Клиент заказал 200 единиц, менеджер пообещал отгрузку в пятницу, а снабженец узнал о заказе в четверг. Такие истории — главный аргумент за 1С:Комплексная автоматизация: продажи, закупки, склад, производство и деньги в одной базе, и заказ клиента сам становится потребностью для снабжения. Но работает это, только если цепочка документов выстроена без разрывов. Разберём её от начала до конца.
Цепочка документов
Типовой сквозной процесс в КА:
- Заказ клиента — что, сколько, по какой цене, когда отгрузить, как будет оплата.
- Обеспечение — для каждой строки заказа видно, откуда товар: со склада, от поставщика, из производства.
- Заказ поставщику — создаётся на основании потребности, а не «по памяти».
- Поступление товаров и услуг — приход на склад, ЭСФ от поставщика.
- Реализация товаров и услуг — отгрузка клиенту, выписка ЭСФ, при необходимости СНТ.
- Оплата — поступление денег от клиента и платёж поставщику, связанные с заказами.
Каждый документ создаётся на основании предыдущего. Это не формальность: так КА понимает, что поступление закрывает именно этот заказ поставщику, а он — именно этот заказ клиента.
Продажи: что настроить
Соглашения и виды цен
Условия продаж — цены, скидки, порядок оплаты — удобно задавать соглашениями с клиентами: типовым для всех и индивидуальными для крупных. Виды цен (оптовая, розничная, дилерская) рассчитываются от закупочной или задаются вручную.
Ошибка, которую мы встречаем постоянно: менеджеры правят цену в каждом заказе вручную. Через полгода отчёт по скидкам бессмыслен. Решение — ограничить права на ручное изменение цены и выдать менеджерам понятные соглашения.
Статусы заказов
Заказ клиента проходит статусы: от согласования до закрытия. Настройте, при каком статусе резервируется товар и с какого момента заказ попадает в потребности снабжения. Слишком раннее резервирование «замораживает» склад неподтверждёнными заказами; слишком позднее — снабжение узнаёт о потребности последним.
Контроль долгов
В соглашении или карточке клиента задаются допустимая сумма и срок задолженности. КА может не дать отгрузить клиенту с просрочкой. Это одна из самых полезных и самых редко включаемых настроек. Подробнее о работе с дебиторкой — на странице услуги по дебиторской задолженности.
Закупки: что настроить
Обеспечение потребностей
Снабженец в КА работает от потребностей: заказов клиентов, заказов на производство, минимальных остатков. Обработка обеспечения показывает, чего не хватает, и формирует заказы поставщикам. Если потребности не заполняются, проверьте статусы заказов клиентов и настройки складов — это две самые частые причины.
Условия поставщиков
Соглашения с поставщиками хранят цены, сроки поставки и условия оплаты. Сроки поставки нужны, чтобы КА подсказывала, когда заказывать. Условия оплаты попадают в платёжный календарь — см. «Казначейство в КА».
Дополнительные расходы
Доставку, таможню и другие расходы оформляйте отдельным документом с распределением на товары. Иначе себестоимость товара будет занижена, а маржа — завышена. Почему это важно — в статье «Себестоимость в КА».
ЭСФ и СНТ в цепочке
В КА ЭСФ выписываются на основании реализаций, а входящие ЭСФ сопоставляются с поступлениями. Если документы цепочки созданы «на основании», данные в ЭСФ заполняются без ручного ввода. СНТ на подконтрольные товары оформляются из документов отгрузки и перемещения. Общие правила — в статьях «ЭСФ из 1С» и «СНТ и виртуальный склад».
Где обычно рвётся цепочка
- Поступление без заказа поставщику. Потребность клиента остаётся «необеспеченной», снабжение заказывает товар повторно.
- Реализация без заказа клиента при работе по заказам. Резерв остаётся висеть, склад показывает меньше свободного товара, чем есть.
- Оплата без привязки к заказу или договору. Взаиморасчёты сходятся по сумме, но отчёты по долгам в разрезе заказов врут.
- Возврат оформлен новым поступлением, а не возвратом. Себестоимость и долги клиента искажаются.
Раз в месяц полезно смотреть отчёт по незакрытым заказам: всё, что висит дольше двух-трёх месяцев, — либо забытая отгрузка, либо документ без связи.
Возвраты: от клиента и поставщику
Возврат — та точка, где цепочка рвётся чаще всего, потому что его оформляют «как получится». В КА для этого есть отдельные документы: «Возврат товаров от клиента» (раздел «Продажи» → «Возвраты и корректировки») и «Возврат товаров поставщику». Возврат от клиента можно оформить с указанием документа реализации или без него; правильнее — с указанием, на основании исходной продажи.
Почему это важно:
- Себестоимость. В документе возврата от клиента есть колонка «Себестоимость», и её можно определить из документа продажи — тогда товар вернётся по той себестоимости, что была зафиксирована при продаже. Новое «поступление» от клиента создаст партию с другой ценой и исказит маржу.
- Долги. Возврат уменьшает задолженность по тому же договору и заказу. Отдельный приход оставит клиенту долг, которого нет.
