Қазынашылығы жоқ холдингте «топта қанша ақша бар және осы аптада не кетеді» деген сұрақ бухгалтерияларға қоңырау шалу арқылы шешіледі. Ал еншілес компаниялардың ірі төлемдерін қаржы директоры кейін — үзінді көшірмеден көреді. 1С:Управление холдингом жүйесіндегі қазынашылық мұны процеске айналдырады: әр төлем өтінімнен басталады, келісуден және лимиттерді тексеруден өтеді, топтың төлем күнтізбесіне түседі — және тек содан кейін банкке жіберіледі.
УХ құжаттамасында бұл блок «Казначейство, управление договорами и лимитами» деп аталады — және бұл кездейсоқ емес: шарттар мен лимиттерсіз қазынашылық төлем тапсырмасындағы электрондық визаға айналады.
Орталықтандырудың үш деңгейі
Баптау алдында топ модельді таңдауы керек. Техникалық тұрғыдан УХ әртүрлі нұсқаларды қолдайды, айырмашылық — төлем туралы шешімді кім қабылдайтынында және оны кім жүргізетінінде.
| Модель | Кім шешеді | Кім төлейді | Қашан сәйкес келеді |
|---|---|---|---|
| Бақылау | Компания, БК көреді және тоқтата алады | Компания | Дербес еншілес компаниялар, бірінші қадам |
| Келісу | БК шектен жоғары немесе баптар бойынша өтінімдерді келіседі | Компания | Холдингтердің көпшілігі |
| Орталықтандырылған төлемдер | БК | БК қазынашылығы компаниялардың шоттарынан | Ортақ жеткізушілердің үлесі жоғары, есеп айырысудың бірыңғай саясаты |
Біз әрдайым дерлік сатылап жүруді ұсынамыз. Бірден толық орталықтандыруға көшу еншілес компаниялар бухгалтерияларының әдеттегі жұмысын бұзады, ал қарсылық пайданы жеп қояды.
УХ-та процесс қалай құрылған
Төлемге өтінім
Бастамашы — менеджер, жабдықтаушы, еншілес компанияның бухгалтері — өтінім жасайды: алушы, сома, шарт, АҚҚ бабы, ҚЖО, қалаған күн. Шарт пен бапсыз өтінім — жоспар-фактідегі хаостың көзі, сондықтан бұл өрістердің міндеттілігін алғашқы күннен қосқан дұрыс. Маршруттарды қалай құру керегін «Төлемге өтінімдерді келісу» мақаласында бөлек талдаймыз.
Келісу
Маршрут сомаға, бапқа, компанияға байланысты: белгілі бір сомаға дейін компания директоры жеткілікті, одан жоғары — топтың қаржы директоры, күрделі салымдар бойынша — инвестициялық комитет. Келісуші контекстті көреді: шарт, қанша төленгені, лимит қалдығы.
Лимиттер
Лимиттер қазынашылықты бюджетпен байланыстырады. Егер «Маркетинг» бабы бойынша айлық АҚҚ бюджеті таусылса, өтінім автоматты түрде өтпейді — жеке келісу немесе лимитті ауыстыру қажет болады. Лимиттер алынатын АҚҚ бюджеттері «Компаниялар тобын бюджеттеу» мақаласында сипатталған.
Лимиттерді шарттар бойынша да беруге болады: шарт сомасынан артық төлем бұғатталады.
Төлем күнтізбесі
Қазынашы топтың барлық келісілген өтінімдерін күндер бойынша, барлық компаниялардың шоттарындағы қалдықтарды және жоспарлы түсімдерді көреді. Мұнда шешімдер қабылданады: бүгін нені төлеу, нені кейінге қалдыру, компаниялардың бірінде кассалық алшақтықты жабу үшін қай жерде топішілік қарыз керек. Мұндай қарыздарды қалай ресімдеу және өтімділік пулдарын баптау керегін «Топішілік қарыздар және кэш-пулинг» мақаласында талдаймыз.
Төлеу және банкпен алмасу
Келісілген өтінімдерден төлем тапсырмалары қалыптастырылып, банкке жіберіледі. Үзінді көшірмелер қайтып келіп, өтінімдерді жабады — осылайша «келісілді, бірақ төленбеді» мәртебесі көрінеді. Алмасу туралы толығырақ — «УХ-ты банктермен интеграциялау» мақаласында.
