В холдинге без системы согласование платежа выглядит так: менеджер пишет служебку, несёт её начальнику, потом в бухгалтерию, потом ждёт, пока финансовый директор вернётся из командировки. В пятницу казначей собирает пачку подписанных заявок, сверяет их с остатками на счетах и бюджетом в Excel, и половину откладывает «на понедельник». Поставщик звонит, производство ждёт.
1С:Управление холдингом переносит этот путь в систему: заявка, маршрут, контроль бюджета и платёжный календарь связаны между собой. Ниже — как это работает и где чаще всего ошибаются при настройке.
Заявка на оплату — центр казначейства
В УХ для планирования денежного потока есть два документа: заявка на оплату (расход) и планируемое поступление денежных средств. Заявка — это обещание будущего платежа с датой, суммой, получателем, договором, статьёй бюджета и центром финансовой ответственности (ЦФО).
Из заявки рождается всё остальное:
- она занимает резерв в бюджете движения денежных средств;
- попадает в платёжный календарь;
- после согласования и включения в платёжную позицию превращается в платёжное поручение;
- после выписки банка закрывается фактом.
Поэтому заявка должна быть заполнена полностью уже при создании. Если статья и ЦФО «уточняются потом», контроль бюджета не работает.
Маршруты согласования
Маршруты в УХ настраиваются для любых документов и справочников, в том числе для заявок. Условия маршрута — сумма, организация группы, статья, ЦФО, контрагент — определяют, кто и в каком порядке согласует.
Пример маршрута, который мы считаем разумной отправной точкой:
| Шаг | Кто | Когда включается |
|---|---|---|
| 1 | Руководитель ЦФО | Всегда |
| 2 | Финансовый контролёр | Если превышен бюджетный лимит или сумма выше порога |
| 3 | Финансовый директор группы | Если сумма выше второго порога или платёж внутри группы |
| 4 | Казначей | Всегда: включение в платёжную позицию |
Чего мы советуем избегать: маршрутов на семь-десять шагов «для надёжности». Сам разработчик в рекомендациях по внедрению казначейства пишет: не используйте слишком сложные маршруты согласования. Каждый лишний шаг — это сутки задержки, а реальной проверки он не добавляет: на пятом шаге уже никто не читает, просто нажимают «согласовать».
Что ускоряет согласование
В УХ есть три механизма, которые экономят больше времени, чем любая оптимизация маршрута:
- Согласование по таймауту. Если согласующий не ответил за заданное время, шаг проходит автоматически. Подходит для информационных шагов, где согласующий скорее наблюдатель.
- Согласование ответным письмом. Руководитель получает письмо и согласует ответом на корпоративной почте, не входя в программу.
- Уведомления. Система рассылает напоминания и оповещения — производитель упоминает более 70 событий, на которые можно подписаться.
Контроль бюджетных лимитов
При создании заявки система проверяет остаток лимита по статье и ЦФО с учётом уже зарезервированных сумм. Что делать при превышении, задаётся настройкой:
- отклонить заявку автоматически;
- запросить обоснование и направить на дополнительное согласование;
- просто проинформировать.
Подробнее о видах лимитов и о том, почему не стоит сразу включать жёсткий контроль, — в статье «Управление договорами и лимитами в УХ».
Ещё один инструмент — директивы разрешения и запрета платежей. С их помощью казначейство блокирует платежи определённому контрагенту или по договору, например на время претензии, и такая заявка просто не пройдёт. Если оплаты идут по договорам, заключённым централизованно по итогам закупок группы, заявки удобно связывать с этими договорами — как устроены сами закупки, мы разбирали в статье «Централизованные закупки группы компаний».
Платёжная позиция и календарь
Согласованная заявка ещё не платёж. Казначей формирует платёжную позицию на день с учётом срочности и приоритета заявок и остатков на счетах. В УХ есть:
- платёжный календарь с прогнозом ликвидности, в том числе с учётом вероятности поступлений;
- анализ достаточности средств в разрезе организаций, банков и валют;
- сценарии «что если» в мультивалютном календаре;
- панель «Информация для казначея».
Если денег не хватает, заявки с низким приоритетом переносятся, а система показывает кассовый разрыв заранее. Как устроено централизованное казначейство в целом — «фабрика платежей», кэш-пулинг, внутригрупповые займы, — читайте в статье «Казначейство холдинга». Для одной компании на 1С:Управление торговлей похожие задачи решаются проще, см. «Казначейство в УТ».
Типичные ошибки
Заявки создаёт бухгалтерия, а не инициатор. Тогда маршрут формален: бухгалтер вносит уже подписанную бумажную служебку. Смысл в том, чтобы заявку создавал тот, кому нужен платёж, — со своей статьёй и обоснованием.