- ЭСФ. По возврату нужен корректный документ в ИС ЭСФ, связанный с исходным счётом-фактурой. Если возврат оформлен «с нуля», связь с исходным ЭСФ теряется.
Как заметить проблему: в отчёте по продажам у клиента есть выручка без возвратов, а на складе — непонятные поступления от покупателей. Это повод пересмотреть, как отдел продаж оформляет возвраты.
Как проверить, что цепочка работает
Раз в неделю в первые месяцы после запуска мы проходим короткий список:
| Проверка | Где смотреть | Что значит отклонение |
|---|---|---|
| Нет поступлений без заказа поставщику | Список поступлений с отбором по пустому заказу | Снабжение закупает мимо потребностей |
| Нет реализаций без заказа (если работаете по заказам) | Список реализаций | Резервы зависают |
| Оплаты привязаны к договорам и заказам | Отчёт по взаиморасчётам | Долги в разрезе заказов не сходятся |
| Дополнительные расходы распределены | Документы распределения расходов | Себестоимость занижена |
| Нет заказов клиентов, зависших в «К обеспечению» без движения | Отчёт по заказам клиентов | Потребность не дошла до снабжения |
Если по всем пунктам чисто две-три недели подряд, проверку можно делать раз в месяц.
КА или связка УТ + Бухгалтерия
Если производства нет, а нужны только продажи, закупки и склад, тот же процесс можно построить в 1С:Управление торговлей с обменом с Бухгалтерией. Когда выгоднее одна база КА, разобрано в статье «УТ и Бухгалтерия с обменом или одна база КА». Про закупки в УТ — «Закупки в УТ».
Пример настройки статусов заказа клиента
Вариант, который мы часто предлагаем оптово-производственной компании:
| Статус | Что происходит | Кто переводит |
|---|---|---|
| На согласовании | Цены и сроки обсуждаются, резерва нет | Менеджер |
| К обеспечению | Заказ попадает в потребности снабжения и производства | Менеджер после подтверждения клиентом |
| К отгрузке | Товар собран, можно оформлять реализацию; при предоплате — после оплаты | Менеджер |
| Закрыт | Всё отгружено и оплачено либо остаток отменён | Менеджер или регламентная обработка |
Главная договорённость — переводить заказ в «К обеспечению» только после подтверждения клиентом. Иначе снабжение закупает под заказы, которые потом отменяются. Точные названия статусов зависят от релиза и настроек — суть в том, чтобы у каждого статуса было понятное действие.
Предоплата, отсрочка и частичная отгрузка
Условия оплаты задаются в соглашении или заказе: полная предоплата, частичная, отсрочка с графиком. От них зависит, когда заказ можно отгружать и что попадёт в платёжный календарь как ожидаемое поступление.
Частичная отгрузка — обычное дело: часть товара есть, часть ждёт поставки. В КА это несколько реализаций по одному заказу. Не создавайте для остатка новый заказ — потеряется связь с исходной потребностью и историей клиента.
Отчёты, которые стоит смотреть
- по продажам и валовой прибыли — менеджеры, клиенты, товары;
- по заказам клиентов — что не отгружено и почему;
- по обеспечению — что заказано у поставщиков и когда придёт;
- по задолженности — кто должен, сколько и с какой просрочкой.
Четыре отчёта закрывают большую часть вопросов коммерческого директора. Сохраните для каждого руководителя свои варианты с нужными отборами. О том, как КА подходит для директора, — в статье «Управленческий учёт и отчётность в КА».
С чего начать внедрение сквозного процесса
Не обязательно запускать всю цепочку сразу. Рабочий порядок:
- Склад и реализации — правильные остатки и отгрузки, ЭСФ из программы.
- Поступления и дополнительные расходы — корректная себестоимость.
- Заказы клиентов и контроль долгов — дисциплина продаж.
- Обеспечение и заказы поставщикам — снабжение по потребностям.
- Связь с казначейством — графики оплат в платёжном календаре.
Каждый шаг даёт результат сам по себе, и пользователи не получают десять новых документов в один день.
Стоимость
Лицензия — 1С:Комплексная автоматизация для Казахстана. Настройку процессов считаем по часам: от 22 000 ₸ в час. Как проходит внедрение — на странице внедрения и настройки КА.
Частые вопросы
Обязательно ли работать через заказы клиентов?
Нет. Для розничных и мелкооптовых продаж со склада можно оформлять реализацию сразу. Заказы нужны, когда товар резервируется, закупается или производится под клиента.
Можно ли запретить отгрузку должникам?
Да, через контроль задолженности в соглашениях с клиентами. Важно заранее договориться с отделом продаж о допустимых суммах и сроках.
Как снабжению узнать о новом заказе клиента?
Через обеспечение потребностей: заказ клиента с нужным статусом формирует потребность, которую снабженец видит в обработке обеспечения.
Как оформить возврат товара от покупателя?
Документом возврата от клиента на основании исходной реализации. Так товар вернётся по исходной себестоимости, уменьшится долг клиента, а по ЭСФ можно будет выписать исправленный или дополнительный счёт-фактуру к исходному.