Ақша қайда: еншілес компаниялардағы есеп
Жиі сұрақ: егер өтінімдер мен төлем тапсырмалары УХ-та жасалса, еншілес компанияның бухгалтериясында не болады? Нұсқалар әртүрлі: төлем тапсырмалары УХ-та қалыптастырылып, еншілес компанияның базасына алмасу арқылы түседі, не УХ еншілес компанияның базасына келісілген өтінімді береді, ал төлем тапсырмасы сонда жасалады. Таңдау еншілес компаниялар есепті қандай бағдарламаларда жүргізетініне және төлемдерді банкке кім жіберетініне байланысты. Бұл шешім жұмыс барысында емес, жобалау кезеңінде қабылданады.
Типтік қателер
- Бәрін келісу. Егер 20 000 ₸ әр төлем топтың қаржы директорының визасын күтсе, бір айдан кейін визаларды қарамай қоя бастайды. Шек пен бақыланатын баптар тізбесі — жобаның міндетті бөлігі.
- Шарттарсыз қазынашылық. Шарттарға байланыстырусыз артық төлемдер мен мерзімдерді бақылау мүмкін емес, ал келісуші контекстті көрмейді.
- Бюджетсіз лимиттер. «Қолмен» енгізілген лимиттер жоспармен байланыспайды және мағынасын тез жоғалтады.
- Үзінді көшірмелерді қолмен енгізу. Егер төлем мәртебесі қолмен жаңартылса, төлем күнтізбесі шындықтан күндерге артта қалады.
УТ, КА және ERP жүйесіндегі қазынашылықтан айырмашылығы
УТ, КА және ERP жүйесінде де шығындауға өтінімдер мен төлем күнтізбесі бар — бірақ бір базаның ішінде. Егер топтың барлық компаниясы бір КА немесе ERP-де жұмыс істесе, бұл жеткілікті болуы мүмкін. УХ компаниялар әртүрлі базаларда болғанда, ал топтың ақшасын бір жерден көріп, бақылау керек болғанда қажет.
Өнімге шолу — «1С:Управление холдингом деген не» мақаласында, өнім — 1С:Управление холдингом карточкасында. Баптау жұмыстары — сағатына 22 000 ₸-ден бастап.
Қалай іске қосу керек: қадамдық жоспар
Біз қазынашылықты әр қадам өз алдына пайда әкелетіндей етіп іске қосамыз:
- Қалдықтардың көрінуі. Топтың барлық компаниясының шоттарындағы қалдықтар УХ-қа күн сайын жүктеледі. Осының өзі «бізде қанша ақша бар» деген сұраққа жауап береді.
- Бұғаттаусыз өтінімдер. Компаниялар ірі төлемдерге өтінімдер жасайды, қаржы қызметі оларды көреді, бірақ тоқтатпайды. Адамдар процеске үйренеді.
- Шектен жоғары келісу. Сомадан жоғары немесе сезімтал баптар бойынша өтінімдерге маршруттар қосылады: күрделі салымдар, қарыздар, консультациялық қызметтер.
- Лимиттер. АҚҚ бюджеті бекітілгенде өтінімдер лимиттер бойынша тексеріле бастайды.
- Төлем күнтізбесі және орталықтандыру. Қазынашы топтың төлемдерін жоспарлайды, басшылықтың шешімі бойынша төлемдердің бір бөлігі басқарушы компанияға өтеді.
Қадамдар арасында процесс орнығуы үшін бір-екі ай жұмыс.
Регламент: қағазға не жазу керек
Бағдарлама регламентті орындайды, бірақ оны ойлап таппайды. Баптау алдында қаржы қызметі мыналарды бекітеді:
- топтың келісуін талап ететін сома шектері мен баптар;
- мерзімдер: өтінім төлемге дейін неше күн бұрын беріледі, ағымдағы күннің төлемдері сағат нешеге дейін келісіледі;
- демалыстағы келісушілерді кім алмастырады;
- шұғыл төлемдермен не істеу керек — «қаржы директорына қоңырау шалу» емес, жеке маршрут;
- кассалық алшақтықтар кезіндегі топішілік қарыздар ережелері.
Мұндай құжатсыз келісу маршруттары апта сайын қайта жазылады.
Еншілес компания бухгалтериясы үшін не өзгереді
Қазынашылық еншілес компаниялардың бухгалтерлеріне бәрінен көп әсер етеді, және жобаның табысы олардың көзқарасына байланысты. Іс жүзінде олар үшін не өзгереді:
- төлемді «директордың қоңырауы бойынша» жіберуге болмайды — алдымен өтінім;
- шарттарда тәртіп керек: өтінім шартқа сілтеме жасайды, ал шарт есепте енгізілген болуы керек;
- АҚҚ бабы ай жабылғанда таңдалмай, бірден көрсетіледі;
- үзінді көшірмелер күн сайын жүктеледі, әйтпесе топтың төлем күнтізбесі нақты қалдықтарды көрмейді.
