«КА-да бюджеттер бар ма?» — көрсетілімде қаржы директорының алғашқы сұрақтарының бірі. Қазақстандық нұсқа үшін қысқа жауап: 1С:Комплексная автоматизация для Казахстана типтік конфигурациясының өзінде толыққанды бюджеттеу жоқ, бірақ оған бөлек «Бюджетирование» модулі шығарылады. Ал жоспарлау міндеттерінің бір бөлігі қазынашылықтың типтік құралдарымен шешіледі. Нені таңдау керегін және бюджеттік модельге батып кетпеу жолын талдайық.
Модульсіз КА-да не бар
Бюджеттеусіз де КА-да ақшаны жоспарлап, шығыстарды бақылауға болады:
- төлем күнтізбесі — күндер бойынша клиенттерден жоспарлы түсімдер және жеткізушілерге төлемдер;
- келісуі бар ақша қаражатын жұмсауға өтінімдер;
- кезеңге ақша қаражаты қозғалысы баптары бойынша жұмсау лимиттері.
Көптеген орта компаниялар үшін бұл өтімділікті басқаруға жеткілікті. Толығырақ — «КА-дағы қазынашылық және төлем күнтізбесі» мақаласында.
Мұнда жоқ нәрсе: баптар бойынша жоспар-фактісі бар кірістер мен шығыстар бюджеті (КШБ), «оптимистік / пессимистік» сценарийлер, бөлімшелер бойынша бюджетті келісу, болжамды баланс.
КА-ға арналған «Бюджетирование» модулі
1С:Комплексная автоматизация 8 для Казахстана үшін бөлек шешім шығарылады — «Бюджетирование» модулі. Оның релиздері КА релиздерімен бірге жарияланады, нұсқалар тарихы pro1c.kz сайтында және жаңартулар порталында бар. Модуль конфигурацияның белгілі бір нұсқаларына шығады, сондықтан КА-ны жаңарту алдында жаңа нұсқа үшін модульдің үйлесімді релизі бар-жоғын тексереміз — әйтпесе жаңартуды кейінге қалдыруға тура келеді.
Модуль құрамы мен жеткізу шарттарын көрсетілімде өзекті релизде көрсетеміз: функционал нұсқадан нұсқаға өзгереді, және біз оны жаттан сипаттамаймыз.
Компаниялар тобының шоғырландырылған бюджеті, көп деңгейлі келісуі бар бюджеттік модельдер және ҚЖО бойынша жоспар-факт керек болса, бірден 1С:ERP-ге қараған адалырақ — онда бюджеттеу типтік конфигурацияға кіреді. Салыстыру — «1С:ERP немесе Комплексная автоматизация» мақаласында.
Неден бастау керек: бағдарлама емес, әдістеме
Бюджеттеудегі ең қымбат қате — баптаудан бастау. Алдымен қағазда (немесе Excel-де) жауап беру керек:
- Қандай бюджеттер керек. Әдетте екеуі: АҚҚБ (ақша) және КШБ (кірістер мен шығыстар). Болжамды баланс аз адамға керек.
- Баптарға кім жауап береді. Бюджеттің әр бабы — нақты басшыда: сату — коммерциялық директорда, ЕАҚ — HR-да, жалдау — ӘШБ-да.
- Қандай көкжиек және қадам. Айлар бойынша бөлінген жыл — стандарт. АҚҚБ үшін 4–8 аптаға жылжымалы жоспар қосқан пайдалы.
- Факт қайдан алынады. Факт КА құжаттарынан автоматты түрде есептелуі керек. Факт үшін қолмен тарату керек болса, бюджеттеу үш айдан кейін өледі.
Төртінші тармақ есепке қойылатын талаптарды анықтайды: КА-дағы АҚҚ баптары мен шығын баптары бюджет баптарымен сәйкес келуі немесе оларға бір мәнді бейнеленуі керек.
Есеп баптары мен бюджет баптарының байланысы
Бастапқы әдеттегі көрініс: есепте 80 шығын бабы, бюджетте — 25. Шешім — есеп баптарын қайта атамай, сәйкестендіру жасау: бірнеше есеп бабы бір бюджет бабына жиналады. Сонда бухгалтерия үйреншікті түрде жұмыс істей береді, ал қаржы директоры өз құрылымын көреді.
