Типичная картина в группе из пяти-семи компаний: каждая дочка покупает сама, у каждой свой поставщик дизельного топлива, свои цены на спецодежду и свой «проверенный» подрядчик на ремонт. Управляющая компания узнаёт об этом, когда сводит затраты за год и видит, что одну и ту же позицию группа покупала по трём разным ценам с разницей в 15–20%. Централизованные закупки нужны не ради контроля как такового, а чтобы группа торговалась с поставщиком как один крупный покупатель.
В 1С:Управление холдингом для Казахстана для этого есть отдельная подсистема. В документации к редакции 3.2 она называется «Корпоративные закупки», в более ранней редакции 1.3 — «Централизованное управление закупками». Ниже — как она устроена и на чём обычно спотыкаются проекты.
Что подсистема умеет на самом деле
По документации подсистема закрывает весь цикл отдела закупок группы:
- аккредитация и квалификация поставщиков;
- сбор потребностей организаций и их филиалов;
- контроль лимитов по бюджету движения денежных средств;
- учёт аналогов номенклатуры;
- покрытие потребности действующими договорами;
- планирование, подготовка и проведение закупочных процедур;
- исполнение договоров и передача купленного потребителям внутри группы.
Важно понимать границу. УХ — это система управляющей компании, а склад, приходные накладные и бухгалтерия дочек обычно живут в их собственных базах: Бухгалтерии, УТ или КА. Поэтому первый вопрос проекта не «какие документы включить», а «где поставщик подписывает договор и где оформляется поступление». От ответа зависит, какие обмены придётся настраивать.
Сквозной процесс: от заявки ЦФО до оценки поставщика
1. Потребности дочек
Потребность регистрирует ЦФО документом «Заявка на обеспечение» — в разрезе организации, ЦФО и, если нужно, проекта. Одна деталь, которую мы считаем самой полезной во всей подсистеме: цену в заявке пользователь вручную не вводит. Она подставляется из документа «Установка цен номенклатуры» по типу цен, выбранному в настройках, или по кнопке «Расценить». Это снимает вечную проблему, когда инициатор занижает цену, чтобы заявка прошла по бюджету.
Для долгого горизонта удобен режим «Кросс-таблица»: объёмы планируются по периодам с той периодичностью, которая задана в настройках, — месяц или квартал. Документация рекомендует месяц, и мы с этим согласны: квартальные потребности потом всё равно приходится дробить под графики поставок.
2. Экспертиза и замена на аналоги
Бухгалтер заказывает принтер, бюджет согласует его руководитель, а модель уточняет и закупку курирует ИТ-служба — этот пример приводится прямо в документации. Для этого есть экспертиза заявок экспертами ЦФО по функциональным направлениям и замена позиций на аналоги. Именно здесь группа экономит: десять заявок на «ноутбук для бухгалтера» с разными моделями превращаются в одну позицию с одной ценой.
3. Программа закупок
Утверждённые потребности собираются в строки плана закупок, а строки — в документ «Программа закупок». Программа бывает годовой и инвестиционной, у неё есть версии, черновики и цветовые маркеры строк: новые, изменённые, отменённые в текущей версии. Если в программе есть импортные позиции в валюте, они показываются на отдельной закладке — мелочь, но финансовому директору удобно видеть валютный риск сразу.
4. Закупочная процедура
Для лота выбирается способ: закупка у единственного поставщика, конкурс, аукцион, запрос котировок, запрос предложений и другие. В процедуре есть стадии, сроки и ответственные, закупочная комиссия с ролями председателя, членов и секретаря, предложения участников и их сравнение. Аккредитованные поставщики заранее проходят проверку по требованиям группы, а при подключении личного кабинета могут регистрироваться сами.
5. Договор, заказ, поставка
По итогам закупки заключается договор с графиком поставок. Исполнение отражается заказами поставщику, поступлениями и возвратами; для споров есть документ «Претензия». При проведении заказ сверяется с остатком графика поставок, а в редакции 1.3 документация отдельно описывает проверку превышения количества, цены и суммы относительно плановых потребностей. Как договоры и лимиты работают в УХ в целом, мы разбирали в статье «Управление договорами и лимитами в УХ».
6. Оценка поставщиков
Регулярная оценка — по критериям, которые настраиваются для каждой организации и функционального направления. Часть критериев расчётные, на запросах к данным, остальные ставят эксперты. Это та функция, до которой проекты почти никогда не доходят в первый год, хотя именно она даёт аргументы на переговорах.
Неочевидная настройка: подтверждение объёма
Договор с графиком поставок подписан на год, а потребность цеха через три месяца изменилась. Менеджер по закупкам смотрит на график и заказывает по нему — группа покупает лишнее и платит за хранение. В УХ для этого есть «Подтверждение объёма закупки»: ЦФО подтверждают к заказу только нужные объёмы, и менеджер не может заказать больше.