Все платежи идут через заявки. Налоги, зарплата, банковские комиссии — регулярные обязательные платежи. Пускать их по полному маршруту бессмысленно. Мы выделяем их в отдельный вид заявок с упрощённым маршрутом или автоматическим созданием.
Нет срока у заявки. Казначей не может ранжировать по срочности, если дата платежа «как можно скорее». Делайте желаемую дату обязательным полем.
Маршрут привязан к людям, а не к ролям. Сотрудник уволился — заявки встали. Шаги маршрута назначаются на роли (руководитель ЦФО, финансовый контролёр), а исполнители ролей меняются в одном месте.
Как заметить проблему: постройте отчёт по времени согласования за месяц. Если медиана больше двух рабочих дней, а большая часть времени уходит на один шаг — с этим шагом и надо работать.
С чего начинаем на проекте
- Описываем текущий путь платежа в каждой компании группы — часто они сильно различаются.
- Договариваемся о едином справочнике статей ДДС и ЦФО.
- Настраиваем один простой маршрут на всю группу, пороги сумм — двумя-тремя значениями.
- Запускаем на одной-двух компаниях на месяц, собираем замечания.
- Тиражируем на остальные.
Этапы проекта и сроки мы описывали в статье «Сроки и этапы внедрения УХ». Работы ведём в рамках услуги внедрения 1С — от 22 000 ₸ в час.
Как измерить результат
Через два-три месяца после запуска полезно сравнить «до» и «после» по нескольким простым метрикам. Их легко посчитать прямо в УХ:
- среднее и медианное время от создания заявки до оплаты;
- доля заявок, отклонённых из-за превышения лимита, — если она растёт, бюджет нереалистичен или его не пересматривают;
- доля платежей, прошедших мимо заявок, — в идеале это только налоги, зарплата и банковские комиссии;
- количество заявок, перенесённых казначеем из-за нехватки денег, — показывает, насколько точен платёжный календарь.
Цифры «до» обычно никто не знает, потому что бумажный процесс не измерялся. Поэтому на старте проекта мы просим компанию хотя бы неделю записывать время согласования вручную — это даёт честную точку отсчёта.
Ещё один практический момент — обучение. Инициаторов заявок в группе может быть сотня, и большинство из них открывает программу раз в неделю. Для них мы делаем одностраничную инструкцию с картинками: как создать заявку, где выбрать статью, что делать, если заявку вернули. Длинное руководство никто не читает.
Чек-лист регламента заявок на оплату
Программа выполняет маршрут, но правила должен написать человек. Перед запуском убедитесь, что в регламенте есть:
- Кто может создавать заявки и от имени каких организаций.
- Крайний срок подачи заявки на оплату в платёжный день — например, до определённого часа накануне.
- Какие платежи идут вне маршрута или по упрощённому маршруту: налоги, зарплата, срочные платежи — и кто их подтверждает.
- Что делать, если согласующий отсутствует: кто его замещает и через сколько времени заявка переходит к заместителю.
- Какие документы прикладываются к заявке: счёт, договор, служебная записка.
- Что происходит с отклонённой заявкой: исправляется и отправляется заново или создаётся новая.
Пункт про отсутствие согласующего — самый частый источник задержек. Один руководитель в отпуске без замены останавливает платежи всего подразделения.
Частые вопросы
Можно ли оплатить срочный платёж в обход маршрута?
Да, но не любому пользователю. В заявке на оплату есть флажок «Вне маршрута»: он доступен только пользователю с правом «Суперпользователь» по выбранному ЦФО, и такая заявка при проведении утверждается автоматически, без согласования. Поэтому круг таких пользователей держите минимальным и заранее опишите в регламенте, какие платежи считаются срочными и кто их подтверждает. Иначе «срочными» быстро становятся почти все заявки, и маршрут перестаёт работать.
Можно ли согласовывать заявки с телефона?
Согласовать можно ответным письмом на корпоративной почте, которая обычно есть на телефоне, а также через веб-клиент. Отдельное мобильное приложение для согласования мы на проекте не обещаем — проверяем на вашем релизе.
Можно ли запустить заявки без бюджетирования?
Да. Заявки, маршруты и платёжный календарь работают и без бюджетных лимитов. Многие группы начинают именно так, а бюджеты подключают вторым этапом.
Как быть с платежами дочерних компаний, которые работают в своих базах?
Заявки создаются в УХ, а платёжные документы и выписки обмениваются с банком через «Клиент-банк» или с учётными базами компаний. Схема зависит от того, централизованы ли платежи; см. также «Интеграция УХ с банками».
Сколько шагов должно быть в маршруте?
Столько, сколько людей реально принимает решение. Обычно это три-четыре шага. Если вы насчитали больше шести — скорее всего, часть согласующих можно перевести в режим уведомления.