Кері жағдай нашарырақ: бюджетте «Маркетинг» бабы бес қосалқы бапқа бөлінген, ал есепте бәрі бір жолмен жүреді. Қосалқы баптар бойынша фактіні алу мүмкін емес. Мұны іске қосуға дейін анықтап, есепті түзету керек.
Енгізу тәртібі
Жобаларда былай жүреміз:
- Есепті ретке келтіреміз: АҚҚ баптары, шығын баптары, қызмет бағыттары. Онсыз жоспар-факт мағынасыз — «КА-дағы басқарушылық есеп» мақаласын қараңыз.
- Қазынашылықты іске қосамыз: өтінімдер, төлем күнтізбесі, лимиттер. Бұл алғашқы айда-ақ нәтиже береді.
- АҚҚБ-ны, содан кейін КШБ-ны құрамыз — модульде немесе өтпелі кезеңге КА есептері мен Excel-де.
- Айды жапқаннан кейін алғашқы жоспар-факт циклін өткіземіз және құрылымды түзетеміз.
Алғашқы жылдық бюджет әрдайым дерлік дәл емес болып шығады — бұл қалыпты. Құндылық екінші-үшінші циклде, басшылар сандармен дауласпай, ауытқуларды түсіндіре бастағанда пайда болады.
Орта компания үшін АҚҚБ құрылымының мысалы
Ақша қаражаты қозғалысының бюджетінен бастаған дұрыс: ол компанияның күнделікті өміріне жақын, және ол үшін факт тікелей үзінділерден алынады. Баптардың жоғарғы деңгейінің мысалы:
| Бөлім | Баптар |
|---|---|
| Операциялық қызметтен түсімдер | Көтерме клиенттердің төлемдері, бөлшек клиенттердің төлемдері, басқа түсімдер |
| Операциялық қызмет бойынша төлемдер | Тауарлар мен материалдар жеткізушілеріне төлем, логистика, жалдау, коммуналдық, маркетинг, жалақы, салықтар мен жарналар |
| Инвестициялық қызмет | Жабдық сатып алу, үй-жайларды жөндеу |
| Қаржылық қызмет | Кредиттер алу және өтеу, топ ұйымдары арасындағы қарыздар, дивидендтер |
Әр бөлімнің ішінде — 5–10 бап, артық емес. Әр бап үшін жауаптыны және жоспар көзін алдын ала анықтаңыз: сату — сату бөлімінің жоспарынан, сатып алу — сату жоспары мен қор нормативтерінен, жалақы — штат кестесінен.
Бюджеттік цикл: кім, не және қашан
Техникалық тұрғыдан бюджетті бір күнде жинауға болады. Ұйымдастырушылық тұрғыдан цикл керек:
- 20-сына дейін бағыт басшылары келесі айға жоспар жібереді.
- 25-іне дейін қаржы директоры жоспарды жинақтап, кассалық алшақтықтарды іздейді, пысықтауға қайтарады.
- 28-іне дейін директор бюджетті бекітеді; бекітілген сомалар қазынашылықта лимиттерге айналады.
- Ай жабылғаннан кейін — жоспар-факт және 10 %-дан асатын ауытқуларды талдау.
Үшінші қадам болмаса, бюджет басқару құралы емес, болжам болып қалады. «Бекітілген бюджет → жұмсау лимиттері → өтінімдер» байланысы бюджетті жұмыс істейтін етеді: менеджер бап бойынша лимит таусылғанын ақша кетпей тұрып көреді.
Алғашқы айларда нені күту керек
Қиындықтар туралы адал:
- алғашқы екі-үш айда көптеген баптар бойынша ауытқулар үлкен болады — жоспарлауды да үйрену керек;
- фактілердің бір бөлігі «басқа» баптарда болып шығады — тарату ережелерін нақтылауға тура келеді;
- басшылар «тағы бір бап» сұрайды — құрылымды ұстаңыз, әйтпесе жоспар-факт оқылмайтын болады.