Ловушка в том, что подтверждение настраивается только на уровне товарных категорий. Если номенклатура не разнесена по категориям, функция просто не заработает. Поэтому разнесение номенклатуры по товарным категориям мы ставим в план до старта, а не «потом почистим». Для проверки связи номенклатуры и категорий в форме настройки подтверждения есть отдельный отчёт.
Что централизовать, а что оставить дочкам
Централизовать всё — ошибка того же рода, что согласовывать каждую оплату. Мы обычно делим номенклатуру на три группы:
| Группа | Примеры | Кто закупает |
|---|---|---|
| Общие для группы, большие объёмы | топливо, металл, спецодежда, ИТ-техника, связь | Управляющая компания, через программу закупок и конкурентные процедуры |
| Специфичные, но дорогие | оборудование, подряд на ремонт, капстроительство | Дочка, с обязательной процедурой и участием комиссии группы |
| Мелкие и срочные | канцелярия, разовые услуги | Дочка сама, вне программы закупок, в пределах лимита |
Порог между второй и третьей группой — решение финансовой службы, а не программиста. Его стоит записать в положение о закупках до того, как начнётся настройка.
Казахстанская специфика
Если в группе есть компании, обязанные проводить закупки по специальным правилам (например, по законодательству о закупках отдельных субъектов квазигосударственного сектора), их закупки проводятся на соответствующих электронных площадках. Интеграцию УХ с конкретной площадкой мы не обещаем «из коробки» — её наличие нужно проверять под проект. Рабочая схема в таких случаях: УХ ведёт потребности, план и контроль исполнения, а сама процедура проходит на площадке, и в УХ прикладываются протоколы. Документация прямо допускает такой вариант: при закупке в электронной форме в процедуре хранятся сканы протоколов и договоров.
Для коммерческих компаний группы ограничений нет, кроме внутреннего положения о закупках.
Ошибки, которые мы видим чаще всего
- Начинать с процедур, а не с номенклатуры. Пока у дочек разные справочники и одна позиция заведена пятью способами, консолидировать потребность невозможно. Сначала единая НСИ — подробнее в статье «Управление НСИ группы».
- Нет плановых цен. Заявки без цены не проверить по лимиту БДДС. Документ «Установка цен номенклатуры» нужно заполнить до первой заявочной кампании.
- Программа закупок «для галочки». Если 70% закупок идут вне программы, система только фиксирует хаос. Смотрите долю закупок вне программы каждый квартал.
- Связь с бюджетом включили, а бюджет не утвердили. Контроль лимитов без утверждённого бюджета ДДС блокирует всё подряд, и пользователи требуют его отключить. Как выстроить бюджет, описано в статье «Бюджетирование группы компаний».
- Забыли про учётные базы дочек. Поступление в УХ без поступления в учёте дочки — двойной ввод, от которого через месяц откажутся.
УХ или закупки в КА и ERP
Если вся группа работает в одной базе 1С:Комплексная автоматизация или 1С:ERP, закупки в ней ведутся сквозным процессом от заказа до поступления — см. статью «Закупки и продажи в КА». УХ нужна, когда компании живут в разных базах, а группе требуются единая программа закупок, конкурентные процедуры, комиссия и аккредитация поставщиков на уровне холдинга. Продукт и комплект поставки — в карточке 1С:Управление холдингом.
Как запускать
Мы предлагаем идти в таком порядке:
- Единый справочник номенклатуры и товарных категорий, плановые цены.
- Заявки на обеспечение от двух-трёх дочек по одной-двум категориям с наибольшим оборотом.
- Программа закупок и конкурентные процедуры по этим категориям.
- Договоры с графиками поставок, заказы, обмен поступлениями с учётными базами.
- Контроль лимитов БДДС, подтверждение объёмов, оценка поставщиков.
Первые результаты видны на первой же заявочной кампании: группа впервые видит свою суммарную потребность и может прийти к поставщику с реальным объёмом.
Частые вопросы
Можно ли вести закупки в УХ, если дочки работают не в 1С?
Потребности, план и процедуры ведутся в УХ независимо от учётной системы дочки. Сложнее с поступлениями: их придётся получать обменом через файлы или вводить в УХ, если обмен не настроен.
Нужно ли сразу включать сквозное планирование потребности?
Это самый полный вариант учёта, и он даёт контроль по лимитам и подтверждение объёмов. Но он требует дисциплины заявок от всех ЦФО. Если группа к этому не готова, начинают с более простого варианта и переходят к сквозному планированию со второй кампании.
Кто должен вести закупки — УК или отдельная компания группы?
Оба варианта рабочие: в лоте указываются заказчик, организатор закупки и контролирующая организация. Выбор зависит от того, кто подписывает договоры с поставщиками и как распределяются затраты внутри группы.
Как быстро окупается централизация?
Мы не называем цифр до анализа закупок группы. Экономия возникает там, где одну позицию покупают несколько компаний по разным ценам, — это видно уже по выгрузке поступлений за год.