Оның орнына бухгалтерия түсінікті ережелер алады: кім келіседі, қандай мерзімде және шұғыл төлемдермен не істеу керек. Әдетте бірінші айдан кейін «шұғыл» қоңыраулар саны айтарлықтай азаяды — себебі барлық өтінім алдын ала көрінеді.
Біз тек басқарушы компанияның қазынашылығы үшін емес, еншілес компаниялардың бухгалтерлері үшін де бөлек қысқа оқыту өткіземіз. Бұл бір компанияға бір-екі сағат, және ол жобаның кез келген басқа бөлігінен тезірек өзін ақтайды.
Қазынашылықтың жұмыс істей бастағанын қалай түсінуге болады
Іске қосудан кейін үш-төрт айдан соң нәтижені бағалайтын қарапайым белгілер: бір аптаға алдағы төлем күнтізбесі ірі тосынсыйларсыз нақты төлемдермен сәйкес келеді; «күні-күнге» берілген өтінімдердің үлесі азаяды; қаржы директоры топ қалдықтары туралы сұраққа қоңыраусыз жауап береді; лимиттен және шарттан артық төлемдер саны түсінікті негіздемесі бар жекелеген жағдайларға дейін қысқарады. Кемінде екі белгі орындалмаса, баптауларға емес, регламентке оралған жөн.
Баптауға дейін не дайындау керек: деректер чек-парағы
Қазынашылықты баптау бағдарламаға емес, анықтамалықтарға тіреледі. Жоба басталғанға дейін мыналарды жинаңыз:
- топтағы барлық компаниялардың есеп айырысу шоттарының тізбесі: банк, валюта, қол қою құқығы кімде;
- АҚҚ баптарының бірыңғай анықтамалығы — әр еншілес компанияда өзінікі емес, бүкіл топқа біреу;
- ҚЖО тізбесі және олардың жауаптылары;
- ірі жеткізушілермен жасалған қолданыстағы шарттар мен қаржыландыру шарттарының тізілімі;
- келісу матрицасы: сома, бап, компания → кім келіседі;
- тұрақты төлемдер тізімі — жалдау, кредиттер, салықтар — олар соңғы күні өтініммен емес, төлем күнтізбесіне алдын ала түсуі үшін.
Әдетте АҚҚ баптарын біріздендіру ең көп уақыт алады. Еншілес компаниялардың өз жіктеуіштері болса, оларды топтық жіктеуішпен сәйкестендіру керек, әйтпесе төлем күнтізбесі мен жоспар-факт әртүрлі сандарды көрсетеді. УХ-та шарттар мен төлем кестелері қалай құрылғаны «УХ-тағы шарттар мен лимиттер» мақаласында талданған.
Жиі қойылатын сұрақтар
Қазынашылықты бюджеттеусіз іске қосуға бола ма?
Болады, өтінімдер, келісу және төлем күнтізбесі деңгейінде. Бірақ бюджетсіз АҚҚ баптары бойынша лимиттерді беретін негіз жоқ, сондықтан толыққанды бақылау бюджетпен бірге пайда болады.
1С-та жұмыс істемейтін компаниялармен не істеу керек?
Өтінімдер мен келісуді кез келген компания үшін УХ-та жүргізуге болады. Бұл жағдайда төлем тапсырмалары мен үзінді көшірмелер алмасуы банк немесе файлдарды жүктеп шығару арқылы бапталады.
Өтінімдерді телефоннан келісуге бола ма?
1С веб-клиенті арқылы келісуші орнатылған бағдарламасыз браузерден жұмыс істей алады. Басшыларға ыңғайлы нұсқаны жобалау кезінде таңдаймыз.
Іске қосу қанша уақыт алады?
«Бақылау» немесе «келісу» моделі бар бір-екі компаниядағы пилот — ең жылдам нұсқа. Қалған компанияларға тарату пилоттан тезірек жүреді.
Бағыт бойынша күте алмайтын шұғыл төлемді не істеу керек?
Ол үшін мерзімі қысқа және келісушілер шеңбері тар жеке бағыт қарастырыңыз, ал шұғылдық белгісін негіздемесімен ғана рұқсат етіңіз. Шұғыл өтінімдер көбейсе, бұл «шұғыл» бағытты кеңейту емес, регламенттегі беру мерзімдерін қайта қарау керегінің белгісі.