Бюджеттеу орнықты ма, қалай түсінуге болады
Нәтижені жарты жылдан кейін бағалайтын белгілер:
- бағыт басшылары жоспарды еске салусыз мерзімінде тапсырады;
- негізгі баптар бойынша ауытқулар «солай болды» емес, себептермен түсіндіріледі;
- қазынашылықтағы лимиттер өшірілмей, айына бір рет қайта қаралады;
- қаржы директоры жоспар-фактіге күндерді емес, сағаттарды жұмсайды.
Жарты жылдан кейін бірде-бір белгі орындалмаса, мәселе әдетте бағдарламада емес, бюджеттің директор деңгейінде иесі жоқтығында. Сонда модельді АҚҚБ-ға дейін жеңілдетіп, КШБ-ға кейінірек оралған жөн.
Бюджеттік модельдің қателері және оларды қалай байқауға болады
Бюджеттердің көбі бағдарламада емес, модельде бұзылады. Біз жиі кездестіретін қателер:
| Қате | Қалай байқауға болады | Не істеу керек |
|---|---|---|
| Баптар тым көп | Жоспар-факт экранға сыймайды, баптардың жартысы бойынша сомалар болмашы | Ұсақ баптарды ірілендірілген баптарға біріктіру |
| Жауаптысы жоқ бап | Ауытқуларды талдағанда санды ешкім түсіндіре алмайды | Бапты бағыт басшысына бекіту |
| Жоспарды бәрі үшін қаржыгер енгізеді | Басшылар өз бюджетін танымайды және ауытқуларға жауап бермейді | Жоспарды бап иесі жібереді, қаржыгер тек жинақтайды |
| Факт қолмен бөлінеді | Жоспар-факт ай жабылғаннан бір апта кейін дайын болады | Факт құжаттардан есептелетіндей КА есебіндегі баптарды түзету |
| Лимиттерді «уақытша» өшіреді | Өтінімдер лимиттен тыс келісусіз өтеді | Лимитті өшірмей, қайта қарау |
| Бюджет қайта қаралмайды | Жыл ортасында жоспарды фактімен енді ешкім салыстырмайды | Қалған айлардың жоспарын ай сайын нақтылау |
Соңғы екі қате ерекше қауіпті: формалды түрде бюджет бар, есептер құрылады, бірақ олар бойынша шешімдер енді қабылданбайды. Мұны тексеру оңай — бап бойынша ауытқу соңғы рет қашан жоспардың өзгеруіне немесе төлемнен бас тартуға әкелгенін сұраңыз.
Қанша тұрады
КА лицензиясы — тауар бетінде. Бюджеттеудің әдістемесі мен баптауын сағатпен есептейміз: сағатына 22 000 ₸-ден бастап. Іске қосудан кейінгі сүйемелдеу — 1С:Комплексная автоматизация сүйемелдеу бетінде.
Жиі қойылатын сұрақтар
Бюджеттеу Қазақстанға арналған типтік КА-ға кіре ме?
Типтік конфигурацияда толыққанды бюджеттеу жоқ. Оған бөлек «Бюджетирование» модулі шығарылады. Типтік құралдармен төлем күнтізбесі, өтінімдер және жұмсау лимиттері қолжетімді.
Бюджетті Excel-де жүргізіп, фактіні КА-дан алуға бола ма?
Болады, және шағын компаниялар үшін бұл орынды бастама. Бастысы — Excel-дегі баптар КА-дағы есеп баптарымен сәйкес келуі керек, әйтпесе фактіні қолмен таратуға тура келеді.
КА-дағы бюджеттеу ERP-ден немен ерекшеленеді?
1С:ERP-де бюджеттеу типтік конфигурацияға кіреді және компаниялар тобына, бюджеттік модельдерге және шоғырландыруға арналған. Бір-екі ұйым үшін әдетте модулі бар КА немесе қазынашылық жеткілікті.
Бюджетте қанша бап болуы керек?
Басшы ай сайын талдауға дайын болатындай. АҚҚБ-да әр бөлімде 5–10 бап ұстауға кеңес береміз: бұл кассалық алшақтықтарды көруге жеткілікті, әрі жоспар-факт бірнеше минутта оқылады. Егжей-тегжейді КА-ның есеп баптарында қалдырып, оны сәйкестендіру арқылы бюджет баптарына біріктірген дұрыс.
