде бөлімдерден іздемей, негізгі есептерді бірден көретіндей бапталады.
Кесте бойынша жіберу. Есептерді электрондық пошта арқылы кесте бойынша жіберуге болады — мысалы, әр дүйсенбі таңертең. Бағдарламаға кіргенді ұнатпайтын директорға бұл көбіне ең ыңғайлы.
Көрсеткіштерді мониторингтеу. КА-да мақсатты көрсеткіштерді мониторингтеу құралдары бар: қажетті көрсеткіштерді, олардың жоспарлы мәндерін беріп, ауытқуларды қарауға болады. Көрсеткіштер бестен көп болып, бағдаршамы бар бір экран керек болғанда ыңғайлы.
Телефоннан қолжетімділік. КА-мен браузер арқылы, оның ішінде телефоннан жұмыс істеуге болады. Қысқа есептер үшін бұл жеткілікті.
КА есептерінде не болмайды
Толыққанды бюджеттеу — жоспары, фактісі және келісуі бар КШБ мен АҚҚБ — типтік КА-да жоқ; бұл 1С:ERP-дің немесе бөлек сатып алынатын бюджеттеу модулінің мүмкіндіктері. ҚЕХС бойынша шоғырландыру да жоқ. Мұндай есептер керек болса, «КА-дағы бюджеттеу» және «1С:ERP немесе Комплексная автоматизация» мақалаларын қараңыз.
Басшыға арналған есептерді баптауды Комплексная автоматизацияны енгізу аясында немесе КА сүйемелдеуінде жасаймыз. Жұмыстар — сағатына 22 000 ₸-ден бастап; базада деректер мұқият жүргізілсе, бес-жеті есептің жиынтығы әдетте бірнеше сағатта бапталады.
Есептердің өтірік айтуына себеп болатын әдеттегі қателер
Құжаттарды «кейін» енгізеді. Қойма кірісті апта соңында, өндіріс — ай соңында рәсімдейді. Дүйсенбідегі директор есептері өткен шындықты көрсетеді. «Құжат операция күні» ережесі есептердің кез келген баптауынан маңыздырақ.
Өзіндік құн жабылмайды. Ай жабылмаған, өзіндік құн бағалау бойынша, ал директор жалпы пайда бойынша шешім қабылдайды. Жабу мерзімін келісіңіз — мысалы, айдың 10-ына дейін.
Шығыс баптары «әйтеуір болсын» деп. Шығыстардың жартысы «Басқа» бабына кетеді, ал қаржылық нәтиже ештеңені түсіндірмейді. Баптар тізімі қысқа, бірақ дұрыс толтырылған болғаны жақсы.
Апталық тексеру: сандарға сенуге бола ма
Дүйсенбіде, есептер директорға жіберілмей тұрып, бес минут. Бұл тексеруді әдетте қаржыгер немесе бас бухгалтер жасайды.
- Ақша. Есептегі банк шоттары бойынша қалдықтар клиент-банктегі сол күнгі қалдықтармен сәйкес келеді. Сәйкес келмесе — үзінді көшірме жүктелмеген.
- Дебиторлық берешек. Бір шарт бойынша бір мезгілде әрі берешегі, әрі аванс бар клиенттер жоқ.
- Өзіндік құн. Жалпы пайдада өзіндік құны нөлдік және рентабельділігі шындыққа ұқсамайтын жолдар жоқ.
- Шығыстар. «Прочие» бабының үлесі өткен аймен салыстырғанда өспеген.
- Қойма. Тауарлардың теріс қалдықтары жоқ.
Тармақ өтпесе, директор есепті нақты не әлі түзетілмегені туралы белгімен алады. Бұл сандарды үнсіз жіберіп, кейін алшақтықты кеңесте түсіндіргеннен адалырақ.
Жиі қойылатын сұрақтар
Неге КА-дағы жалпы пайда бухгалтерлік пайдамен сәйкес келмейді?
Бұл әртүрлі есептер: басқарушылық және регламенттелген. Басқарушылық есепте өзіндік құнның басқа бағалары, басқа валюта, өз баптары болуы мүмкін. Сонымен қатар айды жабуға дейін өзіндік құн алдын ала.
КА есептерін поштаға алуға бола ма?
Иә. КА-да есептерді кесте бойынша жіберу бар: қажетті баптаулары бар есепті, алушыларды және кезеңділікті таңдайсыз.
Директор есептері үшін бөлек бағдарлама керек пе?
Көп жағдайда жоқ: базада деректер мұқият жүргізілсе, КА-ның типтік есептері жетеді. Бөлек BI жүйелері деректер бірнеше әртүрлі бағдарламадан жиналғанда керек.
Директорға КА-да жоқ өз есебін жасауға бола ма?
Иә, бірақ алдымен оны бар есепті баптау арқылы алуға болмай ма, соны тексеріңіз: «жаңа есептің» жартысына топтастырулар мен іріктеулердің басқа жиынтығы жетеді. Болмаса — есепті жаңартуларға кедергі келтірмейтіндей кеңейтуде жазамыз.
Директор есептеріне кім жауап беруі керек?
Бір адам — әдетте қаржы директоры немесе бас бухгалтер. Ол базадағы деректердің уақытында енгізілуін қадағалайды, апталық тексеруді жүргізеді және есеп баптауларын қашан өзгерту керегін шешеді.
